Rabat po zakończeniu roku obrotowego: ujęcie w księgach

Przez /
  • Dowiesz się, jak ująć rabat udzielony nabywcom po zakończeniu roku obrotowego
  • Zobaczysz przykłady księgowań przed i po sporządzeniu sprawozdania finansowego
  • Otrzymasz checklistę i tabelę porównawczą trzech momentów udzielenia rabatu

Krótka odpowiedź

Rabat udzielony nabywcom po zakończeniu roku obrotowego co do zasady ujmuje się w księgach rachunkowych roku, w którym powstała sprzedaż objęta rabatem. Dotyczy to także sytuacji, gdy faktura korygująca powstaje już po sporządzeniu sprawozdania. Jeżeli rabat został udzielony po zatwierdzeniu sprawozdania, jego skutki ujmuje się w księgach roku otrzymania informacji.

Wstęp

Rabaty roczne, premie za obrót czy bonusy za terminowość są codziennością w rozliczeniach z kontrahentami. Problem księgowy zaczyna się, gdy decyzja o przyznaniu rabatu zapada już po zamknięciu ksiąg za dany rok – czasem przed sporządzeniem sprawozdania, czasem już po jego sporządzeniu, a niekiedy nawet po zatwierdzeniu. Każda z tych sytuacji wymaga innego podejścia.

Niniejszy artykuł porządkuje trzy scenariusze i odsyła do konkretnych przepisów ustawy o rachunkowości. Materiał ma charakter edukacyjny – dotyczy jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe, w szczególności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spis treści

Rabat w wyniku operacyjnym

Rabat zmniejsza przychody netto ze sprzedaży, które stanowią element wyniku działalności operacyjnej. Art. 42 ust. 2 ustawy o rachunkowości definiuje wynik działalności operacyjnej jako różnicę między przychodami netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów (z uwzględnieniem dotacji, opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń, bez VAT i innych podatków bezpośrednio związanych z obrotem) oraz pozostałymi przychodami operacyjnymi a wartością sprzedanych produktów, towarów i materiałów oraz kosztami ogólnego zarządu, sprzedaży i pozostałymi kosztami operacyjnymi.

Z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Moment ujęcia przychodu trzeba dodatkowo czytać przez pryzmat nadrzędnych zasad rachunkowości: zasady memoriału, zasady współmierności przychodów i kosztów oraz zasady ostrożnej wyceny.

Z połączenia tych dwóch przepisów wynika reguła: korekty przychodów dotyczące sprzedaży za dany rok obrotowy – w tym wynikające z rabatów udzielonych do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego – ujmuje się w księgach tego roku, którego dotyczy korygowany przychód.

Rabat przed sporządzeniem sprawozdania

Gdy rabat zostaje udzielony po zakończeniu roku, ale przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za ten rok, podstawą zapisów księgowych jest wystawiona faktura korygująca. Korekta przychodu ze sprzedaży ewidencjonowana jest w roku, w którym dokonano sprzedaży objętej rabatem.

Warto pamiętać, że sposób wystawiania samych faktur korygujących wkrótce się zmieni. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF — od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT — faktury korygujące dokumentujące rabaty również będą wystawiane jako faktury ustrukturyzowane, a momentem ich wystawienia stanie się przesłanie do systemu.

Przykład 1

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością udzieliła rabatu nabywcy z tytułu sprzedanych w 2023 roku towarów. Rabat został przyznany na podstawie umowy z kontrahentem. Według postanowień umowy spółka udziela 5% rabatu i wystawia fakturę korygującą do końca I kwartału następnego roku pod warunkiem spełnienia limitów dostaw w każdym kwartale 2023 roku. 13 marca 2024 roku spółka wystawiła fakturę korygującą.

Korekta jest księgowana w roku 2023 w następujący sposób:

  • Wn konto 730 „Sprzedaż towarów” (zmniejszenie przychodu ze sprzedaży),
  • Wn konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (zmniejszenie VAT należnego),
  • Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” (zmniejszenie należności od odbiorcy).

Rabat po sporządzeniu, przed zatwierdzeniem

Gdy rabat powstaje po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, zastosowanie znajduje art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodujących, że założenie kontynuacji działalności nie jest uzasadnione, powinna odpowiednio zmienić sprawozdanie. Jednocześnie dokonuje stosownych zapisów w księgach roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy, oraz powiadamia biegłego rewidenta, który sprawozdanie bada lub zbadał.

Jeżeli zdarzenia po dniu bilansowym nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

W praktyce oznacza to, że rabat udzielony po sporządzeniu sprawozdania, ale przed jego zatwierdzeniem, nadal ewidencjonuje się w księgach rachunkowych roku, w którym dokonano sprzedaży objętej rabatem.

Przykład 2

Spółka z o.o. z poprzedniego przykładu wystawiła 29 marca 2024 roku fakturę korygującą sprzedaż za 2023 rok – już po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2023 rok, lecz przed jego zatwierdzeniem. Spółka może dokonać korekty zmniejszającej przychód za 2023 rok na podstawie wystawionej faktury korygującej albo na podstawie dowodu PK (Polecenie księgowania).

Wariant z fakturą korygującą wygląda jak w przykładzie 1.

Wariant z dowodem PK – ujęcie wiarygodnie oszacowanej kwoty rabatu w księgach 2023 roku:

  • Wn konto 730 „Sprzedaż towarów”,
  • Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Następnie w księgach rachunkowych za 2024 rok fakturę korygującą wystawioną 29 marca 2024 roku ujmuje się następująco:

  • Wn konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,
  • Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Rabat po zatwierdzeniu sprawozdania

Gdy rabat zostaje udzielony po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, zastosowanie znajduje art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na sprawozdanie finansowe po jego zatwierdzeniu, ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.

Innymi słowy – moment dowiedzenia się o rabacie po zatwierdzeniu zrywa zasadę współmierności w czasie. Korekta nie wraca do roku sprzedaży; trafia do roku bieżącego.

Faktura korygująca vs. dowód PK

W okresie pomiędzy sporządzeniem a zatwierdzeniem sprawozdania jednostka ma realny wybór dokumentu, na podstawie którego ujmuje rabat w księgach roku objętego rabatem. Wybór ma konsekwencje praktyczne.

Faktura korygująca – dokument zewnętrzny, kierowany do nabywcy, zawiera korektę VAT należnego. Ujęcie w księgach roku sprzedaży obejmuje pełny komplet kont (730, 222, 200).

Dowód PK – dokument wewnętrzny, oparty na wiarygodnie oszacowanej kwocie rabatu. Ujmuje wyłącznie zmniejszenie przychodu i odpowiadające mu zmniejszenie rozrachunku. VAT należny zostaje skorygowany dopiero w roku wystawienia faktury korygującej.

Wybór zależy m.in. od tego, czy faktura korygująca powstaje przed czy po zatwierdzeniu sprawozdania oraz od polityki rachunkowości jednostki w zakresie zdarzeń po dacie bilansu.

FAQ

W którym roku ujmuje się rabat udzielony w marcu po zakończeniu roku?

Co do zasady w roku, którego dotyczy sprzedaż objęta rabatem. Wynika to z art. 20 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o rachunkowości w połączeniu z zasadą współmierności.

Co zrobić, gdy rabat zostaje udzielony już po sporządzeniu sprawozdania?

Jeżeli przed jego zatwierdzeniem, należy zastosować art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości – ujęcie w księgach roku sprzedaży, zmiana sprawozdania, powiadomienie biegłego rewidenta, gdy sprawozdanie jest badane.

Czy zawsze trzeba korygować przychód w roku sprzedaży?

Nie. Jeżeli informacja o rabacie dociera po zatwierdzeniu sprawozdania, skutki ujmuje się w księgach roku otrzymania informacji – tak nakazuje art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Kiedy można wybrać dowód PK zamiast faktury korygującej?

Wówczas, gdy w okresie sporządzania sprawozdania znana jest wiarygodnie oszacowana kwota rabatu, ale faktura korygująca powstanie później. Dowód PK pozwala wprowadzić korektę przychodu jeszcze w księgach roku sprzedaży.

Czy informację o rabacie zamieszcza się także w informacji dodatkowej?

Tak, jeżeli zdarzenia po dniu bilansowym nie powodują zmiany stanu na dzień bilansowy. W takim wypadku art. 54 ust. 1 wprost wymaga wyjaśnień w informacji dodatkowej.

Podsumowanie

Trzy momenty udzielenia rabatu po zakończeniu roku obrotowego wymagają trzech różnych dróg księgowych. Przed sporządzeniem sprawozdania – korekta w roku sprzedaży na podstawie faktury korygującej. Między sporządzeniem a zatwierdzeniem – korekta w roku sprzedaży, na podstawie faktury korygującej lub dowodu PK, z ewentualną zmianą sprawozdania i powiadomieniem biegłego rewidenta. Po zatwierdzeniu – korekta w roku otrzymania informacji. Ustawa o rachunkowości porządkuje te przypadki w art. 20, 42 i 54. Zachowanie tej logiki zapewnia spójność wyniku operacyjnego oraz prawidłowe rozliczenie VAT należnego w kolejnych okresach.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry