Metody wyodrebniania kosztow stalych i zmiennych w JDG

Przez /
  • Dowiesz się, jak rozdzielić koszty stałe od zmiennych w jednoosobowej działalności
  • Zobaczysz cztery sposoby przyporządkowania pozycji kosztowych do obu kategorii
  • Otrzymasz gotową tabelę porównawczą metod do polityki rachunkowości

Odpowiedź w skrócie

Metody wyodrębniania kosztów stałych i zmiennych dzielą się na księgową i statystyczną. Metoda księgowa opiera się na decyzji księgowego i jego doświadczeniu. Metoda statystyczna obejmuje trzy warianty: metodę wielkości ekstremalnych, metodę średnich podokresów oraz metodę regresji opartej o najmniejsze kwadraty. Wybór metody powinien być opisany w polityce rachunkowości.

Spis treści

Wstęp dla prowadzących JDG

Magdalena prowadzi pracownię ceramiczną jako jednoosobową działalność gospodarczą. Z miesiąca na miesiąc sprzedaje różną liczbę naczyń, raz mniej w styczniu, raz więcej w grudniu. Część wydatków w jej warsztacie nie zależy od liczby wyprodukowanych sztuk: czynsz za lokal, amortyzacja pieca, ubezpieczenie. Inne wydatki rosną razem ze sprzedażą: glina, szkliwa, opakowania kartonowe wysyłane do klientów.

Ten sam podział interesuje przedsiębiorcę prowadzącego JDG, który chce zrozumieć, ile musi sprzedać, aby pokryć wydatki sztywne. Dla samozatrudnionych prowadzących księgi rachunkowe lub mikroprzedsiębiorców analizujących progi rentowności na potrzeby zarządcze, sposób wyodrębnienia kosztów stałych i zmiennych ma wymiar formalny i praktyczny. Mechanik samochodowy zlecający raz mniej, raz więcej napraw usług zauważa zmienne zużycie części, choć rata leasingu jego podnośnika pozostaje taka sama. Fotograf wykonujący sesje plenerowe miesiąc w miesiąc płaci za hosting strony tak samo, ale jego koszty wydruku zależne są od liczby zamówionych albumów.

Koszt w ujęciu rachunkowym

Punktem wyjścia jest art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady, czyli politykę rachunkowości. Dokumentacja obejmuje sposób prowadzenia ksiąg, zakładowy plan kont oraz zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych. Bez takiej dokumentacji jednostka nie jest w stanie wykazać spójności klasyfikacji w czasie kolejnych okresów sprawozdawczych.

Definicję samego kosztu zawiera art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości. Przepis stanowi, że przez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które prowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w sposób inny niż wycofanie środków przez właścicieli.

Sposób wyodrębnienia kosztów stałych i zmiennych powinien zostać określony w zasadach polityki rachunkowości. To tam zapada decyzja, jaka metoda będzie stosowana i według jakich kryteriów określone pozycje trafią do jednej lub drugiej kategorii. Zapis ten zapobiega sytuacji, w której ta sama pozycja jest raz przypisywana do stałych, raz do zmiennych w zależności od oceny w danym miesiącu.

Czym są koszty stałe i zmienne

Kryterium podziału to stopień zależności kosztów od wielkości produkcji i podatność na jej wzrosty oraz spadki. Im większa wrażliwość na zmianę wolumenu, tym bliżej do kategorii kosztów zmiennych. Im bardziej wartość kosztu jest stabilna między okresami niezależnie od skali pracy, tym bliżej do kategorii kosztów stałych.

Koszty stałe to wydatki, których wielkość nie zależy od zmienności poziomu produkcji. Klasycznym przykładem podawanym w literaturze jest amortyzacja. Niezależnie od tego, czy fotograf wykona jedną sesję w miesiącu czy dwadzieścia, amortyzacja jego aparatu naliczana jest według stałego harmonogramu. Podobnie czynsz najmu lokalu usługowego przedsiębiorcy oraz opłaty stałe za łącze internetowe.

Koszty zmienne to wydatki, których poziom zależy od wahań procesu produkcyjnego. Tu mowa o zużyciu materiałów bezpośrednio potrzebnych do wytworzenia produktu. Korepetytor przygotowujący karty pracy ma koszty papieru i druku rosnące wraz z liczbą uczniów. Mechanik kupujący części do napraw widzi koszty części skaczące razem z liczbą zleceń. Kurier kupujący paliwo wydaje więcej, gdy obsługuje więcej tras dziennie.

Podział opiera się zatem na odniesieniu wartości kosztów do wielkości produkcji. Koszty stałe, inaczej niż zmienne, są niezależne od wzrostów ani spadków produkcji w danym okresie sprawozdawczym.

Metoda księgowa

Pierwsza grupa to metoda księgowa. Opiera się ona w dużej mierze na subiektywnej decyzji księgowego co do zaliczania określonych pozycji kosztów do kategorii stałych bądź zmiennych. Bazuje na doświadczeniu księgowego oraz jego wiedzy o specyfice działalności klienta. Księgowy zna profile działalności swoich klientów i wie, które pozycje w danej branży zmieniają się wraz ze sprzedażą.

Zaleta metody księgowej jest prostota zastosowania. Nie wymaga ona analizy danych historycznych ani modeli matematycznych. Wystarczy znajomość charakterystyki działalności, aby przypisać pozycję do właściwej kategorii. Dla niewielkiej liczby pozycji kosztowych decyzja zapada w trakcie księgowania i nie wymaga dodatkowych narzędzi.

Wada jest znaczny stopień swobodnej oceny danej pozycji przez księgowego. Dwie osoby mogą przypisać tę samą pozycję różne kategorie w zależności od interpretacji. Dla samozatrudnionego prowadzącego księgi rachunkowe oznacza to konieczność zapisania reguł w polityce rachunkowości, aby uniknąć niespójności między okresami. Im większa skala działalności, tym większy nacisk na precyzyjny opis zasad.

Metoda statystyczna i jej warianty

Druga grupa to metoda statystyczna, nazywana także matematyczną. Zakłada się tutaj, że całkowite koszty działalności są w sposób liniowy zależne od skali i wielkości produkcji. Wykluczony zostaje element subiektywnej oceny księgowego, ponieważ metoda opiera się na dostępnych danych historycznych zebranych w okresach poprzednich.

Metoda występuje w trzech wariantach opisanych w literaturze przedmiotu.

Metoda wielkości ekstremalnych (dwóch punktów)

Metoda wielkości ekstremalnych, zwana także metodą dwóch punktów, polega na ustaleniu dwóch skrajnych wielkości produkcji w analizowanym okresie, czyli wielkości minimalnej oraz maksymalnej. Na podstawie tych danych obliczany jest koszt krańcowy będący przyrostem kosztów całkowitych między maksymalnym a minimalnym poziomem produkcji.

Dalej określa się poziom kosztów stałych jako różnicę pomiędzy kosztem całkowitym a kosztem zmiennym danej produkcji. Metoda jest stosunkowo prosta obliczeniowo, ale wrażliwa na wartości skrajne. Jeżeli minimum lub maksimum wynika z nietypowej sytuacji, na przykład miesiąca z dwutygodniowym przestojem albo miesiąca z jednorazowym zleceniem hurtowym, wynik będzie zaburzony.

Metoda średnich podokresów

Kolejny wariant to metoda średnich podokresów. Polega ona na ustaleniu poziomu kosztów stałych oraz zmiennych w danym okresie według rosnącej wartości wielkości produkcji oraz przypisanych im wielkości kosztów całkowitych. Dane porządkuje się od najmniejszego do największego wolumenu i analizuje średnie wartości w wyodrębnionych podokresach. Pojedyncza nietypowa obserwacja zostaje uśredniona razem z innymi wartościami w tym samym przedziale.

Metoda regresji

Ostatnia jest metoda regresji. Wykorzystuje ona metodę najmniejszych kwadratów oraz oszacowanie linii opisującej zależność kosztu całkowitego od wielkości produkcji. Odchylenie danych rzeczywistych od linii prostej mierzy się sumą kwadratów odległości między uzyskaną linią a tymi danymi.

Metoda regresji daje największą precyzję statystyczną spośród trzech wariantów, ale wymaga większej liczby obserwacji historycznych i znajomości aparatu matematycznego. W praktyce stosuje się ją w arkuszach kalkulacyjnych z gotową funkcją regresji liniowej.

Krok po kroku w systemie Fiskomat

  1. Zaloguj się do panelu swojej jednoosobowej działalności w systemie Fiskomat.
  2. Przejdź do modułu polityki rachunkowości lub zarządzania konfiguracją kosztów.
  3. Zaznacz dla każdej pozycji kosztu kategorię kosztu stałego lub zmiennego zgodnie z wybraną metodą.
  4. Wprowadź dane historyczne wielkości produkcji lub sprzedaży za poprzednie okresy, jeżeli korzystasz z metody statystycznej.
  5. Wygeneruj raport z podziałem kosztów dla wybranego okresu sprawozdawczego.
  6. Zachowaj raport jako załącznik do dokumentacji polityki rachunkowości.

Przyjętą metodę i zasady podziału kosztów zapisujesz w zakładce Ustawienia, w ramach polityki rachunkowości. Poszczególne pozycje kosztowe kategoryzujesz jako stałe lub zmienne w zakładce Koszty, a zestawienie z podziałem za wybrany okres wygenerujesz w zakładce Sprawozdania.

FAQ

Czy mikroprzedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów musi stosować te metody?

Obowiązek przyjęcia polityki rachunkowości w rozumieniu ustawy o rachunkowości dotyczy jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Mikroprzedsiębiorca rozliczający się na podstawie PKPiR może stosować te metody na potrzeby zarządcze, ale nie ma ku temu obowiązku formalnego z ustawy o rachunkowości.

Która metoda jest najlepsza dla małej działalności usługowej?

Dla niewielkiej skali z subiektywną decyzją księgowego metoda księgowa jest najprostsza. Im większa liczba obserwacji i pozycji kosztowych, tym większa wartość dodana z metody regresji opartej o szereg danych historycznych.

Czy amortyzacja zawsze jest kosztem stałym?

Oryginalna literatura podaje amortyzację jako klasyczny przykład kosztu stałego. W typowym ujęciu nie zależy ona od liczby wytworzonych jednostek w danym okresie i naliczana jest według planu amortyzacji środka trwałego.

Jak udokumentować wybór metody?

Wybór i opis metody powinien znaleźć się w polityce rachunkowości jednostki, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Dokument prowadzony jest w języku polskim i obejmuje także zasady klasyfikacji zdarzeń.

Czy można łączyć dwie metody?

Literatura przedmiotu opisuje obie grupy osobno. Polityka rachunkowości powinna jasno wskazywać, która metoda obowiązuje dla której grupy pozycji, aby zachować porównywalność danych między okresami sprawozdawczymi.

Co decyduje o kwalifikacji pozycji jako stałej?

Decyduje brak zależności wartości pozycji od wielkości produkcji. Jeżeli wydatek pozostaje na podobnym poziomie niezależnie od wahań sprzedaży w skali miesiąca, traktuje się go jako koszt stały w przyjętej metodyce.

Podsumowanie

Klasyfikacja kosztów według wielkości produkcji rozdziela koszty stałe od kosztów zmiennych. Do ich wyodrębnienia służą dwie grupy metod. Metoda księgowa opiera się na ocenie księgowego oraz jego wiedzy o branży klienta. Metoda statystyczna dzieli się na metodę wielkości ekstremalnych, metodę średnich podokresów oraz metodę regresji. Wybór metody powinien zostać zapisany w polityce rachunkowości jednostki i konsekwentnie stosowany w kolejnych okresach sprawozdawczych, aby dane pozostały porównywalne między miesiącami i latami.

Co warto przeczytać dalej

Podział kosztów na stałe i zmienne to jeden z kluczy klasyfikacyjnych – kolejne artykuły pokazują, jak uzupełnić go o pozostałe podziały istotne w księgach rachunkowych.

Przewijanie do góry