{"id":2485,"date":"2026-07-27T13:00:00","date_gmt":"2026-07-27T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/?p=2485"},"modified":"2026-07-16T20:25:02","modified_gmt":"2026-07-16T18:25:02","slug":"ile-lat-przechowywac-dokumenty-ksiegowe-jdg","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/ile-lat-przechowywac-dokumenty-ksiegowe-jdg\/","title":{"rendered":"Ile lat przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe w JDG \u2014 przedawnienie i wyj\u0105tki"},"content":{"rendered":"<h2>W skr\u00f3cie<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Dowiesz si\u0119<\/strong>, jakie dokumenty ksi\u0119gowe i jak d\u0142ugo musisz przechowywa\u0107 w jednoosobowej dzia\u0142alno\u015bci<\/li>\n<li><strong>Zobaczysz<\/strong> zasady archiwizacji w formie papierowej, elektronicznej i chmurowej<\/li>\n<li><strong>Otrzymasz<\/strong> list\u0119 najcz\u0119stszych b\u0142\u0119d\u00f3w przy archiwizacji i sposoby ich unikni\u0119cia<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Kr\u00f3tka odpowied\u017a<\/h2>\n<p><strong>Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych<\/strong> w JDG obejmuje ksi\u0119gi podatkowe, ewidencje, rejestry VAT, faktury, dowody ksi\u0119gowe i sprawozdania. Dokumentacj\u0119 trzyma si\u0119 do up\u0142ywu przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego, czyli zwykle 5 lat od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym min\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku. Dokumenty kadrowe wymagaj\u0105 zachowania przez 10 lat (pracownicy zatrudnieni od 2019 r.) lub 50 lat (zatrudnieni wcze\u015bniej).<\/p>\n<p>Dla samozatrudnionego archiwizacja nie jest tylko porz\u0105dkowym obowi\u0105zkiem. Spos\u00f3b przechowywania dokument\u00f3w wp\u0142ywa na przebieg kontroli skarbowej i na to, czy przedsi\u0119biorca jest w stanie odtworzy\u0107 rozliczenie sprzed kilku lat. Ka\u017cdy brakuj\u0105cy dow\u00f3d ksi\u0119gowy mo\u017ce oznacza\u0107 zakwestionowanie kosztu albo odliczenia VAT.<\/p>\n<p>W artykule znajdziesz katalog dokument\u00f3w do przechowania, zasady archiwizacji papierowej i elektronicznej, om\u00f3wienie 5-letniego okresu zwi\u0105zanego z przedawnieniem oraz wyj\u0105tek dla dokument\u00f3w kadrowych.<\/p>\n<h2>Spis tre\u015bci<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"#dokumenty\">Jakie dokumenty trzeba przechowywa\u0107<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#archiwizacja\">Archiwizacja papierowa i elektroniczna<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#chmura\">Przechowywanie w chmurze<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#poza-siedziba\">Dokumenty poza siedzib\u0105 i u biura rachunkowego<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#okres\">Okres przechowywania dokument\u00f3w<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#pelna-ksiegowosc\">Dodatkowe terminy przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#pozbywanie\">Pozbywanie si\u0119 dokument\u00f3w po przedawnieniu<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fiskomat\">Krok po kroku w systemie Fiskomat<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#faq\">FAQ<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"dokumenty\">Jakie dokumenty trzeba przechowywa\u0107<\/h2>\n<p>Katalog dokument\u00f3w obj\u0119tych obowi\u0105zkiem archiwizacji obejmuje przede wszystkim:<\/p>\n<ul>\n<li>ksi\u0119gi podatkowe (przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci \u2013 ksi\u0119gi rachunkowe, przy uproszczonej \u2013 PKPiR),<\/li>\n<li>ewidencje,<\/li>\n<li>rejestry VAT sprzeda\u017cy i zakup\u00f3w,<\/li>\n<li>dowody ksi\u0119gowe,<\/li>\n<li>dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),<\/li>\n<li>sprawozdania finansowe.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dokumentacja ksi\u0119gowa stanowi g\u0142\u00f3wny dow\u00f3d podczas kontroli skarbowej. Z tego powodu samozatrudniony nie wyrzuca <strong>faktur<\/strong>, korekt, duplikat\u00f3w ani dowod\u00f3w wi\u0105\u017c\u0105cych si\u0119 z procedur\u0105 podatkow\u0105. Ka\u017cdy zachowany dokument ma swoje znaczenie w przysz\u0142ej kontroli.<\/p>\n<p>Przy zamykaniu roku podatkowego dokumenty powinno si\u0119 uzupe\u0142ni\u0107 o kopi\u0119 <strong>rocznej deklaracji podatkowej<\/strong>, a je\u017celi zeznanie z\u0142o\u017cono przez internet \u2013 tak\u017ce o numer <strong>UPO (Urz\u0119dowe Po\u015bwiadczenie Odbioru)<\/strong>. UPO potwierdza fakt z\u0142o\u017cenia deklaracji w terminie i bywa kluczowym dowodem przy weryfikacji prawid\u0142owo\u015bci rozlicze\u0144.<\/p>\n<p>Dla dzia\u0142alno\u015bci, kt\u00f3re przekroczy\u0142y pr\u00f3g przychod\u00f3w i przesz\u0142y na pe\u0142n\u0105 ksi\u0119gowo\u015b\u0107, katalog dokument\u00f3w poszerza si\u0119 dodatkowo o <strong>zasady (polityk\u0119) rachunkowo\u015bci<\/strong> oraz o ksi\u0119gi rachunkowe w podziale na dziennik, ksi\u0119g\u0119 g\u0142\u00f3wn\u0105 i ksi\u0119gi pomocnicze. Obowi\u0105zek ich archiwizacji wynika z <strong>art. 74 ustawy o rachunkowo\u015bci<\/strong> i zosta\u0142 om\u00f3wiony w dalszej cz\u0119\u015bci artyku\u0142u.<\/p>\n<h2 id=\"archiwizacja\">Archiwizacja papierowa i elektroniczna<\/h2>\n<p>Archiwizacja papierowa wymaga <strong>porz\u0105dku chronologicznego<\/strong> i numeracji zgodnej z PKPiR. Dowody kosztowe i sprzeda\u017cowe uk\u0142ada si\u0119 w okresach rozliczeniowych i opisuje, aby mo\u017cna je by\u0142o szybko zidentyfikowa\u0107 przy kontroli skarbowej.<\/p>\n<p>Miejsce przechowywania ma znaczenie: powinno chroni\u0107 dokumenty przed osobami niepowo\u0142anymi oraz przed zdarzeniami losowymi. Po\u017car, kradzie\u017c czy zalanie <strong>nie usprawiedliwiaj\u0105 utraty dokumentacji<\/strong> \u2013 je\u017celi zdarzenie ma miejsce, podatnik ma obowi\u0105zek odtworzenia dokumentacji ksi\u0119gowej.<\/p>\n<p>Przechowywanie elektroniczne pozwala zapisywa\u0107 dokumenty na dysku twardym jako pliki (np. PDF) w odpowiedniej strukturze folder\u00f3w. Korzy\u015b\u0107 jest oczywista \u2013 dost\u0119p do dokument\u00f3w bez konieczno\u015bci przeszukiwania segregator\u00f3w. Przedsi\u0119biorca musi jednak:<\/p>\n<ul>\n<li>wykonywa\u0107 <strong>kopie zapasowe<\/strong> na osobnych trwa\u0142ych no\u015bnikach (np. pendrive),<\/li>\n<li>zapewni\u0107 dost\u0119p do urz\u0105dze\u0144 umo\u017cliwiaj\u0105cych odczyt i wydruk,<\/li>\n<li>chroni\u0107 dane przed niedozwolonymi zmianami, nieupowa\u017cnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem oraz zniszczeniem.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dokumenty w formie elektronicznej wymagaj\u0105 <strong>struktury folder\u00f3w<\/strong>, kt\u00f3ra odzwierciedla chronologi\u0119 i podzia\u0142 na okresy rozliczeniowe \u2013 inaczej szybkie wyszukiwanie staje si\u0119 iluzj\u0105.<\/p>\n<p>Przy ksi\u0119gach rachunkowych prowadzonych w systemie informatycznym te same wymogi doprecyzowuje <strong>art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowo\u015bci<\/strong> \u2013 system musi zapewnia\u0107 odporno\u015b\u0107 no\u015bnik\u00f3w danych, regularne kopie zapasowe oraz ochron\u0119 programu przed nieuprawnion\u0105 ingerencj\u0105. Gdy system tych warunk\u00f3w nie spe\u0142nia, zapisy trzeba dodatkowo wydrukowa\u0107 w terminach z art. 13 ust. 6 UoR. Taki wydruk ma moc prawn\u0105 r\u00f3wn\u0105 oryginalnemu dowodowi ksi\u0119gowemu \u2013 wyj\u0105tkiem s\u0105 dokumenty przenosz\u0105ce prawa maj\u0105tkowe do nieruchomo\u015bci, kt\u00f3re zawsze musz\u0105 pozosta\u0107 w wersji oryginalnej. Warto te\u017c opisywa\u0107 roczne zbiory dokument\u00f3w nazw\u0105 ich rodzaju oraz symbolem roku i numer\u00f3w ko\u0144cowych \u2013 u\u0142atwia to odnalezienie dowodu podczas kontroli.<\/p>\n<h2 id=\"chmura\">Przechowywanie w chmurze<\/h2>\n<p>Drug\u0105 drog\u0105 jest przechowywanie dokument\u00f3w w <strong>chmurze<\/strong>. Coraz wi\u0119cej JDG-owc\u00f3w przenosi archiwum do chmurowych system\u00f3w ze wzgl\u0119du na trzy korzy\u015bci:<\/p>\n<ul>\n<li>dost\u0119p do dokument\u00f3w z dowolnego miejsca i o ka\u017cdej porze,<\/li>\n<li>automatyczne kopie zapasowe i wysoki poziom bezpiecze\u0144stwa danych,<\/li>\n<li>mo\u017cliwo\u015b\u0107 szybkiego udost\u0119pniania dokument\u00f3w uprawnionym osobom \u2013 ksi\u0119gowemu, audytorowi, urz\u0119dnikowi w trakcie kontroli.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dla samozatrudnionego, kt\u00f3ry prowadzi dzia\u0142alno\u015b\u0107 mobilnie (fotograf, kurier, taks\u00f3wkarz, korepetytor), chmura cz\u0119sto jest jedynym sensownym rozwi\u0105zaniem \u2013 pozwala wystawi\u0107, podpisa\u0107 i zarchiwizowa\u0107 faktur\u0119 w jednym przep\u0142ywie pracy. Wymaga jednak zachowania tej samej dyscypliny, co archiwum papierowe \u2013 uporz\u0105dkowane foldery z podzia\u0142em na lata, miesi\u0105ce i typy dokument\u00f3w.<\/p>\n<h2 id=\"poza-siedziba\">Dokumenty poza siedzib\u0105 i u biura rachunkowego<\/h2>\n<p>Wiele jednoosobowych dzia\u0142alno\u015bci zleca prowadzenie dokumentacji zewn\u0119trznemu biuru rachunkowemu, wi\u0119c segregatory albo pliki nie zawsze znajduj\u0105 si\u0119 w miejscu wykonywania dzia\u0142alno\u015bci. Udost\u0119pnienie dokumentacji osobie trzeciej na terenie firmy wymaga zgody przedsi\u0119biorcy jako osoby odpowiedzialnej za dokumentacj\u0119, a wyniesienie jej poza siedzib\u0119 \u2013 zgody pisemnej oraz pozostawienia spisu przekazanych dokument\u00f3w.<\/p>\n<p>Przekazanie archiwum zewn\u0119trznemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu, powinno spe\u0142nia\u0107 trzy warunki:<\/p>\n<ul>\n<li>pisemna zgoda przedsi\u0119biorcy na wyniesienie dokument\u00f3w,<\/li>\n<li>spis przekazanych dokument\u00f3w pozostawiony w miejscu prowadzenia dzia\u0142alno\u015bci,<\/li>\n<li>zapewnienie szybkiego dost\u0119pu do dokumentacji na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Warto, aby umowa z biurem rachunkowym lub firm\u0105 archiwizuj\u0105c\u0105 precyzowa\u0142a termin udost\u0119pnienia dokument\u00f3w na \u017c\u0105danie organu kontrolnego oraz zasady post\u0119powania z dokumentacj\u0105 po zako\u0144czeniu wsp\u00f3\u0142pracy.<\/p>\n<h2 id=\"okres\">Okres przechowywania dokument\u00f3w<\/h2>\n<p>Okres przechowywania jest <strong>skorelowany z terminem przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego<\/strong>. Regu\u0142a ta wynika z <strong>art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa<\/strong>: podatnicy obowi\u0105zani do prowadzenia ksi\u0105g podatkowych przechowuj\u0105 ksi\u0119gi i zwi\u0105zane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu up\u0142ywu okresu przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego, chyba \u017ce ustawy podatkowe stanowi\u0105 inaczej.<\/p>\n<p>Obowi\u0105zek wynika tak\u017ce z <strong>art. 112 ust. 1 ustawy o VAT<\/strong> \u2013 podatnicy przechowuj\u0105 ewidencje VAT oraz wszystkie dokumenty (w szczeg\u00f3lno\u015bci faktury) zwi\u0105zane z rozliczaniem podatku do up\u0142ywu przedawnienia. Wystawcy rachunk\u00f3w utrzymuj\u0105 kopie ponumerowane chronologicznie (<strong>art. 88 ust. 1 Ordynacji<\/strong>), a p\u0142atnicy i inkasenci \u2013 dokumenty zwi\u0105zane z poborem podatk\u00f3w przez 5 lat (<strong>art. 32 ust. 1 Ordynacji<\/strong>).<\/p>\n<p>Zgodnie z <strong>art. 70 ust. 1 Ordynacji podatkowej<\/strong> zobowi\u0105zanie podatkowe przedawnia si\u0119 z up\u0142ywem 5 lat, licz\u0105c od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku. Wyj\u0105tkiem jest zobowi\u0105zanie podatnika podatku CIT powsta\u0142e w okresie opodatkowania <strong>rycza\u0142tem od dochod\u00f3w sp\u00f3\u0142ek (esto\u0144skim CIT)<\/strong> \u2013 tu termin liczy si\u0119 od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci rycza\u0142tu od ukrytych zysk\u00f3w, od dochodu z tytu\u0142u wydatk\u00f3w niezwi\u0105zanych z dzia\u0142alno\u015bci\u0105, od zmiany warto\u015bci sk\u0142adnik\u00f3w maj\u0105tku, od nieujawnionych operacji, albo od roku, w kt\u00f3rym zysk zosta\u0142 wyp\u0142acony, przeznaczony do wyp\u0142aty lub do pokrycia straty z lat ubieg\u0142ych.<\/p>\n<p>Odr\u0119bn\u0105 kategori\u0105 s\u0105 dokumenty kadrowe \u2013 listy p\u0142ac, karty wynagrodze\u0144, inne dowody niezb\u0119dne przy ustalaniu podstawy \u015bwiadcze\u0144 emerytalnych lub rentowych. Dla pracownik\u00f3w zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. trzyma si\u0119 je przez <strong>10 lat<\/strong> od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym usta\u0142 stosunek pracy; dla zatrudnionych wcze\u015bniej obowi\u0105zuje co do zasady okres <strong>50 lat<\/strong> (dla zatrudnionych w latach 1999\u20132018 mo\u017cna go skr\u00f3ci\u0107 do 10 lat po z\u0142o\u017ceniu do ZUS o\u015bwiadczenia ZUS OSW i raport\u00f3w informacyjnych ZUS RIA). Wym\u00f3g ten wynika z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpiecze\u0144 Spo\u0142ecznych i obowi\u0105zuje niezale\u017cnie od 5-letniego terminu podatkowego.<\/p>\n<h2 id=\"pelna-ksiegowosc\">Dodatkowe terminy przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci<\/h2>\n<p>Jednoosobowa dzia\u0142alno\u015b\u0107, kt\u00f3ra przekroczy\u0142a pr\u00f3g przychod\u00f3w i przesz\u0142a na <strong>pe\u0142n\u0105 ksi\u0119gowo\u015b\u0107<\/strong>, podlega dodatkowo <strong>art. 74 ustawy o rachunkowo\u015bci<\/strong>. Termin liczy si\u0119 tu inaczej ni\u017c w Ordynacji podatkowej \u2013 nie od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym min\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku, lecz od <strong>pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po roku obrotowym<\/strong> (art. 74 ust. 2 UoR), kt\u00f3rego dotycz\u0105 zbiory.<\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Rodzaj dokumentu<\/th>\n<th>Minimalny okres przechowywania<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe<\/td>\n<td>5 lat od pocz\u0105tku roku nast\u0119pnego po roku zatwierdzenia<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dowody ksi\u0119gowe dot. \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych w budowie, po\u017cyczek, kredyt\u00f3w oraz um\u00f3w handlowych i roszcze\u0144 dochodzonych w post\u0119powaniu cywilnym, karnym lub podatkowym<\/td>\n<td>5 lat od pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po roku, w kt\u00f3rym operacj\u0119 ostatecznie zako\u0144czono<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dokumentacja przyj\u0119tych zasad (polityki) rachunkowo\u015bci<\/td>\n<td>5 lat od pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po roku utraty jej wa\u017cno\u015bci<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dokumenty dotycz\u0105ce r\u0119kojmi i reklamacji<\/td>\n<td>1 rok po terminie up\u0142ywu r\u0119kojmi lub rozliczeniu reklamacji<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dowody sprzeda\u017cy detalicznej<\/td>\n<td>do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok, nie kr\u00f3cej ni\u017c do rozliczenia os\u00f3b odpowiedzialnych za powierzone im aktywa<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Poniewa\u017c te same dokumenty \u2013 np. faktura zakupu \u015brodka trwa\u0142ego \u2013 bywaj\u0105 jednocze\u015bnie podstaw\u0105 rozlicze\u0144 obj\u0119tych Ordynacj\u0105 podatkow\u0105 i ustaw\u0105 o rachunkowo\u015bci, obowi\u0105zuje zasada <strong>terminu d\u0142u\u017cszego<\/strong>: dokument trzyma si\u0119 do najp\u00f3\u017aniejszej z dat wynikaj\u0105cych z obu przepis\u00f3w. Decyzj\u0119 o wyd\u0142u\u017ceniu okresu archiwizacji ponad ustawowe minimum warto opisa\u0107 w zasadach (polityce) rachunkowo\u015bci zgodnie z <strong>art. 10 ust. 1 UoR<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Przyk\u0142ad 1.<\/strong> Firma doradcza prowadz\u0105ca pe\u0142ne ksi\u0119gi rachunkowe zawar\u0142a umow\u0119 handlow\u0105 w 2022 roku, zako\u0144czon\u0105 w 2025 roku. Dokumentacj\u0119 tej umowy trzeba przechowa\u0107 przez 5 lat liczonych od pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po zako\u0144czeniu umowy \u2013 czyli do pocz\u0105tku 2031 roku, niezale\u017cnie od tego, kiedy przedawni\u0142yby si\u0119 powi\u0105zane z ni\u0105 zobowi\u0105zania podatkowe.<\/p>\n<h2 id=\"pozbywanie\">Pozbywanie si\u0119 dokument\u00f3w po przedawnieniu<\/h2>\n<p>W 2025 roku mo\u017cna co do zasady pozby\u0107 si\u0119 ksi\u0105g podatkowych i dokument\u00f3w dotycz\u0105cych rozlicze\u0144, kt\u00f3rych termin p\u0142atno\u015bci przypada\u0142 w 2019 roku lub wcze\u015bniej. Z ko\u0144cem 2024 roku sko\u0144czy\u0142 si\u0119 ich obowi\u0105zkowy okres archiwizacji.<\/p>\n<p>Odr\u0119bnie liczy si\u0119 rok dla podatku dochodowego. Termin z\u0142o\u017cenia rocznej deklaracji PIT-36 i wp\u0142aty podatku dla podatnika rozliczaj\u0105cego si\u0119 w PKPiR przypada do <strong>30 kwietnia<\/strong> nast\u0119pnego roku. 5 lat na przechowywanie liczy si\u0119 od ko\u0144ca tego roku, w kt\u00f3rym uregulowano podatek. Obowi\u0105zek dotyczy tak\u017ce podatnik\u00f3w, kt\u00f3rzy w danym roku ponie\u015bli strat\u0119.<\/p>\n<p>Dodatkowo dokumenty dotycz\u0105ce <strong>\u015brodka trwa\u0142ego<\/strong> b\u0119d\u0105ce podstaw\u0105 odpis\u00f3w amortyzacyjnych trzeba przechowywa\u0107 przez ca\u0142y okres amortyzacji a\u017c do up\u0142ywu przedawnienia za ostatni rok amortyzacji. Potwierdza to interpretacja indywidualna <strong>sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM<\/strong> z 24 listopada 2023 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.<\/p>\n<p><strong>Przyk\u0142ad 1.<\/strong> Tomasz prowadzi JDG jako fotograf i zamkn\u0105\u0142 rok podatkowy 2019, a w 2020 roku z\u0142o\u017cy\u0142 PIT-36 w terminie do 30 kwietnia 2020 roku. Faktury przychodowe i kosztowe za 2019 rok przechowuje do up\u0142ywu przedawnienia. Zobowi\u0105zanie podatkowe za 2019 rok przedawnia si\u0119 po 5 latach liczonych od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym min\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku \u2013 czyli od 31 grudnia 2020 roku. Pe\u0142ne 5 lat mija z ko\u0144cem 31 grudnia 2025 roku. Dopiero po tej dacie Tomasz mo\u017ce bezpiecznie zniszczy\u0107 dokumenty.<\/p>\n<p><strong>Przyk\u0142ad 2.<\/strong> Magdalena prowadzi JDG w bran\u017cy kosmetycznej, rozlicza si\u0119 <strong>podatkiem liniowym<\/strong> w PKPiR i jest czynnym podatnikiem VAT. W 2018 roku dokonywa\u0142a comiesi\u0119cznych rozlicze\u0144 VAT i rocznego rozliczenia PIT z comiesi\u0119cznymi zaliczkami. Termin p\u0142atno\u015bci VAT za poszczeg\u00f3lne miesi\u0105ce przypada\u0142 na 25. dzie\u0144 kolejnego miesi\u0105ca, wi\u0119c VAT za stycze\u0144 2018 nale\u017ca\u0142o zap\u0142aci\u0107 do 26 lutego 2018 (25 lutego by\u0142 niedziel\u0105), a za listopad 2018 \u2013 do 27 grudnia 2018 (25 grudnia to dzie\u0144 wolny). VAT za stycze\u0144\u2013listopad 2018 przedawni\u0142 si\u0119 z ko\u0144cem 31 grudnia 2023 roku. Jednocze\u015bnie te same faktury mia\u0142y wp\u0142yw na PIT za 2018 rok, kt\u00f3rego termin p\u0142atno\u015bci przypada\u0142 na 30 kwietnia 2019 roku, a przedawnienie nast\u0105pi\u0142o z ko\u0144cem 31 grudnia 2024 roku. Faktury z 2018 roku Magdalena przechowywa\u0142a a\u017c do ko\u0144ca 2024 roku \u2013 pomimo wcze\u015bniejszego przedawnienia VAT.<\/p>\n<p>Ten przyk\u0142ad pokazuje regu\u0142\u0119 praktyczn\u0105: te same dokumenty bywaj\u0105 podstaw\u0105 rozlicze\u0144 r\u00f3\u017cnych podatk\u00f3w o <strong>r\u00f3\u017cnych terminach przedawnienia<\/strong>, wi\u0119c okres ich przechowywania dostosowuje si\u0119 do najd\u0142u\u017cszego terminu.<\/p>\n<h2 id=\"fiskomat\">Krok po kroku w systemie Fiskomat<\/h2>\n<ol>\n<li>Utw\u00f3rz struktur\u0119 folder\u00f3w: na ka\u017cdy rok osobny folder, w nim podfoldery dla rejestr\u00f3w VAT, faktur sprzeda\u017cy, faktur zakupu, ewidencji, deklaracji i UPO.<\/li>\n<li>Zapisuj dokumenty na bie\u017c\u0105co: ka\u017cd\u0105 faktur\u0119 i ewidencj\u0119 archiwizuj zaraz po zaksi\u0119gowaniu, z opisem powi\u0105zanym z PKPiR.<\/li>\n<li>Zabezpieczaj kopie zapasowe: poza chmur\u0105 r\u00f3b okresowe kopie na osobnym no\u015bniku (pendrive, dysk zewn\u0119trzny) i ograniczaj dost\u0119p do uprawnionych os\u00f3b.<\/li>\n<li>Oznacz dokumenty \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych: faktury i dowody dotycz\u0105ce amortyzacji zachowaj przez ca\u0142y okres amortyzacji i jeszcze 5 lat od ostatniego roku odpis\u00f3w.<\/li>\n<li>Plan likwidacji: na pocz\u0105tku ka\u017cdego roku oznacz dokumenty, dla kt\u00f3rych up\u0142yn\u0119\u0142o przedawnienie najd\u0142u\u017cszego z odpowiadaj\u0105cych im podatk\u00f3w \u2013 dopiero wtedy zniszcz je w spos\u00f3b uniemo\u017cliwiaj\u0105cy odtworzenie.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Faktury sprzeda\u017cy wraz z histori\u0105 znajdziesz w zak\u0142adce Przychody, a faktury zakupu w zak\u0142adce Koszty \u2014 obie zak\u0142adki przechowuj\u0105 dokumenty automatycznie przez ca\u0142y okres ich obowi\u0105zywania. Deklaracje i UPO s\u0105 dost\u0119pne w zak\u0142adce Deklaracje. Dokumenty kasowo-bankowe znajdziesz w zak\u0142adce Bank i Kasa, a przy zatrudnianiu pracownik\u00f3w \u2013 listy p\u0142ac w zak\u0142adce Kadry i P\u0142ace. Przyj\u0119te zasady (polityk\u0119) rachunkowo\u015bci, w tym decyzj\u0119 o wyd\u0142u\u017conym okresie archiwizacji, opisujesz w zak\u0142adce Ustawienia.<\/p>\n<h2 id=\"faq\">FAQ<\/h2>\n<p><strong>Jak d\u0142ugo musz\u0119 przechowywa\u0107 faktury w JDG?<\/strong><\/p>\n<p>Do up\u0142ywu przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego \u2013 co do zasady 5 lat od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku. Dla PIT-36 sk\u0142adanego do 30 kwietnia liczy si\u0119 to od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym uregulowano podatek.<\/p>\n<p><strong>Czym r\u00f3\u017cni\u0105 si\u0119 obowi\u0105zki archiwizacyjne przy PKPiR i przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci?<\/strong><\/p>\n<p>Przy PKPiR obowi\u0105zuje g\u0142\u00f3wnie Ordynacja podatkowa \u2013 dokumenty trzyma si\u0119 do przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego. Po przej\u015bciu na pe\u0142n\u0105 ksi\u0119gowo\u015b\u0107 dochodzi dodatkowo art. 74 ustawy o rachunkowo\u015bci, obejmuj\u0105cy ksi\u0119gi rachunkowe, sprawozdania finansowe i dodatkowe kategorie dowod\u00f3w \u2013 patrz sekcja <strong>Dodatkowe terminy przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci<\/strong> wy\u017cej.<\/p>\n<p><strong>Czy mog\u0119 trzyma\u0107 dokumenty wy\u0142\u0105cznie w chmurze?<\/strong><\/p>\n<p>Tak, dopuszczalne jest przechowywanie elektroniczne i chmurowe. Wymagana jest kopia zapasowa, zabezpieczenie przed zmianami i utrat\u0105 oraz uporz\u0105dkowana struktura folder\u00f3w odzwierciedlaj\u0105ca chronologi\u0119.<\/p>\n<p><strong>Czy zeskanowane faktury maj\u0105 tak\u0105 sam\u0105 moc jak orygina\u0142y papierowe?<\/strong><\/p>\n<p>Tak, o ile skan trwale i wiernie odwzorowuje tre\u015b\u0107 dokumentu, a system spe\u0142nia wymogi ochrony danych. Wydruk z takiego no\u015bnika jest wtedy prawnie r\u00f3wnowa\u017cny z orygina\u0142em. Wyj\u0105tkiem s\u0105 dokumenty przenosz\u0105ce prawa maj\u0105tkowe do nieruchomo\u015bci \u2013 te musz\u0105 pozosta\u0107 w wersji oryginalnej.<\/p>\n<p><strong>Co z dokumentami kadrowymi w JDG?<\/strong><\/p>\n<p>Listy p\u0142ac, karty wynagrodze\u0144 i inne dowody niezb\u0119dne do ustalania podstawy \u015bwiadcze\u0144 emerytalnych lub rentowych przechowuje si\u0119 przez 10 lat (pracownicy zatrudnieni od 2019 r.) albo 50 lat (zatrudnieni wcze\u015bniej) \u2013 w obu przypadkach znacznie d\u0142u\u017cej ni\u017c dokumenty podatkowe.<\/p>\n<p><strong>Co zrobi\u0107 w przypadku po\u017caru lub kradzie\u017cy dokument\u00f3w?<\/strong><\/p>\n<p>Zdarzenie losowe nie usprawiedliwia braku dokumentacji. Podatnik ma obowi\u0105zek odtworzenia dokumentacji \u2013 z duplikat\u00f3w faktur, wyci\u0105g\u00f3w bankowych, dokument\u00f3w archiwizowanych elektronicznie.<\/p>\n<p><strong>Ile lat trzyma\u0107 faktury dotycz\u0105ce \u015brodka trwa\u0142ego?<\/strong><\/p>\n<p>Przez ca\u0142y okres amortyzacji \u015brodka trwa\u0142ego, a\u017c do up\u0142ywu przedawnienia za ostatni rok, w kt\u00f3rym dokonywano odpis\u00f3w. Potwierdza to interpretacja sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM z 24 listopada 2023 roku.<\/p>\n<p><strong>Od kiedy liczy si\u0119 termin przechowywania ksi\u0105g rachunkowych przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci?<\/strong><\/p>\n<p>Od pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po roku obrotowym, kt\u00f3rego dotycz\u0105 ksi\u0119gi \u2013 inaczej ni\u017c przy Ordynacji podatkowej, gdzie liczy si\u0119 od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym min\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku. Dla ksi\u0105g za 2024 rok bieg 5-letniego terminu zaczyna si\u0119 1 stycznia 2025 roku.<\/p>\n<p><strong>Czy faktura wp\u0142ywa na r\u00f3\u017cne podatki o r\u00f3\u017cnych terminach przedawnienia?<\/strong><\/p>\n<p>Tak. Faktura mo\u017ce by\u0107 podstaw\u0105 rozlicze\u0144 VAT i PIT, a ich terminy przedawnienia si\u0119 nie pokrywaj\u0105. Okres przechowywania dostosowuje si\u0119 do najd\u0142u\u017cszego z mo\u017cliwych termin\u00f3w.<\/p>\n<p><strong>A je\u015bli termin z ustawy o rachunkowo\u015bci r\u00f3\u017cni si\u0119 od terminu podatkowego dla tego samego dokumentu?<\/strong><\/p>\n<p>Obowi\u0105zuje termin d\u0142u\u017cszy z obu przepis\u00f3w. Dokumentu nie mo\u017cna zniszczy\u0107, dop\u00f3ki nie up\u0142ynie zar\u00f3wno termin rachunkowy z art. 74 ustawy o rachunkowo\u015bci, jak i termin podatkowy z Ordynacji podatkowej.<\/p>\n<p><strong>Czy obowi\u0105zek przechowywania dotyczy tak\u017ce lat ze strat\u0105?<\/strong><\/p>\n<p>Tak, dotyczy tak\u017ce podatnik\u00f3w, kt\u00f3rzy w danym roku ponie\u015bli strat\u0119. 5-letni okres liczy si\u0119 tak samo, jak przy rozliczeniu z dodatnim wynikiem.<\/p>\n<p><strong>Co grozi za brak dokumentacji podczas kontroli podatkowej?<\/strong><\/p>\n<p>Organ mo\u017ce zakwestionowa\u0107 koszty lub odliczenie VAT, na\u0142o\u017cy\u0107 kar\u0119 porz\u0105dkow\u0105 za utrudnianie kontroli, a w skrajnych przypadkach oszacowa\u0107 podstaw\u0119 opodatkowania z pomini\u0119ciem danych podatnika.<\/p>\n<p><strong>Czy mo\u017cna skr\u00f3ci\u0107 ustawowy termin przechowywania dokument\u00f3w?<\/strong><\/p>\n<p>Nie \u2013 terminy z Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowo\u015bci s\u0105 minimalnymi wymogami ustawowymi. Mo\u017cna je jedynie wyd\u0142u\u017cy\u0107, opisuj\u0105c tak\u0105 decyzj\u0119 w zasadach (polityce) rachunkowo\u015bci.<\/p>\n<h2>Podsumowanie<\/h2>\n<p><strong>Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych<\/strong> w JDG to obowi\u0105zek wynikaj\u0105cy z Ordynacji podatkowej i ustawy o VAT, a przy pe\u0142nej ksi\u0119gowo\u015bci dodatkowo z ustawy o rachunkowo\u015bci, \u015bci\u015ble powi\u0105zany z terminem przedawnienia zobowi\u0105zania. Forma archiwizacji \u2013 papier, dysk lokalny czy chmura \u2013 pozostaje wyborem przedsi\u0119biorcy, ale ka\u017cda z nich wymaga rygorystycznej struktury, zabezpieczenia danych i \u015bwiadomo\u015bci, \u017ce niekt\u00f3re dokumenty (\u015brodki trwa\u0142e, kadry, umowy handlowe) wymagaj\u0105 d\u0142u\u017cszego okresu zachowania ni\u017c standardowe 5 lat.<\/p>\n<h2>Co warto przeczyta\u0107 dalej<\/h2>\n<p>Znajomo\u015b\u0107 terminu przedawnienia to dopiero po\u0142owa sprawy \u2014 r\u00f3wnie wa\u017cne jest to, jak i w jakiej formie przechowywa\u0107 poszczeg\u00f3lne rodzaje dokument\u00f3w.<\/p>\n<ul>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/okres-przechowywania-paragonow-fiskalnych-jdg\">Paragony fiskalne \u2014 jak d\u0142ugo je przechowywa\u0107<\/a><\/strong> \u2014 paragony maj\u0105 odr\u0119bne, kr\u00f3tsze terminy przechowywania ni\u017c pozosta\u0142a dokumentacja ksi\u0119gowa \u2014 warto ich nie myli\u0107.<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-jdg\">Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych w JDG<\/a><\/strong> \u2014 poza samym okresem liczy si\u0119 te\u017c spos\u00f3b przechowywania \u2014 ten artyku\u0142 zbiera zasady archiwizacji dla ca\u0142ej dokumentacji.<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/przechowywanie-faktur-pdf-jdg\">Archiwizacja faktur po KSeF \u2014 co zostaje po Twojej stronie<\/a><\/strong> \u2014 KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat \u2014 sprawd\u017a, kt\u00f3re dokumenty nadal musisz archiwizowa\u0107 sam.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dokumenty ksi\u0119gowe w JDG: 5 lat wed\u0142ug Ordynacji podatkowej, 50 lat dla kadr, wyj\u0105tek dla \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych. Przedawnienie krok po kroku.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_uag_custom_page_level_css":"","site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"default","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"","footer-sml-layout":"","ast-disable-related-posts":"","theme-transparent-header-meta":"","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"default","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"ast-content-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"footnotes":""},"categories":[270],"tags":[296,272,271],"class_list":["post-2485","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-pelna-ksiegowosc","tag-ile-lat-przechowywac-dokumenty-ksiegowe","tag-ksiegi-rachunkowe","tag-pelna-ksiegowosc"],"uagb_featured_image_src":{"full":false,"thumbnail":false,"medium":false,"medium_large":false,"large":false,"1536x1536":false,"2048x2048":false},"uagb_author_info":{"display_name":"Redaktor","author_link":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/author\/redaktor\/"},"uagb_comment_info":0,"uagb_excerpt":"Dokumenty ksi\u0119gowe w JDG: 5 lat wed\u0142ug Ordynacji podatkowej, 50 lat dla kadr, wyj\u0105tek dla \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych. Przedawnienie krok po kroku.","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2485","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2485"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2485\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2561,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2485\/revisions\/2561"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2485"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2485"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/fiskomat.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2485"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}