Materiał praktyczny
Jak przygotować dane nowego klienta?
Przyjęcie klienta jest prostsze, gdy odpowiedzi, uwagi biura i kolejne złożenia trafiają do jednej teczki. Zacznij od czytelnej instrukcji, zamiast od kolejnej wiadomości z załącznikiem.
Zacznij od właściwej sprawy
Przed wysłaniem formularza ustal, którego klienta i jakiej współpracy dotyczą dane. Inaczej może wyglądać przyjęcie polskiej JDG, inaczej spółki z o.o. Zakres pytań dobiera biuro do konkretnej sprawy; jeden uniwersalny zestaw odpowiedzi nie zastępuje tego ustalenia.
Klient powinien wiedzieć, co ma uzupełnić, dokąd trafią odpowiedzi i co wydarzy się po ich przekazaniu. Krótka instrukcja pomaga uniknąć danych rozproszonych między formularzem, skrzynką i rozmową telefoniczną. Nie proś na zapas o dokumenty, których cel nie został ustalony.
Zebranie to początek
Ustawa AML rozróżnia identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości. Art. 37 odnosi weryfikację do potwierdzenia ustalonych danych na podstawie odpowiednich dokumentów, danych lub informacji. Samo wypełnienie formularza nie oznacza więc zakończenia sprawdzenia.
Oddziel dane przekazane przez klienta od ustaleń pracownika. Przy każdym etapie powinno być wiadomo, co już otrzymano, co biuro sprawdziło i czego nadal brakuje. Otrzymany podpis również nie zastępuje odrębnego sprawdzenia umocowania osoby działającej za klienta.
Wskaż konkretną poprawkę
Zamiast pisać „proszę poprawić formularz”, wskaż pole i brakującą informację. Na przykład: „Uzupełnij adres zamieszkania wskazanego reprezentanta”. Klient nie musi wtedy zgadywać, którego fragmentu dotyczy uwaga.
Po poprawce zachowaj nowe złożenie jako kolejną wersję. Poprzednia odpowiedź pozostaje częścią historii, a biuro sprawdza aktualne dane. Dzięki temu łatwiej odtworzyć, co zmieniło się po uwadze i na której wersji oparto dalsze czynności.
- Co wymaga uzupełnienia?
- Po czyjej stronie jest następny krok?
- Którą wersję biuro ma teraz sprawdzić?
Przekaż kontekst, nie tylko plik
Przy przekazaniu sprawy innej uprawnionej osobie zostaw krótki zapis: otrzymane dane, nierozwiązane uwagi i wykonane sprawdzenia. Wewnętrzne ustalenia AML udostępniaj wyłącznie osobom z właściwym dostępem, osobno od danych widocznych dla klienta.
Ten materiał dotyczy organizacji przyjęcia danych. Nie jest pełną procedurą KYC ani katalogiem informacji wymaganych w każdej sytuacji. O zakresie sprawdzenia i dalszych działaniach decyduje biuro zgodnie ze swoją procedurą oraz właściwymi wymaganiami.