W skrócie
- Dowiesz się, czym różnią się należności sporne od wątpliwych i jak je ewidencjonować w księgach rachunkowych
- Zobaczysz schemat księgowań w momencie skierowania sprawy do sądu oraz po uprawomocnieniu wyroku
- Otrzymasz zestawienie najczęstszych błędów w inwentaryzacji i prezentacji bilansowej należności spornych
Odpowiedź w skrócie
Należności sporne to roszczenia zakwestionowane przez dłużnika i skierowane na drogę postępowania sądowego, dla których nie zapadł jeszcze prawomocny wyrok. Ewidencjonuje się je na odrębnym koncie Należności dochodzone na drodze sądowej, a w bilansie wykazuje w wierszu B.II.2 lit. d) aktywów po korekcie o odpisy aktualizujące zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Wstęp
Koniec roku obrotowego oznacza dla każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe nieuchronną pracę nad zamknięciem ksiąg, inwentaryzacją i sporządzeniem bilansu. W tej operacji szczególne miejsce zajmują rozrachunki, a wśród nich te najbardziej kłopotliwe: należności, których kontrahent odmówił zapłaty i sprawa trafiła do sądu. Z punktu widzenia bilansu te aktywa wymagają odrębnego traktowania, bo ich realizacja jest obarczona zwiększonym ryzykiem.
Poniższy artykuł porządkuje terminologię (rozrachunki, rozliczenia, roszczenia, należności wątpliwe i sporne), pokazuje schemat ewidencji księgowej należności dochodzonych na drodze sądowej, omawia zasady inwentaryzacji oraz prezentacji bilansowej. Treść kierowana jest do osób prowadzących pełną księgowość — najczęściej w spółkach prawa handlowego, które ze względu na formę prawną lub przekroczenie progów ustawowych prowadzą księgi rachunkowe.
Spis treści
- Czym są rozrachunki
- Należności wątpliwe a sporne
- Ewidencja należności spornych
- Inwentaryzacja należności spornych
- Prezentacja w bilansie
- FAQ
Czym są rozrachunki
Rozrachunki to prawa i obowiązki majątkowe wynikające z powiązań finansowych między jednostkami gospodarczymi lub osobami prawnymi a fizycznymi. Powstają, gdy moment zrealizowania świadczenia rozjeżdża się w czasie z momentem zapłaty. Strona dokonująca świadczenia nabywa wówczas prawo majątkowe — należność, czyli wierzytelność. Strona odbierająca świadczenie nabywa obowiązek zapłaty — zobowiązanie.
Każdy rozrachunek charakteryzuje się trzema cechami:
- ścisłym określeniem stron — wierzyciela i dłużnika,
- zaakceptowaną przez obie strony sumą będącą przedmiotem rozrachunku,
- ściśle zdefiniowanym czasem zapłaty wynikającym z przepisów prawnych lub uzgodnień stron.
W obrębie rozrachunków występują dwie szczególne kategorie: rozliczenia (wymagające postępowania weryfikacyjnego co do sumy, tytułu lub osoby kontrahenta) oraz roszczenia (należności wątpliwe, obciążone ryzykiem nieściągalności).
Należności wątpliwe a sporne
Kategoria roszczeń dzieli się dalej na dwa stany:
- rozrachunki wątpliwe — należności potencjalne, których zrealizowanie zależy od akceptacji dłużnika; przy braku takiej akceptacji pojawiają się wątpliwości co do zrealizowania,
- należności sporne — rozrachunki wątpliwe, których dłużnik nie zaakceptował i które stały się przedmiotem sporu między wierzycielem a dłużnikiem.
Należności sporne mają jedną dodatkową cechę formalną — są objęte postępowaniem sądowym zainicjowanym przez wierzyciela z powództwa cywilnego. Objęcie składnika majątkowego postępowaniem sądowym oznacza zwiększone ryzyko nieściągalności, a tym samym zmniejszone prawdopodobieństwo zapłaty.
Dla potrzeb ewidencji oznacza to konieczność odłączenia takich należności od pozostałych rozrachunków z odbiorcami i prowadzenia ich na odrębnym koncie.
Ewidencja należności spornych
Sposób ewidencji operacji w jednostce powinien być określony w polityce rachunkowości. W praktyce — ze względu na układ danych w bilansie — stosuje się odrębne konto syntetyczne do ewidencji należności dochodzonych na drodze sądowej oraz ewidencję analityczną pozwalającą wyodrębnić roszczenia według poszczególnych dłużników i pozwów.
Skierowanie należności na drogę sądową
W dacie złożenia pozwu należność staje się roszczeniem spornym. Przeksięgowanie wygląda następująco:
- Wn konto „Należności dochodzone na drodze sądowej”,
- Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.
Na koncie należności dochodzonych na drodze sądowej nie ewidencjonuje się wydatków związanych z dochodzeniem — opłat sądowych, kosztów wpisu, wynagrodzenia pełnomocnika. Wydatki te obciążają konto Pozostałe koszty operacyjne w momencie ich poniesienia.
Wycena na dzień bilansowy
Nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się należności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności. Stosowanie zasady ostrożności w kontekście należności oznacza pomniejszenie ich wartości o odpisy aktualizujące odzwierciedlające ryzyko utraty części lub całości należności.
Uprawomocnienie się wyroku
Gdy sąd wyda orzeczenie nakazu zapłaty, pod datą uprawomocnienia nakazu kwotę należności objętą pozwem zalicza się ponownie do należności z tytułu dostaw i usług:
- Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami”,
- Ma konto „Należności dochodzone na drodze sądowej”.
Gdy wyrok jest niekorzystny — należności zostają oddalone — następuje analogiczny zapis po stronie Ma konta należności spornych pod datą uprawomocnienia orzeczenia, ale dalsza dekretacja zależy od dalszej decyzji jednostki (odpis lub kontynuacja windykacji).
Inwentaryzacja należności spornych
Inwentaryzację rozrachunków przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia roku następnego.
Zasadą podstawową dla rozrachunków jest potwierdzenie sald — pismo do dłużnika z wykazem niezapłaconych należności i prośbą o potwierdzenie ich stanu. Potwierdzenie następuje przez odesłanie podpisanej kopii pisma ze stosowną adnotacją.
Dla należności wątpliwych i spornych metoda potwierdzenia sald najczęściej zawodzi — dłużnik kwestionuje należność, więc nie potwierdzi salda. Dlatego w odniesieniu do tej kategorii stosuje się porównanie stanu z dokumentami źródłowymi, czyli weryfikację salda konta z dokumentacją prowadzoną przez radców prawnych lub kancelarie prawne obsługujące sprawę.
W stosunku do należności i zobowiązań różnice inwentaryzacyjne nie występują — wszelkie niezgodności wymagają wyjaśnienia, a w przypadku stwierdzenia błędów konieczne jest dokonanie zapisów korygujących.
Prezentacja w bilansie
Jeżeli na dzień bilansowy prawomocny wyrok jeszcze nie zapadł, saldo konta Należności dochodzone na drodze sądowej pozostaje otwarte. Tę wartość ujmuje się w aktywach bilansu, w wierszu B.II.2 lit. d) „Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek dochodzone na drodze sądowej”.
Zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości wartość wykazywana w aktywach bilansu wynika z wartości księgowej skorygowanej o:
- dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy aktualizujące, w tym z tytułu trwałej utraty wartości składników aktywów trwałych,
- odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych,
- odpisy aktualizujące wartość należności.
Przykład: spółka prowadząca handel hurtowy ma saldo konta należności dochodzonych na drodze sądowej w kwocie 80 000 zł, wynikające z trzech otwartych pozwów wobec różnych dłużników. Na dzień bilansowy utworzono odpis aktualizujący w wysokości 35 000 zł odzwierciedlający ryzyko nieściągalności. W aktywach bilansu w wierszu B.II.2 lit. d) prezentuje się wartość netto 45 000 zł.
Odrębne ujęcie należności spornych w bilansie ma walor informacyjny — pokazuje czytelnikowi sprawozdania, jaka część należności obciążona jest ryzykiem postępowania sądowego, w odróżnieniu od bieżących rozrachunków z odbiorcami.
FAQ
Czy każda nieopłacona należność jest należnością sporną?
Nie. Nieopłacona, ale niekwestionowana należność pozostaje na koncie Rozrachunki z odbiorcami. Sporną staje się dopiero w momencie skierowania jej na drogę postępowania sądowego po zakwestionowaniu przez dłużnika.
Czym różni się należność wątpliwa od spornej?
Wątpliwa to taka, której realizacja zależy od akceptacji dłużnika i pojawiają się wątpliwości co do uzyskania zapłaty. Sporna to ta sama kategoria, ale dłużnik nie zaakceptował należności i sprawa znalazła się w sądzie.
W którym wierszu bilansu pojawiają się należności sporne?
W aktywach, w wierszu B.II.2 lit. d) „Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek dochodzone na drodze sądowej”, w wartości skorygowanej o odpisy aktualizujące zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Czy koszty postępowania sądowego księguje się na koncie należności spornych?
Nie. Opłaty sądowe i koszty obsługi prawnej obciążają konto Pozostałe koszty operacyjne w momencie ich poniesienia. Konto należności spornych zawiera wyłącznie kwotę dochodzonego roszczenia.
Jak inwentaryzować należności sporne, gdy dłużnik nie potwierdzi sald?
Stosuje się porównanie stanu z dokumentami źródłowymi — saldo konta weryfikuje się z dokumentacją kancelarii prawnej prowadzącej sprawę. Brak potwierdzenia ze strony dłużnika jest typowy dla tej kategorii.
Co zrobić, gdy wyrok się uprawomocni?
Pod datą uprawomocnienia przeksięguj należność z powrotem na konto Rozrachunki z odbiorcami (gdy zasądzono) lub spisz w koszty po rozliczeniu odpisu (gdy oddalono). Dalsze postępowanie zależy od decyzji jednostki — windykacja, sprzedaż wierzytelności lub spisanie.
Podsumowanie
Należności sporne to specyficzna kategoria rozrachunków, której bilansowa prezentacja wymaga od jednostki świadomego wyodrębnienia — zarówno na poziomie konta księgowego, jak i analityki według dłużników i pozwów. Mechanika ewidencji opiera się na trzech zdarzeniach: skierowaniu na drogę sądową, wycenie bilansowej z odpisem aktualizującym oraz uprawomocnieniu wyroku.
Prowadząc księgi zgodnie z polityką rachunkowości, dbając o terminową inwentaryzację (start nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku, koniec do 15 dnia roku następnego) i stosując zasadę ostrożności w wycenie, jednostka uzyskuje rzetelny obraz tej części aktywów, która jest najbardziej narażona na ryzyko nieściągalności.