Przeciwdziałanie praniu pieniędzy w JDG – obowiązki

Przez /

W skrócie

  • Dowiesz się, czy Twoja JDG podlega obowiązkom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (PPPFT)
  • Zobaczysz, jakie środki bezpieczeństwa finansowego musi stosować przedsiębiorca i przy jakich progach kwotowych
  • Otrzymasz checklistę wewnętrznej procedury PPPFT dla samozatrudnionego

Odpowiedź w skrócie

Obowiązki ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (znowelizowanej 13.07.2018) dotyczą m.in. JDG prowadzących usługowo księgi rachunkowe, kantory, usługi związane z osobami prawnymi oraz każdej działalności przyjmującej płatności gotówkowe równe lub przekraczające 10 000 euro. Każdy podmiot stosuje środki bezpieczeństwa i prowadzi wewnętrzną procedurę.

Wstęp

Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 13 lipca 2018 roku (zwana dalej ustawą o PPPFT) rozszerzyła katalog podmiotów zobowiązanych do rozpoznawania, oceniania i zawiadamiania o ryzyku prania pieniędzy. Dla przedsiębiorcy JDG oznacza to konieczność sprawdzenia, czy jego działalność wpada w katalog wymieniony w ustawie – a jeśli tak, wdrożenia szeregu procedur, środków bezpieczeństwa i obowiązków informacyjnych wobec Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Obowiązki nie są symboliczne. Ich pominięcie naraża samozatrudnionego nie tylko na kary administracyjne, ale również na odpowiedzialność karną – w przypadku świadomego ułatwiania prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Poniżej omawiam, kogo dotyczą przepisy, jakie środki bezpieczeństwa stosuje się obowiązkowo i jakie progi kwotowe uruchamiają procedurę.

Spis treści

Kogo dotyczy ustawa o PPPFT w sektorze JDG

W ustawie o PPPFT jako podmioty zobowiązane do kontroli transakcji klientów ustawodawca ujął także przedsiębiorców, m.in.:

  • podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (biura rachunkowe, samodzielni księgowi w JDG),
  • przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową oraz świadczących usługi wymiany walut lub pośrednictwa w wymianie walut,
  • przedsiębiorców świadczących usługi związane z osobami prawnymi – tworzenie spółek, pełnienie funkcji członka zarządu, zapewnianie siedziby, działanie jako powiernik trustu, wykonywanie praw z akcji lub udziałów,
  • przedsiębiorców przyjmujących lub dokonujących płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro – niezależnie od tego, czy transakcja jest pojedynczą operacją, czy serią operacji powiązanych.

Dla samozatrudnionego oznacza to: jeśli prowadzisz biuro rachunkowe (nawet jako jednoosobowa działalność), kantor, świadczysz usługi związane ze spółkami albo przyjmujesz w działalności gotówkę powyżej 10 000 euro w jednej lub kilku powiązanych operacjach – podlegasz ustawie o PPPFT.

Działalność jednoosobowa nie zwalnia z obowiązków. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność jednoosobowo, zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz wyznaczonego pracownika wykonuje osoba prowadząca tę działalność. Innymi słowy: samozatrudniony pełni jednocześnie wszystkie role wymagane przez ustawę.

Obowiązki podmiotu zobowiązanego

Każdy podmiot objęty ustawą o PPPFT:

  • wyznacza kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków ustawowych,
  • wyznacza pracownika kierowniczego odpowiedzialnego za zgodność działalności firmy i jej pracowników z przepisami o PPPFT; ta osoba przekazuje również zawiadomienia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

Zgodnie z art. 33 ustawy o PPPFT podmioty zobowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego oraz rozpoznają i oceniają poziom ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Rozpoznane ryzyko trzeba udokumentować, uwzględniając:

  • rodzaj klienta,
  • obszar geograficzny prowadzenia działalności,
  • przeznaczenie rachunku,
  • rodzaj produktów, usług i sposób ich dystrybucji,
  • poziom wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji,
  • cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Ustawa wymaga stosowania kompleksowych środków bezpieczeństwa:

  • identyfikacja klienta (lub osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta) i weryfikacja jego tożsamości,
  • identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacja jego tożsamości i ustalenie struktury własności i kontroli – dla klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami nieposiadającymi osobowości prawnej,
  • ocena stosunków gospodarczych i uzyskanie informacji o ich celu oraz zamierzonym charakterze,
  • bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych – analiza transakcji pod kątem ryzyka, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych klienta, aktualizacja danych.

Identyfikacja klienta – osoby fizycznej – obejmuje:

  • imię i nazwisko,
  • obywatelstwo,
  • numer PESEL lub data urodzenia (i państwo urodzenia w przypadku braku PESEL),
  • serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,
  • adres zamieszkania (jeśli instytucja obowiązana go posiada),
  • nazwę (firmy), numer NIP oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności – dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Identyfikacja osoby prawnej lub jednostki nieposiadającej osobowości prawnej obejmuje nazwę, formę organizacyjną, adres siedziby, numer NIP (lub państwo rejestracji i numer wpisu do rejestru w przypadku braku NIP) oraz dane reprezentanta.

Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego odbywa się przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej – nie po fakcie.

Progi kwotowe i moment uruchomienia procedury

Środki bezpieczeństwa finansowego uruchamiają się w sześciu standardowych przypadkach:

  1. nawiązywanie stosunków gospodarczych z klientem,
  2. transakcja okazjonalna o równowartości 15 000 euro lub większej, albo stanowiąca transfer środków pieniężnych powyżej 1 000 euro,
  3. transakcja gotówkowa okazjonalna o równowartości 10 000 euro lub większej,
  4. obstawianie stawek oraz odbiór wygranych o równowartości 2 000 euro lub większej,
  5. podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
  6. wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności uzyskanych wcześniej danych identyfikacyjnych klienta.

Gdy przedsiębiorca nie jest w stanie zastosować któregoś ze środków bezpieczeństwa, nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej, nie przeprowadza transakcji przez rachunek bankowy ani rozwiązuje istniejące już stosunki gospodarcze.

W przypadku klientów z państw trzecich wysokiego ryzyka lub mających w nich siedzibę, ustawa nakazuje aktywować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego.

Przykład 1.

Pan Jakub prowadzi JDG w branży obrotu samochodami używanymi. Kupuje auta od osób prywatnych i odsprzedaje. W jednej transakcji przyjął gotówkę o równowartości 12 000 euro. To transakcja gotówkowa okazjonalna powyżej 10 000 euro – uruchamia obowiązek pełnej identyfikacji klienta (PESEL, dokument tożsamości, weryfikacja danych) i udokumentowania oceny ryzyka.

Przykład 2.

Pani Beata prowadzi jednoosobowo biuro rachunkowe (usługowe prowadzenie ksiąg). Każdy nowy klient – nawet ten regulujący niewielkie miesięczne wynagrodzenie za usługi księgowe – wymaga identyfikacji i weryfikacji tożsamości przed nawiązaniem stosunków gospodarczych, bo Pani Beata jest podmiotem zobowiązanym z mocy ustawy, niezależnie od wartości pojedynczej transakcji.

Wewnętrzna procedura PPPFT i zgłaszanie naruszeń

Przedsiębiorcy objęci ustawą wprowadzają wewnętrzną procedurę dostosowaną do charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. Procedura zawiera m.in.:

  • czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy,
  • zasady rozpoznawania i oceny ryzyka,
  • środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem,
  • zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • zasady przechowywania dokumentów i informacji,
  • zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie GIIF informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
  • zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu PPPFT,
  • zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów,
  • zasady kontroli wewnętrznej.

Dodatkowo każdy podmiot zobowiązany opracowuje i wdraża wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń – tzw. whistleblowing – przez pracowników lub inne osoby.

Okres przechowywania dokumentacji: 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub przeprowadzono transakcje okazjonalne. Przechowuje się kopie dokumentów uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa oraz dowody i ewidencje transakcji.

Krok po kroku w systemie Fiskomat

  1. Zidentyfikuj, czy Twoja działalność JDG mieści się w katalogu podmiotów zobowiązanych z ustawy o PPPFT (biuro rachunkowe, kantor, usługi przy osobach prawnych, gotówka powyżej 10 000 euro).
  2. Wprowadź profil podmiotu zobowiązanego – system uaktywni moduł identyfikacji klientów i ocenę ryzyka.
  3. Przy każdym nowym kliencie wprowadź pełne dane identyfikacyjne (PESEL/data urodzenia, dokument tożsamości, NIP dla JDG) przed nawiązaniem stosunków gospodarczych.
  4. Rejestruj transakcje powyżej progów (15 000 euro stosunki gospodarcze, 10 000 euro gotówka, 1 000 euro transfer, 2 000 euro hazard) ze wskazaniem oceny ryzyka.
  5. Zaimportuj wewnętrzną procedurę PPPFT i procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń – system udostępni szablon do dostosowania.
  6. Archiwizuj dokumentację przez 5 lat od pierwszego dnia roku po zakończeniu stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniu transakcji okazjonalnej.

Dane kontrahenta (NIP, adres, dane reprezentanta) wprowadzasz standardowo w zakładce Kontrahenci przy zakładaniu nowej karty klienta – to tam znajdziesz miejsce na dane identyfikacyjne potrzebne przy weryfikacji. Fiskomat nie ma osobnego modułu zgodności PPPFT, więc wewnętrzną procedurę, ocenę ryzyka i dokumentację przechowuj poza systemem księgowym, jako odrębną dokumentację firmową.

FAQ

Czy każda JDG podlega ustawie o PPPFT?

Nie. Obowiązki dotyczą wyłącznie podmiotów wymienionych w ustawie – biur rachunkowych, kantorów, usług związanych z osobami prawnymi oraz każdej działalności przyjmującej płatności gotówkowe powyżej 10 000 euro w pojedynczej lub powiązanych operacjach.

Co zrobić, gdy klient odmawia identyfikacji?

Ustawa jest jednoznaczna: nie nawiązujesz stosunków gospodarczych, nie przeprowadzasz transakcji okazjonalnej i nie wykonujesz operacji przez rachunek bankowy. Jeśli stosunki gospodarcze już istniały, rozwiązujesz je.

Jak długo przechowywać dokumentację PPPFT?

5 lat liczone od pierwszego dnia roku następującego po roku zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Dotyczy to kopii dokumentów i dowodów wszystkich transakcji.

Czy przedsiębiorca JDG jednoosobowo pełni wszystkie role z ustawy?

Tak. Jeżeli działalność prowadzona jest jednoosobowo, zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz wyznaczonego pracownika wykonuje osoba prowadząca tę działalność.

Kiedy stosować wzmożone środki bezpieczeństwa?

Wobec klientów pochodzących z państw trzecich wysokiego ryzyka lub mających w nich siedzibę. Lista tych państw publikowana jest przez właściwe organy międzynarodowe i krajowe.

Czy informacja o transakcji idzie do GIIF automatycznie?

Nie. Zawiadomienia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej przekazuje wyznaczony pracownik (lub samozatrudniony w JDG jednoosobowej) – na zasadach określonych w wewnętrznej procedurze PPPFT.

Podsumowanie

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu po nowelizacji z 13 lipca 2018 roku rozszerzyła krąg podmiotów zobowiązanych o szereg działalności JDG – w tym usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, kantory, usługi przy osobach prawnych oraz każdą firmę przyjmującą gotówkę powyżej 10 000 euro. Każdy samozatrudniony podlegający ustawie wprowadza wewnętrzną procedurę, identyfikuje klientów i ich beneficjentów rzeczywistych, stosuje środki bezpieczeństwa finansowego oraz przechowuje dokumentację przez pięć lat. W działalności jednoosobowej wszystkie role wymagane przez ustawę pełni sam przedsiębiorca – co nie zwalnia z formalności, lecz wymaga ich konsekwentnego wykonywania w praktyce.

Co warto przeczytać dalej

Obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy to element szerszej układanki compliance w JDG – warto sprawdzić, jakie jeszcze wymogi i dokumenty jej towarzyszą.

Przewijanie do góry