Najczęstsze błędy w rachunku zysków i strat (RZiS)

Przez /
  • Dowiesz się, jakie pułapki czyhają na osoby tworzące rachunek zysków i strat
  • Zobaczysz praktyczne wyjaśnienie zasad memoriału, współmierności i ostrożności
  • Otrzymasz listę najczęstszych błędów oraz sposoby ich uniknięcia

Krótka odpowiedź

Rachunek zysków i strat (RZiS) to jeden z elementów sprawozdania finansowego, który pokazuje przychody i koszty osiągnięte w roku obrotowym oraz wynik finansowy netto. Najczęstsze błędy dotyczą złego ujęcia przychodów i kosztów oraz niewłaściwej wyceny aktywów i zobowiązań – wszystkie wynikają z lekceważenia trzech naczelnych zasad rachunkowości.

Wstęp

Sporządzenie sprawozdania finansowego jest dla przedsiębiorcy prowadzącego księgi rachunkowe punktem kulminacyjnym roku obrotowego. Rachunek zysków i strat odpowiada przy tym za podstawową ocenę rentowności prowadzonej działalności – pokazuje, czy jednostka wypracowała zysk, czy poniosła stratę.

Choć temat brzmi technicznie, błędy w RZiS potrafią zniekształcić obraz finansów na tyle poważnie, że wpływają później na decyzje biznesowe i podatkowe. Dlatego warto poznać typowe pułapki, zanim zasiądzie się do zamknięcia ksiąg.

Spis treści

Po co sporządza się RZiS

Zadaniem rachunku zysków i strat jest przedstawienie wyniku osiągniętego przez jednostkę w okresie sprawozdawczym w zagregowanej, czytelnej postaci. Dzięki zestawieniu głównych czynników kształtujących zysk lub stratę odbiorca sprawozdania może ocenić rentowność prowadzonej działalności.

Na mocy art. 42 ust. 1 ustawy o rachunkowości w jednostkach innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji na wynik finansowy netto składają się:

  • wynik działalności operacyjnej, w tym z tytułu pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych,
  • wynik operacji finansowych,
  • obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego i płatności z nim zrównanych.

W rachunku zysków i strat osobno prezentuje się wynik ze sprzedaży, wynik z działalności operacyjnej, wynik brutto oraz wynik netto. Analiza tych pozycji stanowi punkt wyjścia do oceny poszczególnych obszarów działalności.

Dwa warianty rachunku

Ustawa o rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Rachunkowości dopuszczają dwa warianty rachunku zysków i strat: wariant porównawczy oraz wariant kalkulacyjny. Wybór wariantu zapisuje się w polityce rachunkowości i konsekwentnie stosuje przez cały rok obrotowy.

Niezależnie od wybranego wariantu zasada jest jedna: skutki zdarzeń i operacji gospodarczych należy przypisać do właściwych pozycji rachunku. To w tym momencie pojawia się większość błędów.

Błąd 1: przychody i koszty w niewłaściwym okresie

Najczęstszym błędem jest niewłaściwe ustalenie przychodów i powiązanych z nimi kosztów w danym okresie sprawozdawczym. U podłoża leży lekceważenie zasady memoriału uregulowanej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zasada memoriału mówi jasno: w księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie przychody osiągnięte przez jednostkę i wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Bez znaczenia jest również to, czy jednostka ma już w ręku fakturę dokumentującą zdarzenie.

W księgach roku, za który sporządzany jest RZiS, zgodnie z zasadą memoriału należy uwzględnić między innymi:

  • przychody ze sprzedaży towarów i usług zafakturowane na początku roku następnego,
  • korekty przychodów wystawione w kolejnym roku, na przykład z tytułu rabatów udzielonych nabywcom po zakończeniu roku obrotowego,
  • koszty dotyczące poprzedniego roku zafakturowane na początku roku następnego,
  • koszty wynagrodzeń należnych pracownikom za grudzień, wypłaconych w styczniu,
  • koszty niezapłaconych odsetek przypadających na dany rok, których termin zapłaty jeszcze nie zapadł.

Pominięcie któregokolwiek z tych elementów oznacza, że wynik finansowy jest zniekształcony. Najczęściej dochodzi do zawyżenia kosztów (gdy faktury z poprzedniego roku trafiają do bieżącego) lub do zaniżenia przychodów (gdy sprzedaż grudniowa wpada w styczniowe zafakturowanie i jest księgowana zgodnie z datą faktury, a nie zdarzenia gospodarczego).

Błąd 2: złamanie zasady współmierności

Druga zasada, której złamanie generuje błędy w RZiS, to zasada współmierności uregulowana w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis wymaga, aby dla zachowania współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczać:

  • koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów,
  • przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

W praktyce oznacza to konieczność zachowania merytorycznej i czasowej zgodności kosztów z przychodami. Współmierność dzieli się na dwie odsłony.

Współmierność merytoryczna (przedmiotowa) wymaga powiązania przychodów danego roku obrotowego z kosztami związanymi z ich osiągnięciem. Jeżeli przychód ze sprzedaży usługi pojawia się w grudniu, a koszt materiałów wykorzystanych przy tej usłudze został poniesiony w listopadzie – obydwie pozycje powinny dotyczyć tego samego roku obrotowego.

Współmierność czasowa prowadzi do periodyzacji kosztów, a jej konsekwencją są:

  • czynne i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów,
  • rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Klasyczny błąd polega na pomijaniu rozliczeń międzyokresowych – na przykład polisa ubezpieczeniowa opłacona z góry na 12 miesięcy zostaje w całości obciążająca koszty miesiąca, w którym wpłynęła faktura. Po roku obrotowym wynik jest sztucznie zaniżony, kolejnego – sztucznie zawyżony.

Błąd 3: niewłaściwa wycena aktywów i zobowiązań

Trzecia grupa błędów wynika z niewłaściwej wyceny aktywów i zobowiązań. Tutaj klucz leży w zasadzie ostrożności, która wymaga rozważnego i obiektywnego ujęcia wszelkich zdarzeń znanych jednostce na dzień bilansowy, mających wpływ na wartość majątku, wysokość zobowiązań oraz wynik finansowy.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie lub wytworzenie ceny lub koszty, z zachowaniem zasady ostrożności. W wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, należy w szczególności uwzględnić:

  • zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym poprzez odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe,
  • wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,
  • wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne oraz straty nadzwyczajne,
  • rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Najczęściej spotykane pomyłki to brak utworzenia rezerw na znane jednostce ryzyko, ujęcie spodziewanego, ale niepotwierdzonego zysku jako pozostałego przychodu operacyjnego oraz zapomnienie o odpisach aktualizujących wartość zapasów lub należności.

FAQ

Czym różni się wariant porównawczy od kalkulacyjnego?

Wariant porównawczy prezentuje koszty według rodzajów (amortyzacja, materiały, usługi obce, wynagrodzenia), natomiast wariant kalkulacyjny grupuje je według funkcji (koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży, koszty ogólnego zarządu). Wybór zapisuje się w polityce rachunkowości.

Jak ująć fakturę otrzymaną w styczniu, dotyczącą usługi z grudnia?

Zgodnie z zasadą memoriału koszt należy ująć w księgach grudnia, czyli w roku, którego dotyczy. Data wystawienia faktury i data jej wpływu nie zmieniają okresu, do którego należy zdarzenie gospodarcze.

Co zrobić z rabatem udzielonym nabywcy po zakończeniu roku obrotowego?

Korektę przychodu należy ująć w roku, w którym powstał pierwotny przychód objęty rabatem. Faktura korygująca wystawiona w kolejnym roku nie zmienia okresu rozliczenia.

Kiedy tworzy się rezerwę na znane ryzyko?

Wtedy, gdy na dzień bilansowy jednostka zna ryzyko grożącej straty lub innych zdarzeń, których skutki ujawnią się w przyszłych okresach. Rezerwa odzwierciedla zasadę ostrożności i obciąża wynik finansowy roku, którego dotyczy zdarzenie wywołujące ryzyko.

Czy RZiS sporządza każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe?

Tak. Rachunek zysków i strat jest obowiązkowym elementem sprawozdania finansowego sporządzanego przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe, niezależnie od formy prowadzenia działalności.

Co grozi za błędne sporządzenie RZiS?

Sprawozdanie zniekształcone błędami w RZiS może być zakwestionowane przez biegłego rewidenta, urząd skarbowy lub – w przypadku jednostek objętych obowiązkiem publikacji – odbiorców zewnętrznych. Skutkiem bywa konieczność korekty sprawozdania i ksiąg, czasem także zaległości podatkowe.

Podsumowanie

Trzy zasady leżą u podstaw poprawnie sporządzonego rachunku zysków i strat: memoriał, współmierność i ostrożność. Lekceważenie którejkolwiek z nich generuje błędy w wyniku finansowym i osłabia wartość sprawozdania jako narzędzia oceny rentowności. Wystarczy konsekwentnie pilnować, by każde zdarzenie trafiało do roku, którego dotyczy, by koszty były powiązane z odpowiadającymi im przychodami i by wycena aktywów oraz zobowiązań odzwierciedlała rzeczywisty stan na dzień bilansowy. Wówczas RZiS spełnia swoją rolę – pokazuje rzetelny obraz wyniku finansowego jednostki za rok obrotowy.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry