W skrócie
- Dowiesz się, jak złożyć sprawozdanie finansowe po terminie i ograniczyć ryzyko kary
- Zobaczysz terminy sporządzenia, zatwierdzenia oraz złożenia w US i KRS
- Otrzymasz checklistę działań naprawczych oraz tabelę kluczowych terminów
—
Odpowiedź w skrócie
Sprawozdanie finansowe złożone po ustawowym terminie stanowi wykroczenie skarbowe. Należy je przekazać jak najszybciej wraz z czynnym żalem na podstawie art. 16 k.k.s., co pozwala uniknąć kary. Brak złożenia w KRS skutkuje wezwaniem sądu rejestrowego, wyznaczeniem dodatkowego siedmiodniowego terminu i grzywną.
—
Wstęp
Przekroczenie terminu na złożenie rocznego sprawozdania finansowego nie zamyka drogi do uregulowania sytuacji. Ustawa o rachunkowości oraz Kodeks karny skarbowy przewidują procedurę, która pozwala dopełnić zaległy obowiązek i ograniczyć odpowiedzialność osoby kierującej jednostką.
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Nie obejmuje on jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek cywilnych, jawnych ani partnerskich osób fizycznych rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Poniższe zasady odnoszą się więc do spółek objętych ustawą o rachunkowości.
—
Spis treści
- Czym jest sprawozdanie finansowe i kto je sporządza
- Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania
- Złożenie sprawozdania w urzędzie skarbowym i KRS
- Sprawozdanie złożone po ustawowym terminie
- Czynny żal jako sposób uniknięcia kary
- Konsekwencje niezłożenia sprawozdania w KRS
- Sprawozdanie niezatwierdzone do 15 lipca
- FAQ — najczęstsze pytania
- Podsumowanie merytoryczne
—
Czym jest sprawozdanie finansowe i kto je sporządza
Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokument ten obejmuje trzy elementy:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informację dodatkową, na którą składa się wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Obowiązek przygotowania rocznego sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów podlegających ustawie o rachunkowości, czyli prowadzących pełną księgowość. Wyłączone są jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, jawne oraz partnerskie osób fizycznych, które prowadzą uproszczoną ewidencję w formie KPiR.
Za sporządzenie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki. Dokument wymaga jednak również zatwierdzenia, a to należy do organu zatwierdzającego — organu założycielskiego, a w przypadku spółek jednoosobowych oraz przedsiębiorstw osób fizycznych właściciela. Jeżeli sprawozdanie podlega badaniu na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości, badanie przez biegłego rewidenta powinno nastąpić jeszcze przed przekazaniem dokumentu do zatwierdzenia.
—
Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania
Ustawa wyznacza dwa odrębne terminy dla etapu sporządzenia i etapu zatwierdzenia. Punktem odniesienia jest dzień bilansowy, którym dla większości podmiotów jest 31 grudnia.
Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Licząc od 31 grudnia, termin ten przypada zwykle na 31 marca.
Organ zatwierdzający ma na zatwierdzenie sprawozdania kolejne 3 miesiące, co daje łącznie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Termin zatwierdzenia przypada więc na 30 czerwca. Od dnia zatwierdzenia uruchamiają się terminy na przekazanie dokumentu właściwym organom.
Etap badania, gdy jest wymagany, należy zaplanować z wyprzedzeniem. Badanie biegłego rewidenta powinno zakończyć się przed zatwierdzeniem — najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników rozstrzygającym o zatwierdzeniu.
—
Złożenie sprawozdania w urzędzie skarbowym i KRS
Po zatwierdzeniu sprawozdania kierownik jednostki realizuje dwa obowiązki sprawozdawcze — wobec urzędu skarbowego oraz wobec sądu rejestrowego.
Złożenie w urzędzie skarbowym
Termin przekazania sprawozdania do urzędu skarbowego zależy od formy prawnej:
- 10 dni od dnia zatwierdzenia — dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych,
- wraz z zeznaniem rocznym, najpóźniej do 30 kwietnia — dotyczy spółek osobowych prowadzących pełne księgi rachunkowe.
