Pojęcia w pracy biura

Słownik KYC i AML

Znaczenie skrótów, różnice między pojęciami i przykłady dla biur rachunkowych. Zacznij od hasła, a potem przejdź do praktycznego poradnika.

Znajdź pojęcie lub skrót

65 pojęć. Pełne hasła zawierają źródła i powiązane wyjaśnienia.

A

Aktualizacja CRBR: Zgłoszenie zmiany danych przez właściwy podmiot w ustawowym terminie. Jest odrębne od aktualizacji KYC prowadzonej przez biuro.
Aktualizacja danych KYC: Ponowne ustalenie lub sprawdzenie informacji potrzebnych do wykonywania środków wobec klienta. Uwzględnia zmiany i ryzyko w trwającej relacji.
AML: Anti-money laundering · Przeciwdziałanie praniu pieniędzyAML (anti-money laundering) oznacza przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Obejmuje działania służące rozpoznaniu i ograniczaniu wykorzystania legalnego obrotu do ukrywania przestępczego pochodzenia majątku.
Ankieta KYC: Formularz AMLNarzędzie do zbierania informacji od klienta. Otrzymanie odpowiedzi nie oznacza automatycznie ich zweryfikowania ani wykonania całego procesu AML.

B

Beneficjent rzeczywisty: UBO · Ultimate beneficial ownerBeneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem albo osoba, w imieniu której nawiązywane są stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja, według przesłanek ustawy AML.
Biała lista VAT: Wykaz podatników VATPotoczna nazwa wykazu podatników VAT. Informacje o statusie i rachunkach służą innemu celowi niż ustalenie beneficjenta rzeczywistego.
Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych: Działania z art. 34 obejmujące odpowiednią analizę transakcji, badanie źródła wartości majątkowych w uzasadnionych przypadkach oraz zapewnianie aktualności dokumentów, danych i informacji.
Bliski współpracownik PEP: Known close associateOsoba znana jako bliski współpracownik według ustawowych kryteriów, dotyczących m.in. właściwych powiązań własnościowych i gospodarczych. Sama znajomość to za mało.
Były PEP: Osoba, która zakończyła pełnienie właściwej funkcji publicznej. Środki uwzględniające ryzyko stosuje się do ustalenia jego ustania, nie krócej niż przez 12 miesięcy.

C

CEIDG: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności GospodarczejEwidencja przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Wpis jest źródłem danych działalności, a nie samodzielnym dowodem tożsamości osoby składającej oświadczenie.
CFT / CTF: Counter-terrorist financingPrzeciwdziałanie finansowaniu terroryzmu. W odróżnieniu od prania pieniędzy finansowanie może wykorzystywać również środki pochodzące z legalnej działalności.
CRBR: Centralny Rejestr Beneficjentów RzeczywistychCRBR to Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, w którym gromadzi się informacje o beneficjentach podmiotów objętych obowiązkiem zgłoszenia. Jest źródłem do weryfikacji, lecz nie zastępuje własnych ustaleń instytucji obowiązanej.
Członek rodziny PEP: Osoba z konkretnej kategorii określonej w ustawie AML. Katalog obejmuje małżonka lub osobę we wspólnym pożyciu, dzieci wraz z ich małżonkami lub osobami we wspólnym pożyciu oraz rodziców.

E

EDD: Enhanced due diligence · Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowegoWzmożone działania wobec klienta przy właściwych przesłankach, w tym wyższym ryzyku. Ich zakres musi odpowiadać ustawie i okolicznościom sprawy.

F

False negative: Fałszywie ujemny wynikBrak wykrycia rzeczywistego dopasowania. Może wynikać z danych, zakresu źródła lub metody wyszukiwania.
False positive: Fałszywe dopasowanieTrafienie, które po sprawdzeniu dotyczy innej osoby lub podmiotu. Rozstrzygnięcie wymaga uzasadnienia opartego na porównanych danych.
Finansowanie terroryzmu: Gromadzenie, przekazywanie lub udostępnianie środków na cele objęte odpowiednią definicją prawną. Ocena nie ogranicza się do sprawdzenia przestępczego pochodzenia pieniędzy.
Forma dokumentowa: Forma z Kodeksu cywilnego wymagająca dokumentu pozwalającego ustalić osobę składającą oświadczenie. Nie jest synonimem kwalifikowanego podpisu.
Forma pisemna: Forma oparta na podpisie własnoręcznym pod dokumentem, z uwzględnieniem właściwych przepisów. Forma elektroniczna z QES jest jej równoważna na zasadach Kodeksu cywilnego.
Fuzzy matching: Dopasowanie przybliżoneMetoda wyszukiwania podobieństw, np. wariantów pisowni nazwiska. Podobieństwo nie dowodzi tożsamości i wymaga oceny.

