Badanie sprawozdania finansowego: obowiązek i zasady

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, kiedy badanie sprawozdania finansowego jest wymagane przepisami ustawy o rachunkowości
  • Zobaczysz trzy kryteria progowe dla jednostek zobowiązanych do audytu oraz zasady wyboru firmy audytorskiej
  • Otrzymasz checklistę terminów i obowiązków związanych ze składaniem i ogłaszaniem sprawozdań finansowych

Czym jest badanie sprawozdania finansowego?

Badanie sprawozdania finansowego to uregulowany ustawowo proces weryfikacji rocznych sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta lub firmę audytorską. Obowiązek jego przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości oraz przepisów szczególnych — dotyczy wybranych kategorii jednostek, a celem procedury jest potwierdzenie rzetelności prezentowanych danych.

Procedura audytu obejmuje nie tylko weryfikację ksiąg rachunkowych, ale też zbadanie dokumentów źródłowych, potwierdzenie stanów z kontrahentami i bankami, a niekiedy także udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Wynikiem jest sprawozdanie z badania, które staje się nieodłącznym elementem dokumentacji składanej do rejestru.

Spis treści

Kiedy badanie jest obowiązkowe?

Ustawa o rachunkowości wyróżnia dwie główne grupy jednostek, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu. Pierwsza obejmuje podmioty wymienione wprost w przepisach — niezależnie od ich wielkości. Druga to pozostałe jednostki, które przekroczyły określone progi ilościowe w poprzednim roku obrotowym.

Badaniu podlegają ponadto sprawozdania sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), a także sprawozdania spółek przejmujących i nowo zawiązanych — sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie. Nawet nowo powstała jednostka może zatem być objęta obowiązkiem badania w pierwszym roku po połączeniu.

Podmioty podlegające audytowi z mocy prawa

Poniższe jednostki mają obowiązek badania rocznych sprawozdań finansowych bez względu na rozmiar działalności.

Banki i instytucje finansowe:

  • banki krajowe, oddziały instytucji kredytowych, oddziały banków zagranicznych
  • zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji oraz ich główne oddziały i oddziały zagraniczne
  • oddziały zagranicznych firm inwestycyjnych
  • spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe
  • krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego

Podmioty regulowane rynkiem kapitałowym:

  • jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi
  • jednostki działające na podstawie przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi
  • alternatywne spółki inwestycyjne w rozumieniu tych przepisów

Fundusze emerytalne i inwestycyjne:

  • jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych
  • fundusze inwestycyjne z wydzielonymi subfunduszami (roczne połączone sprawozdania finansowe)
  • roczne sprawozdania jednostkowe subfunduszy

Spółki akcyjne i grupy kapitałowe:

  • spółki akcyjne — z wyjątkiem tych będących na dzień bilansowy w organizacji
  • roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych

Progi finansowe i zatrudnieniowe

Pozostałe jednostki podlegają obowiązkowemu badaniu, jeśli w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z trzech poniższych warunków:

Kryterium Próg
Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 osób
Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego równowartość co najmniej 3 125 000 euro
Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów równowartość co najmniej 6 250 000 euro

Jednostka przekraczająca jedynie jeden z progów nie jest objęta obowiązkiem badania na tej podstawie. Dopiero spełnienie dwóch warunków jednocześnie rodzi obowiązek audytu za rok bieżący.

Przeliczenia kwot wyrażonych w euro na złote dokonuje się według kursu średniego NBP obowiązującego na ostatni dzień roku obrotowego, za który sporządzono sprawozdanie. Aktualne wartości należy zweryfikować w oficjalnych tabelach kursowych przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych.

Kto przeprowadza badanie?

Badanie sprawozdania finansowego może przeprowadzić wyłącznie firma audytorska wpisana na listę prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA). Czynności badania wykonuje biegły rewident posiadający odpowiednie uprawnienia zawodowe.

Wybór firmy audytorskiej

Wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe danej jednostki — o ile statut, umowa lub inne wiążące przepisy nie stanowią inaczej. Przepisy wprost wskazują, że kierownik jednostki nie ma prawa dokonać takiego wyboru samodzielnie.

Natomiast kierownik jednostki zawiera umowę z wybraną firmą audytorską w terminie umożliwiającym jej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych — co w praktyce oznacza, że podpisanie umowy powinno nastąpić przed zakończeniem roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy.

Badanie ustawowe — zasady zawierania umów

Przez badanie ustawowe rozumie się badanie rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej lub badanie rocznego sprawozdania finansowego, którego obowiązek przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości, przepisów innych ustaw lub przepisów prawa Unii Europejskiej — przeprowadzane zgodnie z krajowymi standardami badania.

W przypadku badania ustawowego pierwsza umowa z firmą audytorską zawierana jest na okres nie krótszy niż 2 lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy. Koszty przeprowadzenia badania ponosi badana jednostka.

Za nieważne z mocy prawa uznaje się wszelkie klauzule umowne, które ograniczałyby możliwość wyboru firmy audytorskiej przez uprawniony organ — na potrzeby przeprowadzenia badania ustawowego — do określonych kategorii lub wykazów firm audytorskich. Takie zapisy nie wywołują skutków prawnych, nawet jeśli zostały zawarte w umowie lub w statucie jednostki.

Obowiązek dostępu do ksiąg i dokumentów

Kierownik badanej jednostki ma obowiązek zapewnić biegłemu rewidentowi dostęp do:

  • ksiąg rachunkowych i dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów
  • wszelkich innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia badania
  • wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń potrzebnych do sporządzenia sprawozdania z badania

Biegły rewident jest ponadto uprawniony do pozyskiwania informacji od kontrahentów badanej jednostki — w tym od banków i doradców prawnych — na podstawie upoważnienia udzielonego przez kierownika jednostki.

Zakres uprawnień przy badaniu grupy kapitałowej

Gdy przedmiotem badania jest sprawozdanie finansowe jednostki dominującej, uprawnienia biegłego rewidenta obejmują również jednostki:

  • zależne
  • współzależne
  • stowarzyszone

Regulacja ta wynika z konieczności uzyskania pełnego obrazu sytuacji finansowej grupy — dane z podmiotów powiązanych są niezbędne do oceny rzetelności skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Udostępnianie sprawozdania finansowego

Następujące kategorie podmiotów mają obowiązek udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki:

  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
  • towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych i towarzystwa reasekuracji wzajemnej
  • spółki akcyjne
  • proste spółki akcyjne
  • spółdzielnie

Jeśli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu — obowiązek udostępnienia obejmuje także sprawozdanie z badania.

Termin udostępnienia

Sprawozdanie finansowe powinno zostać udostępnione najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni.

Spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom ponadto sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego. Obowiązek ten jest niezależny od faktu, czy sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta.

Składanie sprawozdania do rejestru sądowego

Kierownik jednostki jest zobowiązany złożyć we właściwym rejestrze sądowym następujące dokumenty:

  1. roczne sprawozdanie finansowe
  2. sprawozdanie z badania — jeśli sprawozdanie podlegało badaniu
  3. odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
  4. informację o podziale zysku lub pokryciu straty
  5. sprawozdanie z działalności — w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości

Terminy składania

Obowiązuje 15-dniowy termin liczony od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Gdy sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w ustawie o rachunkowości, dokumenty składa się w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po upływie tego terminu. Następnie, po faktycznym zatwierdzeniu sprawozdania, dokumenty składa się ponownie — w ciągu kolejnych 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Oświadczenie grupy kapitałowej na temat informacji niefinansowych

W przypadkach określonych przepisami kierownik jednostki zamieszcza na stronie internetowej przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego oświadczenie grupy kapitałowej na temat informacji niefinansowych albo sprawozdanie grupy kapitałowej na temat informacji niefinansowych — sporządzone przez jednostkę dominującą wyższego szczebla.

Termin: 30 dni od dnia zatwierdzenia, jednak nie później niż 12 miesięcy od dnia bilansowego tej jednostki dominującej.

Ogłoszenie sprawozdania finansowego

Kierownik jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jest zobowiązany złożyć do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia następujące dokumenty:

  • wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej
  • bilans
  • rachunek zysków i strat
  • zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
  • rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy
  • sprawozdanie z badania
  • odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty

Ogłoszenie następuje w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. Obowiązek ten spoczywa wyłącznie na kierowniku jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu — nie dotyczy zatem wszystkich jednostek prowadzących pełną księgowość.

FAQ

Czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba badać sprawozdanie finansowe?

Prowadzący JDG i korzystający z uproszczonej ewidencji (KPiR, ryczałt) nie sporządza sprawozdań finansowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości — nie podlega więc obowiązkowi badania. Samozatrudniony prowadzący pełną księgowość podlega badaniu dopiero po przekroczeniu jednocześnie dwóch z trzech progów (50 pracowników, suma aktywów 2,5 mln euro, przychody 5 mln euro) w poprzednim roku obrotowym. Dla typowej jednoosobowej działalności taki próg jest w praktyce nieosiągalny.

Kto ponosi koszty badania sprawozdania finansowego?

Koszty przeprowadzenia badania ponosi badana jednostka — wynika to wprost z przepisów ustawy o rachunkowości. Umowę z firmą audytorską zawiera kierownik jednostki, choć samego wyboru firmy audytorskiej kierownik nie może dokonać.

Jak długa musi być pierwsza umowa z firmą audytorską w przypadku badania ustawowego?

Pierwsza umowa zawierana jest na okres nie krótszy niż 2 lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy. Klauzule umowne ograniczające swobodę wyboru firmy audytorskiej przez uprawniony organ są nieważne z mocy prawa.

Co wchodzi w skład dokumentów składanych do rejestru sądowego po zatwierdzeniu sprawozdania?

Do rejestru sądowego składa się: roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeśli wymagane), odpis uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty oraz — w określonych przypadkach — sprawozdanie z działalności. Termin to 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.

Czy biegły rewident może żądać informacji od kontrahentów badanej jednostki?

Tak — biegły rewident jest uprawniony do uzyskania informacji od kontrahentów badanej jednostki, w tym od banków i doradców prawnych. Warunkiem jest upoważnienie udzielone przez kierownika badanej jednostki. W przypadku badania jednostki dominującej uprawnienia te rozciągają się na jednostki zależne, współzależne i stowarzyszone.

Co się dzieje, gdy sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie?

Należy złożyć sprawozdanie w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po upływie terminu ustawowego, a następnie ponownie — w ciągu 15 dni od faktycznego zatwierdzenia sprawozdania przez uprawniony organ. Są to dwa odrębne terminy i dwa odrębne obowiązki złożenia.

Gdzie ogłaszane są sprawozdania finansowe jednostek objętych badaniem?

Ogłoszenie następuje w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. Termin to 15 dni od dnia zatwierdzenia. Obowiązek dotyczy bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych, sprawozdania z badania i odpisu stosownej uchwały.

Podsumowanie

Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek badania sprawozdań finansowych na dwie grupy podmiotów: te wymienione wprost w przepisach (banki, spółki akcyjne, fundusze) oraz te, które w poprzednim roku obrotowym przekroczyły co najmniej dwa spośród trzech progów — 50 pracowników, suma aktywów 3 125 000 euro i przychody 6 250 000 euro.

Wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający, a nie kierownik jednostki. Umowę o badanie ustawowe zawiera się na co najmniej 2 lata. Po zatwierdzeniu sprawozdania wszystkie wymagane dokumenty składa się do rejestru sądowego i do ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” — każdorazowo w terminie 15 dni od zatwierdzenia.

Niedotrzymanie terminów lub nieprawidłowy skład dokumentacji naraża kierownika jednostki na odpowiedzialność przewidzianą przepisami ustawy o rachunkowości.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry