{"id":2563,"date":"2026-08-03T09:00:00","date_gmt":"2026-08-03T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/?p=2563"},"modified":"2026-08-03T09:00:00","modified_gmt":"2026-08-03T07:00:00","slug":"przechowywanie-faktur-pdf-jdg","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/przechowywanie-faktur-pdf-jdg\/","title":{"rendered":"Archiwizacja faktur w JDG po KSeF &#8211; co zostaje po Twojej stronie"},"content":{"rendered":"<h2>W skr\u00f3cie<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Dowiesz si\u0119<\/strong>, co z archiwizacj\u0105 faktur przejmuje KSeF, a co nadal musisz robi\u0107 sam w swojej JDG<\/li>\n<li><strong>Zobaczysz<\/strong>, kt\u00f3re dokumenty zostaj\u0105 poza KSeF \u2013 faktury B2C, OSS\/IOSS, zakupy zagraniczne, tryb offline, paragony, umowy, dokumentacja kadrowa<\/li>\n<li><strong>Otrzymasz<\/strong> wymogi techniczne archiwizacji tego, co zostaje po Twojej stronie, oraz zaktualizowan\u0105 checklist\u0119<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Kr\u00f3tka odpowied\u017a<\/h2>\n<p>Krajowy System e-Faktur (KSeF) sam przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, wi\u0119c dla dokument\u00f3w obj\u0119tych systemem samozatrudniony nie musi ju\u017c prowadzi\u0107 w\u0142asnego archiwum. Poza KSeF zostaj\u0105 jednak faktury do konsument\u00f3w (B2C), sprzeda\u017c w procedurze OSS\/IOSS, faktury zakupowe od zagranicznych kontrahent\u00f3w oraz dokumenty wystawione w trybie offline \u2013 te trzeba archiwizowa\u0107 samodzielnie na dotychczasowych zasadach, tak jak paragony, dowody wewn\u0119trzne, umowy czy dokumentacj\u0119 kadrow\u0105.<\/p>\n<p>Przedsi\u0119biorca prowadz\u0105cy JDG od 2026 r. wystawia wi\u0119kszo\u015b\u0107 faktur B2B jako ustrukturyzowane w KSeF. Pojawia si\u0119 jednak pytanie, co dok\u0142adnie zostaje po jego stronie do przechowywania oraz jak archiwizowa\u0107 to, czego KSeF nie obejmuje.<\/p>\n<p>W dalszej cz\u0119\u015bci artyku\u0142u pokazujemy, co przejmuje KSeF i od kiedy, jakie dokumenty nadal wymagaj\u0105 w\u0142asnego archiwum oraz jakie warunki musz\u0105 spe\u0142nia\u0107 no\u015bniki danych, by w razie kontroli nie us\u0142ysze\u0107 zastrze\u017ce\u0144.<\/p>\n<h2>Spis tre\u015bci<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"#ksef\">KSeF przejmuje archiwizacj\u0119 faktur ustrukturyzowanych<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#co-zostaje\">Co nadal archiwizujesz sam<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ogolne\">Og\u00f3lne zasady archiwizacji dokumentacji<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#elektroniczna\">Archiwizacja elektroniczna \u2013 wymogi<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#mieszany\">Kiedy PDF nadal obowi\u0105zuje<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fiskomat\">Krok po kroku w systemie Fiskomat<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#faq\">FAQ<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"ksef\">KSeF przejmuje archiwizacj\u0119 faktur ustrukturyzowanych<\/h2>\n<p>Od <strong>1 lutego 2026 r.<\/strong> Krajowy System e-Faktur sta\u0142 si\u0119 obowi\u0105zkowy dla podatnik\u00f3w, kt\u00f3rych sprzeda\u017c brutto w 2024 r. przekroczy\u0142a 200 mln z\u0142. Od <strong>1 kwietnia 2026 r.<\/strong> obowi\u0105zek obj\u0105\u0142 pozosta\u0142ych czynnych podatnik\u00f3w VAT. Od <strong>1 stycznia 2027 r.<\/strong> obejmie tak\u017ce mikroprzedsi\u0119biorc\u00f3w o sprzeda\u017cy poni\u017cej 10 000 z\u0142 miesi\u0119cznie.<\/p>\n<p>Dla faktury ustrukturyzowanej dat\u0119 wystawienia wyznacza dzie\u0144 jej przes\u0142ania do KSeF (<strong>art. 106na ust. 1 ustawy o VAT<\/strong>), a dat\u0119 otrzymania \u2013 dzie\u0144 nadania jej numeru KSeF (<strong>art. 106na ust. 3<\/strong>). To rozr\u00f3\u017cnienie ma znaczenie praktyczne, bo obie daty nie musz\u0105 pokrywa\u0107 si\u0119 z dniem, w kt\u00f3rym przedsi\u0119biorca faktycznie zobaczy\u0142 dokument.<\/p>\n<p>Najwa\u017cniejsza zmiana dla archiwizacji: <strong>KSeF sam przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat<\/strong>, licz\u0105c od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym zosta\u0142y wystawione. Dla faktur obj\u0119tych systemem samozatrudniony nie musi ju\u017c prowadzi\u0107 w\u0142asnego archiwum \u2013 dost\u0119p do dokumentu i mo\u017cliwo\u015b\u0107 jego pobrania zapewnia system, niezale\u017cnie od tego, czy przedsi\u0119biorca dodatkowo zachowa w\u0142asn\u0105 kopi\u0119.<\/p>\n<p>To jednak nie oznacza ko\u0144ca archiwizacji w JDG \u2013 zmienia si\u0119 tylko jej zakres.<\/p>\n<h2 id=\"co-zostaje\">Co nadal archiwizujesz sam<\/h2>\n<p>Poza KSeF, a wi\u0119c nadal do samodzielnej archiwizacji, zostaj\u0105:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>faktury B2C<\/strong> \u2013 wystawiane konsumentom, poza obowi\u0105zkiem KSeF,<\/li>\n<li><strong>sprzeda\u017c w procedurze OSS\/IOSS<\/strong> \u2013 rozliczana odr\u0119bnie, poza polskim KSeF,<\/li>\n<li><strong>faktury zakupowe od zagranicznych kontrahent\u00f3w<\/strong> \u2013 wystawione poza polskim systemem, wi\u0119c KSeF ich nie obejmuje,<\/li>\n<li><strong>faktury wystawione w trybie offline lub awaryjnym<\/strong> \u2013 do czasu ich przes\u0142ania do systemu,<\/li>\n<li><strong>paragony fiskalne<\/strong>, <strong>dowody wewn\u0119trzne<\/strong>, <strong>umowy<\/strong> oraz <strong>dokumentacja kadrowa<\/strong> \u2013 te dokumenty w og\u00f3le nie wchodz\u0105 w zakres KSeF,<\/li>\n<li><strong>KPiR i pozosta\u0142e ewidencje podatkowe<\/strong> \u2013 prowadzone i archiwizowane tak jak dotychczas.<\/li>\n<\/ul>\n<p>PDF nie znika z obiegu \u2013 zostaje jako wizualizacja faktury dla klienta, kt\u00f3ry nie ma dost\u0119pu do KSeF (np. konsument albo zagraniczny kontrahent), a dor\u0119czenie takiego pliku \u2013 np. w uzgodniony spos\u00f3b, cz\u0119sto z kodem QR \u2013 reguluje <strong>art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT<\/strong>.<\/p>\n<p>Dla wszystkich wymienionych wy\u017cej dokument\u00f3w zasady przechowywania okre\u015bla nadal <strong>Ustawa o rachunkowo\u015bci z dnia 29 wrze\u015bnia 1994 r.<\/strong> \u2013 konkretnie przepisy rozdzia\u0142u \u00f3smego. Zgodnie z <strong>art. 71<\/strong> ksi\u0119gi rachunkowe, dowody ksi\u0119gowe, dokumenty z inwentaryzacji oraz sprawozdania finansowe jednostek nale\u017cy odpowiednio przechowywa\u0107, chroni\u0107 przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem czy zniszczeniem.<\/p>\n<p>Regulacje znajduj\u0105 si\u0119 tak\u017ce w <strong>Rozporz\u0105dzeniu Ministra Finans\u00f3w z dnia 20 grudnia 2012 r.<\/strong> w sprawie przesy\u0142ania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udost\u0119pniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, a tak\u017ce w tzw. rozporz\u0105dzeniu fakturowym \u2013 dotyczy to dokument\u00f3w, kt\u00f3re nie s\u0105 ustrukturyzowane w KSeF.<\/p>\n<h2 id=\"ogolne\">Og\u00f3lne zasady archiwizacji dokumentacji ksi\u0119gowej<\/h2>\n<p>Poni\u017csze zasady dotycz\u0105 dokument\u00f3w, kt\u00f3re zostaj\u0105 po Twojej stronie \u2013 a wi\u0119c faktur spoza KSeF oraz pozosta\u0142ej dokumentacji ksi\u0119gowej i kadrowej. Dokumentacja ksi\u0119gowa powinna by\u0107 przechowywana tak, by w czasie ewentualnej kontroli mo\u017cna by\u0142o z niej swobodnie korzysta\u0107. Zadaniem samozatrudnionego jest zatroszczenie si\u0119 o to, by wszystkie dowody i ewidencje by\u0142y <strong>podzielone na okresy rozliczeniowe<\/strong> i wyra\u017anie opisane \u2013 inaczej wyszukiwanie potrwa d\u0142u\u017cej ni\u017c sama kontrola.<\/p>\n<p>Podczas archiwizacji przedsi\u0119biorca musi zapewni\u0107 ochron\u0119 dokument\u00f3w <strong>przed rozpowszechnieniem oraz zmianami<\/strong>. St\u0105d nakaz umieszczenia ich w miejscu zabezpieczonym przed osobami niepowo\u0142anymi \u2013 fizycznym lub cyfrowym.<\/p>\n<p>Dokumentacja ksi\u0119gowa JDG nie musi by\u0107 przechowywana przez w\u0142a\u015bciciela firmy. Samozatrudniony, kt\u00f3ry korzysta z biura rachunkowego oferuj\u0105cego r\u00f3wnie\u017c archiwizacj\u0119, mo\u017ce wybra\u0107 takie rozwi\u0105zanie bez negatywnych konsekwencji. Wymagany jest jedynie <strong>zg\u0142oszenie do naczelnika w\u0142a\u015bciwego urz\u0119du skarbowego<\/strong> faktu przechowywania dokumentacji poza firm\u0105 \u2013 albo przy rejestracji dzia\u0142alno\u015bci, albo do <strong>15 dnia od dnia jej wydania<\/strong>.<\/p>\n<p>Granic\u0105 okresu przechowywania jest koniec okresu <strong>przedawnienia podatkowego<\/strong>. Zgodnie z przepisami obowi\u0105zek ten ko\u0144czy si\u0119 <strong>po pi\u0119ciu latach<\/strong> od zako\u0144czenia roku, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku. To znaczne u\u0142atwienie \u2013 podatnik nie musi liczy\u0107 terminu osobno dla ka\u017cdej faktury i deklaracji.<\/p>\n<p><strong>Przyk\u0142ad 1.<\/strong> Magdalena prowadzi JDG jako kosmetyczka. Zamyka rok podatkowy 2017 i sk\u0142ada zeznanie roczne w 2018 r. Dokumentacj\u0119 zwi\u0105zan\u0105 z 2017 r. musi przechowywa\u0107 do ko\u0144ca 2023 r.<\/p>\n<p>Wyj\u0105tek od pi\u0119cioletniego okresu archiwizacji stanowi <strong>dokumentacja pracownicza<\/strong> (m.in. listy p\u0142ac, karty wynagrodze\u0144). Zgodnie z odr\u0119bnymi przepisami przedsi\u0119biorca jest zobowi\u0105zany do przechowywania tego typu dowod\u00f3w ksi\u0119gowych przez okres <strong>50 lat<\/strong> (dla pracownik\u00f3w zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.) lub <strong>10 lat<\/strong> (dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.).<\/p>\n<h2 id=\"elektroniczna\">Archiwizacja elektroniczna \u2013 wymogi techniczne<\/h2>\n<p>Te wymogi techniczne pozostaj\u0105 aktualne dla wszystkich dokument\u00f3w, kt\u00f3re nie trafiaj\u0105 do KSeF \u2013 a wi\u0119c dla faktur B2C, zakupowych od zagranicznych kontrahent\u00f3w, paragon\u00f3w, dowod\u00f3w wewn\u0119trznych, um\u00f3w czy dokumentacji kadrowej. Zgodnie z <strong>art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowo\u015bci<\/strong> ksi\u0119gi rachunkowe, dowody ksi\u0119gowe, kopie dokument\u00f3w kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe oraz listy p\u0142ac mog\u0105 by\u0107 przechowywane obok wersji papierowej r\u00f3wnie\u017c w formie elektronicznej \u2013 np. na p\u0142ytach DVD\/CD lub dobrze zabezpieczonych dyskach twardych. Wymaga to spe\u0142nienia kilku dodatkowych warunk\u00f3w.<\/p>\n<p>No\u015bniki musz\u0105 zosta\u0107 umieszczone w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do kt\u00f3rych dost\u0119p maj\u0105 tylko <strong>upowa\u017cnione osoby<\/strong>. Skuteczna ochrona danych zapisanych na no\u015bnikach cyfrowych wymaga regularnego wykonywania <strong>kopii zapasowych co najmniej raz na tydzie\u0144<\/strong>. Przedsi\u0119biorca musi te\u017c pami\u0119ta\u0107 o chronologii, podziale na okresy rozliczeniowe oraz o zagwarantowaniu dost\u0119pu do urz\u0105dze\u0144, za pomoc\u0105 kt\u00f3rych mo\u017cna odczyta\u0107 dane i sporz\u0105dzi\u0107 papierowe wydruki na wypadek konieczno\u015bci.<\/p>\n<p><strong>Przyk\u0142ad 2.<\/strong> Tomasz prowadzi JDG jako copywriter. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 faktur B2B wystawia i otrzymuje ju\u017c w KSeF, wi\u0119c tych nie archiwizuje sam. W chmurze trzyma jednak faktury dla klient\u00f3w indywidualnych (B2C) oraz faktur\u0119 zakupow\u0105 od zagranicznego dostawcy oprogramowania, spoza polskiego KSeF. Zewn\u0119trzna us\u0142uga wykonuje kopie zapasowe codziennie \u2013 znacznie powy\u017cej minimalnej cz\u0119stotliwo\u015bci. Tomasz zachowuje te\u017c w lokalnej szafie szyfrowany dysk z kopi\u0105 roczn\u0105, opisan\u0105 \u201e2026 \u2013 KPiR + dokumenty spoza KSeF\u201d.<\/p>\n<h2 id=\"mieszany\">Kiedy PDF nadal obowi\u0105zuje<\/h2>\n<p>Faktura ustrukturyzowana w KSeF nie jest plikiem PDF \u2013 to dokument w formacie XML, a PDF bywa jedynie jego wizualizacj\u0105. Mimo to PDF nie znika z praktyki JDG. Zostaje przede wszystkim tam, gdzie KSeF nie si\u0119ga: w relacjach <strong>B2C<\/strong>, w procedurze <strong>OSS\/IOSS<\/strong>, przy fakturach zakupowych od <strong>zagranicznych kontrahent\u00f3w<\/strong> oraz w <strong>trybie offline lub awaryjnym<\/strong>, gdy faktura trafia do systemu z op\u00f3\u017anieniem. W takich przypadkach PDF \u2013 np. z kodem QR \u2013 bywa sposobem przekazania faktury kontrahentowi zgodnie z <strong>art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT<\/strong>.<\/p>\n<p>Dla tych dokument\u00f3w obowi\u0105zuj\u0105 te same zasady archiwizacji elektronicznej, co wcze\u015bniej. Kluczowe stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna <strong>Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 wrze\u015bnia 2013 r., sygn. IPPP1\/443-617\/13-4\/JL<\/strong>: \u201eNie ma normatywnych przeszk\u00f3d do istnienia systemu \u00bbmieszanego\u00ab, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantuj\u0105cej autentyczno\u015b\u0107 pochodzenia i integralno\u015b\u0107 tre\u015bci, a ten warunek spe\u0142nia tak\u017ce przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalaj\u0105cego na ka\u017cdorazowe odtworzenie formy papierowej na \u017c\u0105danie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci\u201d.<\/p>\n<p>Dla samozatrudnionego oznacza to, \u017ce <strong>PDF pozostaje pe\u0142noprawnym dokumentem ksi\u0119gowym tam, gdzie nie zast\u0105pi\u0142 go KSeF<\/strong> \u2013 pod warunkiem \u017ce plik nie jest modyfikowany po wystawieniu i istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 jego odtworzenia w postaci czytelnej.<\/p>\n<p><strong>Przyk\u0142ad 3.<\/strong> Karolina prowadzi JDG jako fotograf. Faktury dla klient\u00f3w firmowych wystawia w KSeF, ale sesje dla klient\u00f3w indywidualnych (B2C) nadal dokumentuje faktur\u0105 w PDF wysy\u0142an\u0105 e-mailem. Te pliki \u2013 nieedytowane \u2013 archiwizuje w katalogach miesi\u0119cznych i tworzy ich tygodniow\u0105 kopi\u0119 zapasow\u0105 na zewn\u0119trznym no\u015bniku zamkni\u0119tym w sejfie. Spe\u0142nia tym samym wymogi integralno\u015bci tre\u015bci i autentyczno\u015bci pochodzenia dla dokument\u00f3w, kt\u00f3re zostaj\u0105 poza KSeF.<\/p>\n<h2 id=\"fiskomat\">Krok po kroku w systemie Fiskomat<\/h2>\n<ol>\n<li><strong>Ustaw automatyczn\u0105 archiwizacj\u0119 dokument\u00f3w spoza KSeF<\/strong> \u2013 w\u0142\u0105cz mechanizm zapisu faktur B2C, faktur zakupowych od zagranicznych kontrahent\u00f3w oraz dokument\u00f3w z trybu offline do katalog\u00f3w z podzia\u0142em na okresy rozliczeniowe. Faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie musisz archiwizowa\u0107 dodatkowo \u2013 system robi to sam przez 10 lat.<\/li>\n<li><strong>Zaplanuj kopie zapasowe<\/strong> \u2013 minimum jeden tydzie\u0144, najlepiej z kopi\u0105 w chmurze i kopi\u0105 offline.<\/li>\n<li><strong>Zg\u0142o\u015b urz\u0119dowi miejsce archiwizacji<\/strong> \u2013 je\u015bli przechowywanie idzie poza siedzib\u0105 JDG (np. zewn\u0119trzne biuro rachunkowe, chmura zewn\u0119trznego operatora).<\/li>\n<li><strong>Pilnuj integralno\u015bci<\/strong> \u2013 nie nadpisuj plik\u00f3w PDF po wystawieniu, u\u017cywaj nazewnictwa pozwalaj\u0105cego na identyfikacj\u0119 faktury i okresu.<\/li>\n<li><strong>Zaplanuj retencj\u0119<\/strong> \u2013 ustaw przypomnienie o ko\u0144cu okresu pi\u0119ciu lat dla zwyk\u0142ych dokument\u00f3w oraz dziesi\u0119ciu lub pi\u0119\u0107dziesi\u0119ciu lat dla dokumentacji pracowniczej (zale\u017cnie od tego, czy pracownika zatrudniono od 2019 r., czy wcze\u015bniej).<\/li>\n<\/ol>\n<p>Wystawione faktury sprzeda\u017cy znajdziesz w zak\u0142adce Przychody, a otrzymane faktury zakupu w zak\u0142adce Koszty \u2014 obie zak\u0142adki przechowuj\u0105 pliki i histori\u0119 automatycznie, niezale\u017cnie od tego, czy dana faktura jest ustrukturyzowana w KSeF, czy trafi\u0142a do systemu jako PDF spoza KSeF. Ustawienia archiwizacji i kopii zapasowych skonfigurujesz w zak\u0142adce Ustawienia.<\/p>\n<h2 id=\"faq\">FAQ<\/h2>\n<p><strong>Czy musz\u0119 sam archiwizowa\u0107 faktury wystawione w KSeF?<\/strong><\/p>\n<p>Nie. KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym zosta\u0142y wystawione, i zapewnia do nich dost\u0119p \u2013 w\u0142asne archiwum nie jest ju\u017c konieczne dla tych dokument\u00f3w.<\/p>\n<p><strong>Czy PDF faktury nadal jest pe\u0142noprawnym dokumentem ksi\u0119gowym?<\/strong><\/p>\n<p>Tak, ale tylko dla dokument\u00f3w, kt\u00f3re zostaj\u0105 poza KSeF \u2013 faktur B2C, sprzeda\u017cy w OSS\/IOSS, zakup\u00f3w od zagranicznych kontrahent\u00f3w oraz dokument\u00f3w z trybu offline. Warunkiem jest zachowanie oryginalnej postaci, autentyczno\u015bci pochodzenia i integralno\u015bci tre\u015bci (interpretacja Dyrektora IS w Warszawie, sygn. IPPP1\/443-617\/13-4\/JL).<\/p>\n<p><strong>Jak d\u0142ugo nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty spoza KSeF w JDG?<\/strong><\/p>\n<p>Do ko\u0144ca okresu przedawnienia podatkowego, czyli pi\u0119ciu lat od zako\u0144czenia roku, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku \u2013 tak samo jak dotychczas.<\/p>\n<p><strong>Czy mog\u0119 archiwizowa\u0107 tylko cyfrowo, bez papieru?<\/strong><\/p>\n<p>Tak, art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowo\u015bci dopuszcza przechowywanie w formie elektronicznej obok lub zamiast wersji papierowej, po spe\u0142nieniu wymog\u00f3w (zabezpieczenie no\u015bnika, kopie zapasowe, podzia\u0142 chronologiczny). Dotyczy to dokument\u00f3w, kt\u00f3re nie s\u0105 ustrukturyzowane w KSeF.<\/p>\n<p><strong>Jak cz\u0119sto wykonywa\u0107 kopie zapasowe dokument\u00f3w spoza KSeF?<\/strong><\/p>\n<p>Co najmniej raz na tydzie\u0144. Cz\u0119\u015bciej, je\u015bli wolumen dokument\u00f3w jest du\u017cy lub charakter dzia\u0142alno\u015bci wymaga wi\u0119kszego bezpiecze\u0144stwa.<\/p>\n<p><strong>Czy mo\u017cna powierzy\u0107 archiwizacj\u0119 biurowi rachunkowemu?<\/strong><\/p>\n<p>Tak, bez negatywnych konsekwencji. Trzeba jednak zg\u0142osi\u0107 naczelnikowi w\u0142a\u015bciwego urz\u0119du skarbowego fakt przechowywania dokumentacji poza firm\u0105 \u2013 przy rejestracji dzia\u0142alno\u015bci lub do 15 dnia od dnia jej wydania.<\/p>\n<p><strong>Czy dokumentacja pracownicza ma ten sam okres archiwizacji?<\/strong><\/p>\n<p>Nie w ka\u017cdym przypadku. Listy p\u0142ac i karty wynagrodze\u0144 pracownik\u00f3w zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. przechowuje si\u0119 przez 50 lat, a dla zatrudnionych od tej daty okres skr\u00f3cono do 10 lat.<\/p>\n<h2 id=\"watpliwosci\">Najcz\u0119stsze w\u0105tpliwo\u015bci praktyczne<\/h2>\n<p>W praktyce samozatrudnionego pojawia si\u0119 jeszcze kilka pyta\u0144, kt\u00f3re warto rozwia\u0107 przed wdro\u017ceniem archiwum obejmuj\u0105cego dokumenty spoza KSeF. Pierwsze dotyczy formatu pliku \u2013 przepisy nie wskazuj\u0105 wprost PDF jako jedynego dopuszczalnego. Istotne jest, by format pozwala\u0142 na odtworzenie dokumentu w jego oryginalnej postaci, wi\u0119c PDF spe\u0142nia ten warunek, tak samo jak inne ustabilizowane formaty graficzne. Drugie pytanie dotyczy podpis\u00f3w: interpretacja IS w Warszawie sygn. IPPP1\/443-617\/13-4\/JL nie wymaga podpisu kwalifikowanego dla samej archiwizacji \u2013 wym\u00f3g ten mo\u017ce wynika\u0107 z innych przepis\u00f3w, ale nie z regu\u0142 o przechowywaniu jako takich.<\/p>\n<p>Kolejn\u0105 w\u0105tpliwo\u015b\u0107 budzi spos\u00f3b udost\u0119pniania dokument\u00f3w w razie kontroli. Dla faktur ustrukturyzowanych w KSeF organ ma dost\u0119p do systemu i nie trzeba nic drukowa\u0107 ani udost\u0119pnia\u0107 osobno. Dla dokument\u00f3w, kt\u00f3re zostaj\u0105 po Twojej stronie, organ podatkowy nadal ma prawo \u017c\u0105da\u0107 odtworzenia formy papierowej, wi\u0119c archiwum powinno zapewnia\u0107 szybki wydruk ka\u017cdego pliku. Trzymanie si\u0119 jednego, czytelnego nazewnictwa plik\u00f3w (np. data wystawienia + numer + kontrahent) skraca czas reakcji.<\/p>\n<p>Ostatnia istotna kwestia to <strong>chronologia<\/strong>. Dokumenty spoza KSeF nale\u017cy archiwizowa\u0107 zgodnie z porz\u0105dkiem chronologicznym \u2013 nie wystarczy mie\u0107 wszystkie pliki w jednym folderze, je\u017celi nie mo\u017cna szybko zlokalizowa\u0107 konkretnej pozycji za dany miesi\u0105c. Sama ustawa o rachunkowo\u015bci w art. 71 m\u00f3wi o ochronie przed zniszczeniem oraz zakazanymi zmianami, wi\u0119c archiwum powinno by\u0107 traktowane jak rejestr, a nie folder \u201edownload\u201d.<\/p>\n<h2>Podsumowanie<\/h2>\n<p>KSeF przej\u0105\u0142 archiwizacj\u0119 faktur ustrukturyzowanych \u2013 system przechowuje je przez 10 lat, wi\u0119c dla tych dokument\u00f3w samozatrudniony nie musi ju\u017c prowadzi\u0107 w\u0142asnego archiwum. Po jego stronie zostaj\u0105 jednak faktury B2C, sprzeda\u017c w OSS\/IOSS, faktury zakupowe od zagranicznych kontrahent\u00f3w, dokumenty z trybu offline, a tak\u017ce paragony, dowody wewn\u0119trzne, umowy, dokumentacja kadrowa oraz KPiR i pozosta\u0142e ewidencje. Dla tych dokument\u00f3w obowi\u0105zuj\u0105 dotychczasowe zasady: autentyczno\u015b\u0107 pochodzenia, integralno\u015b\u0107 tre\u015bci oraz odtwarzalno\u015b\u0107 na \u017c\u0105danie organu, na podstawie art. 71 i art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowo\u015bci oraz rozporz\u0105dzenia w sprawie e-faktur. Pi\u0119\u0107 lat retencji dla zwyk\u0142ych dokument\u00f3w oraz dziesi\u0119\u0107 lub pi\u0119\u0107dziesi\u0105t lat dla dokumentacji pracowniczej (zale\u017cnie od daty zatrudnienia \u2014 od 2019 r. lub wcze\u015bniej) to twarde wide\u0142ki, kt\u00f3re trzeba mie\u0107 z ty\u0142u g\u0142owy planuj\u0105c archiwum tego, co zostaje poza KSeF.<\/p>\n<h2>Co warto przeczyta\u0107 dalej<\/h2>\n<p>Zasady przechowywania faktur w PDF to jeden fragment wi\u0119kszej ca\u0142o\u015bci \u2013 warto pozna\u0107 te\u017c og\u00f3lne regu\u0142y archiwizacji i terminy dla pozosta\u0142ych dokument\u00f3w ksi\u0119gowych.<\/p>\n<ul>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/ile-lat-przechowywac-dokumenty-ksiegowe-jdg\">Ile lat przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe<\/a><\/strong> \u2014 odpowiada na pytanie, jak d\u0142ugo trzyma\u0107 dokumentacj\u0119, uwzgl\u0119dniaj\u0105c przedawnienie zobowi\u0105za\u0144 i wyj\u0105tki od og\u00f3lnych terminowych zasad.<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-jdg\">Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych \u2013 zasady<\/a><\/strong> \u2014 faktury PDF to tylko jedna kategoria \u2013 tu znajdziesz zasady obejmuj\u0105ce ca\u0142o\u015b\u0107 dokumentacji ksi\u0119gowej JDG.<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/okres-przechowywania-paragonow-fiskalnych-jdg\">Paragony fiskalne \u2013 jak d\u0142ugo je przechowywa\u0107<\/a><\/strong> \u2014 obok faktur JDG cz\u0119sto ma do czynienia te\u017c z paragonami, kt\u00f3re rz\u0105dz\u0105 si\u0119 osobnym terminem przechowywania.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, ale nie wszystkie dokumenty. Sprawdz, co nadal musisz archiwizowac sam w JDG i na jakich zasadach.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_uag_custom_page_level_css":"","site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"default","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"","footer-sml-layout":"","ast-disable-related-posts":"","theme-transparent-header-meta":"","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"default","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"ast-content-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"footnotes":""},"categories":[270],"tags":[272,271,315],"class_list":["post-2563","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-pelna-ksiegowosc","tag-ksiegi-rachunkowe","tag-pelna-ksiegowosc","tag-przechowywanie-faktur-pdf"],"uagb_featured_image_src":{"full":false,"thumbnail":false,"medium":false,"medium_large":false,"large":false,"1536x1536":false,"2048x2048":false},"uagb_author_info":{"display_name":"Redaktor","author_link":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/author\/redaktor\/"},"uagb_comment_info":0,"uagb_excerpt":"KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, ale nie wszystkie dokumenty. Sprawdz, co nadal musisz archiwizowac sam w JDG i na jakich zasadach.","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2563","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2563"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2563\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2908,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2563\/revisions\/2908"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2563"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2563"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2563"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}