G

GIIF: Generalny Inspektor Informacji FinansowejOrgan informacji finansowej wykonujący zadania określone w ustawie AML, m.in. związane z analizą informacji i przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

I

Identyfikacja klienta: Ustalenie danych klienta w zakresie właściwym dla jego rodzaju. Jest punktem wyjścia do weryfikacji, a nie jej zamiennikiem.
Instytucja obowiązana: Podmiot objęty odpowiednią kategorią art. 2 ustawy AML. Właściwa kwalifikacja wynika z rzeczywistych usług i warunków ustawowych.

K

Kontrola bezpośrednia: Sprawowanie kontroli bez pośrednictwa kolejnego podmiotu, np. przez własne udziały, głosy lub określone uprawnienia. Ocena wymaga właściwej przesłanki prawnej.
Kontrola pośrednia: Sprawowanie kontroli przez inne podmioty lub powiązane uprawnienia. Ustalenie wymaga prześledzenia struktury aż do osób fizycznych.
KRS: Krajowy Rejestr SądowyRejestr obejmujący m.in. spółki handlowe. Przy weryfikacji firmy pomaga ustalić dane, organy i sposób reprezentacji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny: QESZaawansowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie i złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia. Ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu zgodnie z art. 25 eIDAS.
KYB: Know your business · Weryfikacja firmyKYB (know your business) oznacza rozpoznanie i weryfikację podmiotu gospodarczego: jego istnienia, statusu, działalności, reprezentacji oraz struktury własności i kontroli.
KYC: Know your customer · Poznaj swojego klientaKYC (know your customer) to proces poznania klienta: ustalenia jego tożsamości, reprezentacji, beneficjentów rzeczywistych i celu relacji. W polskim AML wiąże się z konkretnymi środkami bezpieczeństwa finansowego.

L

Listy sankcyjne: Lista sankcyjnaLista sankcyjna identyfikuje osoby lub podmioty objęte określonymi środkami ograniczającymi. Właściwy akt prawny rozstrzyga zakres zakazu; sam brak wpisu nie wyklucza ograniczeń wynikających z własności, kontroli lub rodzaju usługi.

M

Minimalizacja danych: Zasada ograniczenia danych do tego, co adekwatne i niezbędne dla danego celu. Obowiązek AML nie uzasadnia zbierania wszystkich możliwych informacji na zapas.

O

Ocena ryzyka instytucji obowiązanej: Ocena ryzyka biuraOcena z art. 27 ustawy AML dotycząca działalności instytucji. Jest odrębna od oceny konkretnego klienta i powinna wpływać na organizację działań.
Ocena ryzyka klienta: Rozpoznanie i ocena ryzyka dotyczącego konkretnej relacji lub transakcji. Uzasadnia dobór właściwych środków; sama punktacja nie zastępuje ustaleń.
OFAC: Amerykański urząd prowadzący programy sankcyjne i publikujący odpowiednie listy. Zakres zastosowania reżimu USA wymaga odrębnej oceny.
Onboarding klienta: Organizacja rozpoczęcia współpracy. Może obejmować KYC, umowę, oświadczenia i przekazanie sprawy, ale jest szerszym terminem operacyjnym.
Oświadczenie PEP: Deklaracja dotycząca statusu, którą można przyjąć na zasadach art. 46 ustawy AML. Jej forma i klauzula mają znaczenie; nie zastępuje całej oceny informacji przez biuro.

P

PEP: Politically exposed person · Osoba zajmująca eksponowane stanowisko politycznePEP (politically exposed person) to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne, czyli ważną funkcję publiczną wskazaną w przepisach AML. Status wiąże się z dodatkowymi środkami, a nie z automatycznym zakazem obsługi.
Podejście oparte na ryzyku: RBA · Risk-based approachDostosowanie działań do rozpoznanego ryzyka przy zachowaniu obowiązków wynikających z przepisów. Wymaga uzasadnienia, a nie samego oznaczenia kolorem lub punktacją.
Podpis elektroniczny: E-podpisPodpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi, których podpisujący używa do podpisania. Rodzaj podpisu i wymagana forma dokumentu rozstrzygają jego skutki w danej sprawie.
Podpis zaufany: Polski mechanizm podpisywania na zasadach właściwych przepisów. Jego skutków nie należy automatycznie rozszerzać na każdy dokument w obrocie prywatnym.
Pranie pieniędzy: Działania dotyczące wartości majątkowych pochodzących z przestępstwa, służące m.in. ukryciu ich pochodzenia. Dla definicji ustawowej AML odsyła do właściwego przepisu Kodeksu karnego.
Procedura wewnętrzna AML: Procedura AMLZasady działania instytucji obowiązanej uwzględniające zakres art. 50 ustawy AML i charakter, rodzaj oraz rozmiar działalności. Wzór wymaga dopasowania oraz właściwej akceptacji.

R

Reprezentacja spółki: Zasady określające, kto i w jakiej konfiguracji może działać w imieniu spółki. Należy sprawdzić aktualny stan oraz zakres ewentualnego pełnomocnictwa.
Retencja danych: Ustalony okres i zasady przechowywania informacji ze względu na konkretny cel oraz podstawę. Różne kategorie danych mogą mieć różne terminy.
Retencja dokumentacji AML: Przechowywanie dokumentacji AML · Okres przechowywania AMLRetencja dokumentacji AML to przechowywanie właściwych dokumentów, danych i informacji przez okres wynikający z art. 49 ustawy AML. Początek terminu zależy od kategorii materiału; nie jest nim automatycznie koniec roku.
Rozbieżność CRBR: Różnica pomiędzy informacjami w rejestrze a ustaleniami instytucji obowiązanej. Wymaga odnotowania i wyjaśnienia; przekazanie na podstawie art. 61a dotyczy potwierdzonej rozbieżności.

S

Sankcje finansowe: Środki ograniczające dotyczące funduszy lub zasobów gospodarczych, np. zamrożenie lub zakaz udostępniania. Zakres wynika z właściwego aktu prawnego.
Sankcje sektorowe: Ograniczenia dotyczące określonych sektorów, czynności, towarów lub usług. Ich sprawdzenie może wymagać analizy wykraczającej poza listę osób.
Screening sankcyjny: Sprawdzenie list sankcyjnychPorównanie danych osoby lub podmiotu z określonymi źródłami sankcyjnymi. Wynik jest informacją do oceny, a nie automatyczną decyzją o obsłudze klienta.
SDD: Simplified due diligence · Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowegoUproszczony zakres środków dopuszczalny po spełnieniu warunków ustawy i potwierdzeniu niższego ryzyka. Nie jest całkowitym zwolnieniem z AML.
Struktura własności i kontroli: Układ udziałów, głosów, podmiotów pośredniczących i uprawnień pozwalający zrozumieć, kto kontroluje klienta oraz na jakiej podstawie.

Ś

Ścieżka audytowa: Audit trailZapis pozwalający odtworzyć czynności, wykorzystane informacje, osoby i daty. Samo istnienie logów nie potwierdza kompletności wymaganej dokumentacji.
Środki bezpieczeństwa finansowego: ŚBF · CDD · Customer due diligenceŚrodki bezpieczeństwa finansowego to czynności wobec klienta określone w ustawie AML, obejmujące m.in. identyfikację i weryfikację, ustalenie beneficjenta, ocenę celu relacji oraz jej bieżące monitorowanie.

T

Trafienie sankcyjne: Hit · Potencjalne dopasowanieWynik wskazujący potencjalną zgodność danych z wpisem w źródle. Wymaga sprawdzenia identyfikatorów i właściwej podstawy ograniczeń.

U

Usuwanie dokumentacji: Zakończenie przechowywania po ustaniu właściwych podstaw zgodnie z przyjętymi zasadami. Samo ukrycie pliku w interfejsie nie dowodzi usunięcia danych.

V

VIES: System wymiany informacji o VAT umożliwiający sprawdzenie numeru identyfikacyjnego VAT UE. Wynik dotyczy tej informacji podatkowej, a nie pełnej weryfikacji KYB.

W

Walidacja podpisu: Sprawdzenie właściwości podpisu i podpisanych danych według odpowiednich zasad. Wynik techniczny trzeba oddzielić od oceny umocowania oraz wymaganej formy czynności.
Weryfikacja tożsamości: Potwierdzenie ustalonych danych na podstawie odpowiednich dokumentów, danych lub informacji, zgodnie z art. 37 ustawy AML.
Wyższe stanowisko kierownicze jako przesłanka UBO: Przesłanka zastępcza stosowana po spełnieniu warunków ustawy. Nie oznacza, że każda osoba w zarządzie automatycznie zastępuje nieustalonego właściciela.

Z

Zaawansowany podpis elektroniczny: AESPodpis spełniający wymagania art. 26 eIDAS. Nie jest automatycznie podpisem kwalifikowanym i nie należy przypisywać mu z tego powodu wszystkich skutków QES.
Zakaz udostępniania środków: Ograniczenie udostępniania funduszy lub zasobów gospodarczych wskazanym osobom lub podmiotom, bezpośrednio lub pośrednio, w zakresie właściwych przepisów.
Zamrożenie aktywów: Środek ograniczający dysponowanie określonymi funduszami lub zasobami gospodarczymi. Zakres i obowiązki wynikają z właściwego aktu sankcyjnego.

Ź

Źródło majątku: Pochodzenie majątku · SoW · Source of wealthSposób, w jaki klient zgromadził majątek, np. przez dochody z działalności, inwestycje lub dziedziczenie. Zakres ustaleń zależy od podstawy i ryzyka.
Źródło środków: Pochodzenie środków · SoF · Source of fundsEkonomiczne pochodzenie wartości majątkowych wykorzystywanych w konkretnej relacji lub transakcji. Jest czymś więcej niż nazwą banku lub numerem rachunku.
Źródło środków a źródło majątku: Źródło środków (SoF) wyjaśnia pochodzenie pieniędzy używanych w konkretnej relacji lub transakcji. Źródło majątku (SoW) wyjaśnia, w jaki sposób powstał majątek klienta. Zakres ustaleń zależy od właściwych obowiązków i ryzyka.