Formularz AML w biurze rachunkowym — ankieta KYC i oświadczenia

Stan omówionych przepisów: 27 października 2026 r.

KYC to skrót od Know Your Customer, czyli „poznaj swojego klienta”. AML oznacza Anti-Money Laundering — przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Polska ustawa AML obejmuje także przeciwdziałanie finansowaniu terroryzmu.

Jak przygotować odpowiedzi dla biura

1. Sprawdź nadawcę i kanał. Upewnij się, że prośba pochodzi od Twojego biura i że korzystasz z uzgodnionego sposobu przekazania danych.
2. Ustal role osób. Oddziel klienta, osobę kontaktową, osobę działającą w imieniu firmy oraz osobę, której dotyczy własne oświadczenie.
3. Sięgnij do aktualnych dokumentów. Porównaj dane działalności, zasady reprezentacji i strukturę własności. Nie zgaduj brakujących odpowiedzi.
4. Wyjaśnij wątpliwość przed wysłaniem. Wskaż biuru konkretny problem. Załączniki dobieraj do jego uzasadnionej prośby i celu weryfikacji.

Dokumenty dobierasz do konkretnej sytuacji. Otrzymana ankieta powinna wskazywać, które osoby i informacje obejmuje.

Dlaczego biuro pyta o dane, które już zna

Dane do faktury to za mało, aby poznać klienta i sprawdzić osoby działające w jego imieniu. Biuro objęte ustawą AML musi też ustalić, kto sprawuje ostateczną kontrolę, i aktualizować informacje w trakcie współpracy.

Powinieneś otrzymać informację o przetwarzaniu danych, w szczególności w związku z obowiązkami AML. Art. 34 ust. 5 wymaga jej przed nawiązaniem relacji lub transakcją okazjonalną. Podstawa: art. 34–37 ustawy AML — otwiera się w nowej karcie.

Jakie dokumenty możesz otrzymać

To typowe nazwy i zastosowania. Wymaganą treść oraz formę trzeba ustalić według przepisów i sytuacji klienta.

Kto powinien wypełnić formularz

W JDG dane zwykle przekazuje przedsiębiorca. W spółce może je przygotować osoba znająca dokumentację. Samo uzupełnianie pól nie daje jednak prawa do działania w imieniu firmy ani składania cudzych osobistych oświadczeń.

Jeśli działasz za klienta, biuro sprawdzi Twoją tożsamość i umocowanie. Przy reprezentacji łącznej otrzymanie linku lub posiadanie konta nie zmienia zasad działania spółki. Podstawa: art. 34 ust. 2 i art. 36 — otwiera się w nowej karcie.

Co oznacza pytanie o beneficjenta rzeczywistego

Beneficjent rzeczywisty, określany także jako UBO, jest osobą fizyczną ustalaną według przesłanek własności i kontroli lub działania na czyjąś rzecz. Przy spółce nie należy automatycznie wpisywać prezesa tylko dlatego, że to on podpisuje dokumenty. Trzeba uwzględnić rzeczywistą strukturę i podstawy kontroli.

W JDG ustawa przewiduje domniemanie dotyczące osoby prowadzącej działalność, jeżeli brak przesłanek mogących wskazywać na kontrolę innej osoby. Dlatego pytanie może pojawić się również w formularzu przedsiębiorcy. Nie jest to automatyczne stwierdzenie, że działa on dla kogoś innego.

Przygotuj informacje o wspólnikach i strukturze własności. Biuro przeprowadzi własne ustalenia i porównanie z właściwym rejestrem. Jeśli nie znasz struktury, wskaż wątpliwość i sprawdź ją przed udzieleniem kategorycznej odpowiedzi. Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 1, art. 34 i 37 ust. 3 — otwiera się w nowej karcie.

Oświadczenie PEP ma szczególne zasady

PEP to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne w rozumieniu ustawy. Przepisy przewidują także odpowiednie stosowanie wymagań do określonych członków rodziny i osób znanych jako bliscy współpracownicy. Pytanie nie jest ogólną oceną poglądów ani przynależności politycznej. Jeśli nie rozumiesz pytania o pełnioną funkcję, poproś o wyjaśnienie przed odpowiedzią.

Art. 46 ust. 1 dopuszcza odebranie od klienta oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, że jest on albo nie jest taką osobą. Przy zastosowaniu tej ścieżki oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej i zawiera wymaganą klauzulę:

Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Ta klauzula dotyczy szczególnego oświadczenia PEP; nie obejmuje automatycznie wszystkich pól ankiety. Sprawdź, czy składasz własne oświadczenie, czy przekazujesz informację o innej osobie. To różne sytuacje, wymagające właściwego zakresu i formy dokumentu. Podstawa: art. 46 ust. 1 i 6 — otwiera się w nowej karcie.

Oświadczenie nie kończy pracy biura. GIIF w komunikacie nr 114 wskazuje na sprawdzanie niezależnych źródeł odpowiednich do ryzyka. Biuro może wyjaśniać odpowiedź i potrzebować informacji o funkcji oraz okresie jej pełnienia. Pozytywna odpowiedź PEP nie oznacza automatycznego zakazu współpracy; uruchamia właściwe działania i akceptację przewidzianą w art. 46. Wyjaśnienia GIIF nr 114, s. 17–18 — otwiera się w nowej karcie.

Czy biuro może prosić o kopię dokumentu

Ustawa w art. 34 ust. 4 dopuszcza przetwarzanie informacji z dokumentów tożsamości klienta i osoby upoważnionej oraz sporządzanie kopii na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Nie jest to bezwarunkowy wymóg skanowania dokumentu każdego klienta.

Jeżeli nie rozumiesz celu prośby lub sposobu przekazania, zapytaj biuro. Korzystaj z uzgodnionego kanału i sprawdź, do kogo trafiają dane. Biuro powinno stosować metodę odpowiadającą celowi i ryzyku. Samo otrzymanie zdjęcia dokumentu również nie rozstrzyga wszystkich aspektów weryfikacji.

Co zrobić po znalezieniu błędu

Powiadom biuro, wskaż poprawianą informację i przedstaw właściwe wyjaśnienie lub dokument. Biuro powinno móc odtworzyć wcześniejszy przebieg sprawy i sprawdzić wpływ zmiany na swoje ustalenia. Zmiana beneficjenta, osoby działającej lub działalności może wymagać szerszej aktualizacji. O dokumentowaniu zmian: GIIF nr 114, s. 12 — otwiera się w nowej karcie.

Co dzieje się po wysłaniu formularza

Biuro ocenia otrzymane informacje i wykonuje właściwe czynności. Może poprosić o uzupełnienie, sprawdzić źródła i zaktualizować ocenę. Wysłana ankieta nie jest automatycznie decyzją o współpracy, podpisaniem umowy ani uruchomieniem usług.

Takie przekazywanie danych, uwag i kolejnych wersji pokazujemy w opisie Fiskomatu.

Wskazówki dla biura przygotowującego ankietę

Ta część jest dla pracowników biura. Klient znajdzie wskazówki przygotowania odpowiedzi w sekcjach powyżej.

Przed dodaniem pytania zapisz, jaką informację ma dostarczyć i do czego będzie wykorzystana. Oddziel dane identyfikacyjne, informacje o relacji i szczególne oświadczenia. Zachowaj warunki ustawowe: np. zakres danych UBO nie jest identyczny jak dla osoby działającej w imieniu klienta.

Kartę oceny ryzyka uzupełnia biuro na podstawie swoich ustaleń. Nie przedstawiaj jej jako dokumentu, którym klient sam zatwierdza wykonanie AML.

Zadbaj o krótkie objaśnienie trudniejszych pytań oraz jasne wskazanie osoby, której dotyczą. Przy odpowiedzi wymagającej dalszego sprawdzenia przewidź wyjaśnienie i właściwe rozstrzygnięcie. Nie twórz przycisku „zatwierdź AML” dla klienta, jeżeli faktycznie składa on tylko dane lub własne oświadczenie.

Przykład komunikatu wprowadzającego, do dopasowania przez biuro:

Uzupełnij dane firmy i osób, których dotyczą pytania. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się z biurem przed przekazaniem odpowiedzi. Po otrzymaniu danych sprawdzimy je i w razie potrzeby poprosimy o wyjaśnienia.

Taki komunikat nie zastępuje wymaganej informacji o przetwarzaniu danych ani właściwej treści oświadczenia. Pełny obieg powinien przewidywać też ochronę wewnętrznych ustaleń: odpowiedzi dla klienta nie mogą ujawniać informacji objętych tajemnicą z art. 54.

Zakres danych porównaj z weryfikacją JDG i spółki, a zapisy z pracy z checklistą dokumentacji. Cały przebieg opisuje przewodnik AML dla biura.

Nazwy dokumentów i przykłady komunikatów w artykule mają charakter objaśniający. Nie stanowią gotowego formularza do zebrania danych lub oświadczeń.

Jak wyjaśniać klientowi trudniejsze pojęcia?

Przy pytaniu o beneficjenta rzeczywistego wyjaśnij, że chodzi o osobę fizyczną i konkretną podstawę kontroli. Przy PEP nazwij właściwą funkcję lub kategorię powiązania. Odpowiedzi „nie wiem” lub sprzeczne informacje wymagają wyjaśnienia, a nie wymuszonego zaznaczenia „nie”.

Źródło środków i źródło majątku odpowiadają na różne pytania. Podanie nazwy banku może nie wyjaśniać ekonomicznego pochodzenia pieniędzy. Zakres informacji należy dobrać do właściwego obowiązku i ryzyka.

Przed wysłaniem dokumentu do podpisu ustal wymaganą formę i rodzaj podpisu. Nie każdy dokument AML wymaga QES. Dla oświadczenia z art. 46 ust. 1 znaczenie mają dopuszczona forma i właściwa klauzula.