Przejście z księgi podatkowej na pełną księgowość JDG

Przez /
  • Dowiesz się, kiedy przekroczenie limitu przychodów obliguje do prowadzenia ksiąg rachunkowych i jak przeliczyć go po kursie NBP.
  • Zobaczysz przykład przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność oraz dobrowolne przejście na pełną księgowość.
  • Otrzymasz checklistę czynności przy zamknięciu księgi podatkowej i otwarciu ksiąg rachunkowych.

Przejście z księgi podatkowej na pełną księgowość jest obowiązkowe, gdy przychody za poprzedni rok obrotowy osiągną równowartość 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.; próg obowiązuje od roku obrotowego 2025). Limit przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Obowiązek powstaje od początku kolejnego roku obrotowego i wymaga otwarcia ksiąg rachunkowych.

Obowiązujące przepisy zezwalają na prowadzenie uproszczonej księgowości tylko do określonego limitu przychodów. Po jego przekroczeniu w danym roku podatkowym podatnik jest zobowiązany od początku kolejnego roku obrotowego do prowadzenia pełnej księgowości. Dotyczy to między innymi osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Poniższy poradnik wyjaśnia, w jaki sposób ustalić limit przychodów obligujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pokazuje też, jak przebiega samo przejście z księgi podatkowej na pełną księgowość oraz jakie czynności musi wykonać przedsiębiorca. Treść ma charakter edukacyjny i porządkuje zasady wynikające wprost z przepisów.

Spis treści

Kiedy konieczne jest przejście na pełną księgowość

Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Powstaje on, jeżeli ich przychody w rozumieniu art. 14 za poprzedni rok podatkowy wyniosły co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

Na mocy art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości przepisy tej ustawy stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku. Warunkiem jest, by ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.; próg obowiązuje od roku obrotowego 2025).

Z połączenia tych przepisów wynika jednoznaczny próg. Wymienione podmioty mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli ich przychody za poprzedni rok obrotowy osiągnęły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.; próg obowiązuje od roku obrotowego 2025). Dla prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą oznacza to konieczność przejścia na pełną księgowość od początku kolejnego roku.

Limit przychodów i przeliczenie po kursie NBP

Przeliczenia limitu na walutę polską dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski. Bierze się kurs z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy. To data odniesienia, której nie należy mylić z końcem roku kalendarzowego.

Mechanizm dobrze ilustrują dane dla przejścia od 1 stycznia 2024 roku. Kurs średni ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października 2023 roku, czyli na 2 października 2023 roku, wyniósł 4,6091 zł (Tabela kursów średnich NBP nr 190/A/NBP/2023 z 2 października 2023 roku).

Oznacza to, że do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2024 roku zobowiązane są podmioty, których przychody za 2023 rok wyniosą co najmniej 9 218 200 zł. Kwota ta wynika z przeliczenia: 2 000 000 euro × 4,6091 zł/euro = 9 218 200 zł. Dla kolejnych lat wartość progu w złotych należy ustalić odrębnie według właściwego kursu.

Przed zastosowaniem progu w danym roku podatkowym sprawdź aktualny kurs ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października. Wartość limitu w złotych zmienia się każdego roku wraz z kursem euro. Z tego powodu próg z jednego roku nie przenosi się automatycznie na następny.

Jakie przychody wliczać do limitu

Ustalając, czy limit został przekroczony, bierze się pod uwagę przychody za poprzedni rok podatkowy w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 14 ust. 1 za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników sprzedających towary i usługi opodatkowane VAT przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług.

Zakres tego przychodu obejmuje także niektóre kategorie zwolnione z opodatkowania. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2022 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.56.2022.2.KO) wskazał, że ustawa nie rozróżnia dla potrzeb limitu przychodów podlegających opodatkowaniu i zwolnionych. Do limitu zalicza się więc również dotacje i subwencje.

Wyłączenie dotyczy ściśle określonych dotacji. Z limitu wyłącza się dotacje i subwencje przeznaczone na zakup albo wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których zgodnie z art. 22a–22o dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Pozostałe dotacje i subwencje stanowią przychód, który należy uwzględnić przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W praktyce do limitu przychodów wlicza się zatem:

  • przychody ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za cały poprzedni rok, czyli wartości z kolumny 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” oraz kolumny 8 „Pozostałe przychody”, zsumowane w kolumnie 9 „Razem przychód”,
  • przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania, na przykład otrzymane dotacje, wartość nieodpłatnych świadczeń czy przychody, od których zaniechano poboru podatku.

Przykład przedsiębiorcy z dotacjami unijnymi

Poniższy przypadek pokazuje, jak rozliczyć dotacje przy ustalaniu limitu. Sytuacja odzwierciedla typowy problem samozatrudnionego korzystającego ze środków publicznych.

Pani Magdalena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stosując podatek liniowy. Przeważający rodzaj działalności sklasyfikowano w PKD pod kodem 85.59.B jako „pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane”. Przedsiębiorczyni prowadzi szkolenia komercyjne finansowane przez zleceniodawców oraz szkolenia w ramach projektów unijnych finansowanych ze środków publicznych.

W związku z projektami unijnymi pani Magdalena otrzymuje dotacje na koszty bezpośrednie danego projektu. Dotacje te nie są ewidencjonowane w KPiR, ponieważ pokrywają wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów w jej działalności. Pojawia się pytanie, czy przy wyliczaniu limitu 2 000 000 euro należy uwzględnić te dotacje.

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych otrzymane dotacje, poza wyłączeniem dotyczącym środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, stanowią przychód z działalności gospodarczej. Taki przychód uwzględnia się przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że dotacje na koszty bezpośrednie projektu unijnego pani Magdalena dolicza do limitu obligującego do prowadzenia ksiąg.

