Kasa fiskalna przy sprzedazy przez internet: zasady JDG

TL;DR

Dowiesz sie, kiedy sprzedaz wysylkowa przez internet zwalnia z kasy fiskalnej i jakie warunki trzeba spelnic jednoczesnie
Zobaczysz 5 typowych sytuacji, w ktorych prawo do zwolnienia odpada, wraz z przykladami dla sklepu internetowego
Otrzymasz checkiste warunkow zwolnienia oraz tabele kategorii towarow bezwzglednie wymagajacych kasy

—

Odpowiedz w skrocie

Sprzedaz przez internet zwalnia z kasy fiskalnej, gdy dostawa odbywa sie systemem wysylkowym przez poczte lub kuriera, zaplate sprzedajacy otrzymuje w calosci przelewem na swoj rachunek bankowy, a ewidencja jednoznacznie wskazuje nabywce i konkretna transakcje. Zwolnienie obowiazuje do konca 2027 roku na podstawie aktualnego rozporzadzenia Ministra Finansow. Jesli obrot ze sprzedazy na rzecz osob fizycznych nie przekroczyl 20 000 zl w poprzednim ani biezacym roku podatkowym, obowiazek posiadania kasy w ogole nie powstaje.

—

Wstep

Tomasz sprzedaje przez sklep internetowy recznie robione wyroby ceramiczne. Zaklada, ze sprzedaz online automatycznie zwalnia go z kasy fiskalnej – i czesto ma racje, ale nie zawsze. Wystarczy, ze klient odbierze towar osobiscie zamiast zamowic kuriera, a Tomasz traci prawo do zwolnienia dla tej konkretnej transakcji.

Zasady dotyczace kasy fiskalnej przy sprzedazy przez internet lacza ze soba kilka warunkow, ktore musza byc spelnienie jednoczesnie. Niespelnienie chocby jednego z nich eliminuje mozliwosc zwolnienia. Artykul wyjasnia, kiedy JDG nie musi rejestrowac sprzedazy na kasie, kiedy jest to bezwzglednie wymagane i jak prawidlowo wystawiac paragony w handlu wysylkowym.

—

Spis tresci

Limit obrotow a kasa fiskalna w 2026 roku
Warunki zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedazy przez internet
Towary, ktore bezwzglednie wymagaja kasy fiskalnej
Sytuacje odbierajace prawo do zwolnienia
Kiedy i jak wystawiac paragon przy sprzedazy wysylkowej
E-paragon jako alternatywa
FAQ
Podsumowanie
Krok po kroku w systemie Fiskomat

—

1. Limit obrotow a kasa fiskalna w 2026 roku

Obowiazek posiadania kasy rejestrujacej dotyczy przedsiebiorcow sprzedajacych na rzecz osob fizycznych nieprowadzacych dzialalnosci gospodarczej oraz rolnikow ryczaltowych. Zanim prowadzacy JDG w ogole rozpatruje kwestie zwolnienia podmiotowego dla sprzedazy przez internet, powinien sprawdzic, czy jego obroty przekroczyly ustawowy prog.

Zgodnie z rozporzadzeniem Ministra Finansow w sprawie zwolnien z obowiazku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujacych, jezeli kwota obrotu z tytulu sprzedazy na rzecz osob fizycznych nieprowadzacych dzialalnosci gospodarczej i rolnikow ryczaltowych nie przekroczyla 20 000 zl w poprzednim roku obrotowym lub biezacym roku podatkowym, nie powstaje obowiazek stosowania kasy fiskalnej.

Przyklad: Karolina prowadzi sklep z recznie malowanymi kubkami. W calym 2025 roku sprzedala towary konsumentom za laczna kwote 14 500 zl. W 2026 roku Karolina nadal nie musi instalowac kasy fiskalnej, pod warunkiem ze jej obroty w 2026 roku rowniez nie przekrocza 20 000 zl.

Jezeli progi zostana przekroczone w trakcie roku, obowiazek zainstalowania kasy powstaje po uplywie dwoch miesiecy od konca miesiaca, w ktorym nastapilo przekroczenie. Nowy podmiot, ktory dopiero zaczyna dzialalnosc, moze korzystac ze zwolnienia do momentu przekroczenia progu w biezacym roku podatkowym.

—

2. Warunki zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedazy przez internet

Przepisy zachowaly zwolnienie z kasy fiskalnej dla przedsiebiorcow prowadzacych sprzedaz wysylkowa. Jednak warunki, ktore nalezy spelnic lacznie, sa scisle okreslone w tresci rozporzadzenia.

Zwolnienie z kasy fiskalnej obowiazuje do konca 2027 roku i przysluguje, gdy jednoczesnie spelnione sa nastepujace kryteria:

Kryterium 1 – system wysylkowy

Dostawa towaru musi odbywac sie za posrednictwem poczty lub firmy kurierskiej. Samozbiory i odbiory osobiste w siedzibie sprzedajacego nie kwalifikuja sie do zwolnienia, nawet jezeli transakcja odbyla sie pierwotnie przez internet.

Kryterium 2 – platnosc bezgotowkowa na rachunek sprzedajacego

Zaplate za transakcje sprzedajacy musi otrzymac w calosci za posrednictwem poczty, banku lub spoldzielczej kasy oszczednosciowo-kredytowej – odpowiednio na swoj rachunek bankowy lub rachunek w SKOK-u, ktorego jest czlonkiem. Platnosc gotowkowa wyklucza zwolnienie nawet przy dostawie kurierskiej.

Kryterium 3 – ewidencja jednoznacznie identyfikujaca transakcje

Z ewidencji i dowodow dokumentujacych zaplate musi jednoznacznie wynikac:

jakiej konkretnie transakcji platnosc dotyczy,
na czyja rzecz zostala dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Oznacza to w praktyce, ze tytul przelewu lub dokumentacja zamowienia musi umozliwiac identyfikacje konkretnego nabywcy i konkretnej sprzedazy. Systemy e-commerce standardowo generuja unikalny numer zamowienia, ktory wpisywany jest jako tytul przelewu – taka dokumentacja zasadniczo spelnia wymog.

Checklist – czy sprzedaz przez internet korzysta ze zwolnienia?

Warunek	Skutek
Dostawa przez poczte lub kuriera	Zwolnienie mozliwe
Platnosc przelewem na konto sprzedajacego	Zwolnienie mozliwe
Ewidencja wskazuje nabywce i transakcje	Zwolnienie mozliwe
Odbiory osobiste w siedzibie	Kasa wymagana
Platnosc gotowkowa	Kasa wymagana
Platnosc z konta osoby trzeciej	Kasa wymagana
Brak czytelnej ewidencji platnosci	Kasa wymagana

—

3. Towary, ktore bezwzglednie wymagaja kasy fiskalnej

Nawet przy spelnieniu wszystkich powyzszych warunkow, sprzedaz okreslonych kategorii produktow bezwzglednie wyklucza mozliwosc zwolnienia z kasy fiskalnej. Wynika to z § 4 pkt 1 rozporzadzenia Ministra Finansow, ktory okresla wykluczenia przedmiotowe niezaleznie od wartosci sprzedazy ani sposobu dostawy.

Sprzedaz wysylkowa ponizszych kategorii bezwzglednie wymaga posiadania kasy fiskalnej:

Kategoria towaru	Obowiazek kasy
Perfumy i wody toaletowe	Tak, bezwzglednie
Sprzet fotograficzny (bez czesci i akcesoriow)	Tak, bezwzglednie
Czesci i akcesoria do pojazdow silnikowych (bez motocykli), niesklasyfikowane gdzie indziej	Tak, bezwzglednie
Zapisane i niezapisane nosniki danych cyfrowych i analogowych	Tak, bezwzglednie

Przyklad: Bartosz sprzedaje przez sklep internetowy akcesoria do aparatow fotograficznych. Jezeli sprzedaje same czesci i akcesoria do sprzetu fotograficznego (nie caly sprzet), moze w pewnych okolicznosciach korzystac ze zwolnienia. Jezeli jednak sprzedaje aparaty fotograficzne jako takie, kasa fiskalna jest obowiazkowa niezaleznie od wartosci obrotu.

