Obowiązkowe OC biur rachunkowych w 2018 r. – zasady

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, kogo obejmuje obowiązkowe OC biur rachunkowych i które usługi są poza tym obowiązkiem
  • Zobaczysz, jakie szkody pokrywa polisa, a jakie są wyłączone z zakresu ochrony
  • Otrzymasz opis pułapek związanych z momentem zawarcia ubezpieczenia

Odpowiedź w skrócie

Obowiązkowe OC biur rachunkowych dotyczy podmiotów prowadzących usługowo księgi rachunkowe zgodnie z art. 76a ustawy o rachunkowości. Minimalna suma gwarancyjna wynosi 10 000 euro na jedno zdarzenie, co w 2018 r. po kursie z 2 stycznia daje 41 701 zł. Brak polisy grozi karą grzywny lub ograniczeniem wolności z art. 79 pkt 7.

Wstęp

Dla przedsiębiorcy prowadzącego JDG, który świadczy usługi księgowe na rzecz klientów zewnętrznych, kluczowe jest rozpoznanie, czy jego działalność wpada w zakres usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przepisy bardzo precyzyjnie wyznaczają granicę – obowiązkowe OC obejmuje wyłącznie te biura, które prowadzą księgi rachunkowe, a nie wszystkie usługi około-księgowe. Sama oferta usług KPiR, ewidencji ryczałtu, listy płac czy dokumentacji ZUS nie aktywuje obowiązku polisowego.

Moment zawarcia ubezpieczenia ma charakter bezwzględny – polisa musi być w mocy przed podpisaniem pierwszej umowy z klientem na usługowe prowadzenie ksiąg. Pominięcie tego punktu w startupowej fazie biura grozi sankcjami karnymi. Poniżej rozkładam zasady na praktyczne elementy decyzyjne dla samozatrudnionego księgowego.

Spis treści

Kogo dotyczy obowiązek OC

Obowiązkowi zawarcia OC podlegają podmioty, które usługowo prowadzą księgi rachunkowe. To istotne zawężenie – obejmuje wyłącznie pełną księgowość prowadzoną dla klientów.

Podmioty świadczące wyłącznie:

  • prowadzenie KPiR (podatkowej księgi przychodów i rozchodów),
  • sporządzanie ewidencji i deklaracji podatkowych,
  • listy płac,
  • prowadzenie dokumentacji ZUS
  • nie podlegają obowiązkowi OC. Mogą jednak zawrzeć polisę dobrowolnie – co w praktyce wielu samozatrudnionych księgowych robi dla budowania wiarygodności wobec klientów.

Przykład 1.

Pan Tomasz prowadzi JDG i obsługuje piętnaścioro klientów – dwunastu prowadzi KPiR, trzech wymaga pełnej księgowości na podstawie ustawy o rachunkowości. Obowiązek OC obejmuje Pana Tomasza z uwagi na tych trzech klientów z pełną księgowością – bez polisy nie może podpisać z nimi umowy.

Zakres usług usługowego prowadzenia ksiąg

Definicja zawarta w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości obejmuje:

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych – zapisy w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sprawozdań finansowych,
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji.

Komplet pięciu czynności wykonywany dla klienta równa się usługowemu prowadzeniu ksiąg – aktywuje obowiązek OC. Wykonywanie jednej czy dwóch (bez pełnej oferty pełnej księgowości) nie aktywuje obowiązku, choć dobrowolne ubezpieczenie pozostaje racjonalne.

Zakres ubezpieczenia OC

Reguły OC biur rachunkowych zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. z 2014 r., poz. 1616).

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone przez działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, w ramach prowadzonej działalności. To klasyczna konstrukcja OC zawodowego – polisa odpowiada za błędy w wykonywaniu usługi i ich konsekwencje finansowe po stronie klienta.

Co jest wyłączone z ochrony

Rozporządzenie wyłącza z zakresu ochrony szkody:

  • uszkodzenia, zniszczenia lub utraty mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia, jak również jej małżonkowi i osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu,
  • wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki z art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości – chyba że szkoda powstała w związku z działalnością w czasie, gdy warunki były spełnione,
  • dotyczących zapłaty kar umownych,
  • powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek oraz aktów terroru.

Przykład 2.

Pani Ewa, prowadząca biuro rachunkowe jako JDG, zawarła umowę na pełną księgowość ze swoim bratem – prowadzącym JDG na ryczałcie (Pani Ewa zdecydowała się obsługiwać też jego osobne źródło dochodu na pełnych księgach). Ewentualna szkoda wyrządzona w jego majątku nie jest objęta polisą – rodzeństwo wpada w wyłączenie z rozporządzenia. Pani Ewa powinna rozważyć alternatywne zabezpieczenie kontraktowe.

Suma gwarancyjna w 2018 r.

Podstawowa zasada (§ 4 ust. 1 rozporządzenia): minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC podmiotów wykonujących usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych w odniesieniu do jednego zdarzenia wynosi 10 000 euro. Przeliczenie na złote następuje według średniego kursu euro NBP z dnia ogłoszonego po raz pierwszy w roku, w którym umowa została zawarta.

W 2018 r. minimalna suma gwarancyjna w przeliczeniu na złote według kursu średniego euro NBP z 2 stycznia 2018 r. wynosi 41 701 zł.

To wartość minimalna – rynkowo wiele biur kupuje polisy z sumą znacznie wyższą (kilkaset tysięcy złotych), bo realne szkody przy obsłudze klientów na pełnych księgach łatwo przekraczają granicę 10 000 euro.

Moment zawarcia ubezpieczenia i sankcje

Obowiązek ubezpieczenia powstaje nie później niż przed dniem poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg. W praktyce przyjmuje się, że ten dzień nie może być późniejszy niż podpisanie umowy z klientem.

Niedopełnienie tego obowiązku oznacza odpowiedzialność karną. Zgodnie z art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości podmiot wykonujący usługowo księgi rachunkowe bez ubezpieczenia OC podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności.

Przykład 3.

Pan Marek uruchamia JDG jako biuro rachunkowe od 1 czerwca. Pierwszą umowę na pełną księgowość ma podpisać 10 czerwca. Polisa OC musi obowiązywać od 9 czerwca najpóźniej – czyli przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg, a w praktyce przed dniem podpisania umowy. Zawarcie polisy 11 czerwca już nie chroni – moment podpisania umowy z klientem był wcześniejszy.

FAQ

Czy biuro rachunkowe prowadzące tylko KPiR musi mieć OC?

Nie. Obowiązek dotyczy wyłącznie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełna księgowość). KPiR, ryczałt, listy płac i ZUS nie aktywują obowiązku – można jednak zawrzeć polisę dobrowolnie.

Ile wynosi minimalna suma gwarancyjna w 2018 r.?

Dziesięć tysięcy euro w przeliczeniu na złote – w 2018 r. według kursu NBP z 2 stycznia daje 41 701 zł na jedno zdarzenie.

Czy polisa obejmuje szkody u rodziny ubezpieczonego?

Nie. Wyłączone są szkody w mieniu małżonka, wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, powinowatego oraz osób pozostających w stosunku przysposobienia lub wspólnym pożyciu.

Co grozi za brak ubezpieczenia OC biura rachunkowego?

Kara grzywny lub kara ograniczenia wolności, zgodnie z art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

Kiedy najpóźniej trzeba zawrzeć polisę?

Nie później niż przed dniem poprzedzającym rozpoczęcie wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg – w praktyce przed dniem podpisania pierwszej umowy z klientem.

Czy kary umowne są pokrywane z polisy?

Nie. Zapłata kar umownych jest wyłączona z zakresu obowiązkowego OC biur rachunkowych.

Podsumowanie

Obowiązkowe OC biur rachunkowych dotyczy wyłącznie podmiotów prowadzących usługowo księgi rachunkowe – pełną księgowość zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Pozostałe usługi około-księgowe nie aktywują obowiązku, ale dobrowolne ubezpieczenie pozostaje racjonalne wobec klientów. Minimalna suma 10 000 euro przekłada się w 2018 r. na 41 701 zł według kursu NBP z 2 stycznia. Pułapką pozostają wyłączenia – rodzina, kary umowne, działania wojenne – oraz moment zawarcia polisy, który musi być wcześniejszy niż dzień podpisania umowy z klientem. Brak polisy grozi karą grzywny lub ograniczenia wolności z art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

Różnice w zastosowaniu konkretnych przepisów wynikają z indywidualnych okoliczności prowadzonej działalności – inny będzie sposób rozliczenia u przedsiębiorcy stosującego zasady ogólne, inny u podatnika ryczałtu, a jeszcze inny u prowadzącego pełną księgę. Dlatego przy interpretacji granicznych przypadków warto sięgnąć po aktualne stanowiska Krajowej Informacji Skarbowej lub skonsultować się z księgowym znającym specyfikę jednoosobowej działalności gospodarczej. Świadome stosowanie omawianych zasad pozwala uniknąć nie tylko sankcji, lecz także nadpłaty podatku wynikającej z pominięcia przysługujących odliczeń czy kosztów uzyskania przychodu.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry