W skrócie
- Dowiesz się, kiedy zmiana zakładowego planu kont jednostki stanowi zmianę polityki rachunkowości
- Zobaczysz, jak dokumentować aktualizację planu kont aneksem lub zarządzeniem kierownika jednostki
- Otrzymasz listę sytuacji, w których zmiana planu kont wymaga aktualizacji polityki rachunkowości
Odpowiedź w skrócie
Zmiana zakładowego planu kont jednostki stanowi zmianę polityki rachunkowości, gdy wpływa na porównywalność danych, zasady wyceny, sposób prezentacji wyniku lub zakłada zmianę sald sprawozdania. Utworzenie i likwidacja kont, które nie zmieniają zasad klasyfikacji i agregacji danych, polityki nie zmieniają.
Wstęp
System rachunkowości każdej jednostki gospodarczej opiera się w dużej mierze na planie kont. Jeśli jest on poprawnie zaprojektowany, ułatwia rzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych i pozwala sprawnie kontrolować finanse firmy. Artykuł ma charakter edukacyjny – omawia rozwiązania mające zastosowanie u jednostek prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (typowo: spółki, jednostki przekraczające progi pełnej księgowości).
Poniżej rozkładam mechanikę: co to jest zakładowy plan kont, kiedy aktualizacja jest tylko aktualizacją techniczną, a kiedy staje się zmianą polityki rachunkowości w rozumieniu art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Spis treści
- Plan kont jednostki – definicja i zakres
- Odpowiedzialność kierownika jednostki
- Zmiana planu kont – kategorie sytuacji
- Aktualizacja techniczna planu kont
- Dokumentacja zmiany – aneks i zarządzenie
- Przykład utworzenia i likwidacji kont analitycznych
- Kiedy zmiana stanowi zmianę polityki rachunkowości
- FAQ
- Podsumowanie
Plan kont jednostki – definicja i zakres
Zakładowy plan kont jest elementem dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości. To wykaz kont (ich nazw i symboli) opracowany dla konkretnej jednostki, uwzględniający specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej, organizację oraz potrzeby informacyjne użytkowników sprawozdań finansowych.
Plan kont powinien zawierać co najmniej:
- wykaz kont księgi głównej,
- przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Plan kont powinien umożliwiać ewidencję wszystkich operacji gospodarczych występujących w jednostce oraz zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych i prawidłowego rozliczenia podatków. Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości.
Odpowiedzialność kierownika jednostki
Plan kont ustala w formie pisemnej kierownik jednostki. Zajmuje się też jego aktualizacją. Za ustalenie planu kont i jego ewentualne aktualizacje każdorazowo odpowiada kierownik jednostki – nawet wówczas, gdy jednostka powierzyła prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu.
Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za politykę rachunkowości. To istotny element nadzoru korporacyjnego, często pomijany w praktyce zarządczej.
Zmiana planu kont – kategorie sytuacji
W praktyce funkcjonowania przedsiębiorstw może wystąpić potrzeba zmiany planu kont, wynikająca ze:
- zmian organizacyjnych w jednostce,
- dostosowania do nowych przepisów prawa,
- rozwoju działalności i rozszerzenia zakresu usług lub produktów,
- chęci poprawy przejrzystości sprawozdań finansowych.
Zmiana planu kont to proces wymagający starannego przygotowania, aby zapewnić ciągłość i rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz prawidłowość sporządzanych sprawozdań. Wprowadzenie nowych rozwiązań musi uwzględniać zasadę porównywalności danych finansowych oraz wymogi formalne wynikające z ustawy o rachunkowości.
Aktualizacja techniczna planu kont
Nie każda zmiana planu kont wymaga aktualizacji zasad rachunkowości. Najczęściej przeprowadzane zmiany obejmują jedynie utworzenie nowych czy likwidację niepotrzebnych kont. Tego typu aktualizacja planu kont nie stanowi zmiany polityki rachunkowości.
Komitet Standardów Rachunkowości w punkcie 37 stanowiska w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazał, że zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą automatycznie zmian zasad rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych.
Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:
- odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont, włączonym do przyjętych zasad rachunkowości,
- a opis został zatwierdzony przez kierownika jednostki.
Dokumentacja zmiany – aneks i zarządzenie
Zgodnie z ustawą o rachunkowości zakładowy plan kont stanowi integralną część polityki rachunkowości jednostki. Jego każda aktualizacja powinna być odpowiednio udokumentowana.
W przypadku zmiany polegającej na utworzeniu nowych i likwidacji niepotrzebnych kont aktualizacji dokonuje się poprzez:
- sporządzenie aneksu do dotychczasowego planu kont, albo
- wydanie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia nowego jednolitego tekstu zakładowego planu kont.
Gdy przyjęte w jednostce zasady rachunkowości wskazują, że bieżąca aktualizacja kont syntetycznych nie wymaga odrębnego zarządzenia kierownika jednostki, wystarczy sporządzenie wydruku aktualnego wykazu kont syntetycznych stosowanych przez jednostkę.
Przykład utworzenia i likwidacji kont analitycznych
Spółka z branży transportowej rozszerzyła profil działalności o wynajem krótkoterminowy pojazdów dostawczych, oprócz dotychczasowej usługi przewozu towarów. Nowy segment wymusił wyodrębnienie w ewidencji osobnych kont przychodów i kosztów dla wynajmu, aby można je było analizować niezależnie od usług transportowych.
Obowiązujący dotąd plan kont nie miał takiego podziału, więc księgowa wprowadziła kilka nowych kont analitycznych. Przy okazji przeglądu wykazu okazało się, że kilka starych kont od dawna nie ma żadnych obrotów – zarząd zdecydował o ich likwidacji, co uprościło plan kont i poprawiło jego czytelność.
W wyniku planowanej aktualizacji bez zmian pozostaną zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. W tej sytuacji jednostka nie ma obowiązku aktualizacji polityki rachunkowości – wystarczające będzie odpowiednie udokumentowanie zmiany planu kont (aneks lub zarządzenie kierownika).
Jeżeli w przyjętej polityce rachunkowości określono, że bieżąca aktualizacja kont syntetycznych nie wymaga odrębnego zarządzenia, aktualizacji można dokonać wyłącznie poprzez udokumentowanie zmian w formie wydruku zaktualizowanego wykazu kont syntetycznych.
Kiedy zmiana stanowi zmianę polityki rachunkowości
Określając zasady rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Przyjęte zasady należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów oraz odpisów amortyzacyjnych.
O zmianach w polityce rachunkowości mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może – ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji – zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą.
Zmiana ta wymaga:
- określenia w informacji dodatkowej wpływu zmian na sprawozdania finansowe,
- podania w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym zmiany nastąpiły, przyczyn zmian,
- określenia liczbowego wpływu na wynik finansowy,
- zapewnienia porównywalności danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy zmiany.
Skutki zmiany przyjętych zasad rachunkowości odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.
Zmiana w zakładowym planie kont stanowi zmianę polityki rachunkowości, gdy wpływa na porównywalność ujętych na kontach danych finansowych za okres przed zmianą i po zmianie.
Zmiana NIE stanowi zmiany polityki rachunkowości, gdy:
- nie wpływa na zakres sald wykazywanych w sprawozdaniu finansowym,
- nie przyczynia się do zmiany zasad wyceny,
- nie ma wpływu na zmianę sposobu przedstawienia wyniku finansowego jednostki,
- nie zakłócają porównywalności ujętych na kontach danych,
- nie powodują naruszenia zasady ciągłości.
Gdy zmiana planu kont nie stanowi zmiany polityki rachunkowości, może być dokonana w trakcie roku obrotowego. Zmiana stanowiąca zmianę polityki – wyłącznie ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego.
FAQ
Czy utworzenie nowego konta wymaga zmiany polityki rachunkowości?
Nie, jeżeli nie zmienia zasad klasyfikacji zdarzeń i agregacji danych. Wystarczy aneks lub zarządzenie kierownika jednostki dokumentujące zmianę planu kont.
Kto odpowiada za aktualizację planu kont?
Kierownik jednostki – także wtedy, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe. Powierzenie ksiąg nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za politykę rachunkowości.
Kiedy zmiana planu kont stanowi zmianę polityki rachunkowości?
Gdy wpływa na zakres sald, zasady wyceny, sposób prezentacji wyniku, porównywalność danych lub narusza zasadę ciągłości.
Czy zmiana polityki rachunkowości może nastąpić w trakcie roku?
Nie. Zmiana polityki rachunkowości następuje ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego (art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zmiana techniczna planu kont – tak, w trakcie roku.
Jak udokumentować zmianę techniczną planu kont?
Aneksem do planu kont, zarządzeniem kierownika jednostki o wprowadzeniu nowego jednolitego tekstu lub wydrukiem aktualnego wykazu kont syntetycznych – jeżeli polityka tak stanowi.
Gdzie wykazuje się skutki zmiany polityki rachunkowości?
Na kapitale (funduszu) własnym jako zysk (strata) z lat ubiegłych. Dodatkowo w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za rok obrotowy zmiany – z opisem przyczyn i wpływu liczbowego.
Podsumowanie
Zmiana zakładowego planu kont może być albo aktualizacją techniczną, albo zmianą polityki rachunkowości. Decyduje wpływ na klasyfikację zdarzeń, agregację danych, porównywalność sprawozdań, zasady wyceny i sposób prezentacji wyniku. Utworzenie i likwidacja kont nie zmieniających zasad – aktualizacja techniczna, dokumentowana aneksem lub zarządzeniem kierownika jednostki. Zmiana wpływająca na porównywalność i prezentację – zmiana polityki rachunkowości według art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, możliwa wyłącznie od pierwszego dnia roku obrotowego, z opisem w informacji dodatkowej, wpływem liczbowym na wynik finansowy i ujęciem skutków na kapitale (funduszu) własnym jako zysk (strata) z lat ubiegłych. Odpowiedzialność – zawsze po stronie kierownika jednostki, niezależnie od powierzenia ksiąg biuru rachunkowemu.