Samozatrudniony powinien systematycznie sprawdzac aktualne brzmienie rozporzadzenia Ministra Finansow, gdyz katalog wykluczonych kategorii moze ulec zmianie.

—

4. Sytuacje odbierajace prawo do zwolnienia

Poza wylaczonymi kategoriami towarow, istnieja konkretne sytuacje transakcyjne, ktore automatycznie pozbawiaja prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej. Prowadzacy JDG i sprzedajacy przez internet powinien zaznajomiac sie z nimi dokladnie.

Sytuacja 1 – platnosc z rachunku osoby trzeciej

Jezeli zaplate za zamowienie przesyla nie sam nabywca, lecz inna osoba (np. wspolmalzonek, rodzic, znajomy), platnosc nie spelnia warunku zwolnienia. Przelew musi byc dokonany przez faktycznego nabywce – osoby wskazanej jako odbiorca w zamowieniu.

Przyklad: Klient zamawia towar ze sklepu internetowego Mateusza. Zaplate wysyla jego zona z jej konta bankowego, wpisujac jako tytul numer zamowienia. Mimo poprawnego tytulu przelewu, Mateusz nie moze skorzystac ze zwolnienia dla tej transakcji.

Sytuacja 2 – odbior osobisty po zakupie online

Zakup zlozony przez sklep internetowy lub portal aukcyjny, po ktorym kupujacy odbiera towar osobiscie w siedzibie sprzedajacego, nie kwalifikuje sie do zwolnienia. Dostawa nie nastepuje za posrednictwem poczty ani kuriera, co wyklucza zastosowanie zwolnienia podmiotowego.

Przyklad: Agnieszka sprzedaje recznie robione artykuly dekoracyjne przez sklep internetowy. Klientka zamawia wyroby przez strone, ale prosi o mozliwosc osobistego odbioru w pracowni Agnieszki. Agnieszka jest zobowiazana posiadac kase fiskalna i wystawic paragon przy odbiorze.

Sytuacja 3 – platnosc gotowkowa

Korzystajac ze zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedazy przez internet, przedsiebiorca nie moze przyjmowac platnosci gotowkowych. Dotyczy to rowniez form mieszanych – jezeli jakakolwiek czesc platnosci zostaje uiszczona gotowka, transakcja wypada ze zwolnienia.

Sytuacja 4 – zaplate uiszczono tylko czesciowo lub w ratach

Warunkiem zwolnienia jest otrzymanie zaplaty w calosci za posrednictwem systemu bankowego. Platnosc rozlozona na raty lub platnosc czesciowa (reszta przy odbiorze gotowka) moze wiazac sie z utrata prawa do zwolnienia w przypadku tej czesci, ktora nie trafia przelewem.

Sytuacja 5 – brak czytelnej ewidencji platnosci

Nawet przy poprawnej dostawie i bezgotowkowej platnosci, jezeli z ewidencji nie mozna jednoznacznie odczytac, jakiej transakcji platnosc dotyczy i na czyja rzecz zostala dokonana, zwolnienie nie ma zastosowania. Prowadzacy JDG powinien zadbac o czytelny rejestr zamowien z danymi nabywcow i informacjami o platnosci.

—

5. Kiedy i jak wystawiac paragon przy sprzedazy wysylkowej

Gdy prowadzacy JDG jest zobowiazany posiadac kase fiskalna lub decyduje sie na jej dobrowolne uzywanie, pojawia sie praktyczne pytanie: kiedy dokladnie wystawic paragon fiskalny przy sprzedazy wysylkowej?

Zasada ogolna stanowi, ze paragon powinien byc przekazany nabywcy w momencie otrzymania zaplaty za towar lub usluge. W praktyce:

Przy przedplacie lub przelewie przed wysylka – paragon fiskalny wystawia sie i dolacza do przesylki razem z towarem.
Przy platnosci za pobraniem – przepisy nie precyzuja dokladnie tego momentu, co stwarza praktyczna trudnosc.

Platnosc za pobraniem – kiedy wystawic paragon?

Zgodnie z przepisami, obowiazek podatkowy przy sprzedazy wysylkowej powstaje:

w dniu dokonania dostawy – jezeli dostawa nastepuje przed zaplatem,
w dniu otrzymania zaliczki z tytulu platnosci – jezeli zaliczka wplywa przed dostawa.

Wobec tej niejednoznacznosci, powszechnie stosowana praktyka polega na wystawieniu paragonu fiskalnego w momencie wysylki towaru i dolaczeniu go do przesylki. Paragon fizycznie dostarczany jest nabywcy razem z zamowionym towarem, a dostawca (poczta lub kurier) pobiera zaplate.

Taka praktyka jest powszechnie akceptowana, choc przepisy nie reguluja tej kwestii expressis verbis. Prowadzacy JDG powinien stosowac jedna, konsekwentna metode i dokumentowac daty wysylki.

—

6. E-paragon jako alternatywa dla papierowego

Przedsiebiorcy korzystajacy z kas fiskalnych online maja mozliwosc wystawiania e-paragonow i przesylania ich nabywcy droga elektroniczna. Paragon elektroniczny ma taka sama wartosc dowodowa jak paragon papierowy i moze byc przekazywany e-mailem lub przez dedykowana aplikacje.

Warunki wystawienia e-paragonu:

kasa fiskalna musi byc kasa online (z transmisja danych do Centralnego Repozytorium Kas),
nabywca musi wyrazic zgode na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej,
paragon przekazywany jest e-mailem lub przez dedykowana aplikacje.

Dla sprzedazy wysylkowej e-paragon jest rozwiazaniem szczegolnie wygodnym – eliminuje koniecznosc fizycznego drukowania i dolaczania do przesylki. Warto upewnic sie, ze system kasowy, z ktorego korzysta prowadzacy JDG, obsluguje ten tryb przed wdrozeniem w sklepie internetowym.

—

FAQ

Czy kazdy e-sprzedawca musi miec kase fiskalna?

Nie. Samozatrudniony prowadzacy sprzedaz przez internet jest zwolniony z kasy fiskalnej, jezeli jego roczny obrot ze sprzedazy na rzecz osob fizycznych nie przekracza 20 000 zl lub jezeli spelnia lacznie warunki zwolnienia podmiotowego dla sprzedazy wysylkowej: dostawa kurierm lub poczte, platnosc przelewem, czytelna ewidencja.

Co grozi za brak kasy fiskalnej, gdy jest ona wymagana?

Brak kasy fiskalnej, gdy jest obowiazkowa, moze skutkowac sankcja VAT w wysokosci 30% kwoty podatku naliczonego za okres, w ktorym podatnik nie rejestruje sprzedazy. Poza tym organ podatkowy moze wymierzyc dodatkowe zobowiazanie podatkowe oraz kare grzywny na podstawie przepisow karno-skarbowych.

Czy sprzedaz przez platform aukcyjna korzysta ze zwolnienia?

Tak, pod warunkiem ze dostawa odbywa sie kurierm lub poczte, a platnosc trafia w calosci przelewem na konto sprzedajacego. Sam fakt sprzedazy przez portal aukcyjny nie wyklucza zwolnienia – kluczowy jest sposob dostawy i rozliczenia platnosci, a nie kanal sprzedazy.

Czy przy odbiorze osobistym po zamowieniu online zawsze trzeba miec kase?

Tak. Odbiory osobiste nie spelniaja warunku dostawy przez poczte lub kuriera, wiec nie kwalifikuja sie do zwolnienia z kasy fiskalnej, niezaleznie od tego, czy zamowienie zlozono przez internet, przez telefon czy bezposrednio w sklepie.

Czy moge przyjac zaplate za pobraniem i korzystac ze zwolnienia?

Zalezy od technicznego sposobu poboru. Platnosc za pobraniem realizowana przez poczte lub kuriera, ktory nastepnie przekazuje kwote na konto sprzedajacego, moze byc zgodna z warunkami zwolnienia – platnosc faktycznie wplywa za posrednictwem operatora. Natomiast przyjecie gotowki bezposrednio od klienta wyklucza zwolnienie z kasy fiskalnej.

Czy sprzedaz cyfrowych produktow online wymaga kasy fiskalnej?

Sprzedaz fizycznych nosnikow danych (plytki, pendrivy z trescia) bezwzglednie wymaga kasy. Sprzedaz samych uslug cyfrowych (dostep do platformy, licencja, streaming) moze podlegac innym zasadom – w tym przypadku nalezy zweryfikowac aktualne przepisy dotyczace konkretnej formy swiadczenia uslugi.

Jak dlugo obowiazuje zwolnienie dla sprzedazy wysylkowej?

Zwolnienie obowiazuje do konca 2027 roku na podstawie aktualnego rozporzadzenia Ministra Finansow w sprawie zwolnien z kas rejestrujacych. Po tym terminie zakres zwolnien zostanie poddany weryfikacji legislacyjnej.

—

Podsumowanie

Prowadzacy JDG i sprzedajacy przez internet nie musi automatycznie instalowac kasy fiskalnej. Zwolnienie z kasy fiskalnej przy sprzedazy wysylkowej jest mozliwe do konca 2027 roku pod warunkiem lacalnego spelnienia trzech wymagan: dostawy przez poczte lub kuriera, platnosci w calosci przelewem na konto sprzedajacego oraz prowadzenia ewidencji jednoznacznie identyfikujacej transakcje i nabywce.

Zwolnienie nie obejmuje wybranych kategorii towarow (perfumy, sprzet fotograficzny, czesci do pojazdow silnikowych, nosniki danych), a takze sytuacji, gdy klient odbiera towar osobiscie lub zaplate uiszcza inna osoba niz nabywca. Przy platnosci za pobraniem za praktyczne uznaje sie wystawianie paragonu w momencie wysylki i dolaczanie go do przesylki.

Samozatrudniony powinien prowadzic czytelny rejestr zamowien i platnosci – nie tylko po to, by spelnic warunki zwolnienia, lecz rowniez by moc je udowodnic w razie kontroli podatkowej.

—

Krok po kroku w systemie Fiskomat

Ponizszy opis pokazuje logike rejestrowania sprzedazy wysylkowej w systemie Fiskomat.

Krok 1 – Sprawdzenie progu obrotow

Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu z kasy fiskalnej sprawdz w systemie laczna wartosc sprzedazy na rzecz osob fizycznych za poprzedni rok i biezacy rok podatkowy. Jezeli suma przekroczyla 20 000 zl, kasa jest obowiazkowa niezaleznie od sposobu sprzedazy.

Krok 2 – Weryfikacja sposobu dostawy i platnosci

Upewnij sie, ze kazda transakcja, ktora ma korzystac ze zwolnienia, jest realizowana przez poczte lub kuriera i oplacona przelewem bankowym. W systemie mozna przypisac sposob platnosci i dostawy do poszczegolnych zamowien.

Krok 3 – Rejestracja platnosci z czytelnym opisem

Rejestrujac platnosc za zamowienie, upewnij sie, ze numer zamowienia lub inne oznaczenie jest czytelne i jednoznaczne w tytule przelewu. Ta informacja moze byc podstawa wykazania warunkow zwolnienia w razie kontroli.

Krok 4 – Wystawienie dokumentu sprzedazy

Jesli wystawiasz fakture zamiast paragonu (np. na prosbe nabywcy), zarejestruj dokument sprzedazy w odpowiedniej czesci systemu. Pamietaj, ze faktura wystawiana osobie fizycznej nie zwalnia z obowiazku ewidencji na kasie, jezeli kasa jest wymagana.

Krok 5 – Generowanie raportu sprzedazy wysylkowej

Dla celow ewentualnej kontroli podatkowej skorzystaj z opcji generowania zestawien sprzedazy z podzialem na sposoby platnosci i dostawy. Raporty te stanowia podstawe dokumentacji potwierdzajacej spelnienie warunkow zwolnienia z kasy fiskalnej.

Co warto przeczytać dalej

Zobacz też

Kasa fiskalna w JDG 2026 — limit, kasy online i ulga