Niestosowanie konta Kasa – uproszczenie w księgach

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, czy można prowadzić księgi rachunkowe bez wyodrębnionego konta Kasa
  • Zobaczysz, jak ujmować operacje gotówkowe poprzez konto 240 Pozostałe rozrachunki w analityce właściciela
  • Otrzymasz checklistę warunków uproszczenia oraz tabelę porównawczą z wariantem klasycznym

Odpowiedź w skrócie

Niestosowanie konta Kasa jest dopuszczalne na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeżeli nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Decyzję podejmuje kierownik jednostki, a uproszczenie należy opisać w polityce rachunkowości.

Spis treści

Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej wymaga stosowania kont, które umożliwiają rzetelne i przejrzyste ujęcie operacji gospodarczych. Konto Kasa jest jednym z podstawowych kont bilansowych – służy do rejestrowania operacji gotówkowych. Praktyka pokazuje jednak, że nie każda jednostka go potrzebuje, zwłaszcza gdy obrót gotówkowy jest sporadyczny.

W tekście pokazujemy mechanikę uproszczenia, podstawy prawne wynikające z ustawy o rachunkowości oraz konkretny przykład księgowania operacji gotówkowych z wykorzystaniem konta rozrachunkowego.

Czy plan kont musi zawierać konto Kasa

Przepisy ustawy o rachunkowości określają jedynie ogólne zasady rachunkowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych. W prawie bilansowym nie znajdziemy uregulowań w zakresie zarządzania obiegiem gotówki ani zasad szczegółowego ujmowania transakcji gotówkowych w księgach. W szczególności obowiązujące przepisy nie wskazują na obligatoryjne wyodrębnienie konta Kasa w planie kont.

Nieprowadzenie konta Kasa stanowi zatem rodzaj uproszczenia, które mogą stosować jednostki, o ile spełniony jest warunek z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przepis pozwala stosować uproszczenia w ramach przyjętych zasad rachunkowości, jeżeli nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy.

Polityka rachunkowości i decyzja kierownika

Opracowując politykę rachunkowości, jednostka uwzględnia specyfikę prowadzonej działalności oraz własne potrzeby. W przyjętych zasadach opisuje wszystkie stosowane przez siebie uproszczenia – w tym także decyzję o nieprowadzeniu konta Kasa.

Decyzję podejmuje kierownik jednostki. W polityce rachunkowości należy wskazać, że konto Kasa nie jest stosowane, a także opisać zasady ewidencji ewentualnych operacji gotówkowych. Brak takiego opisu uniemożliwia korzystanie z uproszczenia – dokument jest podstawą, do której mogą odnosić się organy kontrolne i biegły rewident.

Z tym rozwiązaniem można spotkać się w niewielkich przedsiębiorstwach z niewielkim obrotem gotówkowym, gdzie wpłaty i wypłaty dokonywane są wyłącznie przez właściciela lub osobę upoważnioną. Najczęściej dotyczy ono jednoosobowych działalności gospodarczych prowadzących pełne księgi – wówczas decyzję podejmuje właściciel firmy.

Wymogi prowadzenia ksiąg – art. 24 ustawy

W art. 24 ustawy o rachunkowości wskazano, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Te cztery kryteria określają standard, który jednostka musi utrzymać niezależnie od stosowanych uproszczeń.

  • Rzetelność – zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
  • Bezbłędność – kompletne i poprawne wprowadzenie wszystkich zakwalifikowanych dowodów, ciągłość zapisów, bezbłędność procedur obliczeniowych.
  • Sprawdzalność – możliwość stwierdzenia poprawności zapisów, sald, działania procedur; udokumentowanie pozwala na identyfikację dowodów; zapisy uporządkowane chronologicznie i systematycznie; dostęp do zbiorów danych w dowolnym czasie.
  • Bieżącość – terminowe sporządzanie sprawozdań, zestawień obrotów i sald przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze (nie rzadziej niż na koniec miesiąca), a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Odnośnie obrotu gotówkowego art. 24 wymaga, by ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następowało w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. To wymóg ścisły i pozostaje aktualny nawet gdy konto Kasa nie funkcjonuje.

Dowody zastępujące KP i KW

Dowód księgowy zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia,
  • podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej.

W jednostce stosującej uproszczenie podstawą ujęcia wpłat i wypłat nie mogą być dowody KP – Kasa przyjmie oraz KW – Kasa wypłaci. Są one nierozerwalnie związane z koncem Kasa.

Jednostka, która nie wyodrębniła konta Kasa, powinna przyjąć do stosowania inne dowolne dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach dotyczących wpłat i wypłat gotówki. Warunek jest jeden – dowody muszą zawierać co najmniej dane wymienione w art. 21 ust. 1.

Ewidencja operacji gotówkowych na koncie 240

Gdy w danej jednostce nie stosuje się konta Kasa, do ewidencjonowania operacji gotówkowych wykorzystuje się konto rozrachunkowe – na przykład konto 240 Pozostałe rozrachunki. Do konta 240 należy prowadzić stosowną analitykę, np. *Operacje gotówkowe – właściciel* lub *Operacje gotówkowe – wspólnik*.

Rozwiązanie wymaga starannego dokumentowania i bieżącego rozliczania wszelkich transakcji gotówkowych, które w tradycyjnym układzie byłyby ewidencjonowane przez konto Kasa i udokumentowane dowodami KP i KW.

Jeżeli jednostka nie stosuje konta Kasa, to nie sporządza raportów kasowych ani dowodów KP/KW, a także nie przeprowadza inwentaryzacji środków pieniężnych w klasycznym układzie spisowym.

Przykład – operacje gotówkowe w firmie właściciela

W firmie prowadzonej przez osobę fizyczną rozliczającej się na podstawie ksiąg rachunkowych przyjęto uproszczenie polegające na nieprowadzeniu konta Kasa. Decyzję podjął właściciel firmy z uwagi na rzadkie transakcje gotówkowe, które – jeżeli się zdarzają – są realizowane wyłącznie za jego pośrednictwem. W polityce rachunkowości dokonano stosownych zapisów: jednostka nie stosuje konta Kasa, a do ewidencji operacji gotówkowych wykorzystywane jest konto 240 Pozostałe rozrachunki w analityce *Operacje gotówkowe – właściciel*.

Księgowy Dariusz ewidencjonuje we wrześniu następujące operacje:

  1. Pobranie gotówki z rachunku bankowego na pokrycie bieżących wydatków – 6000 zł
  • Wn konto 240 Pozostałe rozrachunki (*Operacje gotówkowe – właściciel*)
  • Ma konto 130 Rachunek bieżący
  1. Zapłata gotówką za zakup materiałów warsztatowych (faktura) – 420 zł
  • Wn konto 401 Zużycie materiałów i energii (*Pozostałe materiały*)
  • Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki (*Operacje gotówkowe – właściciel*)

Faktura za zakup materiałów warsztatowych księgowana na zasadach ogólnych.

  1. Uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy (faktura z poprzedniego miesiąca, termin 30 dni) – 1800 zł
  • Wn konto 210 Rozrachunki z dostawcami (imiennie konto kontrahenta)
  • Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki (*Operacje gotówkowe – właściciel*)
  1. Zapłata zobowiązania z tytułu podatku dochodowego do urzędu skarbowego – 2200 zł
  • Wn konto 220 Rozrachunki publicznoprawne (*PIT*)
  • Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki (*Operacje gotówkowe – właściciel*)

W każdej operacji konto 240 zachowuje się tak, jak w klasycznym modelu zachowywałoby się konto Kasa – z tą różnicą, że rozliczenie następuje wewnątrz pary jednostka-właściciel, a nie poprzez fizyczną kasę.

Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Gdy na dzień bilansowy na koncie 240 pozostaje nierozliczone saldo, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości należy je zinwentaryzować drogą weryfikacji. Polega ona na porównaniu danych księgowych z dokumentami źródłowymi – operacja gospodarcza po operacji – oraz na uzgodnieniu zgodności salda z faktycznym stanem rozliczeń.

W odróżnieniu od inwentaryzacji środków pieniężnych w drodze spisu z natury, weryfikacja jest procesem dokumentacyjnym, a nie spisowym. Tym samym uproszczenie pozwala unikać formalnego spisu zawartości kasy – w jego miejsce wchodzi rzetelne przeglądnięcie dokumentów.

FAQ

Czy konto Kasa jest obligatoryjne w planie kont?

Nie. Przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują na obligatoryjne wyodrębnienie konta Kasa. Niestosowanie konta Kasa jest dopuszczalnym uproszczeniem na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, o ile nie wpływa istotnie ujemnie na rzetelność i jasność sprawozdania.

Kto decyduje o nieprowadzeniu konta Kasa?

Kierownik jednostki, a w jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzonej na księgach rachunkowych – właściciel firmy. Decyzja wymaga odzwierciedlenia w polityce rachunkowości.

Czy można nadal stosować KP i KW przy nieprowadzeniu konta Kasa?

Nie. Dowody KP – Kasa przyjmie oraz KW – Kasa wypłaci są związane z koncem Kasa i nie mogą służyć jako podstawa zapisów gdy konto Kasa nie jest prowadzone. Należy przyjąć inne dowody zawierające dane z art. 21 ust. 1 ustawy.

Na jakim koncie księgować operacje gotówkowe bez konta Kasa?

Na koncie rozrachunkowym, najczęściej 240 Pozostałe rozrachunki, w analityce *Operacje gotówkowe – właściciel* lub *Operacje gotówkowe – wspólnik*. Pozwala to zachować sprawdzalność zapisów zgodnie z art. 24 ustawy.

Czy trzeba sporządzać raporty kasowe i przeprowadzać inwentaryzację środków pieniężnych?

Gdy konto Kasa nie jest stosowane, nie sporządza się raportów kasowych ani dowodów KP/KW. Inwentaryzacja środków pieniężnych w drodze spisu z natury nie ma zastosowania – saldo konta 240 inwentaryzuje się drogą weryfikacji na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3.

Kiedy można ujmować operacje gotówkowe w księgach?

Zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Wymóg ten obowiązuje także przy nieprowadzeniu konta Kasa.

Podsumowanie

Nieprowadzenie konta Kasa to legalne uproszczenie wynikające z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, które sprawdza się w niewielkich jednostkach o sporadycznym obrocie gotówkowym. Wymaga jednak dyscypliny dokumentacyjnej – polityka rachunkowości musi opisać uproszczenie, dowody zastępujące KP i KW muszą spełniać wymogi art. 21 ust. 1, a saldo konta 240 podlega weryfikacji na dzień bilansowy. Spełnienie tych warunków zapewnia rzetelność, bezbłędność, sprawdzalność i bieżącość ksiąg w rozumieniu art. 24 ustawy.

Co warto przeczytać dalej

Przewijanie do góry