Koszty wedlug ustawy o rachunkowosci w JDG – zasady

Przez /

Przedsiębiorca, który przekroczył próg uprawniający do prowadzenia uproszczonej księgowości i wszedł w księgi rachunkowe, zderza się z innym podejściem do kosztów niż w KPiR. Tutaj nie wystarczy zaksięgować fakturę w kolumnie wydatków – trzeba je grupować, rozliczać według rodzaju, dobierać metodę ewidencji i decydować o wariancie rachunku zysków i strat. Koszty według ustawy o rachunkowości wymagają zatem przemyślanego podejścia.

Od tych decyzji zależy, jak wygląda rachunek zysków i strat oraz jak czytelne są wyniki dla banków, kontrahentów i samego przedsiębiorcy. Ten artykuł porządkuje definicje, klasyfikacje i wybory, jakich dokonuje kierownik jednostki – w praktyce sam właściciel JDG prowadzącej księgi rachunkowe.

Spis treści

Definicja kosztu w ustawie o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości definiuje koszt jako uprawdopodobnione zmniejszenie korzyści ekonomicznych w okresie sprawozdawczym o wiarygodnie określonej wartości. To zmniejszenie przybiera dwie formy:

  • zmniejszenie wartości aktywów
  • zwiększenie wartości zobowiązań i rezerw

Docelowo prowadzi to do zmniejszenia kapitału własnego albo zwiększenia jego niedoboru – w inny sposób niż przez wycofanie środków przez właścicieli. Ten ostatni warunek jest istotny: wypłata z kapitału właściciela nie jest kosztem, mimo że obniża wartość aktywów.

Taka definicja jest szersza niż w prawie podatkowym. Koszty rachunkowe i koszty podatkowe nie pokrywają się – jeden zapis może być kosztem w księgach, ale nie być kosztem uzyskania przychodów. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność prowadzenia równoległej analityki: bilansowej i podatkowej.

Trzy rodzaje kosztów z działalności

Jednostka w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej ponosi koszty z trzech rodzajów działalności:

  • koszty działalności operacyjnej (podstawowej)
  • koszty pozostałej działalności operacyjnej
  • koszty działalności finansowej

Koszty działalności operacyjnej podstawowej dotyczą tego, czym jednostka się zajmuje na co dzień – produkcji, świadczenia usług, handlu. Koszty pozostałej działalności operacyjnej obejmują zdarzenia związane pośrednio z działalnością – odpisy aktualizujące, kary, darowizny. Koszty działalności finansowej to odsetki, prowizje bankowe, różnice kursowe.

Przykład 1. Magdalena prowadzi JDG jako copywriterka, ale po wzroście przychodów weszła w księgi rachunkowe. Jej koszty operacyjne podstawowe to wynagrodzenia podwykonawców, narzędzia online, biurko coworkingowe. Koszty pozostałej działalności operacyjnej to odpis aktualizujący niezapłaconą fakturę od klienta. Koszty działalności finansowej to odsetki od kredytu obrotowego oraz różnice kursowe od płatności w euro.

Ujęcie kosztów w rachunku zysków i strat

Koszty i przychody w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie za dwa okresy sprawozdawcze – okres bieżący oraz poprzedni rok obrotowy. Ustawodawca przedstawił konkretne wzory rachunków:

  • wzór dla jednostek innych niż banki i zakłady ubezpieczeń – załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości
  • wzór dla jednostek mikro – załącznik nr 4
  • wzór dla jednostek małych – załącznik nr 5

Kierownik jednostki wybiera, w jakim wariancie sporządza rachunek zysków i strat:

  • wariant porównawczy
  • wariant kalkulacyjny

Jednostki mikro mają wybór ograniczony: rachunek zysków i strat sporządzają wyłącznie w wariancie porównawczym. W obu wariantach jednakowo wykazuje się koszty pozostałej działalności operacyjnej oraz koszty działalności finansowej. Różnica dotyczy kosztów działalności operacyjnej podstawowej.

W wariancie porównawczym koszty działalności operacyjnej podstawowej wykazuje się według rodzaju. W wariancie kalkulacyjnym – według funkcji. To różnica nie kosmetyczna: zmienia ona układ kont, sposób prezentacji i potencjalnie głębokość analityki potrzebnej w księgach. W praktyce samoobsługowej ewidencji w Fiskomacie prowadzi się wariant porównawczy oparty na kosztach rodzajowych zespołu 4 – ten wariant przyjęto w dalszej części artykułu.

Wybór ewidencji kosztów – pełna czy uproszczona

Kierownik jednostki decyduje o jednym z dwóch rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad ustalania wyniku finansowego. Wybór powinien uwzględniać typ i specyfikę działalności, organizację wewnętrzną oraz uwarunkowania zewnętrzne. To istotne zarówno dla jednostki, jak i dla banków lub inwestorów oceniających jej sytuację finansową.

Pełna ewidencja kosztów jest bardziej pracochłonna i dokładna, pokazuje koszty w sposób szczegółowy. Uproszczona ewidencja kosztów jest prostsza, ale w wielu jednostkach może nie odzwierciedlać dokładnie kosztów wytwarzanych produktów lub świadczonych usług. Ponadto jednostka może wprowadzać dodatkowe uproszczenia związane z rodzajem prowadzonej działalności.

W praktyce wybór bywa kompromisem między dokładnością a pracochłonnością. Mała JDG w usługach często nie potrzebuje szczegółowej dekompozycji kosztów według miejsc powstawania – wystarczy układ rodzajowy. Działalność produkcyjna już tak.

Pełna ewidencja kosztów i koszty rodzajowe

Przy pełnej ewidencji koszty rodzajowe wykazuje się na podstawie dwóch grup dokumentów:

  • dokumenty wewnętrzne: listy płac, rozliczania delegacji
  • dokumenty obce: faktury VAT, rachunki

Do kosztów rodzajowych ustawa zalicza:

  • amortyzację
  • zużycie materiałów i energii
  • usługi obce
  • wynagrodzenia
  • podatki i opłaty
  • ubezpieczenia i inne świadczenia
  • pozostałe koszty

Rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów rodzajowych dokonuje się na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności. Układ kosztów tego typu nazywany jest układem funkcjonalnym. Uwzględnia on miejsce powstania kosztów, grupując je na poszczególne stanowiska pracy, komórki organizacyjne lub inne funkcje powstawania kosztów.

Koszty funkcjonalne dzielą się na:

  • koszty wytworzenia sprzedanych produktów (koszty działalności podstawowej)
  • koszty sprzedaży
  • koszty ogólnego zarządu
  • koszty zakupu
  • rozliczenie międzyokresowe kosztów

Klucz analityczny: w wariancie porównawczym, przyjętym w dalszej części artykułu, wystarcza ewidencja na kontach rodzajowych zespołu 4 – to na nich opierają się zapisy źródłowe rachunku zysków i strat. Równoległe konta funkcjonalne zespołu 5, potrzebne do wariantu kalkulacyjnego, pozostają poza zakresem tego opracowania.

Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie

Niezależnie od wyboru wariantu rachunku, koszty dzieli się na bezpośrednie i pośrednie.

Koszty bezpośrednie to te, które można przypisać konkretnemu wyrobowi na podstawie dokumentów. Obejmują:

  • surowce i materiały podstawowe do wytworzenia wyrobu lub usługi
  • paliwo i energię
  • płace pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy produkcji wyrobów lub świadczeniu usługi
  • inne koszty bezpośrednie

Koszty pośrednie związane są z działalnością poszczególnych wydziałów produkcyjnych lub całego przedsiębiorstwa i dotyczą wszystkich wytwarzanych tam wyrobów lub świadczonych usług. Nie da się ich bezpośrednio przypisać do wyrobu lub usługi. Przykłady: koszty zarządu, koszty sprzątania, najmu, energii dla całego zakładu.

Przykład 2. Tomasz prowadzi JDG jako fotograf produktowy i wszedł w księgi rachunkowe. Koszt karty pamięci kupionej pod konkretną sesję dla klienta jest kosztem bezpośrednim. Najem studia, abonament za internet, koszt obsługi księgowej – to koszty pośrednie, których nie da się przypisać do pojedynczego zlecenia, choć są niezbędne do działalności.

Krok po kroku w systemie Fiskomat

Obsługa ewidencji kosztów w Fiskomacie opiera się na zdefiniowaniu reguł raz, a potem konsekwentnym ich stosowaniu.

  1. Fiskomat prowadzi ewidencję kosztów w wariancie porównawczym rachunku zysków i strat – utrzymuj układ kosztów rodzajowych konsekwentnie przez cały rok obrotowy.
  2. Ustaw poziom ewidencji – pełna lub uproszczona – zgodnie z rozmiarem i specyfiką JDG.
  3. Skonfiguruj plan kont z kontami rodzajowymi zespołu 4 – to na nich opiera się cała ewidencja kosztów w systemie.
  4. Przy każdej fakturze kosztowej wskaż właściwe konto rodzajowe zespołu 4.
  5. Wyodrębnij analitykę dla kosztów pozostałej działalności operacyjnej i kosztów finansowych – żeby były jednoznacznie widoczne w sprawozdaniu.
  6. Generuj raport miesięczny rachunku zysków i strat we wstępnym ujęciu, by szybko wychwytywać błędne klasyfikacje.

Wariant porównawczy rachunku zysków i strat oraz poziom ewidencji kosztów ustawiasz w zakładce Ustawienia. Poszczególne faktury kosztowe księgujesz w zakładce Koszty, przypisując je do właściwego konta z planu kont. Gotowy rachunek zysków i strat wygenerujesz i sprawdzisz w zakładce Sprawozdania.

FAQ

Czy mała JDG na księgach rachunkowych może zmieniać wariant w trakcie roku?

Wariant rachunku zysków i strat – porównawczy albo kalkulacyjny – wybiera się na okres obrotowy i utrzymuje przez cały rok. Zmiana w trakcie roku łamałaby porównywalność danych, co stoi w sprzeczności z zasadą ciągłości.

Czy jednostki mikro mogą stosować wariant kalkulacyjny?

Nie. Jednostki mikro sporządzają rachunek zysków i strat wyłącznie w wariancie porównawczym. Wynika to ze wzoru wskazanego w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości.

Czy koszty rachunkowe są zawsze kosztami podatkowymi?

Nie. Definicja kosztu w ustawie o rachunkowości jest szersza niż definicja kosztu uzyskania przychodów w ustawie o PIT. Niektóre zapisy są kosztem bilansowym, ale nie podatkowym – wymagają osobnej analityki.

Jaka jest różnica między układem rodzajowym a funkcjonalnym?

Układ rodzajowy grupuje koszty według ich natury (amortyzacja, wynagrodzenia, usługi obce). Układ funkcjonalny grupuje je według miejsc powstania i funkcji (wytworzenie produktów, sprzedaż, zarząd). Pełna ewidencja może prowadzić oba układy równolegle.

Czym różnią się koszty pozostałej działalności operacyjnej od finansowej?

Koszty pozostałej działalności operacyjnej dotyczą zdarzeń pośrednio związanych z działalnością – odpisy aktualizujące, kary, darowizny. Koszty finansowe wynikają z operacji o charakterze finansowym – odsetki, prowizje bankowe, różnice kursowe.

Kiedy stosuje się uproszczoną ewidencję kosztów?

Uproszczona ewidencja jest opcją, gdy specyfika działalności nie wymaga szczegółowej analityki funkcjonalnej – na przykład w jednostkach usługowych o jednorodnym profilu. Trzeba jednak liczyć się z mniejszą precyzją odzwierciedlenia kosztów produktów lub usług.

Podsumowanie

Przejście z KPiR na księgi rachunkowe oznacza nowe podejście do kosztów: konieczność ich definiowania zgodnie z ustawą o rachunkowości, klasyfikowania według trzech rodzajów działalności, wyboru wariantu rachunku zysków i strat oraz poziomu szczegółowości ewidencji. Świadomy wybór tych elementów decyduje o jakości informacji finansowej dla samej jednostki i jej otoczenia.

Co warto przeczytać dalej

Ustawowa klasyfikacja kosztów to punkt wyjścia — poniższe materiały pokazują inne przydatne podziały kosztów oraz ich związek z przychodami, które generują.

Przewijanie do góry