Wadliwe prowadzenie ksiąg przez biuro: odpowiedzialność

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, na jakich zasadach biuro rachunkowe odpowiada za wadliwe prowadzenie ksiąg
  • Zobaczysz, jakie ograniczenia odpowiedzialności biura wynikają z ustawy o rachunkowości i Ordynacji
  • Otrzymasz checklistę zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy JDG w umowie z biurem

Szybka odpowiedź

Wadliwe prowadzenie ksiąg przez biuro rachunkowe rodzi odpowiedzialność cywilną z art. 471 Kodeksu cywilnego – naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Biuro może być pociągnięte także do odpowiedzialności karnej (art. 77 ust. 1 ustawy o rachunkowości, Kodeks karny skarbowy). Za zobowiązania podatkowe całym majątkiem odpowiada jednak podatnik (art. 26 Ordynacji podatkowej).

Przedsiębiorcy JDG często powierzają księgi rachunkowe podmiotowi zewnętrznemu. Decyzja ekonomicznie uzasadniona, ale rodząca pytanie – kto ponosi konsekwencje, gdy księga jest prowadzona błędnie. Sankcje urzędowe trafiają w pierwszej kolejności do przedsiębiorcy, choć źródło błędu leży po stronie usługodawcy.

Polski porządek prawny rozkłada odpowiedzialność na kilka płaszczyzn. Kodeks cywilny, ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa i Kodeks karny skarbowy współgrają ze sobą, ale różnie rozkładają ryzyko. Poniżej porządkujemy zasady tak, by przedsiębiorca JDG wiedział, czego oczekiwać i co zapisać w umowie z biurem.

Spis treści

Umowa z biurem rachunkowym – co powinna zawierać

Punktem wyjścia jest umowa o świadczenie usług z zakresu rachunkowości. To w niej zapisuje się obowiązki stron, sposób przekazywania dokumentów oraz tryb reklamacji. Im konkretniej, tym mniejsze pole do sporu w razie problemów.

W umowie warto wpisać kwestie:

  • udostępniania dokumentów księgowych, wyciągów bankowych, raportów fiskalnych,
  • wzajemnej komunikacji w trakcie trwania umowy,
  • informacji o zawartej polisie ubezpieczeniowej oraz sposobie dochodzenia roszczeń,
  • kar umownych za niewłaściwe rozliczenie przedsiębiorcy przez biuro,
  • ponoszenia kosztów w razie nałożenia kar przez organy podatkowe lub ubezpieczeniowe.

Dla przedsiębiorcy JDG umowa jest pierwszą linią obrony. Im więcej obszarów ureguluje, tym mniej zostaje przestrzeni na interpretację po wystąpieniu szkody.

Odpowiedzialność cywilna biura

Podstawą odpowiedzialności biura rachunkowego za wadliwie prowadzone księgi jest art. 471 Kodeksu cywilnego. Wynika z niego ogólna zasada odpowiedzialności kontraktowej dłużnika za szkodę powstałą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.

Biuro może się zwolnić od obowiązku naprawienia szkody, jeśli wykaże, że szkoda nie wynikła z jego czynności lub bezczynności. Strony umowy mogą dodatkowo modyfikować odpowiedzialność biura, nawet rozszerzając ją na okoliczności, za które ustawa nie przewiduje odpowiedzialności dłużnika (art. 473 § 1 Kodeksu cywilnego).

Biuro zatrudniające pracowników odpowiada na zasadzie ryzyka za działania i zaniechania osób, którym powierza prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy. To rozszerzenie odpowiedzialności na zespół biura, niezależnie od bezpośredniego nadzoru właściciela.

Przedsiębiorca dochodzący naprawienia szkody musi wykazać związek przyczynowo-skutkowy między szkodą a działaniem lub zaniechaniem biura albo osoby trzeciej, której biuro powierzyło czynności. Bez wykazania tego związku roszczenie nie zostanie uwzględnione.

