Słownik KYC i AML
Podpis elektroniczny a dokumenty AML — rodzaje i formy
„Podpis elektroniczny” obejmuje różne rozwiązania. Trzeba rozdzielić rodzaj podpisu, wymaganą formę oświadczenia, wynik technicznej walidacji oraz umocowanie osoby działającej za klienta.
Rodzaje podpisu a ich znaczenie
| Rodzaj | Podstawowe rozróżnienie |
|---|---|
| Podpis elektroniczny | Szeroka kategoria z eIDAS. Nie każdy podpis elektroniczny spełnia wymagania podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego. |
| Zaawansowany podpis elektroniczny — AES | Musi spełniać wymagania art. 26 eIDAS. Samo spełnienie tych wymagań nie czyni go kwalifikowanym. |
| Kwalifikowany podpis elektroniczny — QES | Podpis zaawansowany oparty na kwalifikowanym certyfikacie i złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia. Art. 25 eIDAS nadaje mu skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. |
| Podpis zaufany | Odrębne polskie rozwiązanie używane na zasadach właściwych przepisów. Nie należy utożsamiać go z QES ani zakładać przydatności dla każdego prywatnego dokumentu. |
Forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna
Kodeks cywilny rozróżnia formę dokumentową, pisemną i elektroniczną. Forma dokumentowa wymaga złożenia oświadczenia w dokumencie w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej. Forma pisemna opiera się na podpisie własnoręcznym, a elektroniczna z art. 78¹ na kwalifikowanym podpisie elektronicznym i jest równoważna pisemnej.
Nie można wywnioskować spełnienia wymaganej formy wyłącznie z tego, że plik ma rozszerzenie PDF albo został przesłany e-mailem. Jednocześnie brak kwalifikowanego podpisu nie czyni automatycznie każdego oświadczenia bezskutecznym: najpierw trzeba ustalić formę wymaganą dla konkretnej czynności.
Jaka forma jest potrzebna dla dokumentu AML?
Trzeba sprawdzić przepis dotyczący konkretnego dokumentu i treść oświadczenia. Przykładowo art. 46 ust. 1 ustawy AML dopuszcza określone oświadczenie PEP w formie pisemnej lub dokumentowej i wymaga właściwej klauzuli. Nie jest to zasada narzucająca QES wszystkim ankietom i wszystkim dokumentom biura.
Podpis a prawo do reprezentacji
Technicznie prawidłowy podpis określonej osoby nie rozstrzyga, czy może ona samodzielnie reprezentować spółkę lub podpisać dany dokument. Trzeba osobno sprawdzić sposób reprezentacji, pełnomocnictwo i aktualność umocowania.
Fikcyjny przykład: dokument spółki wraca z ważnym podpisem jednego członka zarządu. Właściwa reprezentacja wymaga jednak dwóch osób działających łącznie. Walidacja podpisu jednej osoby nie usuwa tego braku.
Co sprawdzić po otrzymaniu pliku?
- Czy jest to właściwy dokument i jego aktualna wersja.
- Kto go podpisał i czy miał odpowiednie umocowanie.
- Jaki rodzaj podpisu zastosowano i czy spełnia wymaganą formę.
- Wynik walidacji oraz ewentualne ograniczenia, w tym integralność i status certyfikatu, stosownie do rodzaju podpisu.
Obieg dokumentów opisuje poradnik od oświadczenia do podpisanego zwrotu. Warunki przechowywania wyjaśnia retencja dokumentacji AML.
Powiązane pojęcia
Kwalifikowany podpis elektroniczny
- QESZaawansowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie i złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia. Ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu zgodnie z art. 25 eIDAS.
Zaawansowany podpis elektroniczny
- AESPodpis spełniający wymagania art. 26 eIDAS. Nie jest automatycznie podpisem kwalifikowanym i nie należy przypisywać mu z tego powodu wszystkich skutków QES.
Forma dokumentowa
- Forma z Kodeksu cywilnego wymagająca dokumentu pozwalającego ustalić osobę składającą oświadczenie. Nie jest synonimem kwalifikowanego podpisu.
Forma pisemna
- Forma oparta na podpisie własnoręcznym pod dokumentem, z uwzględnieniem właściwych przepisów. Forma elektroniczna z QES jest jej równoważna na zasadach Kodeksu cywilnego.
Podpis zaufany
- Polski mechanizm podpisywania na zasadach właściwych przepisów. Jego skutków nie należy automatycznie rozszerzać na każdy dokument w obrocie prywatnym.
Walidacja podpisu
- Sprawdzenie właściwości podpisu i podpisanych danych według odpowiednich zasad. Wynik techniczny trzeba oddzielić od oceny umocowania oraz wymaganej formy czynności.