Złożenie w sądzie rejestrowym
Sprawozdanie wraz z dodatkowymi dokumentami składa się w sądzie rejestrowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Termin ten obowiązuje bez względu na rodzaj spółki.
Rozdzielenie obu obowiązków oznacza, że dopełnienie jednego z nich nie zwalnia z drugiego. Kierownik jednostki kontroluje równolegle bieg terminu względem urzędu skarbowego i względem KRS.
—
Sprawozdanie złożone po ustawowym terminie
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie złożone w terminie wynikającym z ustawy o podatku dochodowym, jednostka dopuszcza się wykroczenia skarbowego. Samo przekroczenie terminu nie jest jednak sytuacją bez wyjścia.
W razie opóźnienia jednostka powinna złożyć zaległe sprawozdanie jak najszybciej, dołączając oświadczenie o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Szybkie działanie ogranicza ryzyko nałożenia sankcji i otwiera drogę do skorzystania z instytucji czynnego żalu wobec organu.
Kolejność jest istotna. Najpierw należy skompletować dokument oraz wymagane załączniki, a następnie przekazać go organowi wraz z właściwym oświadczeniem. Zwlekanie z naprawą uchybienia zwiększa ryzyko, że organ samodzielnie stwierdzi naruszenie, zanim podmiot zdąży je zgłosić.
Przykład: Wiktoria, prowadząca księgowość w spółce jawnej, zorientowała się, że termin złożenia sprawozdania w urzędzie skarbowym upłynął. Niezwłocznie skompletowała dokument i złożyła go wraz z zawiadomieniem o popełnieniu wykroczenia skarbowego, korzystając z procedury czynnego żalu.
—
Czynny żal jako sposób uniknięcia kary
Procedura czynnego żalu, uregulowana w art. 16 k.k.s., może pozwolić jednostce uniknąć kary za popełniony czyn zabroniony, jakim jest niezłożenie deklaracji w terminie.
Istotą czynnego żalu jest dobrowolne zawiadomienie organu o popełnionym uchybieniu, zanim organ samodzielnie je wykryje. Zawiadomienie składa się wraz z dopełnieniem zaległego obowiązku — w tym przypadku ze złożeniem zaległego sprawozdania finansowego.
Skuteczność czynnego żalu zależy od kolejności zdarzeń:
- Jednostka samodzielnie stwierdza, że nie złożyła sprawozdania w terminie.
- Kompletuje zaległe sprawozdanie wraz z wymaganymi dokumentami.
- Składa sprawozdanie oraz zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia skarbowego.
Czynny żal odnosi się do odpowiedzialności na gruncie karnoskarbowym. Nie zastępuje natomiast obowiązków sprawozdawczych wobec sądu rejestrowego, które rozliczane są na podstawie odrębnych przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.
—
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania w KRS
Niezłożenie sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności. Sankcja ta wynika bezpośrednio z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Odrębną podstawę przewiduje ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym. W razie stwierdzenia, że wniosek o wpis do rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone mimo upływu terminu, sąd rejestrowy podejmuje działania określone w art. 24 ustawy o KRS:
- wzywa zobowiązanych do złożenia dokumentów,
- wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin,
- zastrzega rygor grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych.
Jeżeli po wezwaniu sądu kierownik jednostki wywiąże się z obowiązku w wyznaczonym terminie, może uniknąć kary. Natomiast w razie niewykonania obowiązku we wskazanym terminie sąd rejestrowy nakłada grzywnę.
Przykład: Aleksandra odpowiadała za sprawozdawczość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Po przekroczeniu terminu otrzymała z sądu rejestrowego wezwanie do złożenia sprawozdania w dodatkowym terminie siedmiu dni. Złożenie dokumentu w tym okresie pozwoliło uniknąć grzywny.
—
Sprawozdanie niezatwierdzone do 15 lipca
Może się zdarzyć, że organ zatwierdzający nie zatwierdzi sprawozdania w wyznaczonym terminie. Ustawa przewiduje wtedy szczególny tryb postępowania, powiązany z datą 15 lipca.
