E-paragon: czym jest i kiedy można go wystawiać w JDG

TL;DR

Dowiesz się, jak legalnie zastąpić papierowy paragon elektronicznym dokumentem fiskalnym
Zobaczysz 5 przykładów JDG, w których e-paragon jest stosowany na co dzień
Otrzymasz checklistę warunków niezbędnych do uruchomienia e-paragonów

—

E-paragon to elektroniczny dokument fiskalny o identycznej mocy prawnej co paragon papierowy. Może go wystawiać przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną online lub wirtualną, pod warunkiem uzyskania zgody nabywcy. Obowiązek archiwizowania przejmuje Krajowa Administracja Skarbowa — dane trafiają bezpośrednio do CRK (Centralnego Repozytorium Kas).

—

—

Czym jest e-paragon

E-paragon jest elektronicznym dokumentem fiskalnym zastępującym tradycyjny wydruk papierowy. Wystawiany jest przez kasę fiskalną online lub wirtualną, a następnie przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową.

Pod względem prawnym e-paragon ma identyczną moc dowodową jak paragon papierowy — organy podatkowe go uznają, można go przedłożyć przy reklamacji lub zwrocie towaru. Różnica dotyczy wyłącznie nośnika: brak fizycznego wydruku i obowiązku przekazania go nabywcy w formie papierowej.

Dla samozatrudnionego prowadzącego JDG oznacza to koniec z rolkami papieru termicznego i fizyczną archiwizacją wydruków. Dane o każdej transakcji fiskalnej trafiają automatycznie do CRK, gdzie pozostają do dyspozycji organów kontroli skarbowej przez wymagany okres.

—

Podstawa prawna

Możliwość wystawiania e-paragonów wynika z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, który zobowiązuje podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących do wydawania nabywcy paragonu lub faktury z każdej sprzedaży. Przepis dopuszcza dwie formy: papierową albo elektroniczną za zgodą nabywcy.

Szczegółowe wymagania techniczne reguluje § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, określający wymagany zakres danych na dokumencie. Natomiast § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących wskazuje, że kasa może wystawiać paragony wyłącznie w postaci elektronicznej, jeżeli tak zdecyduje użytkownik.

Przepisy o kasach wirtualnych weszły w życie od 1 czerwca 2020 roku na podstawie § 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Możliwość wystawiania e-paragonów przez kasy online pojawiła się od 29 września 2021 roku.

—

Kiedy można wystawić e-paragon

Prowadzący JDG może wystawić e-paragon, gdy spełnione są trzy warunki jednocześnie:

Istnieje obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego — sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych.
Przedsiębiorca posiada kasę fiskalną online lub wirtualną podłączoną do internetu.
Nabywca wyraził jednoznaczną zgodę na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej.

Poniżej pięć przykładów JDG, w których e-paragon jest stosowany na co dzień:

Bartosz prowadzi jednoosobową działalność taksówkarską. Korzysta z kasy wirtualnej — jego PKWiU 49.32.12.0 mieści się w katalogu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku. Po zakończeniu kursu wysyła e-paragon na e-mail pasażera, który wyraził zgodę podczas zamawiania przejazdu przez aplikację.

Karolina prowadzi salon kosmetyczny wyposażony w kasę fiskalną online. Klientki podpisują regulamin zawierający zapis o domyślnym wystawianiu e-paragonów. Karolina przesyła dokument na e-mail po każdej wizycie bez drukowania.

Paweł prowadzi małą restaurację w formie JDG. Kasa online pozwala wystawiać e-paragony. Klient przy kasie wybiera opcję elektroniczną — system wysyła dokument przez SMS na podany numer.

Marta sprzedaje odzież w sklepie internetowym. W regulaminie serwisu umieszcza zapis o domyślnym wystawianiu e-paragonów, informując jednocześnie o możliwości zmiany tej preferencji. Po każdym zakupie klient otrzymuje e-paragon na skrzynkę pocztową.

Łukasz prowadzi bezobsługową myjnię samochodową (PKWiU 45.20.30.0). Kasa wirtualna automatycznie generuje e-paragon po zakończeniu transakcji bezgotówkowej i wysyła przez aplikację mobilną klienta, który uprzednio wyraził zgodę.

—

Jak uzyskać zgodę nabywcy

Zgoda nabywcy na e-paragon może być wyrażona w dowolny, jednoznaczny sposób — przepisy nie wymagają konkretnej formy. Liczy się świadome zaakceptowanie elektronicznej postaci dokumentu.

Zapis w regulaminie sprzedaży to najprostsze rozwiązanie przy sprzedaży internetowej. Nabywca akceptuje regulamin zawierający informację o domyślnym wystawianiu e-paragonów, a przedsiębiorca musi zapewnić możliwość zmiany tej preferencji na żądanie.

Zgoda przy kasie jest stosowana w punktach stacjonarnych. Nabywca wybiera opcję „e-paragon” na terminalu lub kasie samoobsługowej — wybór opcji jest traktowany jako zgoda dorozumiana.

Formularz na stronie lub w aplikacji sprawdza się w e-commerce i usługach subskrypcyjnych. Klient zaznacza opcję „Chcę otrzymywać e-paragony” w ustawieniach konta lub podczas finalizacji zamówienia.

Ważne: zgoda powinna być możliwa do cofnięcia w każdej chwili. Przedsiębiorca musi zapewnić prostą procedurę zmiany preferencji dla stałych nabywców.

—

Obowiązkowe elementy e-paragonu

E-paragon zawiera identyczny zakres informacji co papierowy paragon fiskalny. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących dokument musi zawierać dane podatnika (imię, nazwisko lub nazwa, adres punktu sprzedaży), NIP podatnika, numer kolejny wydruku, datę oraz godzinę i minutę sprzedaży, oznaczenie PARAGON FISKALNY, nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną identyfikację, cenę jednostkową, ilość i wartość sumaryczną sprzedaży z oznaczeniem literowym stawki VAT.

Dokument musi zawierać ponadto: wartość opustów lub narzutów (jeżeli występują), wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek z oznaczeniem literowym, wartość sprzedaży zwolnionej z oznaczeniem literowym, łączną wysokość podatku, łączną wartość sprzedaży brutto, oznaczenie waluty co najmniej przy łącznej wartości brutto, kolejny numer paragonu fiskalnego, numer kasy i oznaczenie kasjera przy więcej niż jednym stanowisku, NIP nabywcy na żądanie nabywcy oraz logo fiskalne i numer unikatowy.

Brak któregokolwiek z wymaganych elementów stanowi naruszenie przepisów i może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową prowadzącego JDG.

—

Kasy fiskalne obsługujące e-paragony

Prowadzący JDG ma do wyboru dwa typy urządzeń umożliwiające wystawianie e-paragonów.

Kasy online to urządzenia podłączone do internetu, przesyłające dane do CRK w czasie rzeczywistym. Od 29 września 2021 roku mogą wystawiać e-paragony na podstawie § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Odpowiednie dla JDG prowadzących stacjonarne punkty: sklepy, gabinety, restauracje, warsztaty.

Kasy wirtualne to aplikacje działające na tabletach, smartfonach lub komputerach. Możliwość ich stosowania istnieje od 1 czerwca 2020 roku, jednak wyłącznie dla określonych grup podatników z katalogu w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku.

Do grup uprawnionych do korzystania z kas wirtualnych należą m.in. samozatrudnieni prowadzący działalność w zakresie usług przewozu osób samochodem osobowym (w tym taksówkarze), usług wynajmu samochodów z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0), usług przeprowadzkowych (PKWiU 49.42.11.0), usług hotelarskich i noclegowych (PKWiU 55.10–55.90), usług restauracji i gastronomii (PKWiU 56.10, 56.21, 56.29, 56.30), usług mycia i czyszczenia samochodów (PKWiU 45.20.30.0) oraz dostaw towarów i usług przez ochotnicze straże pożarne i koła gospodyń wiejskich.

Samozatrudniony, którego PKWiU nie mieści się w powyższym katalogu, nie może stosować kasy wirtualnej — musi korzystać z kasy online.

—

Przechowywanie e-paragonów

Ogólna zasada przechowywania dokumentów księgowych nakłada obowiązek archiwizacji przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Zasada ta obejmuje co do zasady paragony fiskalne.

Istotny wyjątek dotyczy prowadzących JDG stosujących kasy wirtualne lub kasy online — w ich przypadku obowiązek samodzielnego przechowywania paragonów fiskalnych zostaje uchylony. Wszystkie dane ewidencyjne są automatycznie przekazywane do CRK i przechowywane przez Krajową Administrację Skarbową.

Dla samozatrudnionego oznacza to brak konieczności tworzenia kopii zapasowych paragonów na własnych nośnikach, brak ryzyka zagubienia dokumentów w razie awarii sprzętu oraz uproszczone procedury podczas kontroli skarbowej — organ może samodzielnie pobrać dane z CRK.

Przedsiębiorca powinien jednak zadbać o archiwizację pozostałych dokumentów sprzedażowych — faktur, umów i ewidencji nieprzesyłanych do CRK automatycznie. Zalecane jest też zachowanie dokumentacji potwierdzającej udzielone przez nabywców zgody na e-paragon, na wypadek zakwestionowania prawidłowości tych zgód podczas kontroli.

—

HUB paragonowy

Nabywca odbiera e-paragon w sposób uzgodniony ze sprzedawcą. Dopuszczalne formy to SMS, e-mail lub aplikacja mobilna powiązana z kontem klienta.

Od 15 września 2023 roku Ministerstwo Finansów udostępniło aplikację mobilną „e-Paragony”, dostępną w sklepach Google Play i App Store. Zbiera ona wszystkie e-paragony wystawione dla danego nabywcy w jednym miejscu i działa jako HUB paragonowy. Nabywca korzystający z tej aplikacji nie musi podawać adresu e-mail ani numeru telefonu przy każdej transakcji — kasa identyfikuje jego konto i przypisuje paragon automatycznie.

Prowadzący JDG nie ma obowiązku integracji z aplikacją Ministerstwa — wystarczy, że zapewni jeden z trzech dopuszczalnych kanałów przesyłu i uzyska stosowną zgodę nabywcy.

—

Zalety dla prowadzącego JDG

Dla samozatrudnionego e-paragony przynoszą przede wszystkim obniżenie kosztów operacyjnych — brak wydatków na papier termiczny, taśmy drukarskie i serwisowanie drukarek fiskalnych. Przy dużej liczbie transakcji dziennie różnica jest zauważalna w rachunku za materiały eksploatacyjne.

Automatyczna archiwizacja w CRK eliminuje ryzyko utraty dokumentów i upraszcza procedury podczas kontroli skarbowej. Szybsza obsługa przy kasie — brak drukowania skraca czas transakcji — jest istotna w gastronomii i handlu detalicznym o dużym ruchu klientów.

Papier termiczny zawiera bisfenol, substancję o działaniu endokrynnym. Rezygnacja z drukowania paragonów zmniejsza ekspozycję pracowników i wpisuje się w politykę ekologiczną coraz częściej oczekiwaną przez klientów.

—

FAQ — najczęstsze pytania o e-paragony

Czy można wystawiać e-paragony bez zgody nabywcy?

Nie. Wystawienie e-paragonu bez zgody nabywcy narusza art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. Przedsiębiorca jest zobowiązany wydać paragon papierowy, jeżeli klient nie wyraził jednoznacznej zgody na formę elektroniczną. Zgoda może być udzielona w regulaminie, przy kasie lub przez aplikację — ważne, żeby była jednoznaczna i odwołalna.

Jaką kasę fiskalną trzeba posiadać, żeby wystawiać e-paragony?

Wymagana jest kasa fiskalna online podłączona do internetu lub kasa wirtualna. Standardowe kasy fiskalne bez połączenia z internetem nie obsługują e-paragonów. Kasy wirtualne są dostępne tylko dla branż wymienionych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku.

Czy e-paragon można anulować?

Tak. Jeżeli transakcja nie doszła do skutku, przedsiębiorca może wystawić paragon anulowany w postaci elektronicznej — dopuszcza to § 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania dla kas wirtualnych; analogiczne zasady obowiązują dla kas online.

Jak długo trzeba przechowywać e-paragony?

Prowadzący JDG stosujący kasy online lub wirtualne nie są zobowiązani do samodzielnego przechowywania paragonów fiskalnych. Dane są automatycznie archiwizowane w CRK przez Krajową Administrację Skarbową. Pozostałe dokumenty (faktury, umowy) podlegają ogólnemu 5-letniemu obowiązkowi archiwizacji.

Czy e-paragon jest ważny przy reklamacji?

Tak. E-paragon ma identyczną moc dowodową co papierowy paragon fiskalny i może stanowić podstawę do złożenia reklamacji lub żądania zwrotu towaru. Sprzedawca nie może odmówić przyjęcia reklamacji wyłącznie z uwagi na elektroniczną formę dokumentu.

Czy nabywca może cofnąć zgodę na e-paragon?

Tak. Nabywca może w każdej chwili wycofać zgodę i zażądać formy papierowej dla kolejnych transakcji. Przedsiębiorca musi respektować taką zmianę i zapewnić łatwy sposób jej zgłoszenia — brak tej możliwości podważa prawidłowość udzielonej zgody.

Co to jest aplikacja „e-Paragony” Ministerstwa Finansów?

To oficjalna aplikacja mobilna dostępna od 15 września 2023 roku w Google Play i App Store. Działa jako HUB paragonowy — agreguje e-paragony wystawione dla danego użytkownika w jednym miejscu. Nie wymaga podawania danych osobowych przy każdej transakcji — kasa rozpoznaje konto nabywcy automatycznie.

—

Podsumowanie

E-paragon jest pełnoprawnym dokumentem fiskalnym, który samozatrudniony może stosować zamiast papierowego paragonu, o ile posiada kasę online lub wirtualną i dysponuje zgodą nabywcy. Zakres danych na e-paragonie jest tożsamy z papierowym — różni się wyłącznie nośnik. Przesył może nastąpić przez SMS, e-mail lub aplikację mobilną.

Dla prowadzącego JDG największą zaletą jest zwolnienie z obowiązku samodzielnego przechowywania paragonów — dane trafiają automatycznie do CRK. Kasy wirtualne są jednak dostępne wyłącznie dla określonych grup podatników, a samozatrudniony spoza katalogu musi korzystać z kasy online. Przed wdrożeniem e-paragonów należy zweryfikować, czy kod PKWiU działalności mieści się w katalogu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku.

Podstawy prawne: art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, art. 111b ust. 1 ustawy o VAT, § 19a rozporządzenia o kasach wirtualnych, § 22 rozporządzenia o wymaganiach technicznych dla kas rejestrujących.

—

Krok po kroku w systemie Fiskomat

Fiskomat umożliwia ewidencjonowanie sprzedaży z kasy fiskalnej i powiązanie dokumentów z wpisami w księdze przychodów lub ewidencji. Poniżej schemat dla przedsiębiorcy stosującego e-paragony.

Krok 1 — Konfiguracja powiązania z kasą fiskalną

W ustawieniach konta wskaż typ posiadanej kasy (online lub wirtualna) i skonfiguruj integrację przesyłu danych. System powinien automatycznie rozpoznawać dokumenty fiskalne napływające z CRK lub bezpośrednio z urządzenia.

Krok 2 — Import i rejestracja transakcji

Po wystawieniu e-paragonu dane o sprzedaży są importowane do systemu. Zweryfikuj, czy kwota brutto, stawka VAT i data transakcji zostały prawidłowo przeniesione przed zamknięciem dnia.

Krok 3 — Przypisanie do kategorii sprzedaży

Każdy zaimportowany dokument przypisz do właściwej kategorii przychodu. Przy sprzedaży objętej kilkoma stawkami VAT sprawdź, czy system poprawnie rozdzielił wartości według oznaczeń literowych stosowanych przez kasę fiskalną.

Krok 4 — Obsługa paragonów anulowanych

Jeżeli transakcja nie doszła do skutku i wystawiono paragon anulowany w postaci elektronicznej, zarejestruj zdarzenie jako korektę lub dokument zerowy. Pominięcie takich pozycji może spowodować rozbieżność między danymi w systemie a danymi w CRK.

Krok 5 — Weryfikacja zgodności z CRK przed zamknięciem okresu

Porównaj sumy sprzedaży zaewidencjonowane w systemie z raportem miesięcznym kasy. Rozbieżności między zapisami systemu a danymi w CRK mogą być podstawą do wszczęcia postępowania przez KAS.

Krok 6 — Archiwizacja dokumentacji uzupełniającej

Zachowaj dokumentację potwierdzającą udzielone przez nabywców zgody (regulaminy, logi aplikacji, potwierdzenia e-mail) na wypadek, gdyby organ zakwestionował prawidłowość tych zgód podczas kontroli skarbowej.

Co warto przeczytać dalej

Zobacz też

Kasa fiskalna w JDG 2026 — limit, kasy online i ulga