TL;DR:
- Dowiesz się, kto ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego lub oświadczenia do PFRON.
- Zobaczysz 4 przykłady sytuacji pracodawców i właściwe postępowanie w każdym z nich.
- Otrzymasz checklistę najczęstszych błędów przy składaniu dokumentów do PFRON.
—
Sprawozdanie finansowe do PFRON to dokument weryfikujący kondycję ekonomiczną pracodawcy ubiegającego się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Obowiązek jego złożenia nie dotyczy wszystkich podmiotów — kluczowe znaczenie mają status wielkości przedsiębiorcy oraz to, czy podmiot podlega obowiązkowi sprawozdawczemu wobec KRS. Termin złożenia dokumentacji za rok 2024 upływa 15 lipca 2025 roku.
Spis treści
- Czym jest sprawozdanie finansowe i kto je sporządza
- Obowiązek złożenia sprawozdania do PFRON — zakres podmiotowy
- Kto jest zwolniony z obowiązku sprawozdawczego wobec PFRON
- Termin złożenia i wymagana forma dokumentu
- Przekazanie przez KRS — automatyczne zwolnienie z odrębnego obowiązku
- Adresy oddziałów PFRON do przesyłania sprawozdań elektronicznych
- Najczęstsze błędy przy składaniu dokumentów do PFRON
- Przykłady z praktyki
- FAQ
- Podsumowanie
Czym jest sprawozdanie finansowe i kto je sporządza
Sprawozdanie finansowe to zestaw dokumentów ukazujących stan majątkowy i sytuację finansową danego podmiotu w ujęciu rocznym. Rok obrotowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Obowiązek corocznego sporządzania sprawozdań finansowych spoczywa na podmiotach, które prowadzą pełne księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości, albo dobrowolnie wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnych z tą ustawą.
Forma prawna podmiotu nie jest decydująca — obowiązek może dotyczyć zarówno osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, jak i podmiotów o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą być zwolnione z tego obowiązku, jeżeli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2 500 000 euro w walucie polskiej i nie prowadzą pełnej księgowości. Takie podmioty składają do Krajowego Rejestru Sądowego oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Obowiązek złożenia sprawozdania do PFRON — zakres podmiotowy
Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami jest udzielane przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Prawo do tego wsparcia jest uzależnione od spełnienia obowiązku sprawozdawczego, przy czym przepisy wyraźnie określają, których pracodawców ten obowiązek dotyczy.
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 roku w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, pracodawca o wielkości innej niż mikro- lub mały przedsiębiorca, ubiegający się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, ma obowiązek przedstawić PFRON:
- sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z przepisami o rachunkowości, albo
- oświadczenie wskazujące, że nie jest zobowiązany do sporządzania takich sprawozdań.
Obowiązek corocznego składania tych dokumentów do PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Liczba pracowników nie jest jedynym kryterium — decyduje też wielkość przedsiębiorcy (mikro, mały, średni, duży) określona w poz. 9 wniosku Wn-D.
Kto jest zwolniony z obowiązku sprawozdawczego wobec PFRON
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego lub oświadczenia o braku obowiązku jego sporządzania nie dotyczy następujących kategorii podmiotów:
- pracodawców prowadzących działalność w sektorach rolnictwa lub rybołówstwa — objęci są odrębnymi przepisami dotyczącymi pomocy publicznej,
- pracodawców o statusie mikro- lub małego przedsiębiorcy — wielkość wskazana w poz. 9 wniosku Wn-D oznaczona kodem 0 lub 1,
- pracodawców niebędących przedsiębiorcami — wielkość oznaczona w poz. 9 wniosku Wn-D kodem 4,
- beneficjentów ubiegających się wyłącznie o refundację składek na ubezpieczenia społeczne — składających jedynie wnioski Wn-U-G lub Wn-U-A.
Przedsiębiorca prowadzący JDG i zatrudniający pracownika z niepełnosprawnością, który mieści się w kategorii mikroprzedsiębiorcy, nie składa sprawozdania finansowego do PFRON. Składa wyłącznie oświadczenie o braku obowiązku sporządzania takiego sprawozdania.
Termin złożenia i wymagana forma dokumentu
Sprawozdanie finansowe za rok 2024 należy złożyć do PFRON do 15 lipca 2025 roku. Termin ten jest terminem prawa materialnego — przekroczenie go skutkuje konsekwencjami bezpośrednio wpływającymi na prawo do dofinansowania.
Podmiot zobowiązany do złożenia sprawozdania bezpośrednio do PFRON (z pominięciem ścieżki przez KRS) musi prawidłowo sporządzić dokument zgodnie z przepisami o rachunkowości, opatrzyć go kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym lub profilem zaufanym, a następnie przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail właściwego terytorialnie oddziału PFRON.
Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego również musi być złożone w wymaganym terminie. Samo przekonanie, że jako mikroprzedsiębiorca nie trzeba nic robić, jest błędem — brak oświadczenia może skutkować wstrzymaniem dofinansowania.
Przekazanie przez KRS — automatyczne zwolnienie z odrębnego obowiązku
Pracodawcy objęci obowiązkiem corocznego składania sprawozdania finansowego do KRS nie muszą odrębnie przesyłać tego dokumentu do PFRON. Krajowy Rejestr Sądowy automatycznie przekazuje otrzymane sprawozdania do właściwych oddziałów PFRON.
Oznacza to, że taki pracodawca spełnia swój obowiązek wobec PFRON przez terminowe złożenie sprawozdania do KRS — nie jest konieczne żadne dodatkowe działanie wobec PFRON, o ile sprawozdanie zostało złożone do KRS we właściwym terminie.
W razie stwierdzenia nieprawidłowości formalnych lub błędów finansowych w przesłanym dokumencie, PFRON może wezwać pracodawcę do ich uzupełnienia lub poprawy. Wezwanie takie wymaga niezwłocznej reakcji.
Adresy oddziałów PFRON do przesyłania sprawozdań elektronicznych
Poniżej zestawiono adresy e-mail właściwych terytorialnie oddziałów PFRON, na które pracodawcy niezobowiązani wobec KRS przesyłają sprawozdania finansowe lub oświadczenia:
| Oddział | Adres e-mail |
|---|---|
| Dolnośląski | [email protected] |
| Kujawsko-Pomorski | [email protected] |
| Lubelski | [email protected] |
| Lubuski | [email protected] |
| Łódzki | [email protected] |
| Małopolski | [email protected] |
| Mazowiecki | [email protected] |
| Opolski | [email protected] |
| Podkarpacki | [email protected] |
| Podlaski | [email protected] |
| Pomorski | [email protected] |
| Śląski | [email protected] |
| Świętokrzyski | [email protected] |
| Warmińsko-Mazurski | [email protected] |
| Wielkopolski | [email protected] |
| Zachodniopomorski | [email protected] |
Właściwość terytorialną ustala się według siedziby pracodawcy lub miejsca prowadzenia działalności. Przesłanie dokumentu na adres niewłaściwego oddziału może spowodować konieczność ponownego złożenia dokumentacji.
Najczęstsze błędy przy składaniu dokumentów do PFRON
Poniżej przedstawiono najczęstsze uchybienia, które prowadzą do wstrzymania dofinansowania lub konieczności ponownego złożenia dokumentacji.
Błąd 1: niezłożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzania sprawozdania
Mikroprzedsiębiorcy i mali przedsiębiorcy zatrudniający pracowników z niepełnosprawnościami nierzadko uznają, że skoro nie sporządzają sprawozdania finansowego, to żaden obowiązek wobec PFRON ich nie dotyczy. Tymczasem oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania jest równie wymagane i musi być złożone w terminie.
Błąd 2: przekroczenie terminu 15 lipca
Termin 15 lipca jest terminem ostatecznym dla dokumentacji za poprzedni rok obrotowy. Pracodawcy bywa kojarzą go z terminami podatkowymi lub ZUS i traktują elastycznie. Przekroczenie terminu skutkuje automatycznym wstrzymaniem wypłaty dofinansowania przez PFRON.
Błąd 3: założenie, że złożenie do KRS wystarczy bez kontroli terminu
Podmioty zobowiązane wobec KRS nie muszą osobno przesyłać sprawozdania do PFRON — ale muszą pilnować, by termin złożenia do KRS był zachowany. Opóźnienie w złożeniu do KRS oznacza, że PFRON nie otrzyma dokumentu na czas.
Błąd 4: brak kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego
Sprawozdanie lub oświadczenie przesyłane bezpośrednio do PFRON drogą elektroniczną musi być opatrzone kwalifikowanym certyfikatem albo profilem zaufanym. Dokument podpisany skanem podpisu odręcznego lub bez podpisu elektronicznego nie spełnia wymogu formy elektronicznej.
Błąd 5: przesłanie dokumentu na adres e-mail niewłaściwego oddziału
Lista adresów e-mail obejmuje 16 terytorialnych oddziałów PFRON. Przekazanie sprawozdania na adres oddziału, który nie jest właściwy według siedziby pracodawcy, może spowodować konieczność ponownego złożenia dokumentacji.
Błąd 6: błędne określenie wielkości przedsiębiorcy w poz. 9 wniosku Wn-D
Wielkość przedsiębiorcy — mikro, mały, średni, duży — określona kodem w poz. 9 wniosku Wn-D bezpośrednio wpływa na zakres obowiązków wobec PFRON. Nieprawidłowe wpisanie kodu może skutkować uznaniem wniosku za niezgodny z wymaganiami i wstrzymaniem dofinansowania.
Błąd 7: brak archiwizacji potwierdzenia wysłania
Pracodawca przesyłający dokument drogą elektroniczną powinien zachować potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail. W razie sporu co do terminowości złożenia, dowód dostarczenia wiadomości jest niezbędny.
Przykłady z praktyki
Przykład 1 — JDG z pracownikiem z niepełnosprawnością
Bartosz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia dwie osoby, w tym jedną z niepełnosprawnością. Nigdy nie składał sprawozdania finansowego do PFRON. Czy ma taki obowiązek?
Nie — jako mikroprzedsiębiorca Bartosz jest zwolniony z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego. Powinien jednak złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania w terminie do 15 lipca, jeśli ubiega się o dofinansowanie do wynagrodzeń.
Przykład 2 — podmiot składający sprawozdania do KRS
Igor prowadzi działalność, która wymaga corocznego składania sprawozdania finansowego do KRS. Zatrudnia 82 pracowników, w tym osoby z niepełnosprawnościami. Czy musi odrębnie przesyłać sprawozdanie do PFRON?
Nie — KRS przekazuje sprawozdanie do właściwego oddziału PFRON z urzędu. Igor nie musi podejmować żadnych dodatkowych działań wobec PFRON, o ile terminowo wywiązał się z obowiązku wobec KRS.
Przykład 3 — podmiot niezobowiązany wobec KRS
Weronika prowadzi działalność, która nie podlega obowiązkowi sprawozdawczemu wobec KRS. Zatrudnia 30 pracowników, w tym kilka osób z niepełnosprawnościami. Przychody roczne nie przekraczają 3 000 000 zł. Czy ma obowiązek wobec PFRON?
Tak — Weronika musi coroczne złożyć sprawozdanie finansowe bezpośrednio do PFRON w formie elektronicznej, z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, w terminie do 15 lipca.
Przykład 4 — brak aktualnego zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami
Natalia prowadzi podmiot składający sprawozdania do KRS. Aktualnie nie zatrudnia żadnej osoby z niepełnosprawnością. Czy musi złożyć sprawozdanie do PFRON?
Nie — brak aktualnego zatrudnienia pracowników z niepełnosprawnościami oznacza brak obowiązku wobec PFRON. Gdyby ponownie zatrudniła takie osoby, złożenie sprawozdania do KRS byłoby wystarczające.
FAQ
Czy mikroprzedsiębiorca prowadzący JDG musi składać sprawozdanie do PFRON?
Nie. Mikroprzedsiębiorcy prowadzący JDG są zwolnieni z obowiązku składania sprawozdania finansowego do PFRON. Mają jednak obowiązek złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzania takiego sprawozdania, jeśli ubiegają się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami.
Co się stanie, jeśli nie złożę dokumentacji w terminie do 15 lipca?
Przekroczenie terminu 15 lipca skutkuje wstrzymaniem przez PFRON wypłaty dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Obowiązek ten dotyczy zarówno samego sprawozdania finansowego, jak i oświadczenia o braku obowiązku jego sporządzania.
Czy muszę osobiście dostarczyć sprawozdanie do oddziału PFRON?
Nie. Sprawozdanie lub oświadczenie przesyłane bezpośrednio do PFRON musi być dostarczone wyłącznie drogą elektroniczną — na wskazany adres e-mail właściwego oddziału, podpisane kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym. Forma papierowa nie jest dopuszczalna.
Czy podmiot ubiegający się wyłącznie o refundację składek ZUS musi składać sprawozdanie do PFRON?
Nie. Beneficjenci składający wyłącznie wnioski Wn-U-G lub Wn-U-A (refundacja składek na ubezpieczenia społeczne) są zwolnieni z obowiązku składania dokumentacji finansowej do PFRON.
Jakie są konsekwencje błędów formalnych w złożonym dokumencie?
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PFRON wzywa pracodawcę do uzupełnienia lub poprawy dokumentu. Pracodawca powinien niezwłocznie zastosować się do wezwania, aby nie utracić prawa do dofinansowania.
Od ilu pracowników z niepełnosprawnościami powstaje obowiązek wobec PFRON?
Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, przy jednoczesnym braku statusu mikro- lub małego przedsiębiorcy. Sama liczba pracowników z niepełnosprawnościami nie jest jedynym kryterium — decyduje również wielkość przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów.
Czy pracodawca sektora rolnictwa podlega obowiązkowi sprawozdawczości wobec PFRON?
Nie. Pracodawcy prowadzący działalność w sektorach rolnictwa lub rybołówstwa są wprost wyłączeni z obowiązku składania sprawozdań finansowych lub oświadczeń do PFRON na zasadach ogólnych.
Podsumowanie
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do PFRON dotyczy pracodawców niebędących mikro- ani małym przedsiębiorcą, ubiegających się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Podmioty zobowiązane do corocznej sprawozdawczości wobec KRS nie muszą odrębnie przesyłać dokumentów do PFRON — Krajowy Rejestr Sądowy automatycznie przekazuje sprawozdania do właściwych oddziałów. Pozostałe podmioty spełniające kryteria muszą przesłać dokumentację elektronicznie do 15 lipca każdego roku. Przedsiębiorcy prowadzący JDG o statusie mikroprzedsiębiorcy składają wyłącznie oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego — pominięcie tego kroku może skutkować wstrzymaniem dofinansowania.
—