TL;DR
- Dowiesz się, kto i kiedy ma obowiązek przejścia na pełną księgowość w 2024 roku oraz jak przeliczany jest limit przychodów
- Zobaczysz przykład liczbowy z doliczeniem zwolnionej dotacji do limitu oraz wyliczenie progu 9 218 200 zł
- Otrzymasz checklistę ustalenia sumy przychodów z PKPiR i tabelę porównującą księgę podatkową z księgami rachunkowymi
—
Rozwijająca się działalność prędzej czy później dochodzi do progu, po przekroczeniu którego uproszczona ewidencja przestaje wystarczać. Pełna księgowość 2024 dotyczy podmiotów, które w poprzednim roku osiągnęły określony poziom przychodów, a także tych, które wybierają księgi rachunkowe dobrowolnie. Dla części przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest to moment przejścia z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na bardziej rozbudowaną ewidencję zdarzeń gospodarczych.
Niniejszy materiał wyjaśnia, kto podlega obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak ustalany jest limit przychodów na dany rok oraz które kwoty należy wliczyć do tego progu. Omówione zostały podstawy prawne, sposób przeliczenia limitu z euro na złote oraz praktyczny przykład weryfikacji sumy przychodów za 2023 rok.
Spis treści
- Formy ewidencji a sposób opodatkowania
- Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
- Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych
- Limit przychodów na 2024 rok
- Jak ustalić sumę przychodów za 2023 rok
- Przychody zwolnione a limit księgowości
- Przykład liczbowy
- Najczęściej zadawane pytania
- Podsumowanie merytoryczne
Formy ewidencji a sposób opodatkowania
Każda działalność wiąże się z koniecznością rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Ewidencja przyjmuje postać ksiąg podatkowych albo ksiąg rachunkowych, w zależności od formy prawnej podmiotu, skali działalności oraz struktury własności. Przepisy podatkowe i bilansowe nakładają tu zróżnicowane obowiązki.
Wybór sposobu opodatkowania bezpośrednio przekłada się na rodzaj wymaganej ewidencji. Podatnik, który rozlicza dochód według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Oznacza to uproszczoną ewidencję właściwą dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych.
Inaczej wygląda sytuacja jednostek opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób prawnych. Takie podmioty są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości, niezależnie od osiąganych przychodów. Forma prawna determinuje tu rodzaj ewidencji bez odwoływania się do progu kwotowego.
Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zakres podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych określa ustawa o rachunkowości. Regulacja obejmuje jednostki, których siedziba lub miejsce zarządu znajduje się na terytorium Polski. Katalog jest szeroki i łączy podmioty objęte obowiązkiem bezwarunkowo z tymi, które przekraczają próg przychodów.
Księgi rachunkowe prowadzą między innymi następujące kategorie podmiotów:
- spółki handlowe, zarówno osobowe, jak i kapitałowe, w tym w organizacji, dalej spółki cywilne oraz pozostałe osoby prawne, poza Skarbem Państwa i Narodowym Bankiem Polskim,
- osoba fizyczna oraz spółka cywilna, jawna lub partnerska osób fizycznych, a także przedsiębiorstwo w spadku, gdy przychód netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy sięgnął równowartości 2 000 000 euro (limit do 2024 r.; od 2025 r. — 2 500 000 euro),
- przedsiębiorstwo w spadku prowadzone na zasadach zarządu sukcesyjnego, jeżeli przed otwarciem spadku rozliczało się już za pomocą ksiąg rachunkowych,
- jednostki rynku finansowego, banki, zakłady ubezpieczeń oraz fundusze inwestycyjne, dla których obowiązek nie zależy od skali przychodów,
- jednostki samorządu terytorialnego razem z ich jednostkami i zakładami budżetowymi,
- krajowe oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność na terenie Polski,
- podmioty korzystające z dotacji lub subwencji na zadania zlecone, począwszy od roku obrotowego przyznania tych środków.
Z tego zestawienia wynika, że obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może mieć charakter bezwarunkowy albo zależeć od przekroczenia limitu przychodów. Dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych decydujące znaczenie ma właśnie ten próg.
Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych
Podmiot, który nie przekroczył limitu przychodów, może wybrać księgi rachunkowe dobrowolnie. Uprawnienie z art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości obejmuje osobę fizyczną, spółkę cywilną, jawną i partnerską osób fizycznych, przedsiębiorstwo w spadku oraz spółkę cywilną osób fizycznych prowadzoną wraz z przedsiębiorstwem w spadku w ramach zarządu sukcesyjnego.
Taka ewidencja startuje dopiero z pierwszym dniem kolejnego roku obrotowego. Zmiana w trakcie trwającego roku nie jest dopuszczalna, ponieważ rok obrotowy stanowi zamkniętą całość sprawozdawczą. Decyzja wymaga wcześniejszego dopełnienia obowiązku informacyjnego.
Wybór sygnalizuje się zawiadomieniem skierowanym do naczelnika urzędu skarbowego, który zajmuje się opodatkowaniem przedsiębiorcy podatkiem dochodowym. Pismo trzeba złożyć, zanim rozpocznie się nowy rok obrotowy. Po spełnieniu tego warunku księgi rachunkowe otwiera się z jego pierwszym dniem.
Limit przychodów na 2024 rok
Próg dotyczy osoby fizycznej oraz spółki cywilnej, jawnej i partnerskiej osób fizycznych, jeżeli przychód w rozumieniu art. 14 za poprzedni rok podatkowy osiągnął co najmniej równowartość kwoty wskazanej w przepisach o rachunkowości. Podstawą tego obowiązku jest art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwotę graniczną (2 000 000 euro do 2024 r., od roku obrotowego 2025 — 2 500 000 euro) ustala sama ustawa o rachunkowości.
Wartość w euro przelicza się na złote według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego. Bierze się przy tym notowanie z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego dany rok obrotowy. Z tego powodu próg wyrażony w złotych zmienia się rokrocznie wraz z kursem waluty.
Wyliczenie progu dla 2024 roku wygląda tak:
2 000 000 euro × 4,6091 zł/euro = 9 218 200 zł
Zastosowany kurs 4,6091 zł pochodzi z notowania NBP na 2 października 2023 roku, czyli z pierwszego dnia roboczego tego miesiąca (Tabela kursów średnich NBP nr 190/A/NBP/2023 z 2 października 2023 roku). Granica przychodów za 2023 rok, po której powstaje obowiązek pełnej księgowości od 1 stycznia 2024 roku, wynosi zatem 9 218 200 zł.
Uwaga: od roku obrotowego 2025 próg wzrósł do 2 500 000 euro; w 2026 roku odpowiada to kwocie 10 646 500 zł, przeliczonej po kursie NBP 4,2586 zł z 1 października 2025 roku.
Jak ustalić sumę przychodów za 2023 rok
Aby ocenić osiągnięcie progu, należy poprawnie zsumować przychód z całego 2023 roku. Definicję przychodu zawiera art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl art. 14 ust. 1 przychodem są kwoty należne, nawet faktycznie nieotrzymane, po odliczeniu zwrotów towarów oraz przyznanych bonifikat i skont.
Gdy przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi obciążone podatkiem od towarów i usług, przychodem jest kwota po odjęciu należnego VAT. Brana jest więc wartość netto, a nie suma brutto z faktury. Rozróżnienie to nabiera wagi przy zbliżaniu się do granicy.
Osoba prowadząca podatkową księgę przychodów i rozchodów zaczyna od odczytu kolumny 9 „Razem przychód” za cały 2023 rok. Pozycja ta sumuje kolumnę 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” z kolumną 8 „Pozostałe przychody”. Stanowi punkt wyjścia do dalszego rachunku.
Do wartości z kolumny 9 dolicza się następnie przychód podatkowy zwolniony z opodatkowania. Gdy tak ustalona suma dorówna progowi lub go przekroczy, trzeba zamknąć księgę podatkową za 2023 rok, a z dniem 1 stycznia 2024 roku rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Checklista ustalenia sumy przychodów
- Odczytaj wartość z kolumny 9 „Razem przychód” PKPiR za cały 2023 rok.
- Upewnij się, że przychody ze sprzedaży opodatkowanej VAT ujęto w kwocie netto.
- Dolicz przychody zwolnione z opodatkowania, w tym dotacje i subwencje stanowiące przychód podatkowy.
- Pomiń dotacje przeznaczone na zakup lub wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.
- Porównaj wynik z progiem 9 218 200 zł dla 2024 roku.
- Jeżeli suma osiąga lub przekracza próg, zaplanuj zamknięcie PKPiR i otwarcie ksiąg rachunkowych od 1 stycznia.
Przychody zwolnione a limit księgowości
W przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wprowadzono rozróżnienia, dla celów poziomu przychodu decydującego o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, na przychody opodatkowane oraz zwolnione. Z tego względu do limitu zalicza się również przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania. Pominięcie tej kategorii prowadzi do zaniżenia podstawy oceny obowiązku.
Stanowisko to potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2022 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.56.2022.2.KO). Organ wskazał, że art. 14 ust. 1 ustawy jedynie definiuje przychód z działalności gospodarczej, a wobec braku rozróżnienia do limitu należy wliczyć także dotacje i subwencje.
Otrzymana dotacja lub subwencja powiększa zatem przychód brany pod uwagę przy ustalaniu progu. Inaczej traktuje się środki przeznaczone na nabycie albo samodzielne wytworzenie składników majątku trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych, amortyzowanych według art. 22a–22o. Takich dofinansowań do limitu się nie dolicza.
Wśród przychodów zwolnionych wchodzących do progu znajdują się przykładowo dotacje wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy, świadczenia nieodpłatne z art. 21 ust. 1 pkt 125 tej ustawy oraz przychody, wobec których zaniechano poboru podatku. Pozycje te uwzględnia się przy obliczaniu sumy decydującej o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Przykład liczbowy
Aleksandra prowadzi jednoosobową działalność i rozlicza ją w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Za 2023 rok jej kolumna 9 PKPiR wykazała przychód 9 160 000 zł. W tym samym roku przedsiębiorczyni dostała też jednorazowe dofinansowanie 100 000 zł na start działalności; zwolnienie z podatku wynika tu z art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT. Pojawia się pytanie, czy taki układ wymusza pełną księgowość w 2024 roku.
Granica na 2024 rok to 9 218 200 zł. Sam wynik z kolumny 9, czyli 9 160 000 zł, plasuje się poniżej tej kwoty. Do oceny trzeba jednak dołożyć przychód z dotacji, choć korzysta on ze zwolnienia podatkowego. Przychód zwolniony liczy się bowiem przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Po dodaniu dofinansowania łączny przychód sięga 9 260 000 zł (9 160 000 zł + 100 000 zł). Kwota ta przewyższa granicę 9 218 200 zł, więc Aleksandra przejdzie na pełną księgowość w 2024 roku. Pominięcie zwolnionej dotacji prowadziłoby do mylnego wniosku, że obowiązek nie powstaje.
Najczęściej zadawane pytania
Ile wynosi limit przychodów obligujący do pełnej księgowości w 2024 roku?
Limit dla 2024 roku wynosi 9 218 200 zł. Jest to równowartość 2 000 000 euro przeliczona po średnim kursie NBP z 2 października 2023 roku, wynoszącym 4,6091 zł za euro. Osiągnięcie tej kwoty przez przychody za 2023 rok skutkuje obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2024 roku.
Czy do limitu wlicza się dotacje zwolnione z opodatkowania?
Tak. Przepisy nie rozróżniają przychodów opodatkowanych i zwolnionych dla celów ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Do limitu wlicza się więc dotacje i subwencje stanowiące przychód podatkowy, z wyjątkiem środków przeznaczonych na zakup lub wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Którą kolumnę PKPiR sprawdzić przy weryfikacji limitu?
Punktem wyjścia jest kolumna 9 „Razem przychód” za cały rok. Stanowi ona sumę kolumny 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” oraz kolumny 8 „Pozostałe przychody”. Do tej wartości dolicza się następnie przychody zwolnione z opodatkowania.
Czy przychody liczy się w kwocie netto, czy brutto?
U podatnika rozliczającego VAT przychód ze sprzedaży opodatkowanej przyjmuje się w kwocie pomniejszonej o należny podatek od towarów i usług, a więc netto. Wartość brutto z faktur nie jest podstawą oceny przekroczenia limitu.
Czy księgi rachunkowe można prowadzić dobrowolnie poniżej limitu?
Tak. Dobrowolne księgi rachunkowe może wybrać osoba fizyczna, a także spółka cywilna, jawna lub partnerska zrzeszająca osoby fizyczne. Wymaga to zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku obrotowego, a ewidencję rozpoczyna się od jego początku.
Od kiedy obowiązuje pełna księgowość po przekroczeniu progu?
Po osiągnięciu progu za 2023 rok podatnik zamyka podatkową księgę przychodów i rozchodów i otwiera księgi rachunkowe od 1 stycznia 2024 roku. Obowiązek powstaje z początkiem nowego roku obrotowego, a nie w trakcie trwającego roku.
Podsumowanie merytoryczne
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości może wynikać z formy prawnej podmiotu albo z przekroczenia limitu przychodów. Dla osoby fizycznej oraz spółek cywilnej, jawnej i partnerskiej osób fizycznych próg na 2024 rok wynosi 9 218 200 zł, czyli równowartość 2 000 000 euro po kursie NBP z 2 października 2023 roku.
Prawidłowa ocena wymaga zsumowania przychodów z kolumny 9 PKPiR w kwocie netto oraz doliczenia przychodów zwolnionych z opodatkowania, w tym dotacji i subwencji niezwiązanych z amortyzowanymi składnikami majątku. Stanowisko o wliczaniu przychodów zwolnionych potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 kwietnia 2022 roku.
Po przekroczeniu progu za 2023 rok podatnik zamyka podatkową księgę przychodów i rozchodów i otwiera księgi rachunkowe od 1 stycznia 2024 roku. Świadome uwzględnienie wszystkich kategorii przychodów pozwala uniknąć błędnej kwalifikacji obowiązku i zapewnia zgodność ewidencji z przepisami podatkowymi oraz bilansowymi.
Pełna księgowość a księga podatkowa – porównanie
| Cecha | Podatkowa księga przychodów i rozchodów | Księgi rachunkowe (pełna księgowość) |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych | ustawa o rachunkowości |
| Krąg podmiotów | podatnicy PIT na skali lub podatku liniowym poniżej progu | jednostki objęte ustawą o rachunkowości lub po przekroczeniu limitu |
| Próg przychodów na 2024 | poniżej 9 218 200 zł | co najmniej 9 218 200 zł lub obowiązek bezwarunkowy |
| Zakres ewidencji | uproszczona, oparta na kolumnach | pełna ewidencja zdarzeń gospodarczych |
| Moment rozpoczęcia | od początku działalności lub roku | od 1 stycznia po przekroczeniu progu lub dobrowolnie |