TL;DR
- Dowiesz się, jakie podpisy elektroniczne są dopuszczone pod e-sprawozdaniem i w jakiej kolejności je składać
- Zobaczysz 6 najczęstszych błędów podpisywania, które prowadzą do odrzucenia dokumentu
- Otrzymasz listę błędów wraz z opisem skutku i sposobu uniknięcia każdego z nich
—
E-sprawozdanie finansowe to roczny raport z działalności jednostki sporządzany w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe składa się wyłącznie w formie elektronicznej, opatrzone podpisem elektronicznym. Dokument obejmuje aktywa, inwestycje długoterminowe, rozliczenia międzyokresowe, zapasy oraz pasywa jednostki.
Samo wygenerowanie pliku to jednak dopiero połowa drogi. Najwięcej problemów pojawia się na etapie podpisywania, gdzie błędny format, niewłaściwa kolejność podpisów lub ingerencja w plik kończą się odrzuceniem dokumentu przez system. Artykuł wyjaśnia, jakie podpisy są dopuszczone, kto sygnuje sprawozdanie, jak przebiega procedura oraz jakie błędy popełnia się najczęściej.
Spis treści
- Kto składa e-sprawozdanie finansowe
- Dopuszczone formy podpisu elektronicznego
- Kto podpisuje sprawozdanie finansowe
- Podpisujący bez numeru PESEL
- Jak podpisać i złożyć e-sprawozdanie
- Najczęstsze błędy podczas podpisywania
- FAQ
- Podsumowanie merytoryczne
—
Kto składa e-sprawozdanie finansowe
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Może to wynikać z ich statusu prawnego albo z poziomu osiąganych przychodów, a część jednostek decyduje się na taką ewidencję dobrowolnie. O obowiązku przesądza zatem przyjęta metoda ewidencji przychodów i kosztów, nie zaś forma prowadzonej działalności.
Sprawozdanie przygotować musi więc zarówno spółka kapitałowa, w tym spółka z o.o., jak i spółka osobowa, na przykład komandytowa. Obowiązek obejmuje także jednoosobową działalność wpisaną do CEIDG, o ile rozlicza się ona na zasadach pełnej księgowości. To właśnie stosowanie pełnej księgowości — uregulowane w ustawie o rachunkowości — decyduje o konieczności utworzenia rocznego bilansu finansowego.
Dokument przygotowuje się na zakończenie roku obrotowego, czyli na dzień bilansowy. Gdy rok obrotowy odpowiada kalendarzowemu, dniem tym jest 31 grudnia. Sprawozdanie stanowi najważniejszy raport zamykający dany rok obrotowy w jednostce.
Dopuszczone formy podpisu elektronicznego
Każde sprawozdanie finansowe musi powstać w formie elektronicznej. Dokument przygotowuje się w formacie XML. Tak zapisany plik można otworzyć i poddać edycji w dowolnym edytorze tekstu, a jego wizualną postać odczytać w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Dokument można opatrzyć jednym z trzech rodzajów podpisu elektronicznego:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny — rozwiązanie komercyjne dostępne dla obywateli Polski i osób innych narodowości, honorowane na obszarze Unii Europejskiej.
- Podpis osobisty — funkcja zapisana w e-dowodach, zarezerwowana dla polskich obywateli; wydawanie ruszyło w marcu 2019 roku.
- Podpis zaufany — opiera swoje działanie na Profilu Zaufanym, a otrzymać go mogą jedynie osoby dysponujące numerem PESEL.
Przepisy nie wskazują wprost, jaki typ podpisu należy wybrać do sygnowania sprawozdania. Wybór zależy od statusu osoby podpisującej oraz od posiadanych narzędzi. Każdy z trzech podpisów wywołuje ten sam skutek prawny, o ile procedura podpisania zostanie przeprowadzona prawidłowo.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie podpisuje osoba reprezentująca podmiot oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, na przykład główny księgowy. Gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują co do zasady wszyscy jego członkowie.
Od 1 stycznia 2022 r. dopuszczono uproszczoną ścieżkę dla organów złożonych z wielu osób. Gdy jednostką kieruje taki organ, dokument podpisać może choćby jeden jego członek, a reszta składa oświadczenia potwierdzające, że sprawozdanie odpowiada wymogom prawa. Takie rozwiązanie odciąża zarządy, w których zgromadzenie podpisów od wszystkich bywa utrudnione.
Oświadczenia pozostałych członków zarządu zastępują ich podpisy pod samym plikiem sprawozdania. Mimo uproszczenia odpowiedzialność za rzetelność dokumentu pozostaje wspólna dla całego organu kierującego jednostką.
Podpisujący bez numeru PESEL
Osoby nieposiadające numeru PESEL nie mogą korzystać z profilu zaufanego ani podpisu osobistego, ponieważ oba narzędzia wymagają polskiego numeru identyfikacyjnego. Dla członków organów kierujących bez polskiego obywatelstwa rozwiązaniem pozostaje kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zdarza się, że polskie urzędy nie potrafią pozytywnie zweryfikować podpisu pochodzącego od zagranicznego dostawcy. Bezpieczniej jest wówczas sięgnąć po certyfikowanego dostawcę usług zaufania, który wyda e-podpis, opierając się na paszporcie lub innym zagranicznym dokumencie potwierdzającym tożsamość. Dzięki temu sygnowanie pozostaje legalne i sprawne, bez potrzeby osobistej wizyty w urzędzie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ułatwia również terminowe składanie sprawozdań finansowych podmiotów, w których organach zasiadają osoby przebywające poza granicami kraju. Umożliwia finalizację spraw urzędowych zdalnie, co skraca czas potrzebny na dopełnienie formalności.
Jak podpisać i złożyć e-sprawozdanie
Ustawodawca nie określa, jaki konkretnie rodzaj podpisu powinna wybrać osoba sygnująca sprawozdanie. Problem pojawia się jednak, gdy część podpisujących korzysta z podpisu zaufanego, a część z podpisu kwalifikowanego. Decydujące staje się wówczas zachowanie prawidłowej kolejności podpisywania.
Obowiązuje zasada: najpierw podpisy składają osoby posiadające podpis zaufany, a dopiero potem osoby z podpisem kwalifikowanym. Wynika to z faktu, że podpis kwalifikowany — w przeciwieństwie do zaufanego — uniemożliwia ingerencję w strukturę dokumentu. Odwrócenie tej kolejności prowadzi do negatywnej weryfikacji i odrzucenia pliku. Osoby podpisujące powinny ustalić kolejność z wyprzedzeniem.
Sposób złożenia zależny od rejestru
Sposób złożenia dokumentu zależy od tego, w jakim rejestrze figuruje jednostka:
- Podmioty wpisane do KRS składają e-sprawozdania przez bezpłatną aplikację eKRS stworzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Niezbędne jest założenie konta, co wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Zgłoszenia dokumentów finansowych dokonuje się w systemie RDF — usługa ta jest bezpłatna.
- System S24 stanowi drugą drogę dla podmiotów z KRS. Wiąże się ona z opłatą sądową, a także z kosztem ogłoszenia wpisu — 140 złotych — wnoszonym do Monitora Sądowego i Gospodarczego. Należność reguluje się w formie bezgotówkowej.
- Podatnicy PIT oraz CIT niewpisani do KRS przesyłają dokument za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Służy do tego interfejs webAPI udostępniony pod adresem podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe.
Wybór właściwej ścieżki zależy więc wyłącznie od rejestru jednostki. Niezależnie od kanału plik pozostaje w tym samym formacie XML, a wymagania dotyczące podpisów są takie same.
Najczęstsze błędy podczas podpisywania
Większość odrzuconych sprawozdań wynika z powtarzalnych błędów technicznych. Poniżej zebrano sześć najczęstszych problemów wraz ze skutkiem i sposobem ich uniknięcia.
1. Korzystanie ze złych formatów i parametrów podpisu. Problem wynika z używania aplikacji różnych dostawców, które stosują odmienne nazewnictwo formatów. Należy świadomie dobrać format właściwy dla tego rodzaju dokumentów i zadbać, by wszyscy uczestnicy stosowali ten sam format oraz parametry. Mieszanie formatów jest błędem prowadzącym do odrzucenia pliku.
2. Brak zachowania kolejności składania podpisu. Gdy jedna osoba podpisuje plik podpisem zaufanym, a druga kwalifikowanym, obowiązuje zasada: najpierw podpis zaufany, później kwalifikowany. Odwrócenie kolejności skutkuje negatywną weryfikacją dokumentu.
3. Brak informacji o podpisach stosowanych przez wszystkich podpisujących. Bez wiedzy o tym, kto jakim podpisem dysponuje, trudno ustalić właściwą kolejność. Informacje te warto zebrać z wyprzedzeniem i wysyłać plik do podpisu w odpowiedniej sekwencji.
4. Podpisywanie niezależnych plików zamiast pracy na jednym dokumencie. Podpisy należy dodawać do już podpisanego pliku, a nie sygnować czyste kopie bez wcześniejszych podpisów. Plik powinien krążyć pojedynczo, a nie być rozsyłany jednocześnie do wszystkich osób. Przy różnych rodzajach podpisów konieczne jest pilnowanie kolejności.
5. Naruszenie struktury podpisanego pliku. Z chwilą złożenia podpisu treść sprawozdania zostaje zamknięta na zmiany. Dowolna ingerencja kończy się negatywnym wynikiem weryfikacji i odrzuceniem dokumentu. Gdy poprawka jest konieczna, nanosi się ją na czystej kopii bez podpisów, po czym całą ścieżkę podpisywania przechodzi się od nowa.
6. Różnica między datą w dokumencie a datą faktycznego podpisania. Sprawozdanie powinno zostać podpisane przez wszystkie osoby w tym samym dniu, bez niespójności w dacie podpisu. Rozbieżność dat bywa źródłem problemów przy weryfikacji.
FAQ
Od kiedy sprawozdania finansowe składa się wyłącznie elektronicznie?
Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe składa się wyłącznie w formie elektronicznej, opatrzone podpisem elektronicznym. Właściwym formatem sporządzenia dokumentu jest format XML, który można odczytać wizualnie w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Jakim podpisem można opatrzyć e-sprawozdanie finansowe?
Dopuszczalne są trzy rodzaje podpisu: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty dostępny na e-dowodach oraz podpis zaufany działający w oparciu o Profil Zaufany. Podpis osobisty i zaufany wymagają polskiego numeru PESEL, natomiast podpis kwalifikowany jest dostępny także dla osób innych narodowości.
W jakiej kolejności składa się podpisy pod sprawozdaniem?
Gdy część osób korzysta z podpisu zaufanego, a część z kwalifikowanego, najpierw podpisują osoby z podpisem zaufanym, a dopiero potem z kwalifikowanym. Podpis kwalifikowany uniemożliwia ingerencję w strukturę dokumentu, dlatego musi zostać złożony jako ostatni.
Jak sprawozdanie podpisuje zarząd wieloosobowy?
Co do zasady sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie wieloosobowego zarządu. Od 1 stycznia 2022 r. dopuszczono uproszczenie: dokument może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania określone prawem.
Jak złożyć sprawozdanie, gdy podmiot jest wpisany do KRS?
Podmioty z KRS składają e-sprawozdania przez bezpłatną aplikację eKRS, w systemie RDF. Założenie konta wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Alternatywą jest system S24, który wiąże się z opłatą sądową oraz opłatą 140 złotych za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Co zrobić, gdy podpisujący nie ma numeru PESEL?
Osoba bez numeru PESEL nie skorzysta z profilu zaufanego ani z podpisu osobistego. Rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który certyfikowany dostawca usług zaufania może wystawić na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu.
Czy po podpisaniu można poprawić treść sprawozdania?
Nie. Po złożeniu podpisu ingerencja w treść sprawozdania skutkuje negatywnym wynikiem weryfikacji i odrzuceniem dokumentu. Jeśli korekta jest konieczna, należy wprowadzić ją w czystym pliku bez podpisów, a następnie ponowić całą procedurę podpisywania.
Podsumowanie merytoryczne
E-sprawozdanie finansowe sporządza się w formacie XML i opatruje jednym z trzech podpisów: kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. Wybór podpisu zależy od statusu osoby sygnującej, przy czym podpis zaufany i osobisty wymagają numeru PESEL. Dokument podpisuje osoba reprezentująca podmiot oraz osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe.
Kluczowe dla skutecznego złożenia jest zachowanie kolejności podpisów — najpierw zaufany, potem kwalifikowany — oraz praca na jednym pliku bez ingerencji w jego strukturę po podpisaniu. Zarządy wieloosobowe mogą od 1 stycznia 2022 r. korzystać z uproszczenia opartego na oświadczeniach.
Sposób złożenia zależy od rejestru: podmioty z KRS korzystają z aplikacji eKRS i systemu RDF lub z systemu S24, a podatnicy PIT i CIT spoza KRS — z aplikacji e-Sprawozdania Finansowe przez interfejs webAPI. Świadome unikanie sześciu opisanych błędów pozwala przejść procedurę bez ryzyka odrzucenia dokumentu.