W skrócie
- Dowiesz się, czy w księgach handlowych można ustalić wartość zapasów na podstawie remanentu
- Zobaczysz cztery metody ewidencji składników aktywów obrotowych z ustawy o rachunkowości
- Otrzymasz tabelę porównawczą metod oraz checklistę kroków przy metodzie uproszczonej
—
Odpowiedź w skrócie
Tak, w księgach handlowych wartość zapasów można ustalić na podstawie remanentu, czyli spisu z natury. Pozwala na to metoda uproszczona z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wartość nabytych towarów odpisuje się w koszty w dniu zakupu, a na koniec okresu sprawozdawczego spis z natury koryguje koszty o wartość pozostałych zapasów.
—
Wstęp
Rozliczając działalność na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dochód ustala się z uwzględnieniem remanentu sporządzanego obowiązkowo raz w roku, na zakończenie roku podatkowego. Wielu przedsiębiorców przechodzących na pełną księgowość zadaje sobie pytanie, czy ten sam mechanizm działa również w księgach handlowych.
Odpowiedź jest twierdząca, ale dotyczy tylko jednej z czterech dopuszczalnych metod ewidencji składników aktywów obrotowych. Poniżej znajdziesz omówienie zasad wynikających z ustawy o rachunkowości, opis metody uproszczonej opartej na spisie z natury oraz wskazanie, kogo w ogóle dotyczy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.
—
Spis treści
- Księgi handlowe — kto musi je prowadzić
- Cztery metody ewidencji składników aktywów obrotowych
- Metoda uproszczona — wartość zapasów na podstawie remanentu
- Interpretacja organu podatkowego dotycząca metody uproszczonej
- Ewidencja ilościowa jako uzupełnienie metody uproszczonej
- Remanent w księgach handlowych a remanent w KPiR
- FAQ — najczęstsze pytania
- Podsumowanie merytoryczne
—
Księgi handlowe — kto musi je prowadzić
Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych, nazywanych też pełnymi księgami, określa ustawa o rachunkowości. Krąg podmiotów objętych tym obowiązkiem dzieli się na dwie grupy.
Pierwsza grupa prowadzi księgi rachunkowe niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Należą do niej:
- spółki handlowe — osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji,
- inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego.
Druga grupa zaczyna prowadzić księgi rachunkowe dopiero po przekroczeniu ustawowego progu obrotów. Dotyczy to:
- osób fizycznych,
- spółek cywilnych osób fizycznych,
- spółek jawnych osób fizycznych,
- spółek partnerskich.
Podmioty z drugiej grupy mają obowiązek przejścia na pełną księgowość, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów (od 2025 r. bez operacji finansowych) za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro w walucie polskiej (do 2024 r. próg wynosił 2 000 000 euro).
Równowartość progu przelicza się według średniego kursu NBP ogłoszonego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Przykładowo limit obowiązujący w 2017 roku wyliczono na podstawie kursu z 3 października 2016 r. Mechanizm przeliczenia pozostaje stały, choć konkretny kurs zmienia się co roku.
Skutek przekroczenia progu jest odroczony w czasie. Podmiot rozpoczyna prowadzenie ksiąg handlowych dopiero od roku podatkowego następującego po roku, w którym limit obrotów został przekroczony.
—
Cztery metody ewidencji składników aktywów obrotowych
Zasady prowadzenia ksiąg handlowych reguluje ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 17 ust. 2 to kierownik jednostki podejmuje decyzję o sposobie prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych. Decyzja uwzględnia rodzaj i wartość tych składników.
Przepis przewiduje cztery metody. Wybór należy do kierownika jednostki, a jego rozstrzygnięcie powinno odpowiadać charakterystyce posiadanych zapasów.
Metoda 1 — ewidencja ilościowo-wartościowa
W tej metodzie dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany zarówno w jednostkach naturalnych, jak i pieniężnych. Jest to ujęcie najbardziej szczegółowe, ponieważ pokazuje równolegle ilość oraz wartość zapasu.
Metoda 2 — ewidencja ilościowa
Ewidencję ilościową obrotów i stanów prowadzi się dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych.
Metoda 3 — ewidencja wartościowa
Ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań prowadzi się dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania. Przedmiotem zapisów są tutaj wyłącznie przychody, rozchody i stany całego zapasu, bez rozbicia na poszczególne pozycje ilościowe.
