Przejscie z KPiR na ksiegi rachunkowe: kiedy i jak

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, kiedy przekroczenie 2 500 000 euro (próg obowiązuje od 2025 r.; 10 646 500 zł w 2026 r.) wymusza przejście z KPiR na księgi rachunkowe
  • Zobaczysz 2 przykłady progu przychodów oraz moment zmiany formy ewidencji
  • Otrzymasz checklistę zamknięcia KPiR i otwarcia ksiąg rachunkowych

Krótka odpowiedź

Przejście z KPiR na księgi rachunkowe jest obowiązkowe, gdy przychody netto ze sprzedaży za dany rok przekroczą równowartość 2 500 000 euro (próg obowiązuje od 2025 r.; w 2026 r. równowartość wynosi 10 646 500 zł; do 2024 r. próg wynosił 2 000 000 euro). Pełną rachunkowość prowadzi się od początku następnego roku. Wcześniej należy zamknąć podatkową księgę, sporządzić spis z natury, inwentarz oraz bilans otwarcia i otworzyć księgi rachunkowe.

Spis treści

Dwie formy prowadzenia rachunkowości

Każdy prowadzący działalność gospodarczą ustala wysokość zobowiązania podatkowego na podstawie odpowiednich ksiąg. Polski system przewiduje dwa sposoby prowadzenia rachunkowości: podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz księgi rachunkowe.

Pomiędzy tymi formami nie istnieje sztywny podział. Samozatrudniony może, a niekiedy musi, przejść z jednej formy ewidencji na drugą. Decyduje o tym wysokość osiągniętych przychodów oraz własna decyzja przedsiębiorcy.

Podatkowa księga służy uproszczonemu rozliczeniu i opiera się na zapisie przychodów oraz kosztów. Księgi rachunkowe to pełna rachunkowość, oparta na zasadach ustawy o rachunkowości i obejmująca bilans oraz pełną ewidencję operacji.

Kiedy powstaje obowiązek przejścia

Kryterium rozgraniczające obie formy wskazuje ustawa o rachunkowości. To ona określa, kiedy zamiast podatkowej księgi należy prowadzić księgi rachunkowe.

Obowiązek przejścia z KPiR na księgi rachunkowe dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność, gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów (od 2025 r. bez operacji finansowych) w danym roku przekroczą równowartość 2 500 000 euro (próg obowiązuje od 2025 r.; w 2026 r. to 10 646 500 zł; do 2024 r. próg wynosił 2 000 000 euro). Przekroczenie tego progu uruchamia obowiązek pełnej rachunkowości.

Zmiana formy następuje od następnego roku po przekroczeniu wskazanego limitu przychodów. Rok, w którym próg został przekroczony, prowadzący JDG kończy jeszcze na podatkowej księdze, a od jego początku kolejnego roku rozpoczyna księgi rachunkowe.

Przykład 1.

Osoba fizyczna prowadziła od początku roku podatkową księgę przychodów i rozchodów. W tym roku jej przychody netto wyniosły 2 200 000 euro. Oznacza to, że od początku następnego roku przedsiębiorca jest zobligowany prowadzić księgi rachunkowe.

Przykład 2.

Samozatrudniony Bartosz osiągnął w danym roku przychód netto na poziomie 1 450 000 euro. Próg ustawowy nie został przekroczony, dlatego Bartosz może nadal prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Obowiązek przejścia na pełną rachunkowość u niego nie powstaje.

Jak ustalić limit przychodów

Ustalenie, czy próg został osiągnięty, wymaga porównania właściwych wartości. W tym celu zestawia się ze sobą przychody z kolumny 11 „Razem przychód” podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Limit wyrażono w euro, dlatego konieczne jest przeliczenie na złote polskie. Kurs euro przelicza się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, od którego należy rozpocząć dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych.

Dopiero porównanie tak ustalonej równowartości w złotych z sumą przychodów z kolumny 11 (od 2026 r.; wcześniej kolumna 9) pozwala stwierdzić, czy próg 2 500 000 euro (obowiązujący od 2025 r.) został przekroczony. Przed ustaleniem wyniku sprawdź aktualny kurs ogłoszony przez NBP na właściwy dzień.

Dobrowolne przejście na księgi rachunkowe

Przejście na pełną rachunkowość nie zawsze wynika z przekroczenia limitu. Osoby fizyczne mogą od początku następnego roku obrotowego dobrowolnie stosować przepisy ustawy o rachunkowości, czyli prowadzić księgi rachunkowe, nawet gdy przychody są niższe od aktualnego progu obowiązkowego.

Dobrowolne przejście wiąże się z dodatkowym obowiązkiem informacyjnym. Przed rozpoczęciem roku obrotowego podmiot jest obowiązany zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Brak takiego zawiadomienia w terminie oznacza, że dobrowolne przejście nie zostaje skutecznie zgłoszone. Dlatego zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego należy złożyć przed początkiem roku obrotowego, od którego mają obowiązywać księgi rachunkowe.

Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca rozpoczyna pełną rachunkowość od początku następnego roku. Wcześniej musi jednak zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Zamknięcie księgi wymaga kilku czynności. Niezbędne jest podsumowanie wszystkich kolumn księgi, przeprowadzenie spisu z natury towarów i materiałów oraz ustalenie wyniku z prowadzonej działalności.

Spis z natury wpływa bezpośrednio na dochód. Wartość spisu z natury na początek i koniec okresu, za który dochód jest ustalany, należy do elementów kształtujących ten dochód. Obowiązek sporządzania spisu wynika z uproszczeń przyjętych w prowadzeniu podatkowej księgi.

Sporządzenie spisu z natury na początek i koniec okresu umożliwia ustalenie zmiany stanu zapasów w postaci towarów handlowych i materiałów. Bez tej informacji nie da się prawidłowo ustalić dochodu za okres prowadzenia podatkowej księgi.

Otwarcie ksiąg rachunkowych krok po kroku

Na przedsiębiorcę przechodzącego z podatkowej księgi na księgi rachunkowe nałożono szereg czynności. Wykonuje się je w określonej kolejności, zaczynając od ustalenia stanu majątku.

W pierwszej kolejności należy:

  • sporządzić inwentaryzację majątku firmy oraz źródeł jego finansowania,
  • określić i wprowadzić dokumentację przyjętych zasad rachunkowości,
  • sporządzić bilans otwarcia na podstawie zatwierdzonego inwentarza,
  • otworzyć księgi rachunkowe,
  • ewidencjonować operacje gospodarcze oraz uogólniać wyniki w formie sprawozdań, zgodnie z zasadami rachunkowości.

Pierwszą czynnością jest sporządzenie inwentarza. Przez inwentarz rozumie się wykaz posiadanych na początku roku składników majątku przedsiębiorcy. To od niego zależą kolejne kroki.

Określenie i wprowadzenie zasad (polityki) rachunkowości powinno obejmować co najmniej: rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. W ramach tego ostatniego wskazuje się system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę zapisów.

Bilans otwarcia i zasada równowagi

Kolejnym obowiązkowym elementem jest sporządzenie bilansu otwarcia. Bilans to zestawienie środków gospodarczych, czyli aktywów, oraz źródeł ich finansowania, czyli pasywów, sporządzone na dany dzień.

Aktywa i pasywa przedstawiają ten sam majątek jednostki gospodarczej z różnej perspektywy. Aktywa pokazują, czym jednostka dysponuje, a pasywa wskazują, skąd pochodzi finansowanie tych składników.

Z tego powodu przy sporządzaniu bilansu obowiązuje zasada równowagi bilansowej. Zgodnie z nią ogólna kwota aktywów musi być równa łącznej sumie pasywów. Naruszenie tej równowagi oznacza błąd w bilansie otwarcia.

FAQ

Kiedy trzeba przejść z KPiR na księgi rachunkowe?

Obowiązek powstaje, gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów (od 2025 r. bez operacji finansowych) za dany rok przekroczą równowartość 2 500 000 euro (próg obowiązuje od 2025 r.; w 2026 r. to 10 646 500 zł; do 2024 r. – 2 000 000 euro). Księgi rachunkowe prowadzi się wtedy od początku następnego roku.

Po jakim kursie przelicza się limit ksiąg rachunkowych?

Kurs euro przelicza się po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, od którego rozpoczyna się prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Które przychody porównuje się z limitem?

Z limitem zestawia się przychody z kolumny 11 „Razem przychód” podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To ich suma decyduje o przekroczeniu progu.

Czy można prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie?

Tak. Osoby fizyczne mogą dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe nawet poniżej limitu. Przed rozpoczęciem roku obrotowego należy zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Co trzeba zrobić przed zamknięciem KPiR?

Należy podsumować wszystkie kolumny księgi, przeprowadzić spis z natury towarów i materiałów oraz ustalić wynik z prowadzonej działalności za okres prowadzenia podatkowej księgi.

Czym jest bilans otwarcia?

Bilans otwarcia to zestawienie aktywów i pasywów sporządzone na dany dzień na podstawie zatwierdzonego inwentarza. Obowiązuje w nim zasada równowagi: suma aktywów równa się sumie pasywów.

Od kiedy zaczyna się prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Pełną rachunkowość prowadzi się od początku następnego roku po roku, w którym przekroczono limit przychodów. Rok przekroczenia kończy się jeszcze na podatkowej księdze.

Podsumowanie

Przejście z KPiR na księgi rachunkowe opiera się na kilku spójnych zasadach:

  • obowiązek powstaje po przekroczeniu równowartości 2 500 000 euro (próg obowiązuje od 2025 r.; w 2026 r. to 10 646 500 zł; do 2024 r. – 2 000 000 euro) przychodów netto,
  • limit przelicza się po kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego,
  • pełną rachunkowość prowadzi się od początku następnego roku,
  • przed zmianą zamyka się podatkową księgę i sporządza inwentarz, spis z natury oraz bilans otwarcia.

Samozatrudniony, który ustali poprawnie sumę przychodów z kolumny 11 i zachowa kolejność czynności, przejdzie na księgi rachunkowe bez ryzyka błędu w bilansie otwarcia. Pozwala to uniknąć rozpoczęcia pełnej rachunkowości od niezbilansowanego stanu majątku.

—

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry