Słownik KYC i AML
Retencja dokumentacji AML — terminy przechowywania
Art. 49 ustawy AML określa okresy przechowywania dokumentacji i odrębne początki ich liczenia. Dla dokumentów dotyczących środków bezpieczeństwa finansowego znaczenie ma zakończenie relacji albo transakcja okazjonalna, a dla wyników analiz — ich przeprowadzenie.
Od kiedy liczy się pięć lat?
| Kategoria | Początek okresu według art. 49 |
|---|---|
| Dokumenty i informacje z zastosowania środków oraz właściwe dowody transakcji z ust. 1 | Zakończenie stosunków gospodarczych albo przeprowadzenie transakcji okazjonalnej. |
| Wyniki analiz z ust. 2 | Dzień przeprowadzenia analizy. |
Nie należy automatycznie przesuwać początku na koniec roku kalendarzowego. Ustawa wiąże go z określonym zdarzeniem. Podpisanie ostatniego oświadczenia nie musi być zakończeniem stosunków gospodarczych.
Przykład osi czasu
Fikcyjny przykład: biuro kończy relację 10 czerwca 2026 r. Dla dokumentacji objętej art. 49 ust. 1 to zdarzenie wyznacza początek pięcioletniego okresu. Analiza przeprowadzona 15 lutego 2025 r. ma odrębny początek zgodnie z ust. 2. Nie należy nadawać całej teczce jednej daty tylko dlatego, że pliki są w tym samym folderze.
Wyznaczenie konkretnego dnia usunięcia wymaga uwzględnienia zasad liczenia terminów, kategorii danych oraz innych właściwych podstaw przechowywania. Przykład wyjaśnia zdarzenia początkowe, a nie ustanawia automatycznego harmonogramu kasowania.
Czy zawsze obowiązuje 5+5 lat?
Nie. Art. 49 ust. 3 przewiduje możliwość żądania przez GIIF dalszego przechowywania przez okres nie dłuższy niż kolejne 5 lat, na określonych warunkach. Ust. 4 wyłącza zastosowanie tego przepisu do instytucji z art. 2 ust. 1 pkt 13–18 i 21–23, w tym wskazanych w pkt 17 usług księgowych. Właściwą kategorię trzeba ustalić według faktycznej działalności. Nie jest to automatyczne dziesięć lat dla każdego biura i każdego dokumentu.
Retencja AML a ochrona danych
Obowiązek prawny może stanowić podstawę przetwarzania danych na potrzeby AML. Nie oznacza nieograniczonego przechowywania wszystkich informacji o kliencie. Trzeba rozdzielić cele i podstawy, ograniczyć dostęp oraz ustalić usunięcie lub dalsze przetwarzanie po ustaniu danej podstawy. Sam brak zgody klienta nie znosi obowiązku ustawowego.
Jak uporządkować zasady w biurze?
- Przypisać dokumenty i wyniki do właściwej kategorii oraz podstawy przechowywania.
- Zapisywać rzeczywiste zdarzenia rozpoczynające bieg okresów.
- Uwzględniać właściwe żądania GIIF, wyjątki oraz inne podstawy.
- Ustalić odpowiedzialność za przegląd, usuwanie i dowód wykonania; kopie zapasowe objąć odpowiednią polityką.
To rekomendacja organizacyjna. Więcej o składnikach teczki: dokumentacja AML w biurze.
Powiązane pojęcia
Retencja danych
- Ustalony okres i zasady przechowywania informacji ze względu na konkretny cel oraz podstawę. Różne kategorie danych mogą mieć różne terminy.
Minimalizacja danych
- Zasada ograniczenia danych do tego, co adekwatne i niezbędne dla danego celu. Obowiązek AML nie uzasadnia zbierania wszystkich możliwych informacji na zapas.
Usuwanie dokumentacji
- Zakończenie przechowywania po ustaniu właściwych podstaw zgodnie z przyjętymi zasadami. Samo ukrycie pliku w interfejsie nie dowodzi usunięcia danych.