TL;DR
- Dowiesz się, jak poprawnie złożyć sprawozdanie finansowe do KRS drogą elektroniczną
- Zobaczysz 3 przykłady terminów dla spółki z o.o., partnerskiej i jawnej
- Otrzymasz checklistę dokumentów oraz tabelę progów i terminów sprawozdawczych
—
Sprawozdanie finansowe to dokument przedstawiający uporządkowane dane o sytuacji majątkowej podmiotu gospodarczego. Obowiązek jego terminowego złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) dotyczy większości podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Sprawozdanie składa się wyłącznie drogą elektroniczną, w formacie XML, w terminie liczonym od dnia bilansowego. Nieterminowe złożenie wiąże się z odpowiedzialnością finansową i karną.
—
Spis treści
- Czym jest sprawozdanie finansowe i z czego się składa
- Kto musi składać sprawozdanie finansowe do KRS
- Progi przychodów: spółki jawne i partnerskie
- Terminy: sporządzenie i zatwierdzenie
- Złożenie sprawozdania do KRS przez system S24
- Sankcje za niezłożenie sprawozdania w terminie
- FAQ — odpowiedzi na najczęstsze pytania
- Podsumowanie merytoryczne
—
Czym jest sprawozdanie finansowe i z czego się składa
Sprawozdanie finansowe stanowi uporządkowany zestaw danych liczbowych o kondycji majątkowej konkretnego podmiotu na dany moment. Dokument obrazuje stan majątku przedsiębiorstwa po zamknięciu roku obrotowego. Służy ocenie sytuacji finansowej przez wspólników, banki oraz organy kontrolne.
Skład dokumentu wynika wprost z art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Na kompletne sprawozdanie składają się trzy obowiązkowe części:
- bilans, czyli zestawienie aktywów i źródeł ich finansowania,
- rachunek zysków i strat, ujmujący przychody, koszty oraz wynik za rok obrotowy,
- informacja dodatkowa, na którą składa się wprowadzenie wraz z objaśnieniami pozycji.
Obowiązek sprawozdawczy obejmuje dwie grupy podmiotów. Do pierwszej należą ci, którzy muszą prowadzić księgi rachunkowe na mocy ustawy — przykładowo ze względu na poziom przychodów lub status prawny. Drugą tworzą podmioty, które na taką ewidencję zdecydowały się dobrowolnie.
—
Kto musi składać sprawozdanie finansowe do KRS
Obowiązek sprawozdawczy obejmuje spółki prawa handlowego — i te osobowe, i kapitałowe — ale nie tylko je. Może dotknąć również osobę fizyczną, która prowadzi jednoosobową działalność wpisaną do CEIDG. Sama forma prawna nie przesądza tu o niczym.
Rozstrzyga natomiast sposób, w jaki podmiot ewidencjonuje przychody i koszty. Jeżeli rozlicza się na pełnej księgowości zgodnej z ustawą o rachunkowości, podlega obowiązkowi sprawozdawczemu. Czy jest to spółka, czy działalność osoby fizycznej, pozostaje bez znaczenia.
Należy odróżnić ten obowiązek od sytuacji podmiotów rozliczanych w innej formie. Osoby fizyczne prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ryczałt co do zasady nie sporządzają sprawozdania finansowego w trybie ustawy o rachunkowości. Obowiązek powstaje dopiero z chwilą przejścia na księgi rachunkowe.
Spółka z o.o. zawsze składa sprawozdanie
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością składa sprawozdanie co roku. Obowiązek istnieje także wtedy, gdy w danym okresie nie pojawił się żaden zysk. Zerowe przychody i koszty niczego tu nie zmieniają.
Przykład 1. Pewna spółka z o.o. za 2022 rok wykazuje brak jakichkolwiek przychodów oraz kosztów, choć rozlicza się na księgach rachunkowych. Jej rok obrotowy biegnie zgodnie z kalendarzowym.
Czy mimo to za 2022 rok musi przekazać sprawozdanie do KRS? Tak — kapitałowa spółka raportuje corocznie, niezależnie od osiągniętego wyniku.
—
Progi przychodów: spółki jawne i partnerskie
Nie każda spółka handlowa musi przygotowywać sprawozdanie. Z obowiązku wyłączone bywają spółki jawne i partnerskie, o ile ich roczny przychód pozostaje poniżej równowartości 2 mln euro.