Obowiązkowe OC biura rachunkowego

Art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości zobowiązuje przedsiębiorców prowadzących działalność polegającą na świadczeniu usług rachunkowych do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Warunki ich uprawnień określa też art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości – pełna zdolność do czynności prawnych oraz brak skazania prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa.

Szczegółowy zakres obowiązkowego OC, termin powstania obowiązku oraz minimalna suma gwarancyjna wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia OC przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Minimalna suma gwarancyjna w odniesieniu do jednego zdarzenia wynosi równowartość 10 000 euro w złotych (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Klient, który poniósł szkodę wskutek wadliwego prowadzenia ksiąg, może na podstawie umowy łączącej go z biurem wystąpić o naprawienie szkody do ubezpieczyciela w oparciu o polisę OC. To jeden z najczęściej wykorzystywanych mechanizmów dochodzenia roszczeń.

Ograniczenia odpowiedzialności biura

Odpowiedzialność biura rachunkowego ma swoje granice – wynikające z umowy oraz z przepisów powszechnie obowiązujących. Najważniejsze ograniczenia płyną z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.

Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wskazuje, że odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki. Definicja kierownika obejmuje członków zarządu lub innego organu zarządzającego. W spółkach osobowych to wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki. W odniesieniu do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą kierownikiem jednostki jest ta osoba – czyli przedsiębiorca JDG. Za kierownika uważa się także likwidatora, syndyka, zarządcę w restrukturyzacji oraz zarządcę sukcesyjnego.

Wniosek dla JDG: fakt zawarcia umowy z biurem rachunkowym nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za rachunkowość ani z odpowiedzialności za zaległości podatkowe.

Drugie ograniczenie wynika z art. 26 Ordynacji podatkowej. Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2003 roku (sygn. akt SA/Bd 1730/03) potwierdza, że to podatnik odpowiada za zobowiązania majątkowe, a powierzenie księgi biuru rachunkowemu tego faktu nie zmienia. Szkód wynikłych z błędu biura dochodzi się w postępowaniu cywilnym przed sądem powszechnym.

Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nierzetelne lub nieterminowe regulowanie zobowiązań przedsiębiorcy względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 4 września 2012 r. (sygn. III AUa 409/12) wskazał, że korzystanie z biura rachunkowego ani z programu do wyliczania składek nie zwalnia z obowiązku opłacania składek w terminie i prawidłowej wysokości. Błąd biura czy programu obciąża stronę zobowiązaną.

Odpowiedzialność karna biura

Wadliwe prowadzenie ksiąg może rodzić również odpowiedzialność karną. Art. 77 ust. 1 ustawy o rachunkowości przewiduje sankcję w postaci kary grzywny albo kary pozbawienia wolności do 2 lat, albo obu tym karom łącznie – za prowadzenie ksiąg wbrew obowiązującym ustawom i prawu.

Brak wymaganych uprawnień do prowadzenia działalności rachunkowej lub brak obowiązkowego OC objęty jest sankcją grzywny albo kary ograniczenia wolności (art. 79 pkt 6 i 7 ustawy o rachunkowości).

Kodeks karny skarbowy na podstawie art. 56 § 1 k.k.s. w związku z art. 9 § 3 k.k.s. pozwala pociągnąć do odpowiedzialności także podmioty świadczące usługi rachunkowe. Analogiczne regulacje znajdują się w Kodeksie karnym – art. 296 i art. 303 k.k. – z tym że tu sprawca czynu zabronionego zagrożony jest również karą pozbawienia wolności.

Najczęstsze szkody i sytuacje sporne

Najczęstsze sytuacje rodzące szkodę po stronie przedsiębiorcy i odpowiedzialność biura to:

  • błędy w rachunkowości – pominięcie wydatków lub przychodów, błędne rozliczenie podatków lub składek, prowadzące do niedopłaty,
  • nieterminowe dostarczenie dokumentów finansowych – generujące kary lub sankcje ze strony organów podatkowych czy ZUS,
  • prowadzenie ksiąg niezgodnie z przepisami prawa – skutkujące sankcjami prawnymi, w tym odpowiedzialnością karną,
  • niewłaściwe księgowanie transakcji – powodujące błędne informacje finansowe i podejmowanie nieprawidłowych decyzji biznesowych,
  • wadliwe doradztwo – udzielanie błędnych porad finansowych prowadzących do szkody w wyniku decyzji opartych na nierzetelnych informacjach.

Przykład 1. Pani Monika prowadzi jednoosobową działalność jako fotografka. Biuro rachunkowe pominęło część jej faktur w deklaracji VAT, co skutkowało zaległością podatkową. Pani Monika zapłaciła zaległość i odsetki, następnie wystąpiła o naprawienie szkody na podstawie umowy oraz polisy OC biura.

Przykład 2. Pan Dawid to hydraulik prowadzący JDG. Biuro spóźniło się z deklaracją ZUS, co spowodowało naliczenie odsetek. Mimo że winnym opóźnienia było biuro, to pan Dawid jako podatnik odpowiada za terminowe opłacanie składek (art. 26 Ordynacji podatkowej, orzeczenie SA Białystok III AUa 409/12). Może natomiast dochodzić od biura naprawienia szkody w postępowaniu cywilnym.

FAQ

Czy biuro rachunkowe odpowiada za błąd w deklaracji?

Tak, na zasadach art. 471 Kodeksu cywilnego – odpowiedzialność kontraktowa za nienależyte wykonanie zobowiązania. Biuro może zwolnić się, jeśli wykaże, że szkoda nie wynikła z jego czynności lub bezczynności.

Czy biuro rachunkowe musi mieć OC?

Tak. Art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. nakładają obowiązek ubezpieczenia OC z minimalną sumą gwarancyjną 10 000 euro w złotych za jedno zdarzenie.

Czy mogę dochodzić odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela biura?

Tak. Klient może na podstawie umowy z biurem wystąpić o naprawienie szkody do ubezpieczyciela w oparciu o polisę OC biura rachunkowego.

Czy biuro odpowiada za nieterminowe składki ZUS?

Nie. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku III AUa 409/12 jednoznacznie wskazał, że korzystanie z biura nie zwalnia z obowiązku terminowego opłacania składek przez podatnika.

Czy biuro może odpowiadać karnie?

Tak. Art. 77 ust. 1 ustawy o rachunkowości – grzywna lub pozbawienie wolności do 2 lat. Możliwe są też sankcje z Kodeksu karnego skarbowego oraz Kodeksu karnego.

Kto odpowiada za zobowiązania podatkowe – biuro czy podatnik?

Podatnik. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej podatnik odpowiada całym swoim majątkiem. Od biura można dochodzić odszkodowania w postępowaniu cywilnym.

Czy umowa może rozszerzyć odpowiedzialność biura?

Tak. Art. 473 § 1 Kodeksu cywilnego pozwala stronom modyfikować zakres odpowiedzialności biura, w tym rozszerzyć ją na okoliczności, za które ustawa nie przewiduje odpowiedzialności.

Podsumowanie

Wadliwe prowadzenie ksiąg przez biuro rachunkowe może rodzić odpowiedzialność cywilną oraz karną, a w określonych przypadkach również skarbową. System odpowiedzialności jest jednak rozłożony – za zobowiązania podatkowe i składkowe wobec organów odpowiada podatnik, a od biura dochodzi się naprawienia szkody w postępowaniu cywilnym lub od ubezpieczyciela. Dla przedsiębiorcy JDG kluczowe pozostają trzy elementy: precyzyjna umowa z biurem, weryfikacja jego polisy OC oraz bieżący nadzór nad terminami i jakością ksiąg.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry