TL;DR
- Dowiesz się, kiedy i w jakim terminie zgłosić miejsce prowadzenia KPiR oraz kto ma obowiązek prowadzenia uproszczonej księgowości
- Zobaczysz 3 przykłady przedsiębiorców prowadzących JDG oraz tabelę kto musi, a kto nie musi prowadzić KPiR
- Otrzymasz checklistę danych do informacji o przekazaniu KPiR biuru rachunkowemu
—
Przedsiębiorca rozliczający podatek dochodowy według skali podatkowej lub liniowo prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wraz z założeniem księgi pojawia się odrębny obowiązek formalny – zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR u naczelnika właściwego urzędu skarbowego. To czynność, którą samozatrudniony łatwo pomija, koncentrując się na samych zapisach w księdze.
Obowiązek dotyczy zarówno tych, którzy prowadzą księgę samodzielnie, jak i tych, którzy zlecają ją biuru rachunkowemu. Termin liczy się w dniach, a forma zgłoszenia jest pisemna. Poniższy materiał wyjaśnia, kiedy zgłoszenie jest wymagane, w jakim terminie je złożyć oraz jakie dane podać przy powierzeniu księgi zewnętrznemu biuru.
Spis treści
- Kto prowadzi KPiR i kogo dotyczy zgłoszenie
- Kiedy zgłasza się miejsce prowadzenia uproszczonej księgowości
- Kto nie musi prowadzić KPiR
- Termin 20 dni i forma zgłoszenia
- Prowadzenie KPiR przez biuro rachunkowe
- Przykłady przedsiębiorców JDG
- FAQ – najczęstsze pytania
- Podsumowanie
Kto prowadzi KPiR i kogo dotyczy zgłoszenie
Podatkowa księga przychodów i rozchodów to forma uproszczonej księgowości. Prowadzą ją przedsiębiorcy, którzy rozliczają podatek dochodowy według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. To rozwiązanie typowe dla jednoosobowych działalności gospodarczych o niewielkiej skali, dla których pełne księgi rachunkowe nie są wymagane.
Z prowadzeniem księgi łączy się obowiązek zgłoszenia miejsca jej prowadzenia. Adresatem zgłoszenia jest naczelnik właściwego urzędu skarbowego, a właściwość ustala się według miejsca zamieszkania podatnika. Obowiązek nie zależy od tego, czy księgę prowadzi sam przedsiębiorca, czy zewnętrzne biuro.
Zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR składa zatem zarówno samozatrudniony prowadzący księgę samodzielnie, jak i ten, który korzysta z usług biura rachunkowego. W obu sytuacjach urząd skarbowy powinien wiedzieć, gdzie fizycznie znajduje się dokumentacja podatkowa związana z działalnością.
Kiedy zgłasza się miejsce prowadzenia uproszczonej księgowości
Ustawa przewiduje konkretne sytuacje, w których przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia faktu i miejsca prowadzenia uproszczonej księgowości. Nie chodzi o czynność powtarzaną co roku, lecz o moment, w którym zmienia się sposób rozliczania działalności.
Pierwsza sytuacja to rozpoczęcie działalności gospodarczej. Wraz z założeniem firmy i wyborem opodatkowania na zasadach ogólnych lub liniowo pojawia się obowiązek prowadzenia KPiR, a więc i zgłoszenia miejsca jej prowadzenia.
Druga sytuacja to zmiana formy rozliczenia z ryczałtu na zasady ogólne. Przejście z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na ogólną formę uproszczoną oznacza konieczność założenia KPiR, czego wcześniej ryczałtowiec nie prowadził.
Trzecia sytuacja to zmiana z ksiąg rachunkowych na KPiR. Gdy przedsiębiorca rezygnuje z pełnych ksiąg rachunkowych i przechodzi na księgowość uproszczoną, również powstaje obowiązek zgłoszenia miejsca jej prowadzenia.
Kto nie musi prowadzić KPiR
Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ustawa wskazuje grupy, które są z tego obowiązku zwolnione, a tym samym nie zgłaszają miejsca prowadzenia KPiR.
Poniższa tabela zestawia, kto prowadzi księgę i podlega zgłoszeniu, a kto jest z obowiązku wyłączony.
| Prowadzi KPiR i zgłasza miejsce | Nie prowadzi KPiR |
|---|---|
| Rozliczający według skali podatkowej | Opłacający podatek w formie zryczałtowanej |
| Rozliczający podatkiem liniowym | Wykonujący wyłącznie przewóz osób i towarów taborem konnym |
| Prowadzący księgę samodzielnie | Adwokaci wykonujący zawód wyłącznie w zespole adwokackim |
| Korzystający z biura rachunkowego | – |
Z obowiązku prowadzenia KPiR zwolnieni są zatem przedsiębiorcy opłacający podatek w formie zryczałtowanej. Ryczałt opiera się na ewidencji przychodów, a nie na księdze przychodów i rozchodów.
Obowiązku nie mają również przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie usługi przewozu taborem konnym oraz adwokaci wykonujący swój zawód wyłącznie w zespole adwokackim. Są to wyraźnie wskazane w przepisach wyjątki od reguły ogólnej.
Termin 20 dni i forma zgłoszenia
Zgłoszenia miejsca prowadzenia KPiR dokonuje się w określonym terminie. Przedsiębiorca powinien zgłosić miejsce prowadzenia księgi w terminie 20 dni od założenia KPiR. Liczy się zatem moment założenia księgi, a nie data rozpoczęcia samej działalności.
Zgłoszenie ma formę pisemną i kierowane jest do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania podatnika. Pismo powinno jednoznacznie wskazywać miejsce, w którym księga jest prowadzona.
Zgłoszenie nie zawsze jest jednak wymagane przez urzędy skarbowe. Niekiedy wystarczy samo zgłoszenie faktu prowadzenia KPiR na druku CEIDG w ramach wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Zakres wymaganego zgłoszenia zależy od podejścia konkretnego urzędu.
Z uwagi na rozbieżności w praktyce warto, przed złożeniem zgłoszenia, sprawdzić aktualne brzmienie przepisów oraz wymogi właściwego urzędu skarbowego. Pozwala to ustalić, czy w danym przypadku konieczne jest odrębne pismo, czy wystarcza dane przekazane przez CEIDG.
Prowadzenie KPiR przez biuro rachunkowe
Powierzenie księgi zewnętrznemu biuru nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków względem urzędu. Samozatrudniony, który zleca prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, nadal musi dopełnić kilku formalności.
Po pierwsze, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić w siedzibie firmy ewidencję sprzedaży. Mimo przekazania księgi na zewnątrz, bieżąca ewidencja sprzedaży pozostaje w miejscu prowadzenia działalności.
Po drugie, podatnik musi poinformować naczelnika urzędu skarbowego o przekazaniu prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu. To odrębny obowiązek informacyjny związany ze zmianą faktycznego miejsca prowadzenia księgi.
W informacji kierowanej do naczelnika powinny znaleźć się trzy elementy:
- nazwa i adres biura rachunkowego, któremu powierzono prowadzenie księgi,
- miejsce prowadzenia KPiR, czyli gdzie księga jest faktycznie prowadzona,
- miejsce przechowywania KPiR oraz dowodów związanych z jej prowadzeniem.
Komplet tych danych pozwala urzędowi ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja podatkowa i kto odpowiada za jej prowadzenie. Brak któregokolwiek z elementów czyni informację niepełną.
Przykłady przedsiębiorców JDG
Poniższe winiety pokazują, jak obowiązek zgłoszenia miejsca prowadzenia KPiR wygląda w różnych układach prowadzenia księgi. Wszystkie dotyczą osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Przykład 1 – rozpoczęcie działalności i księga samodzielna
Michał otwiera warsztat rowerowy i wybiera opodatkowanie według skali podatkowej. Zakłada KPiR i prowadzi ją samodzielnie w swoim lokalu. W terminie 20 dni od założenia księgi składa do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pisemne zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR.
Przykład 2 – przejście z ryczałtu na zasady ogólne
Ewelina prowadzi usługi kosmetyczne i dotychczas rozlicza się ryczałtem. Od nowego roku przechodzi na ogólną formę uproszczoną i zakłada KPiR. Zmiana formy rozliczenia rodzi obowiązek zgłoszenia faktu oraz miejsca prowadzenia uproszczonej księgowości, którego wcześniej, jako ryczałtowiec, nie miała.
Przykład 3 – księga prowadzona przez biuro rachunkowe
Sebastian prowadzi hurtownię części samochodowych i zleca prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu. Mimo to w siedzibie firmy prowadzi ewidencję sprzedaży. Dodatkowo informuje naczelnika urzędu skarbowego o przekazaniu księgi biuru, podając jego nazwę i adres, miejsce prowadzenia KPiR oraz miejsce przechowywania księgi i dowodów.
FAQ – najczęstsze pytania
Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy według skali podatkowej lub liniowo. To uproszczona forma księgowości typowa dla jednoosobowych działalności nieobjętych obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W jakim terminie należy zgłosić miejsce prowadzenia KPiR?
Miejsce prowadzenia KPiR zgłasza się w terminie 20 dni od założenia księgi. Zgłoszenie ma formę pisemną i kierowane jest do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, ustalanego według miejsca zamieszkania podatnika.
Czy zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR zawsze jest wymagane?
Nie zawsze. Zgłoszenie to nie zawsze jest wymagane przez urzędy skarbowe. Niekiedy wystarczy zgłoszenie faktu prowadzenia KPiR na druku CEIDG. Zakres wymaganego zgłoszenia zależy od podejścia konkretnego urzędu skarbowego.
Kiedy powstaje obowiązek zgłoszenia uproszczonej księgowości?
Obowiązek powstaje przy rozpoczęciu działalności gospodarczej, przy zmianie rozliczenia z formy ryczałtowej na ogólną formę uproszczoną oraz przy zmianie sposobu prowadzenia księgowości z ksiąg rachunkowych na uproszczoną.
Kto nie musi prowadzić KPiR?
Obowiązku nie mają przedsiębiorcy opłacający podatek dochodowy w formie zryczałtowanej, przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym oraz adwokaci wykonujący swój zawód wyłącznie w zespole adwokackim.
Co zgłasza przedsiębiorca, który zleca księgę biuru rachunkowemu?
Taki przedsiębiorca prowadzi w siedzibie firmy ewidencję sprzedaży oraz informuje naczelnika urzędu skarbowego o przekazaniu księgi. W informacji podaje nazwę i adres biura, miejsce prowadzenia KPiR oraz miejsce przechowywania księgi i dowodów.
Według jakiego urzędu ustala się właściwość dla zgłoszenia?
Właściwość naczelnika urzędu skarbowego ustala się według miejsca zamieszkania podatnika. To do naczelnika tego urzędu kierowane jest pisemne zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR.
Podsumowanie
Zgłoszenie miejsca prowadzenia KPiR to obowiązek formalny towarzyszący prowadzeniu uproszczonej księgowości przez przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej lub liniowo. Zgłoszenie składa się na piśmie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, ustalanego według miejsca zamieszkania podatnika, w terminie 20 dni od założenia księgi.
Obowiązek zgłaszania faktu i miejsca prowadzenia księgowości powstaje przy rozpoczęciu działalności, przy przejściu z ryczałtu na zasady ogólne oraz przy rezygnacji z ksiąg rachunkowych na rzecz KPiR. Z obowiązku prowadzenia KPiR zwolnieni są ryczałtowcy, przewoźnicy taborem konnym oraz adwokaci działający wyłącznie w zespole adwokackim.
Powierzenie księgi biuru rachunkowemu nie kończy obowiązków podatnika. Nadal prowadzi on w siedzibie firmy ewidencję sprzedaży oraz informuje naczelnika o przekazaniu księgi, podając nazwę i adres biura, miejsce prowadzenia KPiR oraz miejsce przechowywania księgi i dowodów. Ponieważ urzędy różnie podchodzą do samego zgłoszenia, przed jego złożeniem warto potwierdzić aktualne wymogi właściwego urzędu.
—