Dobrowolne przejście na pełną księgowość

Pełną księgowość można prowadzić również z własnego wyboru, przed osiągnięciem progu. Podatnicy, których przychody za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.), mogą od nowego roku podatkowego dobrowolnie przejść z księgi podatkowej na pełną księgowość. Taką możliwość przewiduje art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Zmieniła się forma zgłoszenia tej decyzji. Podatnik prowadzący dotychczas podatkową księgę przychodów i rozchodów, który decyduje się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych od nowego roku, informuje o tym dopiero w zeznaniu rocznym. Zeznanie to składa za rok podatkowy, w którym dobrowolnie prowadził księgi rachunkowe.

Dobrowolne przejście wiąże się z tymi samymi czynnościami otwarcia ksiąg co przejście obowiązkowe. Różnica sprowadza się do podstawy decyzji oraz braku przymusu wynikającego z limitu. Sam zakres obowiązków po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych pozostaje identyczny.

Czynności przy zamknięciu księgi podatkowej

Niezależnie od tego, czy przejście na księgi rachunkowe następuje dobrowolnie, czy obowiązkowo, kolejność działań jest podobna. Podatnik powinien najpierw zamknąć i rozliczyć księgę podatkową za rok poprzedni. Roczny dochód ustala wówczas na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kolejnym obowiązkowym krokiem jest sporządzenie wykazu składników aktywów i pasywów, czyli inwentarza, potwierdzonego ich inwentaryzacją. Wynika to z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten nakłada obowiązek sporządzenia inwentarza na jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą.

W jednostkach, które wcześniej prowadziły już księgi rachunkowe, rolę inwentarza pełni inny zestaw dokumentów. Jest to zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych. Dokumenty te sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dla przedsiębiorcy przechodzącego z KPiR właściwy pozostaje jednak inwentarz potwierdzony inwentaryzacją.

Otwarcie ksiąg rachunkowych i polityka rachunkowości

Po stronie otwarcia ksiąg obowiązuje konkretny termin. Podatnik przechodzący na pełną księgowość otwiera księgi rachunkowe na początek roku obrotowego, czyli na 1 stycznia danego roku, w terminie do 15 dni od początku roku obrotowego. Przed rozpoczęciem prowadzenia ksiąg konieczne jest sporządzenie zasad, czyli polityki rachunkowości.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Tworzą je:

  • dziennik,
  • księga główna,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przejście na pełną księgowość zmienia zakres obowiązków przedsiębiorcy. Prowadzenie ksiąg handlowych jest znacznie bardziej złożone niż uproszczona księgowość na podstawie PKPiR. Wymaga prowadzenia kont, sporządzania zestawień oraz przestrzegania przyjętej polityki rachunkowości.

Najczęstsze pytania

Jaki limit przychodów obliguje do prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Obowiązek powstaje, gdy przychody za poprzedni rok obrotowy osiągną co najmniej równowartość 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.; próg obowiązuje od roku obrotowego 2025) w walucie polskiej. Limit wynika z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości w związku z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT.

Po jakim kursie przelicza się limit 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.)?

Limit przelicza się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Kurs ten wyznacza wartość progu w złotych dla danego roku.

Czy dotacje wlicza się do limitu przychodów?

Tak. Otrzymane dotacje i subwencje co do zasady wlicza się do limitu. Wyłączeniem objęto dotacje przeznaczone na zakup lub wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji według art. 22a–22o.

Jak ustalić dochód przy zamknięciu księgi podatkowej?

Przy zamknięciu i rozliczeniu księgi podatkowej za rok poprzedni roczny dochód ustala się na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czym jest inwentarz przy przejściu na pełną księgowość?

Inwentarz to wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości sporządzają go jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą.

W jakim terminie otwiera się księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe otwiera się na początek roku obrotowego, czyli na 1 stycznia danego roku, w terminie do 15 dni od początku roku obrotowego. Wcześniej należy sporządzić politykę rachunkowości.

Czy można dobrowolnie przejść na pełną księgowość przed limitem?

Tak. Podatnik, którego przychody nie przekroczyły 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.), może dobrowolnie przejść na księgi rachunkowe od nowego roku na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgłasza to w zeznaniu rocznym za rok prowadzenia ksiąg.

Podsumowanie

Przejście z księgi podatkowej na pełną księgowość uruchamia próg 2 500 000 euro (10 646 500 zł w 2026 r.; próg obowiązuje od roku obrotowego 2025) przychodów za poprzedni rok obrotowy. Limit w złotych ustala się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Do przychodów limitu wlicza się także dotacje, poza wyłączeniem dotyczącym środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Sama procedura ma stałą kolejność. Najpierw zamyka się i rozlicza księgę podatkową za rok poprzedni z dochodem ustalonym według art. 24 ust. 2 ustawy o PIT. Następnie sporządza się inwentarz z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości, politykę rachunkowości i otwiera księgi rachunkowe w terminie do 15 dni od początku roku obrotowego.

Przed zastosowaniem progu w konkretnym roku podatkowym sprawdź aktualny kurs euro ogłoszony przez NBP oraz obowiązujące brzmienie przepisów na stronie Ministerstwa Finansów. Prowadzenie ksiąg handlowych jest bardziej złożone niż KPiR, dlatego porządek czynności warto zaplanować z wyprzedzeniem.

Co warto przeczytać dalej

Po zapoznaniu się z procedurą przejścia na pełną księgowość warto sprawdzić powiązane zagadnienia, które pomogą ustalić, czy zmiana jest obowiązkowa, i dopełnić formalności po stronie ksiąg.

Przewijanie do góry