Koszty rodzajowe: ewidencja w zespole 4 planu kont

Dowiesz się, czym są koszty rodzajowe i kiedy stosuje się układ rodzajowy
Zobaczysz wszystkie konta zespołu 4 z przykładami zapisów
Otrzymasz checklistę księgowania kosztów w wariancie porównawczym

Krótka odpowiedź

Koszty rodzajowe to koszty proste bieżącej działalności ewidencjonowane w zespole 4 zakładowego planu kont – amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i pozostałe koszty rodzajowe. Układ rodzajowy jest niezbędny do sporządzenia rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym.

Wstęp

Każda jednostka prowadząca pełne księgi rachunkowe wybiera w polityce rachunkowości sposób ewidencji kosztów działalności operacyjnej. Decyzja sprowadza się do układu rodzajowego (zespół 4), funkcjonalnego (zespół 5) lub obu jednocześnie. Wybór ten przekłada się bezpośrednio na wariant rachunku zysków i strat: porównawczy albo kalkulacyjny.

Niniejszy artykuł porządkuje koszty rodzajowe od strony zakładowego planu kont. Materiał ma charakter edukacyjny – dotyczy jednostek prowadzących pełną księgowość, w szczególności spółek. JDG rozliczające się PKPiR nie stosują kont zespołu 4 w opisanym tu znaczeniu.

Koszty operacyjne działalności

Koszty działalności operacyjnej to koszty dotyczące działalności podstawowej danej jednostki. Mogą być ewidencjonowane na kontach zespołu 4, zespołu 5 lub jednocześnie na obu zespołach kont.

Ewidencja w zespole 4 (układ rodzajowy) – rachunek zysków i strat sporządzany jest w wariancie porównawczym.
Ewidencja w zespole 5 (układ funkcjonalny) – rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym.
Ewidencja w obu zespołach jednocześnie – jednostka wybiera wariant rachunku zysków i strat oraz sposób kalkulacji wyniku finansowego.

Sposób ewidencji i rozliczania kosztów wskazuje polityka rachunkowości danej jednostki. Dokument ten zawiera informację o obowiązującym sposobie rozliczania kosztów – w układzie rodzajowym lub funkcjonalnym bądź za pomocą obu sposobów – oraz o wybranym wariancie rachunku zysków i strat.

Co obejmują koszty rodzajowe

Koszty według rodzajów działalności obejmują koszty operacyjne oraz koszty zarządu. Same koszty operacyjne dzielimy na koszty działalności:

podstawowej – związane bezpośrednio ze sprzedażą towarów i usług,
pomocniczej – związane z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. koszty mediów, remontów, usług biura rachunkowego, opłaty lokalne.

Koszty rodzajowe to koszty proste bieżącej działalności, poniesione w danym okresie sprawozdawczym w podziale na rodzaj. W układzie rodzajowym ujmuje się koszty faktycznie poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym, bez względu na okres, jakiego dotyczą. Podział ten umożliwia charakterystykę kosztów według ich rodzaju.

Układ rodzajowy jest niezbędny do ustalenia wyniku ze sprzedaży oraz wyniku finansowego netto. Przeniesienie kosztów rodzajowych bezpośrednio na wynik finansowy odbywa się przez konto 490 „rozliczenie kosztów rodzajowych”. To właśnie ten układ kosztów stosowany jest najczęściej przez przedsiębiorców prowadzących firmy handlowe.

Konta zespołu 4

Konta w układzie rodzajowym w zakładowym planie kont obejmują siedem podstawowych grup:

Konto 400 – amortyzacja – odpisy amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (umorzenie środków trwałych).

Konto 401 – zużycie materiałów i energii – obejmuje wartość materiałów wydanych z magazynu lub oddanych do zużycia (np. w procesie produkcyjnym) bezpośrednio po zakupie (bez magazynowania), a także koszty energii (elektrycznej, cieplnej, wodnej itp.).

Konto 402 – usługi obce – koszty usług i robót wykonywanych przez zewnętrzne podmioty na rzecz jednostki, m.in. usługi remontowe, księgowe, doradcze, transportowe, informatyczne, dzierżawy, pocztowe, bankowe.

Konto 403 – podatki i opłaty – koszty związane z zapłatą podatków i opłat dotyczących działalności (np. podatek od nieruchomości, inne podatki na rzecz miasta i gminy, podatek od środków transportu, opłaty skarbowe, sądowe).

Konto 404 – wynagrodzenia – koszty wynagrodzenia pieniężnego lub ekwiwalenty dla pracowników w kwotach brutto.

Konto 405 – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – koszty stanowiące narzuty na wynagrodzenia: składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, środki przeznaczone na szkolenia pracowników czy ochronę ich zdrowia.

Konto 409 – pozostałe koszty rodzajowe – koszty nieujęte w poprzednich kontach, np. koszty reklamy, koszty podróży służbowych, ubezpieczenia majątkowe.

Przykład 1

Przedsiębiorstwo produkcyjne prowadzące księgi rachunkowe i rozliczające koszty w zespole 4 poniosło w maju następujące koszty:

koszt energii elektrycznej hali produkcyjnej i biura,
wydanie materiałów do produkcji,
podatek od nieruchomości,
wynagrodzenie pracowników hali produkcyjnej i zarządu,
koszty reklamy.

Księgowanie wygląda następująco:

koszt energii elektrycznej hali produkcyjnej – zużycie materiałów i energii (konto 401),
wydanie materiałów do produkcji – zużycie materiałów i energii (konto 401),
podatek od nieruchomości – podatki i opłaty (konto 403),
wynagrodzenie pracowników hali produkcyjnej i zarządu – wynagrodzenia (konto 404),
koszty reklamy – pozostałe koszty rodzajowe (konto 409).

Czego nie księguje się w zespole 4

W zespole 4 nie księguje się następujących kosztów:

koszty sprzedanych wyrobów gotowych,
koszty sprzedanych usług,
wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia,
wartość sprzedanych materiałów w cenie zakupu/nabycia,
koszty finansowe, w tym związane z inwestycjami,
pozostałe koszty operacyjne.

Te kategorie ewidencjonowane są w zespole 7 zakładowego planu kont.

Wpływ na rachunek zysków i strat

Konsekwencją wyboru zespołu 4 jest wariant porównawczy rachunku zysków i strat. Pozycje kosztowe w tej formule prezentowane są w podziale na ich rodzaj (amortyzacja, zużycie, usługi obce, podatki, wynagrodzenia, ubezpieczenia, pozostałe). Wynik ze sprzedaży uzyskuje się przez zestawienie przychodów netto ze sprzedaży i zmiany stanu produktów z sumą kosztów rodzajowych.

W wariancie kalkulacyjnym (zespół 5) koszty prezentowane są w podziale funkcjonalnym – koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży, koszty ogólnego zarządu. Wybór formy musi być spójny z układem ewidencji wskazanym w polityce rachunkowości.

FAQ

Czym różni się zespół 4 od zespołu 5?

Zespół 4 obejmuje koszty proste w podziale rodzajowym (amortyzacja, materiały, usługi, wynagrodzenia). Zespół 5 grupuje koszty funkcjonalnie – po miejscach powstawania (produkcja, sprzedaż, zarząd). Wybór wpływa na wariant rachunku zysków i strat.

Czy można prowadzić ewidencję jednocześnie w zespole 4 i 5?

Tak. Jednostka, która prowadzi ewidencję w obu zespołach kont, wybiera wariant rachunku zysków i strat oraz sposób kalkulacji wyniku finansowego. Wymaga to wskazania w polityce rachunkowości.

Na jakim koncie księguje się koszty biura rachunkowego?

Koszty biura rachunkowego stanowią usługi obce i ewidencjonowane są na koncie 402. Tę samą logikę stosuje się dla usług doradczych, informatycznych czy remontowych.

Czy podatek od nieruchomości trafia na konto 403?

Tak. Podatek od nieruchomości oraz inne podatki i opłaty dotyczące działalności (m.in. podatek od środków transportu, opłaty skarbowe, sądowe) księguje się na koncie 403 „Podatki i opłaty”.

Na czym polega konto 490?

Konto 490 „Rozliczenie kosztów rodzajowych” służy do przenoszenia kosztów z zespołu 4 bezpośrednio na wynik finansowy. Jest to mechanizm domykający układ rodzajowy w wariancie porównawczym.

Czy wynagrodzenia księguje się brutto czy netto?

Na koncie 404 ewidencjonuje się wynagrodzenia w kwotach brutto. Składki ZUS obciążające pracodawcę trafiają osobno – na konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.

Podsumowanie

Układ rodzajowy kosztów (zespół 4) jest fundamentem rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Siedem kont – amortyzacja, materiały i energia, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, pozostałe koszty rodzajowe – obejmuje wszystkie koszty proste bieżącej działalności. Koszty sprzedanych produktów, towarów oraz koszty finansowe i pozostałe operacyjne pozostają poza zespołem 4 i ewidencjonowane są w zespole 7. Wybór układu wpisany jest w politykę rachunkowości jednostki i przekłada się bezpośrednio na formułę sprawozdania finansowego.