Metoda 4 — metoda uproszczona
Metoda uproszczona polega na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia. Towarzyszy temu ustalanie stanu tych składników aktywów, jego wycena oraz korekta kosztów o wartość tego stanu — nie później niż na dzień bilansowy. To właśnie ta metoda otwiera drogę do ustalania wartości zapasów na podstawie remanentu.
—
Metoda uproszczona — wartość zapasów na podstawie remanentu
Odnosząc się do czwartej metody, w przedsiębiorstwie rozliczanym za pomocą ksiąg handlowych istnieje możliwość ustalania wartości zapasów, a co za tym idzie — dochodów, na podstawie sporządzanych spisów z natury.
Logika tej metody jest sekwencyjna:
- W trakcie roku wartość nabytych towarów i materiałów trafia bezpośrednio w koszty już w dniu zakupu.
- Koszty nie są na bieżąco korygowane o stan magazynu, co upraszcza ewidencję w ciągu okresu.
- Na koniec okresu sprawozdawczego sporządza się spis z natury i wycenia zapasy odpisane wcześniej w koszty.
- Wynik inwentaryzacji wprowadza się do ewidencji, jednocześnie zmniejszając koszty o wartość zapasów pozostałych na stanie.
Dzięki tej korekcie koszty okresu odzwierciedlają wyłącznie wartość zapasów faktycznie zużytych lub sprzedanych. Zapasy, które pozostały w magazynie, nie obciążają wyniku finansowego danego okresu, ponieważ ich wartość zostaje z kosztów wyłączona.
Mechanika metody uproszczonej zbliża pełną księgowość do rozliczenia znanego z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Punktem wspólnym jest remanent, który w obu przypadkach koryguje koszty o wartość niesprzedanych towarów.
—
Interpretacja organu podatkowego dotycząca metody uproszczonej
Możliwość ustalania wartości zapasów na podstawie spisu z natury w księgach handlowych potwierdza interpretacja indywidualna Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wałczu z 2 maja 2007 r. (sygn. UP-I-415-2-14/07).
Z interpretacji wynika kilka wniosków porządkujących stosowanie metody uproszczonej:
- ustawa o rachunkowości rozstrzyga techniczne kwestie księgowania przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
- metoda uproszczona polega na wynikowym ujęciu zapasów towarów w ciągu okresu sprawozdawczego,
- ujęcie wynikowe oznacza odpisywanie w ciężar kosztów wartości nabytych towarów z chwilą ich zakupu,
- na koniec okresu sprawozdawczego należy przeprowadzić spis z natury i wycenę zapasów odpisanych w koszty w momencie zakupu,
- wynik inwentaryzacji określający stan zapasów wprowadza się do ewidencji magazynowej, zmniejszając jednocześnie koszty o wartość pozostałych na stanie zapasów.
Interpretacja potwierdza zatem, że odpisanie zakupu w koszty z chwilą nabycia nie jest błędem, o ile zostaje uzupełnione korektą wynikającą z inwentaryzacji. Dokumentem domykającym okres jest spis z natury wraz z wyceną.
—
Ewidencja ilościowa jako uzupełnienie metody uproszczonej
Stosowanie metody uproszczonej nie zwalnia jednostki z kontroli nad stanem magazynu w ciągu roku. Przy organizowaniu ksiąg rachunkowych w sposób uproszczony dla celów uzupełniających prowadzi się ewidencję ilościową zapasów.
Ewidencja ilościowa pełni funkcję pomocniczą i pozwala na bieżąco śledzić ruch towarów w jednostkach naturalnych. Dzięki niej możliwe jest weryfikowanie stanów magazynowych, które następnie zostają ostatecznie ustalone w drodze spisu z natury.
Połączenie metody uproszczonej z ewidencją ilościową daje praktyczny układ:
- w ujęciu wartościowym koszty obciąża zakup, a korektę przeprowadza remanent,
- w ujęciu ilościowym jednostka zna stan magazynu przez cały rok obrotowy,
- spis z natury na koniec okresu spina obie warstwy i koryguje koszty o wartość pozostałych zapasów.
Taki układ ogranicza ryzyko rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistym stanem magazynu. Ewidencja ilościowa stanowi punkt odniesienia, który ułatwia wyjaśnienie ewentualnych różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji.
—
Remanent w księgach handlowych a remanent w KPiR
Choć mechanizm korekty kosztów o wartość zapasów jest zbliżony, źródło obowiązku różni się w zależności od formy ewidencji.
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów remanent na koniec roku jest elementem ustalania dochodu i wynika z zasad rozliczania KPiR. Spis z natury koryguje koszty uzyskania przychodu o wartość niesprzedanych towarów.
W księgach handlowych korekta kosztów o wartość zapasów pojawia się natomiast tylko wtedy, gdy kierownik jednostki wybrał metodę uproszczoną z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Pozostałe trzy metody ewidencji opierają się na bieżącym ujmowaniu stanów i nie wymagają tej samej korekty wynikowej na koniec okresu.
Wspólnym mianownikiem obu rozwiązań pozostaje spis z natury jako narzędzie ustalenia rzeczywistego stanu zapasów. Różnica sprowadza się do podstawy prawnej oraz do tego, że w pełnej księgowości remanentowa korekta kosztów wynika z wyboru konkretnej metody, a nie z zasady ogólnej.
—
FAQ — najczęstsze pytania
Czy w księgach handlowych można ustalać wartość zapasów na podstawie remanentu?
Tak. Pozwala na to metoda uproszczona opisana w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Polega ona na odpisaniu wartości towarów w koszty w dniu zakupu, a następnie skorygowaniu kosztów o wartość zapasów ustaloną w drodze spisu z natury na koniec okresu sprawozdawczego.
Ile metod ewidencji składników aktywów obrotowych przewiduje ustawa o rachunkowości?
Ustawa przewiduje cztery metody: ewidencję ilościowo-wartościową, ewidencję ilościową, ewidencję wartościową oraz metodę uproszczoną. O wyborze decyduje kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup składników aktywów obrotowych.
Kto decyduje o wyborze metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych?
Decyzję podejmuje kierownik jednostki na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wybór powinien uwzględniać rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę.
Kiedy najpóźniej należy skorygować koszty o wartość zapasów przy metodzie uproszczonej?
Korektę kosztów o wartość stanu składników aktywów przeprowadza się nie później niż na dzień bilansowy. Wcześniej, w ciągu okresu, wartość zakupionych towarów i materiałów obciąża koszty już w dniu ich nabycia.
Czy stosując metodę uproszczoną, trzeba prowadzić dodatkową ewidencję magazynu?
Tak. Dla celów uzupełniających prowadzi się ewidencję ilościową zapasów. Pozwala ona weryfikować stany magazynowe w ciągu roku, które ostatecznie zostają ustalone w drodze spisu z natury na koniec okresu sprawozdawczego.
Jaki próg przychodów zobowiązuje osobę fizyczną do prowadzenia ksiąg handlowych?
Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółka partnerska przechodzą na księgi handlowe po osiągnięciu przychodów netto ze sprzedaży na poziomie co najmniej 2 500 000 euro za poprzedni rok obrotowy (do 2024 r. próg wynosił 2 000 000 euro). Równowartość przelicza się według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października.
Od kiedy obowiązuje przejście na pełną księgowość po przekroczeniu progu?
Obowiązek powstaje od roku podatkowego następującego po roku, w którym próg obrotów został przekroczony. Skutek przekroczenia limitu jest zatem odroczony i nie wymusza zmiany ewidencji w trakcie trwającego roku obrotowego.
—
Podsumowanie merytoryczne
Ustalanie wartości zapasów w księgach handlowych na podstawie remanentu jest możliwe, ale tylko w ramach jednej z czterech metod przewidzianych przez ustawę o rachunkowości.
- Podstawa prawna — sposób prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla składników aktywów obrotowych określa art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a decyzję podejmuje kierownik jednostki.
- Metoda uproszczona — wartość towarów odpisuje się w koszty w dniu zakupu, a na dzień bilansowy koryguje koszty o wartość zapasów ustaloną w drodze spisu z natury.
- Ewidencja ilościowa — przy metodzie uproszczonej prowadzi się ją dla celów uzupełniających, aby weryfikować stany magazynowe między inwentaryzacjami.
Stosowanie remanentu w pełnej księgowości wynika więc z wyboru metody uproszczonej, a nie z zasady ogólnej dotyczącej wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Przed wdrożeniem tej metody warto zweryfikować aktualne brzmienie przepisów ustawy o rachunkowości, ponieważ obowiązujące progi i zasady mogą ulec zmianie.