Taka spółka zamiast sprawozdania przekazuje do KRS oświadczenie o braku obowiązku jego sporządzenia. Na dopełnienie tej formalności ma 6 miesięcy, licząc od dnia zamykającego rok obrotowy.
Przykład 2. Spółka partnerska prowadzi pełną księgowość, a jej rok obrotowy trwa od 1 sierpnia do 31 lipca. Za 2022 rok jej przychód odpowiadał kwocie 750 000 euro.
Czy w takim razie ma sporządzić sprawozdanie? Nie — wartość ta nie sięga równowartości 2 mln euro. Pozostaje jej natomiast przekazać do KRS oświadczenie o zwolnieniu z tego obowiązku. Czas na to mija z końcem stycznia 2024 roku, a więc po 6 miesiącach od zamknięcia roku obrotowego.
Granica przychodów decyduje zatem o rodzaju dokumentu trafiającego do rejestru. Poniżej progu spółka osobowa składa krótkie oświadczenie, powyżej — pełne sprawozdanie finansowe wraz z załącznikami.
—
Terminy: sporządzenie i zatwierdzenie
Podmiot zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego ma 3 miesiące na podjęcie odpowiednich działań. Termin liczony jest od dnia bilansowego. Gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, upływa on dokładnie 31 marca.
Termin sporządzenia nie jest tożsamy z terminem złożenia sprawozdania do KRS. Sporządzony dokument musi najpierw zostać zatwierdzony przez odpowiednie organy — najczęściej przez zgromadzenie wspólników lub wszystkich wspólników. Roczne sprawozdanie podlega zatwierdzeniu w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla roku kalendarzowego oznacza to termin do 30 czerwca.
Przykład 3. Pewna spółka jawna ma przygotować sprawozdanie za 2022 rok. Jej rok obrotowy biegnie od 1 kwietnia do 31 marca. Jaki termin ją obowiązuje? Dokument powinien powstać najpóźniej 30 czerwca 2023 roku, czyli w ciągu trzech miesięcy po zamknięciu okresu.
Zachowanie kolejności terminów jest istotne. Najpierw następuje sporządzenie dokumentu, później jego zatwierdzenie przez organ, a dopiero na końcu przesłanie do rejestru. Każdy z tych etapów ma własny moment graniczny liczony od dnia bilansowego.
—
Złożenie sprawozdania do KRS przez system S24
Od 1 października 2018 roku, po wejściu w życie nowelizacji, droga papierowa przestała być dopuszczalna. Sprawozdania trafiają do rejestru już tylko elektronicznie. Ta sama zasada obejmuje wnioski i pisma sądowe kierowane do KRS.
Sprawozdanie musi zostać sporządzone w formie ustrukturyzowanej, jednolitej dla wszystkich zobowiązanych podmiotów. Dokumentu nie można przygotować w dowolnym formacie komputerowym — wymagany jest plik XML, który umożliwia opisanie danych znacznikami. Dla ułatwienia udostępniono elektroniczne narzędzie do samodzielnego przygotowania sprawozdania na stronie www.podatki.gov.pl.
Podpisy elektroniczne
Dokument wymaga podpisu elektronicznego — złożonego profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisać go muszą dwie osoby:
- kierownik jednostki,
- osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg, na przykład główny księgowy.
Jeśli sprawozdanie było badane, opinia i raport rewidenta wymagają jego podpisu kwalifikowanego. Z kolei uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty wolno dołączyć w postaci skanów.
Kroki w systemie S24
Najwygodniejszą drogą pozostaje portal S24 pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. Warunkiem jest wcześniejsze założenie tam konta i rejestracja danego podmiotu. Po zalogowaniu do systemu działania przebiegają w pięciu krokach:
- Otwarcie zakładki „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, przejście do „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”, a następnie wybór „Dodaj zgłoszenie”.
- Podanie numeru KRS — dane przedsiębiorstwa portal pobierze automatycznie.
- Nadanie zgłoszeniu nazwy (na przykład „Sprawozdanie finansowe za 2023″), wskazanie okresu, którego dotyczy, oraz wybór rodzaju „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”.
- Załączenie kompletu plików, z podpisanym sprawozdaniem XML na pierwszym miejscu.
- Skorzystanie z opcji „Zapisz”, a następnie „Weryfikuj”.
Portal sam wskaże, kto — wraz z numerem PESEL — może podpisać i przekazać zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Rolę podpisującego można przyjąć samodzielnie albo powierzyć ją innej osobie przez podanie jej adresu e-mail. Przekazanie kompletu dokumentów tą ścieżką nie wiąże się z żadną opłatą.
—
Sankcje za niezłożenie sprawozdania w terminie
Spóźnione przekazanie dokumentu, a także zignorowanie wymaganej formy elektronicznej, pociąga za sobą dotkliwe skutki. Przepisy wymieniają kilka rodzajów sankcji:
- grzywna wymierzana w przedziale od 10 do 720 stawek dziennych,
- ograniczenie wolności trwające od 1 miesiąca do 2 lat,
- wszczęcie postępowania przymuszającego,
- wykreślenie spółki z KRS połączone z jej rozwiązaniem,
- powołanie kuratora.
Sankcja obciąża kierownika jednostki, a więc osobę reprezentującą podmiot — w spółce osobowej jej wspólnika, w kapitałowej członka zarządu. Odpowiedzialność spoczywa zatem na konkretnych ludziach, nie na samej organizacji.
Najczęściej rejestr najpierw zawiadamia kierownictwo o zaległości i daje dodatkowy czas na jej usunięcie. Termin ten zwykle obejmuje 1 lub 2 tygodnie od momentu doręczenia wezwania z sądu. Szybka reakcja na takie pismo chroni przed poważniejszymi następstwami.
—
FAQ — odpowiedzi na najczęstsze pytania
Czy spółka z o.o. bez przychodów musi złożyć sprawozdanie finansowe?
Tak. Kapitałowa spółka raportuje co roku również wtedy, gdy zakończyła okres bez jakiegokolwiek zysku. Zerowy obrót ani brak kosztów nie zdejmują z niej tego obowiązku.
Czy spółka jawna zawsze sporządza sprawozdanie finansowe?
Nie zawsze. Gdy roczny przychód spółki jawnej lub partnerskiej nie przekracza równowartości 2 mln euro, dokumentu nie przygotowuje. W jego miejsce trafia do KRS oświadczenie o zwolnieniu z obowiązku, składane w ciągu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego.
Jaki jest termin sporządzenia sprawozdania finansowego?
Sprawozdanie należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin upływa 31 marca. Zatwierdzenie sprawozdania przez organy następuje w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca.
W jakim formacie składa się sprawozdanie do KRS?
Sprawozdanie składa się wyłącznie elektronicznie, w formie ustrukturyzowanej, jako plik XML. Format ten umożliwia opisanie danych znacznikami. Narzędzie do samodzielnego przygotowania sprawozdania udostępniono na stronie www.podatki.gov.pl.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, na przykład główny księgowy. Podpis składa się w ramach profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Opinie biegłego rewidenta wymagają jego podpisu kwalifikowanego.
Ile kosztuje złożenie sprawozdania finansowego do KRS?
Złożenie dokumentów bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pośrednictwem systemu S24 jest całkowicie bezpłatne. Wcześniej należy zarejestrować podmiot w systemie i utworzyć dla niego konto.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania w terminie?
Możliwa jest grzywna sięgająca od 10 do 720 stawek dziennych oraz ograniczenie wolności na okres od 1 miesiąca do 2 lat. W grę wchodzą też postępowanie przymuszające, rozwiązanie spółki wraz z wykreśleniem z KRS i powołanie kuratora. Zazwyczaj rejestr najpierw daje dodatkowy 1- lub 2-tygodniowy termin od doręczenia wezwania.
—
Podsumowanie merytoryczne
Coroczne raportowanie do KRS spoczywa na przeważającej części podmiotów z rejestru, a czasem również na osobach z działalnością w CEIDG. O zakresie tego obowiązku decyduje sposób ewidencji — prowadzenie ksiąg rachunkowych według ustawy o rachunkowości.
Sprawozdanie składa się z trzech elementów wskazanych w art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Należy je sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdzić w ciągu 6 miesięcy, a następnie przesłać do KRS w pliku XML, opatrzone podpisami elektronicznymi kierownika jednostki i osoby prowadzącej księgi.
Spółki jawne i partnerskie z przychodami poniżej równowartości 2 mln euro składają zamiast sprawozdania oświadczenie o braku obowiązku jego sporządzenia. Brak realizacji obowiązku sprawozdawczego może oznaczać odpowiedzialność finansową i karną kierownictwa — od grzywny po rozwiązanie spółki. Reakcja na wezwanie KRS w wyznaczonym dodatkowym terminie pozwala ograniczyć ryzyko najpoważniejszych sankcji.