Zagraniczny VAT a ksiegi rachunkowe — jak ująć zwrot

Przez /

TL;DR

  • Dowiesz sie, jak ująć zagraniczny zwrot podatku VAT w ksiegach rachunkowych
  • Zobaczysz 3 warianty ewidencji w zależności od pewności uzyskania zwrotu
  • Otrzymasz checklistę kroków i typowych błędów przy rozliczaniu VAT-REFUND

—

Featured snippet: Zagraniczny podatek VAT z innego kraju UE ujmuje się w ksiegach rachunkowych na koncie rozrachunkowym 224 „Rozrachunki z tytułu podatku od wartości dodanej”. Zapis przy pewności odzysku: Wn 224 / Ma 30, a po wpływie: Wn 130 lub 131 / Ma 224. Gdy zwrot jest niepewny, VAT trafia w koszty operacyjne na konto 40, a ewentualny zwrot na konto 760.

—

Wstęp

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który regularnie ponosi wydatki za granicą — na paliwo, hotele, opłaty za autostrady czy udział w targach — nierzadko płaci tamtejszy podatek od wartości dodanej. Odzyskanie tych kwot przez procedurę VAT-REFUND jest prawnie możliwe, jednak wymaga prawidłowego odzwierciedlenia w ewidencji księgowej.

Niniejszy artykuł wyjaśnia, jak samozatrudniony prowadzący pełne ksiegi rachunkowe powinien ująć zagraniczny podatek VAT w chwili poniesienia wydatku, a następnie w momencie faktycznego zwrotu — z uwzględnieniem różnic kursowych, gdy zwrot trafia na rachunek walutowy.

—

Spis treści

—

Kto może ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT

Zasady ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej reguluje art. 89 ust. 1h–1l ustawy o podatku od towarów i usług. Z procedury mogą skorzystać czynni podatnicy VAT, którzy spełniają łącznie dwa warunki: nie mają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności ani stałego miejsca zamieszkania w kraju UE, w którym dokonali nabycia, oraz nabyte towary lub usługi wykorzystują do czynności uprawniających do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w Polsce.

Prawa do zwrotu nie mają przedsiębiorcy korzystający wyłącznie ze zwolnienia z VAT — zarówno podmiotowego (limit obrotu), jak i przedmiotowego (rodzaj sprzedaży). Samozatrudniony korepetytor czy copywriter zwolniony z VAT nie skorzysta z tej procedury. Natomiast czynny podatnik VAT prowadzący JDG — np. tłumacz, projektant graficzny lub mechanik samochodowy — może złożyć wniosek VAT-REFUND, o ile poniósł kwalifikowane wydatki za granicą.

Wniosek o zwrot składa się drogą elektroniczną za pośrednictwem właściwego naczelnika urzędu skarbowego, który przekazuje go do odpowiedniego organu podatkowego w innym państwie UE.

—

Jakich wydatków dotyczy VAT-REFUND

Zagraniczny podatek VAT do odzysku może pojawić się przy następujących kategoriach wydatków:

  • nabycie paliwa oraz opłaty drogowe, w tym za autostrady i parkingi,
  • wynajem środków transportu oraz inne koszty związane z pojazdami,
  • opłaty za taksówki i komunikację publiczną,
  • koszty zakwaterowania — noclegi i hotele,
  • koszty wyżywienia, napojów i usług restauracyjnych,
  • opłaty za wstęp na targi i wystawy.

Przykład: Tomasz, freelancer IT prowadzący JDG, kilka razy w roku wyjeżdża do Niemiec na konferencje branżowe. Każdorazowo płaci tamtejszy podatek od wartości dodanej od biletów i noclegów. Po zakończeniu roku podatkowego może złożyć wniosek VAT-REFUND i odzyskać te kwoty — pod warunkiem prawidłowej ewidencji w ksiegach.

Nie każdy wydatek poniesiony za granicą kwalifikuje się do zwrotu. Zakres kosztów refundowanych przez poszczególne kraje UE może się różnić — przed wprowadzeniem do ksiąg sprawdź aktualne zasady na stronie Ministerstwa Finansów lub w oficjalnych informacjach danego państwa członkowskiego.

—

Ewidencja VAT na koncie rozrachunkowym 224

Gdy przedsiębiorca prowadzący pełne ksiegi rachunkowe jest przekonany, że zwrot zagranicznego VAT zostanie mu przyznany, ujmuje podatek od wartości dodanej na koncie rozrachunkowym 224 „Rozrachunki z tytułu podatku od wartości dodanej”.

Zapis księgowy w chwili ujęcia faktury lub innego dokumentu kosztowego:

Strona Konto Opis
Wn 224 „Rozrachunki z tytułu podatku od wartości dodanej” kwota zagranicznego VAT
Ma 30 „Rozliczenie zakupu” łączna kwota zobowiązania

Kwota netto samego wydatku trafia jednocześnie na odpowiednie konto kosztowe (np. konto 40 lub konto wynikowe zespołu 5), natomiast VAT pozostaje na koncie 224 jako należność do odzysku.

Takie ujęcie stosuje się wyłącznie wtedy, gdy zwrot VAT jest realnie oczekiwany i nie ma podstaw, by sądzić, że wniosek zostanie odrzucony. Jeśli pewność odzysku jest ograniczona, stosuje się odmienne podejście opisane w dalszej części.

—

Wpływ zwrotu VAT na rachunek bankowy

Po uzyskaniu decyzji o zwrocie i wpływie środków na rachunek bankowy rozlicza się saldo konta 224. Zapis ewidencyjny przy wpływie na rachunek bieżący w złotówkach:

Strona Konto Opis
Wn 130 „Rachunek bieżący” kwota zwróconego VAT
Ma 224 „Rozrachunki z tytułu podatku od wartości dodanej” rozliczenie należności

Jeśli zagraniczny organ podatkowy przelewa zwrot na rachunek walutowy, po lewej stronie pojawi się konto 131 „Rachunek walutowy” zamiast konta 130. To rozróżnienie ma bezpośrednie znaczenie dla ewidencji różnic kursowych.

—

Różnice kursowe przy zwrocie w walucie obcej

Gdy kwota VAT wyrażona jest w walucie obcej i pierwotnie wyceniona według kursu z dnia ujęcia kosztu, a zwrot następuje w innym terminie, mogą pojawić się bilansowe różnice kursowe.

Dodatnie różnice kursowe (kurs w dniu wpływu był korzystniejszy):

Strona Konto Opis
Wn 224 kwota różnicy kursowej
Ma 750 „Przychody finansowe” przychód finansowy

Ujemne różnice kursowe (kurs w dniu wpływu był mniej korzystny):

Strona Konto Opis
Wn 751 „Koszty finansowe” koszt finansowy
Ma 224 kwota różnicy kursowej

Przykład: Marta, samozatrudniona tłumaczka, ujęła w ksiegach zagraniczny VAT w wysokości 200 EUR według kursu 4,20 zł/EUR (razem 840 zł). Zwrot wpłynął kilka miesięcy później po kursie 4,30 zł/EUR (860 zł). Różnica 20 zł stanowi dodatnią różnicę kursową i zostaje zaksięgowana jako przychód finansowy na koncie 750. Gdyby kurs był niższy niż pierwotny, różnica stanowiłaby koszt finansowy ujmowany na koncie 751.

—

Wariant alternatywny: VAT jako koszt operacyjny

Gdy przedsiębiorca nie jest pewien, czy uzyska zwrot zagranicznego VAT, lub zwrot jest wątpliwy, zagraniczny podatek od wartości dodanej zalicza się wraz z kwotą netto do kosztów działalności operacyjnej:

Strona Konto Opis
Wn 40 „Koszty według rodzaju” kwota netto + VAT łącznie
Ma 300 „Rozliczenie zakupu” łączna wartość zobowiązania

W tym wariancie cały wydatek — netto i VAT łącznie — trafia bezpośrednio w koszty. Jeśli następnie zwrot jednak wpłynie, ujmuje się go jako przychód z pozostałej działalności operacyjnej:

Strona Konto Opis
Wn 130 lub 131 wpływ na rachunek bankowy
Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” kwota zwróconego VAT

Takie podejście jest stosowane zwłaszcza przy pierwszym wniosku VAT-REFUND, gdy przedsiębiorca nie ma jeszcze doświadczenia z procedurą danego kraju UE i nie może realnie ocenić prawdopodobieństwa pozytywnego rozpatrzenia wniosku.

—

Korekta proporcji odliczenia VAT

Gdy nabyte towary lub usługi były częściowo wykorzystywane do czynności dających prawo do odliczenia VAT, a częściowo do czynności zwolnionych (proporcja mieszana), zwrot zagranicznego VAT przysługuje jedynie w tej proporcji. Obliczoną proporcję należy uwzględnić we wniosku VAT-REFUND.

Jeśli proporcja ulegnie zmianie po złożeniu wniosku, podatnik postępuje w jeden z dwóch sposobów:

  1. Korekta w kolejnym roku — uwzględnienie zmiany proporcji we wniosku składanym za rok następny, gdy w kolejnym roku ponownie ubiega się o zwrot VAT.
  2. Złożenie korekty wniosku — odrębna korekta, jeśli w roku następnym przedsiębiorca nie składa wniosku o zwrot VAT.

Przykład: Karolina, kosmetyczka prowadząca JDG, wykonuje zarówno usługi opodatkowane VAT (zabiegi estetyczne), jak i usługi zwolnione z VAT (niektóre zabiegi medyczne). Przy wniosku VAT-REFUND za wyjazd na targi kosmetyczne do Francji musi zastosować proporcję odliczenia VAT obowiązującą w danym roku podatkowym i wskazać ją we wniosku.

—

FAQ

Czy JDG może ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT z innego kraju UE?

Tak, o ile przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce i nie prowadzi wyłącznie sprzedaży zwolnionej. Wniosek składa za pośrednictwem naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojej działalności.

Jakie konto służy do ewidencji zagranicznego VAT oczekiwanego do zwrotu?

Standardowo stosuje się konto 224 „Rozrachunki z tytułu podatku od wartości dodanej”. Kwota VAT ujmowana jest po stronie Winien w momencie zaewidencjonowania dokumentu kosztowego, a rozliczana po wpływie zwrotu.

Co zrobić, gdy zwrot zagranicznego VAT jest niepewny?

Zagraniczny VAT zalicza się do kosztów działalności operacyjnej (konto 40 łącznie z kwotą netto), a ewentualny późniejszy zwrot ujmuje na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne„.

Jak zaksięgować różnice kursowe przy zwrocie VAT w walucie obcej?

Dodatnie różnice kursowe ujmuje się jako przychody finansowe (konto 750), ujemne — jako koszty finansowe (konto 751). Różnica wynika z porównania kursu z dnia ujęcia VAT i kursu z dnia wpływu zwrotu na rachunek walutowy.

Jakich wydatków może dotyczyć wniosek VAT-REFUND?

Przede wszystkim: paliwa i opłat drogowych, kosztów zakwaterowania, wynajmu środków transportu, wyżywienia w podróży służbowej oraz opłat za wstęp na targi i wystawy zagraniczne.

Czy zwrot zagranicznego VAT wpływa na deklarację VAT składaną w Polsce?

Nie — zwrot podatku od wartości dodanej z innego państwa UE jest odrębną procedurą. Nie jest ujmowany w deklaracji VAT składanej w Polsce, lecz trafia do ksiąg rachunkowych jako rozliczenie należności lub przychód.

Do kiedy należy złożyć wniosek VAT-REFUND?

Wniosek za dany rok podatkowy należy złożyć do 30 września roku następnego. Przed złożeniem sprawdź aktualne terminy na stronie Ministerstwa Finansów, gdyż obowiązujące zasady mogą ulec zmianie.

—

Podsumowanie

Ewidencja zagranicznego podatku od wartości dodanej w ksiegach rachunkowych zależy od oceny prawdopodobieństwa uzyskania zwrotu. Gdy zwrot jest przewidywany, VAT ujmuje się na koncie rozrachunkowym 224 i rozlicza w momencie wpływu środków. Gdy zwrot jest wątpliwy, zagraniczny VAT trafia w koszty operacyjne, a późniejszy wpływ stanowi przychód z pozostałej działalności operacyjnej. W przypadku płatności walutowych należy pamiętać o ewidencji różnic kursowych — dodatnich jako przychodów finansowych (konto 750), ujemnych jako kosztów finansowych (konto 751). Prawidłowe stosowanie proporcji odliczenia VAT oraz terminowe złożenie wniosku VAT-REFUND pozwala samozatrudnionemu odzyskać realne kwoty zapłacone za granicą.

—

Krok po kroku w systemie Fiskomat

Poniżej przedstawiono ogólną logikę obsługi zwrotu zagranicznego VAT w systemie Fiskomat.

Krok 1 — Rejestracja dokumentu kosztowego zagranicznego. W module ewidencji kosztów wprowadź fakturę lub paragon zagraniczny. Podaj wartość netto oraz kwotę VAT zapłaconego za granicą jako odrębne pozycje.

Krok 2 — Oznaczenie VAT jako oczekiwanego do zwrotu. Jeśli system umożliwia obsługę zagranicznego VAT do odzysku, wybierz opcję oznaczenia podatku jako należności z tytułu zwrotu podatku od wartości dodanej z innego kraju UE. Skutkuje to ujęciem na koncie 224, a nie bezpośrednio w kosztach.

Krok 3 — Kontrola proporcji odliczenia. W przypadku działalności mieszanej (częściowo zwolnionej z VAT) sprawdź, czy system uwzględnia właściwą proporcję odliczenia VAT dla danego roku podatkowego i zastosuj ją dla dokumentu.

Krok 4 — Ewidencja wpływu zwrotu na rachunek bankowy. Po otrzymaniu przelewu z zagranicznego urzędu podatkowego wprowadź wpływ w module bankowym, powiązując go z wcześniej zarejestrowaną należnością VAT na koncie 224.

Krok 5 — Rozliczenie różnic kursowych. Jeśli zwrot wpłynął w walucie obcej, zweryfikuj kurs przeliczenia i zaewidencjonuj ewentualne różnice kursowe jako przychody finansowe (konto 750) lub koszty finansowe (konto 751).

Krok 6 — Weryfikacja sald i zamknięcie okresu. Upewnij się, że saldo konta 224 dla danego wniosku VAT-REFUND zostało wyzerowane, a dokumenty są kompletne i właściwie powiązane w systemie.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry