Dokumentacja AML w biurze rachunkowym — checklista

Pozycje nie oznaczają osobnych obowiązkowych plików. Zakres zależy od usług biura, sytuacji klienta i zdarzeń. Stan omówionych przepisów: 27 października 2026 r.

Szybki przegląd jednej teczki

• ☐ Wiadomo, kto jest klientem i kto faktycznie działa w jego imieniu.
• ☐ Dane da się powiązać z odpowiednimi źródłami i wynikiem sprawdzenia.
• ☐ Własne ustalenia UBO, PEP i właściwych kontroli są odróżnione od deklaracji.
• ☐ Ocena ryzyka ma uzasadnienie i odpowiada wykonanym środkom.
• ☐ Pozostałe braki mają osobę odpowiedzialną i określone następne działanie.
• ☐ Historia istotnych zmian i ustaleń jest możliwa do odtworzenia.
• ☐ Zakres dostępu, kategoria dokumentów i podstawa retencji są ustalone.

Przegląd teczki uzupełnij kontrolą zasad biura opisanych niżej. UBO oznacza beneficjenta rzeczywistego, a PEP — osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

Jak korzystać z checklisty

Przy każdej pozycji wskaż miejsce zapisu, osobę odpowiedzialną i ewentualny brak. Za wykonanie uznawaj czynność możliwą do odtworzenia. Jeżeli materiał jest warunkowy, zapisz, czy przesłanka rzeczywiście wystąpiła. Status „nie dotyczy” powinien mieć sensowne uzasadnienie.

Przydatny układ przeglądu to:

Tabela jest propozycją organizacji przeglądu. Możesz użyć własnego układu, który pozwala wykazać wykonane czynności.

1. Dokumentacja organizacyjna biura

Podstawą tych obszarów są m.in. art. 2, 6–9, 27 i 50–53 ustawy AML — otwiera się w nowej karcie. Wyjaśnienia dotyczące organizacji i dokumentowania przedstawia również GIIF nr 114 — otwiera się w nowej karcie.

Ocena biura dotyczy całej działalności, a ocena klienta — konkretnej relacji. Procedurę i wzory dopasuj do swoich usług, organizacji oraz pracy ręcznej i wykonywanej w programie.

2. Informacje i dowody przy kliencie

Dokumentowanie zastosowanych środków i wyników analiz wynika z art. 34 ust. 3 — otwiera się w nowej karcie. Przykładowe elementy notatki i historii zmian opisuje GIIF nr 114, s. 11–12 i 20–21 — otwiera się w nowej karcie.

Jeden dobrze opisany zapis może obejmować kilka czynności. Ważne, aby pozwalał odtworzyć wykonanie i podstawę końcowego wniosku.

3. Materiały potrzebne w określonych sytuacjach

Nie obciążaj każdego klienta identyczną listą załączników. Najpierw ustal, jaką okoliczność trzeba potwierdzić i czy wybrany materiał jest odpowiedni.

Te przypadki odwołują się m.in. do art. 34, 37, 41, 43–46 i 61a — otwiera się w nowej karcie. Raportowanie zależy od właściwych przesłanek i przepisów. Samo księgowanie faktury klienta przekraczającej określoną kwotę nie tworzy automatycznie dla biura obowiązku raportu ponadprogowego; wyjaśnia to GIIF nr 114, s. 23–24 — otwiera się w nowej karcie.

4. Jak długo przechowywać dokumentację AML

W art. 49 występują różne kategorie i różne zdarzenia rozpoczynające okres. Warto zapisać je w zasadach przechowywania zamiast ustawiać jeden termin usuwania dla całego archiwum.

W tych przepisach okres nie zaczyna się automatycznie 1 stycznia następnego roku. Ponadto art. 49 ust. 4 wyłącza mechanizm żądania GIIF dalszych pięciu lat z ust. 3 wobec wskazanych kategorii, w tym typowych biur z art. 2 ust. 1 pkt 15a i 17. Nie należy przedstawiać tego przedłużenia jako uniwersalnej reguły dla biur. Podstawa: art. 49 — otwiera się w nowej karcie.

Inne cele i podstawy przechowywania, dokumenty organizacyjne, spory lub obowiązki księgowe wymagają własnej kwalifikacji. Zasady powinny obejmować również zakończenie działalności biura, przekazanie odpowiedzialności za przechowywanie i dostęp do dokumentów. Art. 49 ust. 5 zawiera w określonych przekształceniach odesłanie do ustawy o rachunkowości.

5. Kto powinien widzieć dokumenty

Nie cała teczka jest pakietem do swobodnego udostępnienia klientowi lub każdemu pracownikowi. Art. 54 obejmuje fakt przekazania właściwym organom informacji z rozdziałów 7 i 8 oraz planowanie wszczęcia i prowadzenie analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Nie oznacza automatycznego objęcia tym przepisem każdej rutynowej oceny KYC. Ustawowe wyjątki wymagają sprawdzenia ich przesłanek. Podstawa: art. 54 — otwiera się w nowej karcie.

Ustal dostęp odpowiednio do zadań pracownika i rodzaju informacji. Przy eksporcie lub przekazaniu sprawy sprawdź zakres danych oraz odbiorcę.

Co zrobić z wykrytym brakiem

Jeżeli trudno odpowiedzieć na któryś punkt, zacznij od brakującej czynności, a następnie popraw jej dokumentowanie. Więcej szczegółów znajdziesz w porównaniu weryfikacji JDG i spółki oraz w poradniku o wdrożeniu procedury. Do całego przebiegu wrócisz przez przewodnik AML.

Jeśli chcesz omówić organizację obiegu danych i poprawek, poznaj Fiskomat.

Checklista przedstawia główne obszary w opisanym zakresie. Czynności dotyczące grup, działalności dodatkowej, szczególnych zdarzeń i odrębnych aktów wymagają własnego sprawdzenia zastosowania.

Który termin retencji przypisać do dokumentu?

Przy dokumentacji objętej art. 49 ust. 1 punktem odniesienia jest zakończenie stosunków gospodarczych albo transakcja okazjonalna. Wyniki analiz mają odrębny początek z ust. 2. Nie należy automatycznie liczyć okresu od końca roku ani przyjmować dziesięciu lat dla każdej teczki. Szczegóły, przykład osi czasu i ograniczenia przedłużenia opisuje retencja dokumentacji AML.

Przy oświadczeniach rozdziel otrzymanie pliku od jego sprawdzenia. Rodzaj podpisu i wymagana forma to osobne pytania od prawa danej osoby do działania za klienta. Rekomendacja organizacyjna: zachować dowód sprawdzenia wraz z właściwą wersją dokumentu.