Jeżeli do 15 lipca sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone przez organ zatwierdzający, należy złożyć je w sądzie rejestrowym pomimo niezatwierdzenia. Obowiązek przekazania dokumentu do rejestru nie jest więc zawieszony tylko dlatego, że proces zatwierdzenia się przedłuża.
Gdy zatwierdzenie ostatecznie nastąpi, sprawozdanie należy złożyć ponownie — w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia. Oznacza to dwukrotne przekazanie dokumentu do sądu rejestrowego: najpierw w wersji niezatwierdzonej, a następnie po zatwierdzeniu.
Tryb ten zabezpiecza ciągłość informacji w rejestrze. Brak zatwierdzenia nie zwalnia z obowiązku ujawnienia sprawozdania, a kolejne złożenie aktualizuje status dokumentu po zakończeniu procedury wewnętrznej.
—
FAQ — najczęstsze pytania
Czy jednoosobowa działalność gospodarcza składa sprawozdanie finansowe?
Nie, jeżeli rozlicza się na podstawie KPiR. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych prowadzące uproszczoną księgowość są z tego obowiązku wyłączone.
Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to termin przypadający zwykle na 31 marca, licząc od 31 grudnia.
Co grozi za złożenie sprawozdania finansowego po terminie?
Złożenie po ustawowym terminie stanowi wykroczenie skarbowe. Niezłożenie sprawozdania w KRS podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Sąd rejestrowy może dodatkowo nałożyć grzywnę po bezskutecznym wezwaniu.
Czym jest czynny żal przy sprawozdaniu finansowym?
Czynny żal to przewidziana w art. 16 k.k.s. procedura, która może pozwolić uniknąć kary za niezłożenie sprawozdania w terminie. Polega na dobrowolnym zawiadomieniu organu o popełnionym wykroczeniu skarbowym wraz z dopełnieniem zaległego obowiązku, zanim organ samodzielnie wykryje uchybienie.
Ile czasu ma sąd rejestrowy na wezwanie do złożenia sprawozdania?
Po stwierdzeniu braku obowiązkowych dokumentów sąd rejestrowy wzywa zobowiązanych i wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin na ich złożenie. Wezwanie zawiera rygor grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych.
Co zrobić, gdy sprawozdanie nie zostało zatwierdzone do 15 lipca?
Jeżeli do 15 lipca sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone, należy złożyć je w sądzie rejestrowym mimo braku zatwierdzenia. Po późniejszym zatwierdzeniu dokument składa się ponownie, w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.
W jakim terminie składa się sprawozdanie w urzędzie skarbowym?
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne składają sprawozdanie w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia. Spółki osobowe prowadzące pełne księgi przekazują je wraz z zeznaniem rocznym, najpóźniej do 30 kwietnia.
—
Podsumowanie merytoryczne
Sprawozdanie finansowe złożone po terminie wymaga uporządkowanego działania na dwóch płaszczyznach — karnoskarbowej oraz rejestrowej.
- Wymiar karnoskarbowy — opóźnienie stanowi wykroczenie skarbowe. Złożenie zaległego sprawozdania wraz z czynnym żalem na podstawie art. 16 k.k.s. może pozwolić uniknąć kary, o ile zawiadomienie wyprzedzi wykrycie uchybienia przez organ.
- Wymiar rejestrowy — niezłożenie sprawozdania w KRS zagrożone jest grzywną lub ograniczeniem wolności na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Sąd rejestrowy wzywa do złożenia dokumentu, wyznacza 7-dniowy termin, a po jego bezskutecznym upływie nakłada grzywnę zgodnie z art. 24 ustawy o KRS.
- Brak zatwierdzenia do 15 lipca — nie zwalnia z obowiązku złożenia sprawozdania w sądzie rejestrowym; po zatwierdzeniu dokument składa się ponownie w terminie 15 dni.
Kluczowe znaczenie ma kolejność: najpierw kompletny dokument i zawiadomienie, potem terminowa reakcja na wezwanie sądu. Przed dopełnieniem zaległego obowiązku należy zweryfikować aktualne brzmienie przepisów ustawy o rachunkowości oraz Kodeksu karnego skarbowego, ponieważ obowiązujące terminy i podstawy mogą ulegać zmianom.