Koszty proste według rodzajów – układ rodzajowy 400-406

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, jak ustawa o rachunkowości definiuje koszty proste i jak wygląda układ rodzajowy 400-406
  • Zobaczysz charakterystykę każdej z siedmiu kategorii kosztów rodzajowych z przykładami
  • Otrzymasz tabelę porównawczą kont zespołu 4 ułatwiającą prawidłową ewidencję

Odpowiedź w skrócie

Koszty proste według rodzajów to koszty operacyjne ewidencjonowane na kontach zespołu 4 w układzie: amortyzacja (400), zużycie materiałów i energii (401), usługi obce (402), podatki i opłaty (403), wynagrodzenia (404), ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (405) oraz pozostałe koszty rodzajowe (406).

Wstęp

W działalności gospodarczej koszt rozumie się jako wartościowe zużycie zasobów w celu osiągnięcia przychodów. Prawidłowa klasyfikacja kosztów stanowi podstawę rzetelnej analizy finansowej – dlatego jednostki prowadzące księgi rachunkowe stosują określony przez prawo układ rodzajowy.

Artykuł ma charakter edukacyjny i dotyczy jednostek prowadzących pełną rachunkowość. Większość samozatrudnionych i jednoosobowych działalności na podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie stosuje kont zespołu 4. Zrozumienie układu rodzajowego jest jednak przydatne przy analizie sprawozdań kontrahentów, przygotowaniu się do pełnej księgowości po przekroczeniu progu albo współpracy z biurem rachunkowym.

Spis treści

Definicja kosztu w ustawie o rachunkowości

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości przez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia korzyści ekonomicznych w okresie sprawozdawczym, o wiarygodnie określonej wartości. Są to zmniejszenia wartości aktywów albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru.

Definicja wyłącza spod pojęcia kosztu zdarzenia będące wycofaniem środków przez udziałowców lub właścicieli – takie operacje nie obciążają wyniku finansowego.

Podział kosztów w jednostkach na księgach

W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe stosuje się podział kosztów na trzy grupy:

  • koszty operacyjne,
  • pozostałe koszty operacyjne,
  • koszty finansowe.

Do kosztów operacyjnych zalicza się w szczególności koszty proste według rodzajów działalności. Koszty rodzajowe to koszty proste poniesione w danym okresie sprawozdawczym, których nie można już rozłożyć na inne elementy składowe.

Układ rodzajowy kosztów

Koszty proste można podzielić według rodzajów zużytych zasobów, otrzymując tzw. układ rodzajowy kosztów. W układzie tym wyodrębnia się co najmniej następujące pozycje:

  • amortyzacja,
  • zużycie materiałów i energii,
  • usługi obce,
  • podatki i opłaty, w tym podatek akcyzowy,
  • wynagrodzenia,
  • ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, w tym emerytalne,
  • pozostałe koszty rodzajowe.

Wykaz stanowi minimalny zakres wymagany przez sprawozdawczość. W zależności od potrzeb informacyjnych jednostki układ można rozszerzyć w ramach podzielności kont. Koszty ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na kontach zespołu 4 stanowiących konta wynikowe.

Zasada memoriału i współmierności

Zgodnie z zasadą memoriału wskazaną w art. 6 ust. 1 uor w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego – niezależnie od terminu zapłaty.

Z kolei zasada współmierności w art. 6 ust. 2 uor stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Amortyzacja – konto 400

Konto 400 „Amortyzacja” służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja odzwierciedla planowe zużycie tych składników.

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych dokonuje się poprzez systematyczne, planowe rozłożenie wartości początkowej na ustalony okres. Amortyzację rozpoczyna się nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a kończy nie później niż w momencie zrównania wartości odpisów z wartością początkową, bądź w chwili przeznaczenia środka do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru. Uwzględnia się ewentualną przewidywaną przy likwidacji cenę sprzedaży netto pozostałości.

Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka, na który wpływają w szczególności:

  • liczba zmian, na których pracuje środek,
  • tempo postępu techniczno-ekonomicznego,
  • wydajność środka (godziny pracy, wyprodukowane produkty),
  • prawne lub inne ograniczenia czasu używania,
  • przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto istotnej pozostałości.

Na dzień przyjęcia środka do używania ustala się okres, stawkę i metodę amortyzacji. Jednostka okresowo weryfikuje poprawność stosowanych okresów i stawek, co może powodować korektę odpisów w następnych latach obrotowych.

Zużycie materiałów i energii – konto 401

Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na potrzeby działalności podstawowej, pomocniczej oraz ogólnego zarządu. Ewidencjonuje się tutaj rzeczowe aktywa obrotowe – materiały nabyte do zużycia na własne potrzeby, produkty gotowe (wyroby i usługi) przeznaczone do sprzedaży lub znajdujące się w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte do odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.

Do tej grupy zalicza się zużycie energii elektrycznej, cieplnej, gazu i wody wraz z kosztami dystrybucji. Ujmuje się tu również niskocenne składniki majątku trwałego, które ze względu na niską cenę jednostkową nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych.

