Działalność sezonowa a księgi podatkowe – obowiązki JDG

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, dlaczego prowadzący JDG sezonową nie może zawiesić KPiR ani ksiąg rachunkowych na czas poza sezonem.
  • Zobaczysz, jak art. 24a ustawy PIT oraz art. 12 ustawy o rachunkowości regulują obowiązki przedsiębiorcy sezonowego.
  • Otrzymasz listę najczęstszych błędów w prowadzeniu ksiąg podatkowych przez przedsiębiorców działających sezonowo.

Odpowiedź w skrócie

JDG prowadząca działalność sezonową musi prowadzić KPiR albo księgi rachunkowe przez cały rok podatkowy – ani ustawa PIT, ani ustawa o rachunkowości nie dają prawa do zawieszenia ewidencji na czas poza sezonem. Zamknięcie ksiąg wchodzi w grę wyłącznie wtedy, gdy zawieszona zostaje cała działalność, i to na pełny rok obrotowy.

Wstęp

Charakter niektórych branż sprawia, że firma faktycznie działa tylko przez część roku. Wypożyczalnia rowerów czynna od kwietnia do września, szkoła narciarska pracująca wyłącznie zimą czy organizator spływów kajakowych aktywny latem – to wszystko przykłady działalności sezonowej, w której większość przychodów i kosztów koncentruje się w kilku miesiącach.

Rodzi się więc pytanie, czy poza sezonem przedsiębiorca prowadzący JDG w ogóle musi coś ewidencjonować. Odpowiedzi udzielają art. 24a ustawy PIT i przepisy ustawy o rachunkowości, i brzmi ona jednoznacznie: księgi prowadzi się przez cały rok bez względu na to, czy w danym miesiącu w firmie w ogóle coś się wydarzyło.

Spis treści

Działalność sezonowa a obowiązek prowadzenia KPiR

Art. 24a ust. 1 ustawy PIT nakłada na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych – zgodnie z odrębnymi przepisami. Ten sam obowiązek dotyczy przedsiębiorstw w spadku oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych, choć samozatrudnionego interesuje przede wszystkim fragment przepisu odnoszący się wprost do osoby fizycznej.

Sposób prowadzenia księgi podatkowej musi umożliwiać wyliczenie dochodu, straty, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy oraz za okres sprawozdawczy. Odrębnie, w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, gromadzi się dane potrzebne do naliczenia odpisów amortyzacyjnych na podstawie art. 22a-22o ustawy PIT.

Co istotne, ustawa PIT nie zwalnia z prowadzenia KPiR osób, których działalność ma charakter sezonowy. Sezonowość sama w sobie niczego w zakresie obowiązków ewidencyjnych nie zmienia – ratownik wodny przyjmujący zlecenia wyłącznie w sezonie kąpielowym prowadzi księgę na dokładnie tych samych zasadach, co kosmetyczka pracująca przez cały rok.

Wyłączenia z obowiązku prowadzenia księgi

W myśl art. 24a ust. 3 ustawy PIT obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

  • opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych (np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, karta podatkowa),
  • wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
  • wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
  • dokonują odpłatnego zbycia składników majątku po likwidacji działalności prowadzonej samodzielnie albo otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego.

W tym katalogu wyłączeń nie ma sezonowości. Lektor francuskiego prowadzący zajęcia tylko od września do maja, mimo braku jakichkolwiek przychodów w lipcu i sierpniu, nadal ma obowiązek prowadzenia księgi – chyba że wybrał ryczałt.

Rzetelność i niewadliwość księgi w okresie poza sezonem

Na mocy par. 10 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księga musi być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Niewadliwość oznacza zgodność z przepisami rozporządzenia oraz z ustalonym wzorem i objaśnieniami do niego, natomiast rzetelność polega na tym, że zapisy w księdze odpowiadają stanowi faktycznemu. Z par. 9 tego rozporządzenia wynika obowiązek założenia księgi na 1 stycznia roku podatkowego albo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego.

Dotyczy to również przedsiębiorców sezonowych – dla nich podatkowa księga przychodów i rozchodów również musi być otwarta przez cały rok podatkowy. Żaden przepis nie daje możliwości zawieszenia czy zamknięcia KPiR na czas, w którym firma faktycznie nie działa.

W praktyce oznacza to tyle, że w miesiącach bez żadnych operacji księga po prostu nie zawiera zapisów, lecz jako dokument – papierowy czy elektroniczny – nadal istnieje i jest prowadzona. To istotne rozróżnienie: pusty miesiąc w księdze to zupełnie co innego niż jej zamknięcie.

Działalność sezonowa a księgi rachunkowe

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są osoby fizyczne, u których przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy osiągnął pułap określony w euro przez przepisy o rachunkowości (art. 24a ust. 4 ustawy PIT).

Zakres pełnej księgowości regulują przepisy ustawy o rachunkowości. Art. 6 ust. 1 tej ustawy nakazuje ująć w księgach rachunkowych jednostki komplet przychodów jej należnych oraz kosztów z nimi związanych za dany rok obrotowy – niezależnie od tego, kiedy faktycznie nastąpiła zapłata.

Art. 24 ustawy o rachunkowości wymaga, by księgi rachunkowe były rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące. Ten ostatni warunek oznacza m.in., że dane z ksiąg pozwalają terminowo sporządzić sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe i inne rozliczenia, do których zobowiązana jest jednostka.

Wpłaty i wypłaty gotówkowe, rozliczenia czekami i wekslami obcymi, a także obrót detaliczny i gastronomiczny, trzeba ująć tego samego dnia, w którym miały miejsce. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się co najmniej raz na okres sprawozdawczy (nie rzadziej niż raz w miesiącu), a to roczne – najpóźniej w ciągu 85 dni od dnia bilansowego.

Zawieszenie działalności a zamknięcie ksiąg

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy oraz w sytuacjach szczególnych – m.in. na dzień zakończenia działalności jednostki (sprzedaży, zakończenia likwidacji, postępowania upadłościowego), na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, na dzień połączenia lub podziału, na dzień poprzedzający dzień postawienia w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Na zamknięcie ksiąg po wystąpieniu takich zdarzeń przepisy dają maksymalnie 3 miesiące. Od tej reguły jest wyjątek – art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości pozwala nie zamykać ksiąg za rok obrotowy, w którym działalność jednostki była zawieszona przez cały ten okres, o ile nie dokonuje ona odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych i nie zachodzą inne zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych.

Warto zwrócić uwagę na szczegół – przepis obejmuje wyłącznie zawieszenie obejmujące cały rok obrotowy, nie zaś jego fragment. Rok obrotowy zdefiniowano w art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości jako rok kalendarzowy albo inny okres 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, przyjęty także na potrzeby podatkowe.

Innymi słowy, art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości obejmuje wyłącznie sytuacje, w których działalność jest zawieszona przez cały rok obrotowy – a nie zimową przerwę wypożyczalni rowerów czy wakacyjny przestój szkoły językowej. Dla samej sezonowości w trakcie roku ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości zawieszenia prowadzenia ksiąg.

Najczęstsze błędy przedsiębiorcy sezonowego

W praktyce przedsiębiorcy, których firma pracuje tylko przez część roku, powtarzają te same błędy ewidencyjne. Wszystkie da się wyjaśnić mechanizmem działania art. 24a ustawy PIT i ustawy o rachunkowości.

Błąd 1. Zamykanie KPiR wraz z końcem sezonu. Par. 9 i par. 10 rozporządzenia MF nie dają takiej możliwości w trakcie roku podatkowego – księgę prowadzi się nieprzerwanie od 1 stycznia (lub dnia rozpoczęcia działalności) aż do końca roku.

Błąd 2. Rezygnacja z ewidencji środków trwałych w przekonaniu, że skoro nie ma przychodów, to nie ma i amortyzacji. Tymczasem odpisy amortyzacyjne nalicza się w koszty również poza sezonem – flota rowerów w wypożyczalni traci na wartości i podlega amortyzacji także zimą, gdy stoi w magazynie.

Błąd 3. Utożsamianie przerwy sezonowej z zawieszeniem działalności. Sama przerwa w sezonie nie zdejmuje obowiązku prowadzenia ewidencji – prawo do zastosowania art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości daje wyłącznie formalne zawieszenie działalności w CEIDG obejmujące cały rok obrotowy.

Błąd 4. Łamanie zasady bieżącości zapisów. Operacje gotówkowe i obrót gastronomiczny wymagają ujęcia tego samego dnia, w którym faktycznie nastąpiły – i to bez wyjątku dla firm działających sezonowo.

Błąd 5. Rezygnacja z ryczałtu, mimo że przedsiębiorca spełnia jego warunki. Zwolnienie przewidziane w art. 24a ust. 3 pkt 1 ustawy PIT (formy zryczałtowane) często znacznie upraszcza ewidencję firmom działającym krótko w ciągu roku.

Błąd 6. Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych mimo nieprzekroczenia progu z art. 24a ust. 4 ustawy PIT, bez wcześniejszej kalkulacji kosztów takiej decyzji – części sezonowych przedsiębiorców w zupełności wystarczyłaby KPiR, a pełna księgowość generuje wydatek niewspółmierny do skali ich działalności.

Krok po kroku w systemie Fiskomat

  1. Wprowadź datę rozpoczęcia roku podatkowego jako 1 stycznia (lub dzień rozpoczęcia działalności) i ustaw KPiR jako otwartą do końca roku.
  2. Skonfiguruj ewidencję środków trwałych tak, aby odpisy amortyzacyjne księgowały się automatycznie przez cały rok, również poza sezonem.
  3. W miesiącach bez operacji potwierdź pustą deklarację miesięczną lub kwartalną dla podatku dochodowego.
  4. Skontroluj wymóg bieżącości ujęcia operacji gotówkowych – w przypadku obrotu gastronomicznego lub detalicznego zapis musi powstać w dniu zdarzenia.
  5. Przygotuj na koniec roku zestawienie roczne zgodnie z par. 10 rozporządzenia MF w celu wykazania rzetelności i niewadliwości księgi.

Datę rozpoczęcia roku podatkowego oraz formę ewidencji ustawiasz w zakładce Ustawienia. Środki trwałe i harmonogram odpisów amortyzacyjnych prowadzisz w zakładce Środki Trwałe, a deklaracje miesięczne lub kwartalne — również za okresy bez przychodów — generujesz w zakładce Deklaracje. Roczne zestawienie obrotów i sald oraz zamknięcie roku znajdziesz w zakładkach Księga główna i Zamknięcia.

FAQ

Czy mogę zawiesić KPiR na okres poza sezonem?

Nie. Par. 9 rozporządzenia MF wymaga założenia księgi na 1 stycznia roku podatkowego i prowadzenia jej nieprzerwanie przez cały rok – sezonowy charakter działalności niczego w tym zakresie nie zmienia.

Czy przedsiębiorca sezonowy może wybrać ryczałt?

Tak, o ile spełnia warunki ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Decydując się na tę formę, na podstawie art. 24a ust. 3 pkt 1 ustawy PIT wyłącza się on z obowiązku prowadzenia KPiR.

Kiedy można nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy?

Na podstawie art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości – gdy przez cały rok obrotowy działalność pozostawała zawieszona, a jednostka nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych ani umorzeniowych i nie występują u niej inne zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych.

Czy sezonowa przerwa to to samo, co zawieszenie działalności?

Nie. Przerwa sezonowa to naturalna konsekwencja profilu firmy (np. przestój wypożyczalni rowerów zimą), a zawieszenie to formalna instytucja rejestrowana w CEIDG. Zastosowanie art. 12 ust. 3b wchodzi w grę wyłącznie przy zawieszeniu obejmującym cały rok obrotowy.

Od kiedy mam obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zamiast KPiR?

Od momentu, w którym przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy osiągnie równowartość progu określonego w euro w przepisach o rachunkowości – tak stanowi art. 24a ust. 4 ustawy PIT.

Czy muszę księgować odpisy amortyzacyjne w miesiącach poza sezonem?

Tak. Odpisy amortyzacyjne z art. 22a-22o ustawy PIT trzeba ujmować w kosztach także w tych miesiącach, w których sprzedaż nie generuje żadnego przychodu.

Podsumowanie

Dla JDG działającej sezonowo obowiązek prowadzenia ewidencji obejmuje pełny rok podatkowy – bez względu na to, w ilu miesiącach firma realnie generuje przychody. Miesiące bez żadnych operacji nie zwalniają z prowadzenia KPiR czy ksiąg rachunkowych, a zawiesić samą ewidencję wolno tylko w wąsko zakreślonym wyjątku przewidzianym w art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości.

Co warto przeczytać dalej

Sezonowość wpływa nie tylko na wysokość przychodów, ale i na sposób prowadzenia ewidencji — poniżej tematy, które pomagają to poukładać.

Przewijanie do góry