Koszty bezpośrednie i pośrednie — jak rozliczać w JDG

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, czym różnią się koszty bezpośrednie od pośrednich i jak ten podział wpływa na moment rozliczenia podatkowego
  • Zobaczysz dwa praktyczne przykłady oraz typowe wydatki przypisane do każdej grupy
  • Otrzymasz tabelę porównawczą obu rodzajów kosztów wraz z zasadą potrącalności

—

Krótka odpowiedź

Koszty bezpośrednie to wydatki, które da się powiązać z konkretnym przychodem, dlatego potrąca się je w roku osiągnięcia tego przychodu. Koszty pośrednie dotyczą całokształtu działalności i rozlicza się je w dacie poniesienia, czyli najczęściej w dacie wystawienia faktury. Podział ten obowiązuje przedsiębiorcę stosującego metodę memoriałową.

—

Wstęp

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który rozlicza koszty metodą memoriałową, prędzej czy później staje przed pytaniem, do której grupy zaliczyć dany wydatek. Pomyłka nie jest błahostką — przesuwa moment potrącenia kosztu na inny rok podatkowy i zmienia wysokość zaliczki na podatek.

Pojęcie kosztów uzyskania przychodów dotyczy podatników stosujących metodę memoriałową, a więc prowadzących księgi rachunkowe oraz prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy wybrali tę metodę. Istotą tego rozwiązania jest rozliczanie wydatków w podziale na koszty bezpośrednie oraz inne niż bezpośrednio związane z przychodami, czyli pośrednie. Poniższy materiał wyjaśnia oba pojęcia i pokazuje, jak prawidłowo przypisać do nich konkretne wydatki.

—

Spis treści

—

Czym jest metoda memoriałowa

Kategoria, jaką są koszty uzyskania przychodów, dotyczy wyłącznie podatników stosujących metodę memoriałową. Są to przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe oraz ci prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy świadomie wybrali tę metodę zamiast uproszczonej.

Istota metody memoriałowej polega na rozliczaniu kosztów w podziale na dwie grupy. Pierwsza to koszty bezpośrednie, związane z przychodami. Druga to koszty inne niż bezpośrednio z nimi związane, określane jako koszty pośrednie. Ten podział decyduje o tym, w którym roku podatkowym wydatek pomniejszy podstawę opodatkowania.

Samozatrudniony rozliczający się metodą uproszczoną nie dokonuje takiego rozróżnienia, ponieważ ujmuje wydatki w dacie poniesienia bez względu na ich charakter. Z tego powodu cała poniższa analiza odnosi się do osób stosujących metodę memoriałową.

—

Koszty bezpośrednie — definicja i przykłady

Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć takie wydatki, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie określonego przychodu. To koszty, które da się powiązać z konkretnym przychodem, a nie z funkcjonowaniem działalności jako całości.

Do klasycznych kosztów bezpośrednich najczęściej zalicza się:

  • towary handlowe,
  • materiały podstawowe i pomocnicze,
  • usługi podwykonawców.

Wspólną cechą tych pozycji jest ich bezpośrednie przełożenie na sprzedaż. Towar handlowy kupiony do odsprzedaży wygeneruje przychód, który da się jednoznacznie przypisać do jego zakupu. Podobnie usługa podwykonawcy zamówiona pod konkretne zlecenie staje się elementem kosztu wytworzenia tego, co przedsiębiorca następnie sprzeda.

Przykład 1. Anna prowadzi jednoosobową działalność budowlaną i remontuje lokal pod wynajem. Wydatki na zakup nieruchomości, gruntu, materiałów budowlanych, usług obcych oraz koszty eksploatacyjne związane z tą inwestycją należą do kosztów bezpośrednich, ponieważ dają się powiązać z przyszłym przychodem z tej konkretnej inwestycji.

Przypisanie wydatku do grupy bezpośredniej wymaga zatem odpowiedzi na jedno pytanie: czy ten koszt da się połączyć z konkretnym, dającym się wskazać przychodem. Jeśli tak, mówimy o koszcie bezpośrednim.