Usługi obce – konto 402

Konto 402 „Usługi obce” służy do ewidencji kosztów usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej. Ujmuje się tu odpłatne świadczenia podmiotów zewnętrznych wykorzystywane w działalności operacyjnej, między innymi:

  • remonty i serwis,
  • transport i spedycja,
  • usługi IT i telekomunikacyjne,
  • badania i przeglądy,
  • usługi prawne i doradcze,
  • reklama i promocja,
  • archiwizacja, tłumaczenia,
  • najem i dzierżawa,
  • opłaty leasingowe w leasingu operacyjnym,
  • licencje krótkoterminowe oraz prenumeraty.

Podatki i opłaty – konto 403

Konto 403 służy do ewidencji różnego rodzaju podatków i opłat – w szczególności podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat skarbowych, sądowych i urzędowych.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 roku przez podatek rozumie się publicznoprawne, nieodpłatne, przymusowe oraz bezzwrotne świadczenie pieniężne na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu lub gminy, wynikające z ustawy podatkowej.

Opłata stanowi natomiast ustawowe wynagrodzenie za czynności wykonane przez sądy i urzędy państwowe albo za przyznane prawa.

Wynagrodzenia – konto 404

Konto 404 „Wynagrodzenia” służy do ewidencji wypłat na rzecz pracowników lub innych osób fizycznych za wykonaną pracę – niezależnie od stosunku pracy bądź innego stosunku prawnego. Obejmuje to umowy o pracę, zlecenia, dzieło, powołania i kontrakty menedżerskie.

Na koncie ujmuje się również premie, prowizje, nagrody oraz ekwiwalenty za urlop. Ewidencja na tym koncie odzwierciedla pełen koszt pracy w części finansowanej przez pracodawcę w postaci wynagrodzenia brutto.

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – konto 405

Konto 405 służy do ewidencji kosztów związanych ze świadczeniami pobieranymi przez pracowników. Do tej grupy zalicza się koszty ponoszone przez jednostkę w związku z zatrudnieniem pracowników oraz osób fizycznych niebędących pracownikami, których obowiązek wynika wprost z przepisów prawa pracy oraz regulaminów wewnętrznych. Są to w szczególności:

  • składki na ZUS finansowane przez pracodawcę,
  • odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFSS),
  • składki na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK),
  • pakiety medyczne i karty sportowe w części finansowanej przez pracodawcę.

Pozostałe koszty rodzajowe – konto 406

Konto 406 służy do ewidencji pozostałych kosztów prostych zasadniczej działalności operacyjnej, które nie zostały zakwalifikowane do żadnej z wcześniejszych grup. Zalicza się tu między innymi:

  • składki ubezpieczeniowe majątkowe i osobowe,
  • delegacje służbowe,
  • ryczałty za używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych,
  • koszty reprezentacji.

Ujmowanie kosztów według rodzajów polega na zaliczaniu jednorodnych kosztów prostych poniesionych w bieżącym okresie sprawozdawczym do wyodrębnionych grup – amortyzacji, zużycia materiałów i energii, usług obcych i pozostałych. Podział umożliwia analizę struktury zużytych zasobów oraz odpowiedź na pytanie, jakie koszty zostały poniesione i w jakiej wysokości.

FAQ

Co to są koszty proste według rodzajów?

Są to koszty operacyjne poniesione w danym okresie sprawozdawczym, których nie można już rozłożyć na elementy składowe. Ewidencjonuje się je w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4 (400-406).

Czy układ rodzajowy jest obowiązkowy?

Wykaz siedmiu kategorii (amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, pozostałe koszty rodzajowe) stanowi minimalny zakres wymagany przez sprawozdawczość. Jednostka może go rozszerzyć w ramach podzielności kont.

Na czym polega zasada memoriału?

Zgodnie z art. 6 ust. 1 uor w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i obciążające jednostkę koszty dotyczące danego roku obrotowego – niezależnie od terminu zapłaty.

Gdzie księguje się leasing operacyjny?

Opłaty z tytułu leasingu operacyjnego ewidencjonuje się na koncie 402 „Usługi obce” jako odpłatne świadczenie podmiotu zewnętrznego wykorzystywane w działalności operacyjnej.

Czym różni się podatek od opłaty?

Podatek to publicznoprawne, nieodpłatne, przymusowe i bezzwrotne świadczenie pieniężne na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu lub gminy. Opłata to ustawowe wynagrodzenie za czynności wykonane przez sądy i urzędy.

Czy karty sportowe pracowników trafiają na konto 405?

Tak. Pakiety medyczne i karty sportowe w części finansowanej przez pracodawcę są ewidencjonowane na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.

Podsumowanie

Układ rodzajowy kosztów w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe opiera się na siedmiu kontach zespołu 4 (400-406). Klasyfikacja porządkuje koszty według rodzaju zużytych zasobów – od amortyzacji środków trwałych, przez materiały i usługi obce, podatki i wynagrodzenia, po pozostałe wydatki niemieszczące się w wymienionych grupach.

Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 uor) i zasada współmierności (art. 6 ust. 2 uor) gwarantują, że do okresu sprawozdawczego trafiają wszystkie związane z nim koszty i przychody – niezależnie od daty zapłaty. Wymieniony minimalny zakres jednostka może rozszerzyć w ramach podzielności kont w zależności od potrzeb informacyjnych.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry