Faktura prognoza energii elektrycznej w kosztach JDG

Przez /

TL;DR

  • Dowiesz się, jak prawidłowo zaksięgować fakturę prognozę za energię elektryczną w zależności od polityki rachunkowości
  • Zobaczysz 2 modele ujęcia kosztu: przez czynne rozliczenia międzyokresowe oraz jako koszt jednorazowy
  • Otrzymasz checklistę decyzyjną do wyboru właściwego modelu oraz schemat dekretacji

—

Fakturę prognozę za energię elektryczną rozlicza się albo przez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (gdy kwota jest istotna i dotyczy przyszłych okresów), albo jednorazowo w koszty pozostałej działalności operacyjnej (gdy kwota jest nieistotna). Wybór zależy od przyjętych zasad polityki rachunkowości i od zasady istotności wynikającej z ustawy o rachunkowości.

—

Wstęp

Tomasz, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w branży usług biurowych, otrzymał w maju fakturę prognozę za zużycie energii elektrycznej obejmującą trzy kolejne miesiące. Nie wiedział, jak ująć ten dokument w kosztach — czy zaksięgować go od razu w całości, czy rozłożyć na okresy, których prognoza dotyczy. Problem jest typowy dla samozatrudnionych prowadzących uproszczoną lub pełną ewidencję kosztów.

Odpowiedź na to pytanie zależy od zasad polityki rachunkowości przyjętych przez jednostkę oraz od zasady istotności określonej w ustawie o rachunkowości. W dalszej części artykułu omówione zostaną oba modele postępowania, podstawy prawne oraz przykładowe dekretacje.

—

Spis treści

—

Zasada memoriału i współmierności a faktura prognoza

Zasada memoriału, wyrażona w art. 6 ustawy o rachunkowości, nakłada obowiązek ujęcia w księgach wszystkich przychodów i kosztów dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zasada współmierności uzupełnia to wymaganie: koszty powinny być przyporządkowane do tych samych okresów, co przychody, z którymi są związane.

Faktura prognoza za energię elektryczną obejmuje z definicji okresy przyszłe — kwota na dokumencie odnosi się do szacunkowego zużycia w miesiącach następujących po dacie wystawienia. Ujęcie całej kwoty jednorazowo w miesiącu otrzymania faktury naruszałoby zasadę współmierności, jeżeli prognoza dotyczy kolejnych miesięcy.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości każde zdarzenie gospodarcze musi trafić do ksiąg okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiło. Sam fakt otrzymania faktury to zdarzenie księgowe — jednak rozliczenie kosztu w czasie musi uwzględniać okresy, których prognoza dotyczy.

—

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów — model podstawowy

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są regulowane przez art. 39 ust. 1 i ust. 3 ustawy o rachunkowości. Jednostki stosują je, gdy koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisów dokonuje się stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera odrębnej definicji czynnych RMK — stosuje się do nich ogólną definicję aktywów z art. 3 ust. 1 pkt 12: kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ korzyści ekonomicznych.

Zastosowanie modelu RMK czynnych jest uzasadnione, gdy:

  • kwota faktury jest istotna w relacji do wyniku finansowego danego okresu,
  • faktura obejmuje zużycie w co najmniej dwóch kolejnych miesiącach,
  • jednostka przyjęła zasadę memoriałową jako dominującą w polityce rachunkowości.

Dyrektor IS w Katowicach w interpretacji z 25 listopada 2010 roku (nr IBPBI/2/423-1117/10/PP) wskazał, że wydatki poniesione w bieżącym okresie, które rażąco obniżałyby wynik tego okresu przy oczywistym związku z przychodami przyszłych okresów, należy aktywować i systematycznie odpisywać w ciężar kosztów stosownie do upływu czasu.

Schemat rozliczenia przez RMK czynne przebiega następująco:

  1. Faktura prognoza wpływa do jednostki — ujęcie całej kwoty brutto na koncie rozrachunków z dostawcami.
  2. VAT naliczony do odliczenia — zgodnie z ogólnymi zasadami odliczenia podatku naliczonego.
  3. Wartość netto trafia na konto kosztów rodzajowych (np. konto 401 „Zużycie materiałów i energii”).
  4. Następnie całość kosztu netto zostaje przeksięgowana bezpośrednio na konto 640 „Czynne RMK kosztów” (Wn 640 / Ma 401), bez pośrednictwa dodatkowych kont.
  5. W każdym miesiącu, którego dotyczy prognoza, dokonuje się odpisu proporcjonalnej części kosztu z konta 640 w ciężar właściwego konta kosztów rodzajowych (401).

—

Zasada istotności i możliwość ujęcia jednorazowego

Zasada istotności wynika z art. 4 ust. 1 i ust. 4a ustawy o rachunkowości oraz z art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym uznaje się za istotne, jeżeli ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje użytkowników sprawozdań.

Art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości dopuszcza stosowanie uproszczeń, o ile nie wpływają istotnie ujemnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Gdy kwota faktury prognozy jest nieistotna w relacji do skali działalności samozatrudnionego, możliwe jest ujęcie całości kosztu jednorazowo w miesiącu otrzymania dokumentu — jako koszty pozostałej działalności operacyjnej. Podstawę stanowi art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, który do pozostałych kosztów operacyjnych zalicza koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki.

Przy ocenie istotności należy uwzględnić:

  • relację kwoty faktury do miesięcznych obrotów lub wyniku finansowego jednostki,
  • czy jednorazowe ujęcie nie zakłóci obrazu wyniku za dany okres sprawozdawczy,
  • politykę rachunkowości jednostki — jeśli wyraźnie dopuszcza uproszczenie, ujęcie jednorazowe jest dozwolone.

Wycena składników aktywów i pasywów opiera się na zasadzie ostrożności z art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości, która nakazuje uwzględnienie w wyniku finansowym zmniejszeń wartości aktywów oraz wszystkich poniesionych kosztów operacyjnych. Gdy kwota jest nieistotna, ostrożność nie stoi na przeszkodzie uproszczeniu.

—

Przykład dekretacji — pełny rachunek kosztów

Karolina prowadzi jednoosobową działalność w zakresie obsługi administracyjnej biur. Stosuje pełny rachunek kosztów z kontami zespołu 4. W maju otrzymała fakturę prognozę za energię elektryczną za okres maj–lipiec. Wartość netto każdego miesiąca wynosi 1 000 zł netto, łącznie 3 000 zł netto, VAT 23% w kwocie 690 zł, brutto 3 690 zł.

Dekretacja faktury prognozy w maju:

Operacja Konto Wn Konto Ma Kwota
Faktura brutto konto 300 „Rozliczenie zakupu” konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” 3 690 zł
VAT naliczony do odliczenia konto 221 „VAT naliczony” konto 30 „Rozliczenie zakupu” 690 zł
Wartość netto — koszt rodzajowy konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii” konto 30 „Rozliczenie zakupu” 3 000 zł
Aktywowanie w RMK czynnych konto 640 „Czynne RMK kosztów” konto 401 „Zużycie materiałów i energii” 3 000 zł

Odpis miesięczny (maj, czerwiec, lipiec — każdy miesiąc osobno):

Operacja Konto Wn Konto Ma Kwota
Odpis RMK czynnych konto 401 „Zużycie materiałów i energii” konto 640 „Czynne RMK kosztów” 1 000 zł

Po trzech odpisach konto 640 zostaje wyzerowane, a koszt energii zostaje prawidłowo przypisany do każdego z miesięcy okresu prognozy.

—

Refakturowanie kosztów energii elektrycznej na najemców

Samozatrudniony wynajmujący lokal użytkowy i refakturujący koszty mediów na najemców powinien ujmować takie przychody jako pozostałe przychody operacyjne — zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości. Analogicznie koszty energii elektrycznej przeznaczone do dalszego refakturowania mogą być traktowane jako koszty pozostałej działalności operacyjnej.

Istotne jest zachowanie symetrii między kosztami a przychodami. Jeśli koszt ujmowany jest przez RMK czynne, to przychód z refaktury powinien być rozpoznawany w tym samym miesiącu, którego dotyczy prognoza. Zapewnia to zgodność z zasadą współmierności i zapobiega zniekształceniu wyniku finansowego za dany okres.

—

Podatek dochodowy a zasady rachunkowości

Dla samozatrudnionych prowadzących pełne księgi rachunkowe zasadnicze znaczenie ma rozróżnienie między rachunkowym a podatkowym ujęciem kosztów. NSA w wyroku z 25 stycznia 2001 roku (sygn. III SA 2295/99) wyraźnie wskazał, że przepisy ustawy o rachunkowości, w tym art. 39 ust. 1 dotyczący rozliczeń międzyokresowych, nie mogą rozstrzygać o tym, co i kiedy jest dochodem podatkowym — dochód ustala się wyłącznie na podstawie przepisów prawa podatkowego.

Oznacza to, że nawet jeśli jednostka aktywuje koszt faktury prognozy przez RMK czynne, moment zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów ustala się według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a nie ustawy o rachunkowości.

Dla przedsiębiorcy rozliczającego się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym kluczowe jest ustalenie, czy koszt jest poniesiony i definitywny w danym roku podatkowym. Przy fakturze prognozy, po której następuje faktura rozliczeniowa z korektą kwoty, konieczna może być weryfikacja momentu rozpoznania kosztu uzyskania przychodu.

—

Checklist — który model wybrać

Poniższa tabela pozwala dobrać właściwy model księgowania faktury prognozy za energię elektryczną:

Kryterium Model RMK czynne Model jednorazowy
Kwota faktury Istotna — zakłóciłaby obraz wyniku Nieistotna dla obrazu wyniku finansowego
Liczba objętych miesięcy Co najmniej 2 kolejne okresy Jeden miesiąc lub kwota pomijalna
Polityka rachunkowości Wymaga rozliczeń międzyokresowych Dopuszcza uproszczenia z art. 4 ust. 4
Wpływ na wynik finansowy Bez rozliczenia w czasie wynik byłby zniekształcony Brak istotnego wpływu na wynik
Podstawa prawna art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości

Gdy samozatrudniony ma wątpliwości co do istotności kwoty, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu RMK czynnych — jest to podejście konserwatywne, zgodne z zasadą ostrożności z art. 7 ustawy o rachunkowości.

—

FAQ

Czy JDG prowadząca KPiR może stosować czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów?

Czynne RMK są właściwe dla jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe (ustawowy obowiązek lub dobrowolne przejście). Przedsiębiorca rozliczający się przez KPiR stosuje zasady podatkowe, nie rachunkowe — a ustawa o PIT przewiduje odrębne reguły dotyczące momentu zaliczenia kosztów.

Co zrobić, gdy rzeczywiste zużycie energii różni się od prognozy?

Po otrzymaniu faktury rozliczeniowej konieczna jest korekta kosztu za odpowiednie miesiące. Różnica między prognozą a faktycznym zużyciem ujmowana jest na stronie Wn lub Ma konta kosztów w miesiącu otrzymania dokumentu rozliczeniowego.

Czy VAT z faktury prognozy podlega odliczeniu od razu?

Co do zasady tak — prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym jednostka otrzymała fakturę, o ile nabycie dotyczy działalności opodatkowanej. Kwestia rozliczenia kosztu w czasie przez RMK pozostaje bez wpływu na moment odliczenia podatku naliczonego.

Jak długo przechowywać faktury prognozowe?

Faktury jako dowody księgowe podlegają ogólnym zasadom archiwizacji — co do zasady przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zasady wynikają z przepisów podatkowych oraz z art. 74 ustawy o rachunkowości.

Czy brak pisemnej polityki rachunkowości zwalnia z obowiązku stosowania RMK?

Brak formalnie przyjętej polityki rachunkowości stanowi naruszenie art. 10 ustawy o rachunkowości, który nakazuje jej pisemne opracowanie. Samozatrudniony zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien posiadać dokumentację polityki rachunkowości, w tym zasady dotyczące rozliczeń międzyokresowych.

Kiedy ujęcie jednorazowe jest zawsze prawidłowe?

Gdy faktura prognozy dotyczy jednego miesiąca kalendarzowego, a kwota jest nieistotna dla wyniku finansowego — jednorazowe ujęcie w kosztach jest prawidłowe i nie wymaga dodatkowego uzasadnienia. Wystarczy, że polityka rachunkowości dopuszcza takie uproszczenie.

Jak postąpić, gdy dostawca wystawia faktury prognozujące za kilka minionych miesięcy?

Faktury prognozujące dotyczące zamkniętych już okresów ujmuje się w miesiącu ich otrzymania — zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Gdy kwota jest istotna i dotyczy zamkniętych już okresów sprawozdawczych, konieczna może być ocena, czy zachodzi potrzeba korekty wyniku poprzedniego okresu.

—

Podsumowanie merytoryczne

Faktura prognoza za energię elektryczną może być zaksięgowana na dwa sposoby. Gdy kwota jest istotna dla wyniku finansowego i obejmuje kilka przyszłych miesięcy, właściwy jest model czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów oparty na art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości — zapewnia zgodność z zasadą memoriału i współmierności z art. 6 ustawy o rachunkowości. Gdy kwota jest nieistotna, polityka rachunkowości może dopuścić uproszczenie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i jednorazowe ujęcie w kosztach pozostałej działalności operacyjnej.

Niezależnie od wybranego modelu: VAT naliczony odlicza się w bieżącym okresie, refakturowanie na najemców traktuje się jako pozostałe przychody operacyjne, a moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ustala się według przepisów podatkowych — nie rachunkowych. Wybór modelu powinien wynikać z polityki rachunkowości i być w niej udokumentowany.

—

Krok po kroku w systemie Fiskomat

Krok 1 — Wprowadzenie faktury prognozy do systemu

W sekcji dokumentów zakupowych wprowadź fakturę prognozę za energię elektryczną. Uzupełnij datę wystawienia, datę wpływu, numer dokumentu, wartość netto, kwotę VAT i wartość brutto.

Krok 2 — Wybór konta kosztowego

Wskaż właściwe konto kosztów odpowiadające wydatkowi na energię elektryczną — system powinien podpowiedzieć konto na podstawie wcześniejszej konfiguracji planu kont.

Krok 3 — Aktywowanie rozliczenia w czasie

Jeśli faktura obejmuje kilka miesięcy i kwota jest istotna, wybierz opcję rozliczenia międzyokresowego. Podaj datę początku i końca okresu prognozy — system wyliczy miesięczne odpisy proporcjonalnie.

Krok 4 — Odliczenie VAT naliczonego

Zweryfikuj, że VAT z faktury prognozy trafił do rejestru VAT naliczonego za bieżący okres rozliczeniowy. Prawo do odliczenia powstaje w momencie otrzymania faktury.

Krok 5 — Kontrola konta RMK czynnych

Po każdym odpisie miesięcznym sprawdź saldo konta czynnych rozliczeń międzyokresowych — powinno maleć proporcjonalnie, aż do wyzerowania po ostatnim miesiącu okresu prognozy.

Krok 6 — Ujęcie faktury rozliczeniowej

Po otrzymaniu faktury za rzeczywiste zużycie wprowadź dokument rozliczeniowy i skoryguj różnicę między prognozą a stanem faktycznym. Różnicę ujmuj w miesiącu otrzymania dokumentu korygującego.

Fakturę zakupową i fakturę rozliczeniową wprowadzasz w zakładce Koszty. Rozliczenie międzyokresowe kosztów — w tym kontrolę salda konta RMK czynnych i miesięczne odpisy — prowadzisz w zakładce Księga główna.

Co warto przeczytać dalej

Faktura prognozowa za energię to częsty przykład szerszego problemu z rozliczaniem kosztów w czasie — poniżej, jak podejść do niego systemowo.

Przewijanie do góry