—

Moment potrącenia kosztu bezpośredniego

Jeżeli przedsiębiorca uzna dany wydatek za koszt bezpośredni, zgodnie z obowiązującymi przepisami ujmuje go w rozliczeniu podatkowym za ten rok, w którym osiągnięty został przychód ze sprzedaży. To fundamentalna różnica względem kosztów pośrednich.

Mechanizm ten realizuje zasadę współmierności. Skoro koszt bezpośredni służy uzyskaniu konkretnego przychodu, to jego potrącenie następuje równocześnie z wykazaniem tego przychodu. Dzięki temu wynik podatkowy odzwierciedla rzeczywisty rezultat danej transakcji, a nie sam moment zapłaty za materiał czy usługę.

Praktyczna konsekwencja jest taka, że wydatek poniesiony w jednym roku może obniżyć podatek dopiero w kolejnym — jeśli przychód z nim związany powstanie później. Samozatrudniony musi więc śledzić nie tylko datę faktury kosztowej, ale przede wszystkim moment powstania odpowiadającego jej przychodu.

—

Koszty bezpośrednie poniesione po zakończeniu roku

Szczególna sytuacja powstaje, gdy koszty uzyskania przychodów zostały poniesione po zakończeniu roku podatkowego, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody. Przepisy precyzują wtedy, w którym roku należy potrącić taki koszt.

Koszty te potrąca się w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, pod warunkiem że poniesiono je do dnia:

  • sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania — jeżeli podatnik jest obowiązany do sporządzania takiego sprawozdania, albo
  • złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania — jeżeli podatnik, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie jest obowiązany do sporządzania sprawozdania finansowego.

Jeżeli koszt bezpośredni zostanie poniesiony po tych granicznych terminach, potrąca się go w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie. Dla prowadzącego JDG oznacza to konieczność kontrolowania, czy faktura kosztowa wpłynęła przed terminem złożenia zeznania za rok, którego dotyczy przychód.

—

Koszty pośrednie — definicja i przykłady

Koszty pośrednie dotyczą wydatków związanych z prowadzoną działalnością, ale niemających bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody. Są to koszty związane z całokształtem działalności podatnika, których nie da się przypisać do jednej konkretnej transakcji sprzedaży.

Kosztem pośrednim są wydatki związane z utrzymaniem działalności, takie jak:

  • czynsz,
  • leasing,
  • media,
  • wyposażenie biura,
  • obsługa księgowa i prawna.

Każda z tych pozycji służy funkcjonowaniu działalności jako całości. Czynsz za lokal nie odnosi się do jednej sprzedaży, lecz zapewnia miejsce prowadzenia działalności przez cały okres najmu. Tak samo obsługa księgowa obejmuje ogół rozliczeń, a nie pojedynczą fakturę przychodową.

Przykład 2. Anna rozpoczęła prace remontowe siedziby swojej działalności, czyli biura. Wydatki na ten remont należą do kosztów pośrednio związanych z przychodami, ponieważ nie da się ich przypisać do konkretnego przychodu — służą one całej działalności, a nie jednej inwestycji sprzedażowej.

Test przynależności do grupy pośredniej jest lustrzanym odbiciem testu kosztu bezpośredniego. Jeśli wydatku nie da się powiązać z konkretnym przychodem, lecz służy on prowadzeniu działalności jako takiej, należy go zaliczyć do kosztów pośrednich.

—

Moment potrącenia kosztu pośredniego

Jeżeli przedsiębiorca uzna dany wydatek za koszt pośredni, zalicza go do kosztów podatkowych w dacie poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury. Nie czeka na powstanie żadnego konkretnego przychodu, ponieważ takiego przychodu nie da się tu wskazać.

Ta zasada znacząco upraszcza ewidencję kosztów pośrednich. Samozatrudniony ujmuje fakturę za czynsz, media czy obsługę księgową w księgach pod datą jej wystawienia i w tym okresie pomniejsza podstawę opodatkowania. Moment zapłaty ani moment sprzedaży nie mają tu znaczenia.

Reguła daty poniesienia obowiązuje jednak z jednym istotnym wyjątkiem, który dotyczy wydatków rozciągniętych w czasie na więcej niż jeden rok podatkowy. Ten wyjątek omawia kolejna sekcja.

—

Koszty pośrednie na przełomie lat podatkowych

Wyjątkiem od zasady potrącenia w dacie poniesienia są koszty pośrednie dotyczące okresu przekraczającego rok podatkowy, gdy nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku. W takim przypadku poniesione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Najczęściej dotyczy to takich wydatków jak polisy ubezpieczeniowe oraz abonamenty. Opłata wniesiona jednorazowo obejmuje wówczas okres wykraczający poza jeden rok podatkowy, dlatego koszt rozkłada się proporcjonalnie na poszczególne lata.

Praktyczny sposób ustalenia kwoty przypadającej na dany rok polega na podzieleniu całości wydatku przez liczbę dni okresu ochrony i pomnożeniu wyniku przez liczbę dni przypadających na rozliczany rok. Przedsiębiorca, który wykupuje roczną polisę obejmującą fragment dwóch lat kalendarzowych, przypisuje do każdego roku tę część składki, która odpowiada liczbie dni ochrony w tym roku.

Zastosowanie proporcji jest obowiązkowe tylko wtedy, gdy nie da się wskazać, jaka część kosztu dotyczy danego roku. Jeśli z dokumentu wynika jednoznaczny podział na okresy, przedsiębiorca przypisuje koszt zgodnie z tym podziałem.

—

Dlaczego ustawodawca nie zdefiniował podziału

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia kosztów bezpośrednich związanych z przychodami. Brak definicji ustawowej nie jest przeoczeniem, lecz świadomym rozwiązaniem wynikającym z różnorodności prowadzonych działalności.

W konsekwencji podział na koszty bezpośrednie i pośrednie powinien być każdorazowo dokonany przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą, z uwzględnieniem jej specyfiki i charakteru. Ten sam rodzaj wydatku może być kosztem bezpośrednim w jednej działalności, a pośrednim w innej, zależnie od jego związku z przychodem.

Podział ten ma istotne znaczenie w prawidłowym rozliczeniu kosztów uzyskania przychodów. Od poprawnej kwalifikacji zależy moment potrącenia kosztu, a tym samym wysokość podstawy opodatkowania w danym roku. Z tego powodu samozatrudniony powinien przyjąć spójne kryterium oceny i konsekwentnie stosować je do wszystkich wydatków.

—

FAQ

Kogo dotyczy podział na koszty bezpośrednie i pośrednie?

Podział dotyczy podatników stosujących metodę memoriałową, czyli prowadzących księgi rachunkowe oraz prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy wybrali tę metodę. Osoby rozliczające koszty metodą uproszczoną nie dokonują takiego rozróżnienia.

Czym różni się koszt bezpośredni od pośredniego?

Koszt bezpośredni da się powiązać z konkretnym przychodem, na przykład towar handlowy czy usługa podwykonawcy. Koszt pośredni dotyczy całokształtu działalności i nie odnosi się do jednej transakcji, na przykład czynsz, media czy obsługa księgowa.

Kiedy potrąca się koszt bezpośredni?

Koszt bezpośredni potrąca się w roku, w którym osiągnięto odpowiadający mu przychód ze sprzedaży. Realizuje to zasadę współmierności, ponieważ koszt jest rozliczany równocześnie z przychodem, który pomógł uzyskać.

Kiedy potrąca się koszt pośredni?

Koszt pośredni zalicza się do kosztów podatkowych w dacie poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury. Nie ma potrzeby oczekiwania na powstanie konkretnego przychodu, ponieważ takiego przychodu nie da się wskazać.

Jak rozliczyć koszt pośredni dotyczący kilku lat?

Jeżeli koszt pośredni dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy i nie da się ustalić, jaka część przypada na dany rok, rozlicza się go proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy. Dotyczy to najczęściej polis ubezpieczeniowych i abonamentów.

Dlaczego przepisy nie zawierają definicji kosztów bezpośrednich?

Ustawodawca nie zdefiniował tego pojęcia, ponieważ związek wydatku z przychodem zależy od specyfiki działalności. Z tego powodu kwalifikacji dokonuje każdorazowo przedsiębiorca, uwzględniając charakter prowadzonej działalności.

Co decyduje o zaliczeniu wydatku do kosztów bezpośrednich?

Decyduje możliwość powiązania wydatku z konkretnym przychodem. Jeżeli poniesienie kosztu wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie określonego przychodu, jest to koszt bezpośredni. Jeśli służy ogółowi działalności, jest to koszt pośredni.

—

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie kosztów uzyskania przychodów w metodzie memoriałowej opiera się na trafnym przypisaniu wydatku do jednej z dwóch grup. Najważniejsze zasady to:

  • koszt bezpośredni da się powiązać z konkretnym przychodem i potrąca się go w roku osiągnięcia tego przychodu,
  • koszt pośredni dotyczy całokształtu działalności i rozlicza się go w dacie poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury,
  • koszt pośredni dotyczący okresu dłuższego niż rok rozkłada się proporcjonalnie na poszczególne lata,
  • ponieważ ustawa nie definiuje podziału, kwalifikacji dokonuje sam przedsiębiorca z uwzględnieniem specyfiki działalności.

Samozatrudniony, który konsekwentnie stosuje test związku wydatku z konkretnym przychodem, prawidłowo ustali moment potrącenia każdego kosztu i uniknie przesunięcia go na niewłaściwy rok podatkowy.

—

Krok po kroku w systemie Fiskomat

Krok 1 — Dodanie faktury kosztowej

Po zalogowaniu przejdź do sekcji ewidencji kosztów i dodaj nowy dokument kosztowy. Wprowadź dane wystawcy oraz datę wystawienia faktury, która przy kosztach pośrednich wyznacza datę poniesienia.

Krok 2 — Wybór rodzaju kosztu

Wskaż, czy wydatek jest kosztem bezpośrednim, czy pośrednim. System powinien umożliwić przypisanie kategorii decydującej o sposobie ujęcia kosztu w czasie według metody memoriałowej.

Krok 3 — Przypisanie kosztu bezpośredniego do przychodu

Jeżeli oznaczyłeś wydatek jako koszt bezpośredni, powiąż go z okresem, w którym powstanie odpowiadający mu przychód ze sprzedaży. Dzięki temu system ujmie koszt we właściwym roku podatkowym.

Krok 4 — Ujęcie kosztu pośredniego w dacie poniesienia

Przy koszcie pośrednim upewnij się, że dokument trafia do rozliczenia pod datą wystawienia faktury. Sprawdź, czy data poniesienia jest zgodna z dokumentem źródłowym.

Krok 5 — Rozłożenie kosztu pośredniego w czasie

Dla polis i abonamentów obejmujących okres dłuższy niż rok skorzystaj z funkcji rozliczenia proporcjonalnego. Wskaż okres, którego dotyczy wydatek, aby system przypisał odpowiednią część kosztu do każdego roku.

Krok 6 — Weryfikacja zapisu w KPiR

Przed zatwierdzeniem sprawdź, czy koszt został ujęty we właściwej kolumnie księgi i w odpowiednim okresie. Upewnij się, że kwalifikacja kosztu odpowiada przyjętej w działalności metodzie rozliczania.

Fakturę kosztową wprowadzasz w zakładce Koszty, wskazując od razu rodzaj kosztu – bezpośredni lub pośredni. Koszt bezpośredni powiązany z konkretnym przychodem ujmujesz w okresie, w którym ten przychód powstaje, a koszt pośredni – w dacie wystawienia faktury, również w zakładce Koszty. Wydatki obejmujące więcej niż jeden rok podatkowy, np. polisy czy abonamenty, rozliczysz tam proporcjonalnie na poszczególne lata.

Co warto przeczytać dalej

Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie to punkt wyjścia do dalszej klasyfikacji kosztów w księgach — warto poznać powiązane zasady i przykłady.

Przewijanie do góry