Przechowywanie ksiąg podatkowych za granicą – zasady

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, kiedy księgi rachunkowe można przechowywać poza Polską i jakie państwa wchodzą w grę
  • Zobaczysz podstawę z art. 11, 11a i 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości oraz mechanikę zgłoszenia NIP-2
  • Otrzymasz checklistę obowiązków informacyjnych przy przekazaniu ksiąg rachunkowych za granicę

Odpowiedź w skrócie

Księgi rachunkowe można przechowywać w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim EFTA, jeżeli zostały przekazane jednostce świadczącej usługi przechowywania dokumentów (art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Jednostka wpisana do KRS aktualizuje NIP-2 w terminie 7 dni od dnia przekazania ksiąg za granicę.

Spis treści

Księgi podatkowe nie muszą być prowadzone przez samego podatnika – przepisy dopuszczają ich prowadzenie przez podmioty trzecie. Pojawia się jednak pytanie, czy możliwe jest przechowywanie ksiąg podatkowych za granicą. Odpowiedź wynika z połączenia kilku ustaw – Ordynacji podatkowej, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników.

Artykuł porządkuje mechanikę przepisów, wskazuje obowiązki informacyjne kierownika jednostki oraz omawia praktyczne konsekwencje przekazania ksiąg za granicę.

Księgi podatkowe – definicja

Zgodnie z art. 86 paragraf 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przez księgi podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, rozumie się:

  • księgi rachunkowe,
  • podatkową księgę przychodów i rozchodów,
  • ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Okres przechowywania a przedawnienie

Zgodnie z ogólną zasadą z art. 70 paragraf 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, że termin płatności podatku dochodowego za dany rok obrotowy przypada w roku następnym, okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych jest dłuższy od okresu wymaganego przez przepisy ustawy o rachunkowości.

Termin przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany – co wpływa na wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji podatkowej.

Ogólne zasady oceny ksiąg zawarte są w art. 193 Ordynacji podatkowej. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Za rzetelne uważa się księgi podatkowe, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Niewadliwe są księgi prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Za dowód mogą być przyjęte także księgi prowadzone w sposób wadliwy, jeżeli wady te nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.

Powierzenie prowadzenia ksiąg

W przypadku podmiotów zobowiązanych do posiadania ksiąg rachunkowych należy sięgnąć do art. 11 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Jednostka może jednak powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych:

  • przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 3 pkt 6 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Księgi rachunkowe polskiego podatnika mogą być prowadzone przez biuro rachunkowe prowadzące działalność w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA).

Miejsce prowadzenia a miejsce przechowywania

Zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

  • powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
  • zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Regulacja ta dotyczy prowadzenia ksiąg rachunkowych. W kwestii przechowywania należy sięgnąć do art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości – dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Przechowywanie za granicą – UE i EFTA

W myśl art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane poza jednostką wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Przepis art. 11a stosuje się odpowiednio.

Przepisy ustawy o rachunkowości dopuszczają zatem możliwość przechowywania ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Zbiory mogą być przechowywane w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim EFTA.

Poza tym geograficznym zakresem przechowywanie nie jest dopuszczalne na gruncie ustawy o rachunkowości – przeniesienie ksiąg do państwa spoza UE/EFTA wymagałoby odrębnej podstawy, a w aktualnej regulacji takiej nie ma.

Obowiązek informacyjny – art. 11a vs NIP-2

Z treści art. 11a oraz art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia oraz miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Jednocześnie zgodnie z art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane uzupełniające obejmujące:

  • skróconą nazwę (firmę),
  • wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT,
  • adresy miejsc prowadzenia działalności,
  • dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP,
  • adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • dane kontaktowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 wskazanej ustawy aktualizacji danych dokonuje się poprzez zgłoszenie aktualizacji formularza NIP-2 w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zdarzenia uzasadniającego konieczność takiej aktualizacji.

Relacja między obu ustawami nie jest jasna – akty te wprowadzają różne terminy na powiadomienie organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. Wydaje się, że dokonanie aktualizacji NIP-2 w terminie 7 dni zwalnia podatnika z obowiązku dokonania zawiadomienia w terminie 15 dni, o którym stanowi art. 11a ustawy o rachunkowości. Jednostka wpisana do KRS, która przekazała księgi rachunkowe za granicę, składa zatem aktualizację NIP-2 w terminie 7 dni od dnia przekazania.

Udostępnienie ksiąg organom kontroli

Mimo dopuszczalności przechowywania ksiąg rachunkowych poza granicami kraju jednostka jest zobligowana udostępnić organom kontrolnym księgi rachunkowe na ich wezwanie:

  • w siedzibie jednostki, albo
  • w miejscu sprawowania zarządu, albo
  • w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Oznacza to, że fizyczna lokalizacja zbiorów w innym państwie UE/EFTA nie zwalnia jednostki z obowiązku ich okazania w jednym z trzech miejsc krajowych – chyba że organ kontroli wyrazi zgodę na inną lokalizację.

FAQ

Czy księgi rachunkowe można przechowywać poza Polską?

Tak. Zgodnie z art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości zbiory mogą być przechowywane poza jednostką, gdy zostaną przekazane jednostce świadczącej usługi przechowywania dokumentów. Dopuszczalna lokalizacja to inne państwo członkowskie UE lub państwo członkowskie EFTA.

Kto może prowadzić księgi rachunkowe polskiego podatnika za granicą?

Biuro rachunkowe prowadzące działalność w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim UE lub państwie członkowskim EFTA, na podstawie art. 11 ustawy o rachunkowości.

Jaki termin obowiązuje przy zgłoszeniu miejsca przechowywania ksiąg?

Art. 11a ustawy o rachunkowości wskazuje 15 dni od dnia wydania ksiąg. Jednocześnie ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników wymaga aktualizacji NIP-2 w terminie 7 dni od zaistnienia zdarzenia. Aktualizacja NIP-2 w terminie 7 dni zwalnia z obowiązku odrębnego zawiadomienia w terminie 15 dni.

Jak długo należy przechowywać księgi podatkowe?

Do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – co do zasady 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 paragraf 1 Ordynacji podatkowej). Termin może ulec zawieszeniu lub przerwaniu.

Czy zbiory można przechowywać w państwie spoza UE/EFTA?

Nie. Art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości dopuszcza przechowywanie w innym państwie członkowskim UE lub państwie członkowskim EFTA. Lokalizacja poza tym obszarem nie znajduje podstawy w obecnym brzmieniu przepisów.

W jakim miejscu udostępnia się księgi organom kontroli?

W siedzibie jednostki, w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru. Lokalizacja zbiorów za granicą nie zwalnia z obowiązku ich udostępnienia w jednym z wymienionych miejsc krajowych.

Czym są księgi podatkowe według Ordynacji podatkowej?

Księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci (art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej).

Podsumowanie

Przechowywanie ksiąg rachunkowych za granicą jest dopuszczalne wyłącznie w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w państwie członkowskim EFTA – i tylko po przekazaniu zbiorów jednostce świadczącej usługi przechowywania dokumentów. Jednostka wpisana do KRS składa aktualizację NIP-2 w terminie 7 dni od dnia przekazania ksiąg za granicę, co zwalnia z odrębnego zawiadomienia w terminie 15 dni z art. 11a ustawy o rachunkowości. Mimo dopuszczalnej lokalizacji zbiorów za granicą jednostka musi zapewnić ich udostępnienie organom kontroli w siedzibie jednostki, w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu. Okres przechowywania ksiąg podatkowych pozostaje powiązany z 5-letnim terminem przedawnienia zobowiązania z art. 70 paragraf 1 Ordynacji podatkowej.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry