- Dowiesz się, jak krok po kroku przygotować i złożyć e-sprawozdanie finansowe przez system teleinformatyczny
- Zobaczysz 5 przykładów terminów i adresatów składania sprawozdań w zależności od rodzaju podmiotu
- Otrzymasz checklistę czynności obowiązkowych przed wysyłką e-sprawozdania
—
E-sprawozdanie finansowe to wyłącznie elektroniczna forma dokumentu potwierdzającego sytuację majątkową i wyniki działalności podmiotu. Składa się je przez system ekrs.ms.gov.pl lub aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Dokument musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez wszystkie uprawnione osoby. Termin sporządzenia i podpisu to 3 miesiące od dnia bilansowego, a zatwierdzenia – 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Spis treści
- Czym jest e-sprawozdanie finansowe i kto ma obowiązek jego składania
- Od kiedy obowiązuje forma elektroniczna
- Jak przygotować e-sprawozdanie – format i narzędzia
- Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe
- Terminy składania e-sprawozdań i adresaci dokumentu
- Najczęstsze błędy przy składaniu e-sprawozdań finansowych
- Checklist przed wysyłką e-sprawozdania
- FAQ – najczęstsze pytania
- Podsumowanie
Czym jest e-sprawozdanie finansowe i kto ma obowiązek jego składania
Sprawozdanie finansowe to dokument przedstawiający sytuację majątkową podmiotu oraz rezultaty jego działalności w danym roku obrotowym. Obowiązek jego sporządzania ciąży na tych, którzy prowadzą księgi rachunkowe – zarówno obowiązkowo, jak i z wyboru.
Do grupy podmiotów objętych tym obowiązkiem należą przede wszystkim jednostki podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), lecz także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które osiągnęły próg przychodów uprawniający do przejścia na pełne księgi rachunkowe lub zdecydowały się na tę formę dobrowolnie. Samozatrudniony programista, właściciel agencji marketingowej czy prowadzący JDG grafik – jeśli ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze w ramach pełnych ksiąg rachunkowych, podlega identycznym zasadom sprawozdawczości.
Dokumentem potwierdzającym sytuację finansową jest najczęściej bilans wraz z rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową. Zakres składowych sprawozdania zależy od kategorii jednostki określonej w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Od kiedy obowiązuje forma elektroniczna
Składanie sprawozdań finansowych w formie papierowej stało się bezskuteczne od 1 października 2018 roku. Na mocy nowelizacji przepisów każdy podmiot zobowiązany do sprawozdawczości finansowej jest odtąd zobligowany do tworzenia i przesyłania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.
Wydruk komputerowy z pliku e-sprawozdania stanowi jedynie kopię dokumentu i nie jest traktowany jak oryginał. Oryginałem jest plik elektroniczny przesłany przez właściwy system teleinformatyczny. Zmiana ta dotyczy zarówno dużych podmiotów, jak i samozatrudnionych prowadzących pełne księgi rachunkowe – dla tej grupy nie przewidziano żadnych wyjątków.
Obowiązek elektronicznej sprawozdawczości nie wprowadził nowych zobowiązań merytorycznych – zmienił wyłącznie formę realizacji dotychczasowego obowiązku. Zakres informacyjny dokumentu pozostaje taki sam jak w przypadku papierowych poprzedników.
Jak przygotować e-sprawozdanie – format i narzędzia
Ministerstwo Finansów określiło obowiązujące formaty plików, w których może być zapisane e-sprawozdanie finansowe. Dokumenty przesyłane do KRS muszą spełniać wymogi strukturalne wynikające z odrębnych przepisów, a format akceptowany przez system eKRS jest regularnie aktualizowany.
Do sporządzenia dokumentu można skorzystać z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w sekcji e-sprawozdania finansowe na portalu podatki.gov.pl. Narzędzie pozwala wypełnić formularz zgodnie z aktualną strukturą XML wymaganą przez systemy odbiorców.
Aplikacja ministerstwa służy wyłącznie do przygotowania pliku dokumentu, a nie do jego wysyłki. Przesłanie e-sprawozdania do właściwego adresata musi nastąpić odrębnie, przez właściwy system teleinformatyczny.
Przedsiębiorca prowadzący JDG w ramach pełnych ksiąg rachunkowych powinien upewnić się, że sporządzone sprawozdanie:
- odpowiada aktualnej strukturze wymaganej przez odbiorcę,
- zawiera wszystkie obowiązkowe elementy określone dla danej kategorii jednostki,
- zostało poprawnie podpisane przez wszystkie uprawnione osoby przed wysyłką.
Wiele podmiotów korzysta z pomocy biura rachunkowego lub doradcy podatkowego przy pierwszym sporządzeniu sprawozdania. Samodzielne przygotowanie dokumentu jest możliwe, lecz wymaga znajomości przepisów ustawy o rachunkowości oraz aktualnych wytycznych technicznych.
Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe
Kwestia podpisu e-sprawozdania finansowego jest uregulowana bezpośrednio w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że dokument podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis jest wymagany od wszystkich jego członków.
W przypadku osoby fizycznej prowadzącej JDG z pełnymi księgami rachunkowymi, rola kierownika jednostki spoczywa na właścicielu działalności. Samozatrudniony musi złożyć własny podpis na sprawozdaniu – nie można tego obowiązku przenieść na zatrudnionego księgowego ani zlecić osobie trzeciej.
Podpis następuje przez:
- kwalifikowany podpis elektroniczny – wydawany przez certyfikowane centra certyfikacji,
- profil zaufany na koncie ePUAP – bezpłatna opcja dostępna dla każdej osoby fizycznej.
Oba sposoby są równorzędnie akceptowane przez systemy teleinformatyczne adresatów sprawozdania. Dla większości samozatrudnionych prowadzących JDG wystarczający jest profil zaufany, który można założyć bezpłatnie przez bankowość elektroniczną lub osobiście w punkcie potwierdzającym.
Złożenie podpisu przez osobę nieuprawnioną lub brak podpisu skutkuje nieważnością sprawozdania finansowego. Pisemna odmowa złożenia podpisu przez uprawnioną osobę wymaga dołączenia pisemnego uzasadnienia do dokumentu.
Terminy składania e-sprawozdań i adresaci dokumentu
Rok obrotowy u większości przedsiębiorców pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Poszczególne czynności sprawozdawcze podlegają odrębnym terminom liczonym od dnia bilansowego (zazwyczaj 31 grudnia).
Sporządzenie i podpis sprawozdania
E-sprawozdanie musi być sporządzone i podpisane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, co dla roku obrotowego kończącego się 31 grudnia oznacza termin 31 marca roku następnego.
Zatwierdzenie sprawozdania
Zatwierdzenie sprawozdania przez uprawniony organ powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca roku następnego.
Terminy złożenia do adresatów
Po zatwierdzeniu sprawozdania obowiązują następujące terminy przesłania dokumentu:
| Adresat | Termin złożenia |
|---|---|
| Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) | W ciągu 15 dni od zatwierdzenia, nie później niż do 15 lipca roku następnego |
| Szef Krajowej Administracji Skarbowej | Nie później niż do 30 kwietnia roku następnego |
| Naczelnik właściwego urzędu skarbowego | W ciągu 10 dni od zatwierdzenia, nie później niż do 10 lipca roku następnego |
Przekroczenie wskazanych terminów może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub finansową. Przedsiębiorca prowadzący JDG z obowiązkiem składania sprawozdań powinien z wyprzedzeniem zaplanować harmonogram czynności sprawozdawczych, aby uniknąć opóźnień szczególnie w przypadku korzystania z zewnętrznego biura rachunkowego.
Najczęstsze błędy przy składaniu e-sprawozdań finansowych
Błąd 1 – Złożenie podpisu przez nieuprawnioną osobę
Przedsiębiorca zleca biuru rachunkowemu podpisanie dokumentu bez posiadania przez jego pracownika stosownego pełnomocnictwa lub uprawnienia wynikającego z przepisów. Sprawozdanie złożone z podpisem osoby nieuprawnionej jest nieważne i musi zostać złożone ponownie.
Błąd 2 – Nieaktualny format struktury XML
Systemy eKRS i organów skarbowych wymagają pliku w ściśle określonej wersji schematu XSD. Użycie przestarzałej wersji dokumentu powoduje odrzucenie przez system. Przed przystąpieniem do sporządzania należy pobrać aktualny schemat ze strony Ministerstwa Finansów.
Błąd 3 – Przekroczenie terminu złożenia do KRS
Podmiot zatwierdza sprawozdanie w połowie czerwca, a o 15-dniowym terminie złożenia do KRS zapomina lub mylnie liczy go od końca roku obrotowego. W efekcie dokument trafia do KRS po upływie ustawowego terminu.
Błąd 4 – Brak synchronizacji terminów z biurem rachunkowym
Samozatrudniony przekazuje dokumenty do biura rachunkowego zbyt późno, przez co termin sporządzenia do 31 marca jest zagrożony. Zlecenie prowadzenia ksiąg nie zwalnia właściciela JDG z odpowiedzialności za dotrzymanie terminów.
Błąd 5 – Wysłanie dokumentu bez wcześniejszego zatwierdzenia
Część podmiotów przesyła sprawozdanie do KRS przed formalnym zatwierdzeniem. Procedura wymaga określonej sekwencji: sporządzenie → podpisanie → zatwierdzenie → złożenie do adresatów. Pominięcie etapu zatwierdzenia powoduje niezgodność z wymogami ustawy o rachunkowości.
Błąd 6 – Mylenie adresatów i terminów
Terminy dla KRS, Szefa KAS i naczelnika urzędu skarbowego są różne. Złożenie dokumentu do jednego adresata nie jest równoznaczne z wypełnieniem obowiązku wobec pozostałych – każdy adresat wymaga odrębnego złożenia z zachowaniem właściwego terminu.
Checklist przed wysyłką e-sprawozdania
Przed przesłaniem e-sprawozdania do właściwego adresata należy zweryfikować:
- [ ] Sprawozdanie sporządzone w aktualnym formacie struktury XML wymaganym przez danego adresata
- [ ] Dokument zawiera wszystkie obowiązkowe elementy dla danej kategorii jednostki (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa)
- [ ] Sprawozdanie podpisała osoba uprawniona – właściciel JDG oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe
- [ ] Podpis złożono przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP
- [ ] Sprawozdanie zostało formalnie zatwierdzone przed wysyłką do adresatów
- [ ] Termin złożenia do każdego z adresatów jest znany i nie zostanie przekroczony
- [ ] Potwierdzenie przyjęcia e-sprawozdania przez system zostało zachowane jako dowód złożenia
FAQ – najczęstsze pytania
Czy każda osoba prowadząca JDG musi składać e-sprawozdanie finansowe?
Nie. Obowiązek dotyczy wyłącznie tych samozatrudnionych, którzy prowadzą pełne księgi rachunkowe – obowiązkowo po przekroczeniu limitu przychodów lub z wyboru dobrowolnego. Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie KPiR lub ryczałtu nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego.
Czy można złożyć e-sprawozdanie bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Tak. Dopuszczalne jest użycie profilu zaufanego na koncie ePUAP, który jest bezpłatny i dostępny dla każdej osoby fizycznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany wyłącznie tam, gdzie przepisy wprost go wskazują.
Co grozi za złożenie e-sprawozdania po terminie?
Naruszenie terminów przewidzianych w ustawie o rachunkowości może skutkować odpowiedzialnością karną lub porządkową kierownika jednostki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej JDG to właściciel ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za terminowe złożenie dokumentu.
Czy wydruk e-sprawozdania ma moc prawną oryginału?
Nie. Wydruk komputerowy pliku e-sprawozdania stanowi wyłącznie kopię dokumentu. Oryginałem jest plik elektroniczny złożony przez właściwy system teleinformatyczny. Do celów archiwizacyjnych należy przechowywać oryginalny plik wraz z potwierdzeniem przyjęcia przez system.
Kto odpowiada za prawidłowe i terminowe złożenie e-sprawozdania?
Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki – w przypadku JDG jest to właściciel działalności. Zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie przenosi odpowiedzialności za terminowe wypełnienie obowiązku sprawozdawczego.
Czy można samodzielnie przygotować e-sprawozdanie bez pomocy księgowego?
Technicznie jest to możliwe przy użyciu bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów. Wymaga jednak znajomości zasad rachunkowości, aktualnych schematów plików XML oraz przepisów ustawy. Dla osoby bez doświadczenia księgowego wskazane jest skorzystanie ze wsparcia profesjonalisty, przynajmniej przy pierwszym sporządzaniu dokumentu.
Gdzie składa się e-sprawozdanie finansowe?
Zależy to od adresata. Sprawozdania dla KRS składa się przez system eKRS pod adresem ekrs.ms.gov.pl, natomiast do organów skarbowych – przez właściwe systemy teleinformatyczne udostępnione przez Krajową Administrację Skarbową.
Podsumowanie
E-sprawozdanie finansowe zastąpiło formę papierową od 1 października 2018 roku i jest dziś jedyną akceptowaną formą składania sprawozdań finansowych. Obowiązek ten dotyczy nie tylko spółek zarejestrowanych w KRS, lecz także osób fizycznych prowadzących JDG z pełnymi księgami rachunkowymi.
Kluczowe elementy procesu obejmują: przygotowanie pliku w aktualnym formacie XML, podpisanie przez uprawnione osoby przy użyciu kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego, zatwierdzenie dokumentu oraz złożenie do właściwych adresatów w ustawowych terminach. Termin sporządzenia i podpisu to 3 miesiące od dnia bilansowego, zatwierdzenia – 6 miesięcy, a złożenia do KRS – 15 dni od zatwierdzenia, jednak nie później niż do 15 lipca.
Prowadzący JDG z obowiązkiem pełnej księgowości powinni planować cykl sprawozdawczy z odpowiednim wyprzedzeniem, dbając o terminową współpracę z biurem rachunkowym i zachowując potwierdzenia złożenia dokumentów w każdym z wymaganych systemów.
—