Słownik KYC i AML
KYC — co to jest i jak poznaje się klienta?
KYC to proces poznania klienta. Obejmuje ustalenie, kim jest, kto działa w jego imieniu, kto go kontroluje i po co nawiązuje relację. Formularz zbiera informacje, a ich weryfikacja jest odrębną czynnością.
Jak przebiega KYC?
- Ustalenie klienta, charakteru współpracy i osób występujących w sprawie.
- Zebranie danych wymaganych dla właściwej kategorii klienta i roli osoby.
- Potwierdzenie danych na podstawie odpowiednich dokumentów, danych lub informacji.
- Ustalenie beneficjenta rzeczywistego i podjęcie uzasadnionych czynności jego weryfikacji.
- Ocena ryzyka, właściwe środki i zapisanie podstaw ustaleń. W trwającej relacji również aktualizacja i monitorowanie.
Nie jest to jeden niezmienny zestaw pytań dla każdej firmy. Art. 34–37 ustawy AML określają czynności i zakres danych. Sposób oraz intensywność działania uwzględniają ryzyko i konkretny stan faktyczny.
Identyfikacja a weryfikacja tożsamości
Identyfikacja polega na ustaleniu danych, a weryfikacja — na ich potwierdzeniu w odpowiednim źródle. Wpisanie imienia i numeru dokumentu do ankiety nie potwierdza samo przez się, że odpowiedzi pochodzą od właściwej osoby. Trzeba też sprawdzić umocowanie reprezentanta.
Dla klienta będącego osobą fizyczną art. 36 rozróżnia PESEL, a przy jego braku datę urodzenia. Państwo urodzenia jest odrębną daną. Zakres zależy od roli; danych klienta, beneficjenta i osoby reprezentującej nie należy mechanicznie utożsamiać.
KYC a KYB i AML
KYB opisuje poznanie podmiotu gospodarczego, w tym rejestrów i struktury kontroli. Sprawdzenie spółki łączy się z KYC osób fizycznych. AML jest szerszym systemem obowiązków: obejmuje także organizację instytucji, raportowanie i inne działania.
Czy KYC wymaga skanu dowodu?
Nie ma ogólnej zasady, że każdy klient musi przesłać skan. Art. 34 ust. 4 przyznaje instytucjom uprawnienie do przetwarzania i kopiowania dokumentów tożsamości na potrzeby właściwych środków. Samo uprawnienie nie jest nakazem wykonywania kopii w każdej sprawie. Metoda musi rzeczywiście pozwalać potwierdzić tożsamość i mieć odpowiednią podstawę.
Co zrobić przy zmianie danych?
KYC nie kończy się automatycznie w dniu przyjęcia klienta. Zmiana reprezentacji, beneficjenta lub istotnych okoliczności może wymagać ponownego sprawdzenia. Biuro ustala aktualność informacji i dokumentuje czynności odpowiednio do ryzyka; nie ma jednego ustawowego terminu „ważności KYC” wspólnego dla wszystkich spraw.
Praktyczną kolejność dla obu podstawowych form klienta pokazuje weryfikacja JDG i spółki z o.o..
Powiązane pojęcia
Identyfikacja klienta
- Ustalenie danych klienta w zakresie właściwym dla jego rodzaju. Jest punktem wyjścia do weryfikacji, a nie jej zamiennikiem.
Weryfikacja tożsamości
- Potwierdzenie ustalonych danych na podstawie odpowiednich dokumentów, danych lub informacji, zgodnie z art. 37 ustawy AML.
Onboarding klienta
- Organizacja rozpoczęcia współpracy. Może obejmować KYC, umowę, oświadczenia i przekazanie sprawy, ale jest szerszym terminem operacyjnym.
Aktualizacja danych KYC
- Ponowne ustalenie lub sprawdzenie informacji potrzebnych do wykonywania środków wobec klienta. Uwzględnia zmiany i ryzyko w trwającej relacji.